造價公司內控管理制度

造價公司內控管理制度?總則目的本制度旨在加強造價公司內部管理與控制，規(guī)范業(yè)務流程，防范經(jīng)營風險，確保公司穩(wěn)健運營，提高經(jīng)濟效益，保障公司和股東的合法權益。適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各崗位及其工作人員，涵蓋公司所有業(yè)務活動，包括但不限于工程造價咨詢、招標代理、項目管理等相關業(yè)務?；驹瓌t1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范和政策要求，確保公司經(jīng)營活動合法合規(guī)。2.全面性原則：貫穿公司經(jīng)營管理的全過程，涵蓋各項業(yè)務、各個部門和各個環(huán)節(jié)，不留管理死角。3.制衡性原則：在治理結構、機構設置及權責分配、業(yè)務流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督的機制，同時兼顧運營效率。4.適應性原則：根據(jù)公司內外部環(huán)境變化適時修訂和完善，確保制度適應公司發(fā)展需要。5.成本效益原則：內控措施實施應權衡成本與效益，以合理的控制成本實現(xiàn)最佳的控制效果。組織架構與職責分工組織架構公司設立股東會、董事會、監(jiān)事會，下設管理層，管理層包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理等職位，同時設置多個職能部門，如市場部、造價一部、造價二部、招標代理部、項目管理部、財務部、人力資源部、行政部等。職責分工1.股東會：決定公司的經(jīng)營方針和投資計劃，選舉和更換董事、監(jiān)事，審議批準董事會、監(jiān)事會報告等重大事項。2.董事會：對股東會負責，執(zhí)行股東會決議，決定公司的經(jīng)營計劃和投資方案，制定公司的年度財務預算方案、決算方案等。3.監(jiān)事會：對公司財務以及公司董事、高級管理人員履行職責的合法合規(guī)性進行監(jiān)督檢查。4.管理層總經(jīng)理：全面負責公司的日常經(jīng)營管理工作，組織實施董事會決議，制定公司的具體經(jīng)營計劃和方案等。副總經(jīng)理：協(xié)助總經(jīng)理工作，分管相關業(yè)務部門，負責具體業(yè)務的指導和管理。5.職能部門市場部：負責市場開拓、客戶關系維護、業(yè)務宣傳推廣等工作。造價一部、造價二部：承擔工程造價咨詢業(yè)務，包括工程預算、結算、招標控制價編制等。招標代理部：開展招標代理相關業(yè)務，如招標公告發(fā)布、招標文件編制、開標評標等。項目管理部：負責項目全過程管理，包括項目進度、質量、安全等方面的監(jiān)督和協(xié)調。財務部：負責公司財務管理和會計核算，制定財務管理制度，編制財務報表，進行資金管理等。人力資源部：負責人事招聘、培訓、績效考核、薪酬福利等工作。行政部：負責公司行政管理事務，包括辦公用品采購、辦公設施維護、文件檔案管理等。業(yè)務流程控制工程造價咨詢業(yè)務流程1.業(yè)務承接市場部獲取項目信息后，進行初步評估，判斷項目的可行性和風險。若決定承接，與客戶簽訂業(yè)務委托合同，明確雙方權利義務、服務內容、收費標準、項目期限等條款。2.項目組組建根據(jù)項目規(guī)模和復雜程度，由部門負責人挑選合適的造價專業(yè)人員組成項目組，指定項目負責人。項目負責人組織項目組人員熟悉項目資料，制定工作計劃和實施方案。3.項目實施造價人員按照相關計價規(guī)范和標準，對工程項目進行計量、計價，收集相關資料并進行分析。項目組內部定期召開會議，匯報工作進展，討論解決遇到的問題。對于重大問題或涉及多方意見不一致的情況，及時向部門負責人和公司管理層匯報。4.成果審核項目完成初稿后，先由項目組內部進行自審，檢查數(shù)據(jù)準確性、計算過程合理性、結論可靠性等。自審通過后，提交部門負責人審核，部門負責人對成果質量進行全面審查，提出修改意見。對于重要項目或金額較大的項目，公司組織內部專家或外聘專家進行會審，確保成果質量。5.報告出具與交付根據(jù)審核意見修改完善后，由項目負責人出具正式工程造價咨詢報告。報告加蓋公司公章及造價師執(zhí)業(yè)章后，按照合同約定及時交付客戶，并辦理簽收手續(xù)。