公司科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定

-8-公司科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定1目的1.1為加強(qiáng)公司科學(xué)技術(shù)研究檔案管理工作，有效固化積累科研成果，充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)研究檔案的憑證參考作用，制定本規(guī)定。1.2公司科學(xué)技術(shù)研究檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用。2范圍2.1科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡(jiǎn)稱“科研檔案”）是指在科研項(xiàng)目論證立項(xiàng)、研究實(shí)施、過程管理、結(jié)題驗(yàn)收、成果管理和成果轉(zhuǎn)化等過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式的記錄。2.2科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分和重要環(huán)節(jié)，公司應(yīng)把相關(guān)要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查，將科研檔案管理納入科研管理部門和有關(guān)人員的職責(zé)考核體系。3相關(guān)文件3.1《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》3.2《企業(yè)檔案管理規(guī)定》檔發(fā)[2002]5號(hào)3.3《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42）3.4《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T-11822）3.5《公司檔案工作管理辦法》4職責(zé)4.1公司信息化管理中心對(duì)各事業(yè)部科研檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃，技術(shù)開發(fā)部會(huì)同檔案管理部門對(duì)科研檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。4.2技術(shù)開發(fā)部會(huì)同信息化管理中心對(duì)科研項(xiàng)目參加單位提出科研項(xiàng)目檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并進(jìn)行驗(yàn)收或?qū)彶椤?.3公司作為科研項(xiàng)目參加單位的，應(yīng)按照科研項(xiàng)目承擔(dān)單位的要求做好科研項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交等工作。4.4信息化管理中心檔案室集中統(tǒng)一管理公司科研檔案，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、鑒定、結(jié)題驗(yàn)收等工作，對(duì)本單位科研文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.5科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、有效性負(fù)責(zé)。4.6科研項(xiàng)目管理部門應(yīng)指定兼職檔案員負(fù)責(zé)科研文件材料收集、整理、審核，結(jié)題驗(yàn)收后按要求及時(shí)做好科研檔案的移交工作，周期長(zhǎng)的可按中期驗(yàn)收、課題結(jié)題分階段移交。5要求5.1公司應(yīng)按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則建立健全科研檔案工作體系，在人員、庫房、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開展，確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效、安全。5.2公司科研檔案管理應(yīng)融入科研項(xiàng)目全過程，與科研項(xiàng)目管理同步，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。5.3科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，項(xiàng)目主管部門或單位應(yīng)按照分類分級(jí)管理的原則，對(duì)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收。6工作程序6.1歸檔范圍公司承擔(dān)或參加的各級(jí)各類科研項(xiàng)目在論證立項(xiàng)、研究實(shí)施、過程管理、結(jié)題驗(yàn)收、成果管理和成果轉(zhuǎn)化等全過程中，形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料均應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍參照《科學(xué)技術(shù)研究類文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表》（附件1）執(zhí)行。6.2歸檔組織6.2.1科研項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)所承擔(dān)科研項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，向科研項(xiàng)目管理部門移交歸檔。