6.項目總結項目結束后，項目負責人組織項目組人員進行總結，分析項目實施過程中的經(jīng)驗教訓，形成總結報告?？偨Y報告提交部門負責人和公司管理層，為后續(xù)項目提供參考。招標代理業(yè)務流程1.業(yè)務承接市場部獲取招標代理項目信息后，進行項目分析，評估公司是否具備承接能力和資源。與招標人溝通，了解項目基本情況、招標要求、預算金額等關鍵信息。若符合承接條件，簽訂招標代理委托合同，明確服務范圍、收費標準、招標程序、時間節(jié)點等內容。2.招標前期準備組建招標項目團隊，明確各成員職責。協(xié)助招標人編制招標方案，包括招標方式、評標辦法、資格審查條件等。根據(jù)招標方案編制招標文件，包括招標公告、投標人須知、評標標準、合同條款等內容。發(fā)布招標公告，采用多種渠道向潛在投標人發(fā)出邀請，確保信息公開、準確、及時。3.投標報名與資格審查接收潛在投標人的報名資料，進行登記和初步審查。根據(jù)資格審查條件對投標人進行資格預審，確定合格投標人名單。向合格投標人發(fā)放招標文件，并收取一定金額的投標保證金。4.開標、評標與定標按照招標文件規(guī)定的時間、地點組織開標會議，當眾開啟投標文件，宣讀投標人名稱、投標報價等主要內容。組建評標委員會，評標委員會按照既定的評標標準和方法對投標文件進行評審。評標委員會推薦中標候選人，招標人根據(jù)評標委員會的推薦意見確定中標人。5.中標通知與合同簽訂向中標人發(fā)出中標通知書，同時通知未中標人并退還其投標保證金。協(xié)助招標人與中標人簽訂合同，對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)、明確雙方權利義務。6.項目歸檔招標代理項目結束后，整理項目全過程資料，包括招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、合同等。將項目資料歸檔保存，建立完善的項目檔案管理制度，便于查詢和追溯。項目管理業(yè)務流程1.項目啟動公司承接項目管理業(yè)務后，成立項目管理團隊，明確項目經(jīng)理及團隊成員職責。項目經(jīng)理組織團隊成員與客戶溝通，了解項目目標、需求、期望等，制定項目總體計劃。項目總體計劃包括項目進度計劃、質量計劃、安全計劃、成本計劃等內容。2.項目實施按照項目總體計劃組織實施，定期召開項目進度會議，檢查項目進展情況，及時解決出現(xiàn)的問題。對項目質量進行全程監(jiān)控，確保項目符合相關質量標準和要求。加強項目安全管理，制定安全管理制度和應急預案，確保項目施工安全。嚴格控制項目成本，對費用支出進行審核和監(jiān)控，確保成本不超預算。3.項目協(xié)調與溝通協(xié)調項目各方關系，包括業(yè)主、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等，及時解決各方之間的矛盾和問題。定期向業(yè)主匯報項目進展情況，及時反饋業(yè)主意見和建議，確保業(yè)主對項目進展?jié)M意。與設計單位溝通，及時解決設計變更等問題，確保設計文件滿足項目需求。對施工單位進行管理和監(jiān)督，確保施工單位按照合同要求和施工規(guī)范進行施工。與監(jiān)理單位密切配合，共同做好項目質量、進度、安全等方面的管理工作。4.項目驗收項目完成后，組織相關人員進行項目驗收，包括工程質量驗收、資料驗收等。編制項目驗收報告，總結項目實施情況、成果及經(jīng)驗教訓。協(xié)助業(yè)主辦理項目竣工驗收備案等相關手續(xù)。5.項目后評價項目驗收合格后，對項目進行后評價，評估項目目標完成情況、經(jīng)濟效益、社會效益等。分析項目實施過程中的優(yōu)點和不足，提出改進建議和措施，為后續(xù)項目提供參考。風險評估與控制風險識別1.市場風險：市場競爭激烈，業(yè)務獲取難度增大；市場價格波動，影響公司業(yè)務收入和利潤。2.業(yè)務風險：業(yè)務操作失誤，導致咨詢報告、招標文件等成果質量不高，引發(fā)客戶投訴和法律糾紛；項目管理不善，導致項目進度延誤、質量問題、成本超支等。3.人員風險：專業(yè)技術人員流失，影響公司業(yè)務開展；人員職業(yè)道德缺失，出現(xiàn)違規(guī)違紀行為，損害公司聲譽和利益。4.財務風險：資金周轉困難，影響公司正常運營；財務核算不準確，稅務處理不當，導致公司面臨財務風險。