項(xiàng)目參加單位按承擔(dān)單位指導(dǎo)意見，將項(xiàng)目文件材料按規(guī)定向承擔(dān)單位移交。任何部門與個(gè)人均不得以任何理由將應(yīng)歸檔的科研文件材料占為己有或拒絕歸檔。6.2.2公司應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家有關(guān)“同步管理”規(guī)定，把科研項(xiàng)目文件材料管理納入科研項(xiàng)目管理工作程序，列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍。在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃或簽訂項(xiàng)目合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔要求；在檢查項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目相關(guān)文件材料的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目鑒定（驗(yàn)收）時(shí)，應(yīng)先檢查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件材料的整理與歸檔情況。6.2.3科研項(xiàng)目在申請(qǐng)驗(yàn)收前，歸檔材料應(yīng)通過科研管理部門的審查、驗(yàn)收，確保文件材料的真實(shí)、完整、有效；科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，由技術(shù)開發(fā)部和信息化管理中心同時(shí)參與驗(yàn)收，紙質(zhì)與電子文件歸檔齊全、完整、有效、可用，驗(yàn)收后開具驗(yàn)收證明一并歸檔。6.3歸檔時(shí)間6.3.1科研項(xiàng)目形成文件材料在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。6.3.2獲獎(jiǎng)的文件材料在獲獎(jiǎng)后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔；對(duì)有明確歸檔時(shí)間要求的，按規(guī)定時(shí)間完成歸檔。6.3.3獲得的專利文件材料可隨時(shí)歸檔，但不得晚于次年6月底。6.3.4分階段驗(yàn)收的項(xiàng)目應(yīng)按實(shí)際完成情況分階段進(jìn)行歸檔。6.3.5中止的科研項(xiàng)目，應(yīng)在中止后一個(gè)月內(nèi)，完成文件材料的整理和歸檔。6.4歸檔質(zhì)量6.4.1科研項(xiàng)目文件歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。6.4.2歸檔文件制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡清晰、完整，符合耐久性要求。不得使用塑料封皮、文件夾或塑料制品裝訂。6.4.3歸檔文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的應(yīng)注明原因，并將復(fù)制件歸檔。6.4.4科研項(xiàng)目文件材料歸檔一般一式一份，重要的、使用頻繁的可根據(jù)需要適當(dāng)增加副本。6.5歸檔手續(xù)科研項(xiàng)目文件材料歸檔應(yīng)辦理歸檔手續(xù)。兼職檔案人員應(yīng)按要求填寫案卷移交清單（附件6），科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)，科研項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，向檔案管理部門移交。6.6檔案整理科研項(xiàng)目檔案管理嚴(yán)格遵循“誰形成、誰立卷”的原則，由兼職檔案員將所形成的全部文件材料進(jìn)行立卷整理，劃定保管期限、密級(jí)。多部門分工協(xié)作項(xiàng)目，由科研項(xiàng)目管理部門集中歸檔。具體要求如下：6.6.1應(yīng)遵循科研文件材料的形成規(guī)律，按課題可行性研究、立項(xiàng)論證、方案、開題準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段組卷。6.6.2管理性科研文件材料按問題、時(shí)間或重要程度組卷。案卷內(nèi)文件材料應(yīng)文字材料在前，圖樣在后。6.6.3凡歸檔的科研文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。6.6.4歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。歸檔文件已破損的，應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制；歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品；對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。圖紙按A4規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。6.6.5歸檔文件可以卷或件為單位裝訂。裝訂材料應(yīng)選用線繩或不銹鋼訂書釘?shù)炔灰虽P蝕的材料。裝訂采用三孔一線的，結(jié)頭系在背面，裝訂時(shí)文件材料下齊、右齊，裝訂位置在文件左側(cè)中部，裝訂長(zhǎng)度為160mm，裝訂線距左端12mm，凡可能出現(xiàn)壓字現(xiàn)象的，應(yīng)在裝訂部位加貼裝訂邊條。