5.法律風險：法律法規(guī)政策變化，影響公司業(yè)務合規(guī)性；合同簽訂和履行過程中存在法律漏洞，引發(fā)法律糾紛。風險評估1.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險發(fā)生的可能性分為高、中、低三個等級，影響程度分為重大、較大、一般、較小四個等級。3.根據(jù)風險評估結果，繪制風險矩陣圖，直觀展示各類風險的等級和分布情況。風險應對策略1.風險規(guī)避：對于風險發(fā)生可能性高且影響程度重大的風險，如法律法規(guī)重大變化導致業(yè)務無法開展，采取停止相關業(yè)務或退出市場等措施。2.風險降低：通過加強內部控制、完善業(yè)務流程、提高人員素質等方式，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。例如，加強項目審核，提高業(yè)務成果質量，降低業(yè)務風險。3.風險分擔：將部分風險轉移給其他方，如通過購買保險轉移部分業(yè)務風險；與合作方簽訂風險分擔協(xié)議，明確雙方在風險發(fā)生時的責任和義務。4.風險承受：對于風險發(fā)生可能性低且影響程度較小的風險，公司選擇承受風險，同時密切關注風險變化情況，適時調整應對策略。信息與溝通信息收集與整理1.各部門定期收集、整理本部門業(yè)務相關信息，包括市場動態(tài)、行業(yè)政策法規(guī)、項目進展情況、客戶反饋等。2.市場部負責收集市場信息，分析市場趨勢和競爭對手情況，為公司決策提供參考。3.財務部及時收集財務數(shù)據(jù)，進行財務分析，為公司財務管理和決策提供支持。4.項目部門定期匯報項目進展情況，包括項目進度、質量、成本等方面的信息，及時反饋項目中出現(xiàn)的問題。信息傳遞與共享1.建立內部信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公司內部信息的快速傳遞和共享。各部門可以通過信息系統(tǒng)發(fā)布和獲取相關信息。2.定期召開公司內部會議，如周會、月會、季度會等，在會議上各部門匯報工作進展和問題，公司領導進行決策和協(xié)調。3.對于重要信息和緊急事項，通過電話、郵件、即時通訊工具等方式及時通知相關人員，確保信息傳遞的及時性和準確性。溝通機制1.建立良好的內部溝通機制，鼓勵員工之間、部門之間進行溝通交流，營造開放、和諧的工作氛圍。2.設立意見箱、舉報郵箱等，鼓勵員工提出合理化建議和舉報違規(guī)違紀行為，對相關信息及時進行處理和反饋。3.加強與客戶的溝通，定期回訪客戶，了解客戶需求和滿意度，及時解決客戶提出的問題，提高客戶忠誠度。4.積極與行業(yè)協(xié)會、政府部門等外部機構溝通交流，及時了解行業(yè)動態(tài)和政策法規(guī)變化，為公司發(fā)展爭取有利條件。內部監(jiān)督監(jiān)督機構與職責1.公司監(jiān)事會負責對公司財務以及公司董事、高級管理人員履行職責的合法合規(guī)性進行監(jiān)督檢查。2.內部審計部門定期對公司內部控制制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查業(yè)務流程的合規(guī)性、財務數(shù)據(jù)的真實性、內部控制的有效性等。3.各部門負責人對本部門業(yè)務活動進行日常監(jiān)督，確保本部門工作符合公司制度和流程要求。監(jiān)督方式與頻率1.內部審計部門采用定期審計和不定期專項審計相結合的方式進行監(jiān)督。定期審計每年至少開展一次全面審計，不定期專項審計根據(jù)公司實際情況和需要適時開展。2.監(jiān)事會通過列席董事會會議、檢查公司財務賬目等方式履行監(jiān)督職責，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.各部門負責人通過日常工作檢查、項目跟蹤等方式對本部門業(yè)務進行實時監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。問題整改與跟蹤1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關部門要及時制定整改措施，明確整改責任人、整改期限和整改目標。2.整改措施要具有針對性和可操作性，確保問題