6.6.6卷內(nèi)文件應(yīng)標(biāo)注頁號(hào)，有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編頁。單面文件頁號(hào)標(biāo)注在右下角，雙面書寫文件，正面標(biāo)在右下角，背面標(biāo)在左下角；印刷成冊(cè)的文件，凡自成一卷的，已有頁號(hào)并連續(xù)不中斷的不必重新編寫頁號(hào)。6.6.7科研檔案分類和檔號(hào)編制按照《公司分類方案》執(zhí)行。6.6.8科研檔案保管期限劃分為永久和定期,定期一般分為30年、10年。卷內(nèi)文件保管期限不一致時(shí)，以最長(zhǎng)的保管期限為準(zhǔn)。6.7檔案保管6.7.1檔案管理部門接收科研檔案后，按照“分類—項(xiàng)目編號(hào)—案卷號(hào)”上架保管。6.7.2科研檔案保管按照《公司檔案工作規(guī)定》《公司檔案庫房管理規(guī)定》相關(guān)要求執(zhí)行。涉密科研檔案管理按照公司相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。6.8利用要求6.8.1科研檔案利用遵照《公司檔案工作規(guī)定》相關(guān)要求執(zhí)行。6.8.2涉密檔案或影響他人勞動(dòng)成果及有爭(zhēng)議的，按公司保密管理相關(guān)規(guī)定，履行相應(yīng)審批手續(xù)后方可借閱。6.8.3科研項(xiàng)目人員借閱本項(xiàng)目檔案的，可直接辦理借閱手續(xù)；借閱其他可編輯格式的科研項(xiàng)目檔案的，須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人審批。非科研項(xiàng)目人員借閱可編輯格式科研項(xiàng)目檔案的，須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人審批。6.8.4外單位人員查閱科研檔案需憑單位介紹信，經(jīng)公司檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)、科研項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可現(xiàn)場(chǎng)借閱，不得借出。6.9鑒定處置要求6.9.1公司科研檔案鑒定小組應(yīng)包括檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人。科研檔案鑒定小組按照有關(guān)規(guī)定定期對(duì)保管期滿的科研檔案進(jìn)行鑒定。6.9.2經(jīng)鑒定，確無保管價(jià)值的科研檔案，按程序進(jìn)行銷毀。檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，檔案管理部門及科研管理部門共同派人監(jiān)銷，科研管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、科研管理部門經(jīng)辦人、檔案管理部門經(jīng)辦人須在銷毀清冊(cè)簽字確認(rèn)。7記錄7.1附件1《科學(xué)技術(shù)研究類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》7.2附件2《卷內(nèi)目錄》7.3附件3《卷內(nèi)備考表》7.4附件4《案卷封面》7.5附件5《案卷移交清單》7.6附件6《科學(xué)技術(shù)研究檔案歸檔工作流程圖》7.7附件7《利用檔案審批表》7.8附件8《科學(xué)技術(shù)研究檔案借閱利用流程圖》8附則8.1公司科研電子文件歸檔及電子檔案管理按照《公司電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。8.2本規(guī)定由公司信息化管理中心負(fù)責(zé)解釋。8.3本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。附件1科學(xué)技術(shù)研究類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表序號(hào)基本范圍保管期限1研究準(zhǔn)備階段1.1申報(bào)項(xiàng)目的報(bào)告、批復(fù)、通知30年1.2科研規(guī)劃、調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、技術(shù)咨詢與課題論證材料30年1.3課題說明書、科研課題、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告及批件30年1.4任務(wù)書、協(xié)議書，會(huì)議記錄及重要來往文函、合同永久1.5科研課題研究計(jì)劃、上級(jí)批示及有關(guān)課題的國(guó)內(nèi)外動(dòng)態(tài)、課題計(jì)劃調(diào)整或課題撤銷文件30年1.6實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)方案、設(shè)計(jì)方案、調(diào)查考察方案、技術(shù)規(guī)程永久2研究試驗(yàn)與開發(fā)階段

2.1試驗(yàn)任務(wù)書、試驗(yàn)大綱永久2.2實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)測(cè)試記錄、圖表、照片、計(jì)劃執(zhí)行情況、調(diào)整和撤銷的報(bào)告永久2.3試制綜合分析報(bào)告及總結(jié)永久2.4計(jì)算文件永久2.5計(jì)算機(jī)軟件（附帶軟件運(yùn)行環(huán)境說明）永久2.6檢驗(yàn)文件永久2.7設(shè)計(jì)文件、圖樣、技術(shù)說明、配方永久2.8工藝文件永久3總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段

3.1課題完成最終（或中斷）總結(jié)永久3.2課題階段工作總結(jié)30年3.3鑒定大綱永久3.4技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告30年3.5標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告永久3.6鑒定證書、科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書永久3.7鑒定會(huì)議記錄（參加人員名單）、鑒定驗(yàn)收結(jié)論、函審原件永久4成果申報(bào)階段4.1科技成果申報(bào)表、登記表及附件永久4.2科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及評(píng)審材料永久4.3獲獎(jiǎng)證書及批件永久4.4專利申請(qǐng)、受理證書等材料永久4.5著作權(quán)申請(qǐng)、受理證書等材料永久5推廣應(yīng)用階段

5.1推廣應(yīng)用方案、專利申請(qǐng)書、批準(zhǔn)證書（原件、影印件）、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書永久5.2論文、成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)、過戶定型的鑒定材料30年5.3國(guó)內(nèi)外同行業(yè)評(píng)價(jià)及用戶反饋意見、成果宣傳報(bào)送文件、專業(yè)會(huì)議文件10年5.4成果標(biāo)本、樣品目錄30年5.5出席各級(jí)學(xué)術(shù)會(huì)議和發(fā)表在各種刊物上的論文、專題報(bào)告，國(guó)外考察報(bào)告和對(duì)外技術(shù)交流材料等30年5.6針對(duì)成果推廣應(yīng)用進(jìn)行的軟件開發(fā)形成的文件30年附件2卷內(nèi)目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁數(shù)/頁號(hào)備注附件3卷內(nèi)備考表檔號(hào)：互見號(hào)：說明：立卷人：年月日檢查人：年月日附件4案卷封面檔號(hào)：案卷題名案卷題名立卷單位起止日期保管期限密級(jí)附件5案卷移交清單序號(hào)案卷題名保管期限密級(jí)卷內(nèi)文件數(shù)總頁數(shù)備注移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日附件6科學(xué)技術(shù)研究檔案歸檔工作流程圖科研項(xiàng)目立項(xiàng)審批技術(shù)開發(fā)部科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人科研項(xiàng)目組成員檔案室立項(xiàng)提出歸檔要求立項(xiàng)提出歸檔要求明確應(yīng)提交的科研項(xiàng)目文件范圍和標(biāo)準(zhǔn)明確應(yīng)提交的科研項(xiàng)目文件范圍和標(biāo)準(zhǔn)報(bào)送項(xiàng)目信息反饋備案情況報(bào)送項(xiàng)目信息反饋備案情況科研項(xiàng)目備案登記，協(xié)助形成項(xiàng)目檔案管理文件科研項(xiàng)目備案登記，協(xié)助形成項(xiàng)目檔案管理文件立項(xiàng)后30個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送形成本項(xiàng)目科研檔案歸檔要求發(fā)送形成本項(xiàng)目科研檔案歸檔要求接收檔案管理文件接收檔案管理文件科研項(xiàng)目形成階段性成果匯總移交未通過整改補(bǔ)全項(xiàng)目檔案材料對(duì)照本項(xiàng)目科研檔案歸檔要求檢查項(xiàng)目成員科研檔案積累情況通過匯總移交未通過整改補(bǔ)全項(xiàng)目檔案材料對(duì)照本項(xiàng)目科研檔案歸檔要求檢查項(xiàng)目成員科研檔案積累情況通過按要求形成并積累按要求形成并積累科研檔案科研項(xiàng)目完成提交10個(gè)提交10個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)、確定項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織單位和專家人選，完成檔案驗(yàn)收組織進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，完善科研檔案，總結(jié)檔案預(yù)驗(yàn)收情況組織進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，完善科研檔案，總結(jié)檔案預(yù)驗(yàn)收情況檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告竣工后3個(gè)月內(nèi)兼職檔案兼職檔案員移交科研檔案接收審核接收審核歸檔入庫附件7利用檔案審批表聯(lián)系電話：年月日部門利用人檔案名稱檔案編號(hào)（如內(nèi)容較多可在表后附詳細(xì)目錄）屬性內(nèi)容：人事檔案□管理檔案□會(huì)計(jì)檔案□產(chǎn)品檔案□科研檔案□實(shí)物檔案□聲像檔案□設(shè)備檔案□建設(shè)項(xiàng)目檔案□類型：紙質(zhì)檔案□電子檔案□特殊載體□復(fù)制件□事務(wù)：光盤刻錄□底圖成冊(cè)□底圖調(diào)出□檔案作廢□利用要求紙質(zhì)檔案利用方式：整卷借出□卷內(nèi)文件借出□摘錄摘抄□全冊(cè)復(fù)印□部分復(fù)印□電子檔案利用方式