采購工作職責及流程

采購工作職責及流程一、制定目的及范圍采購工作是企業(yè)運營中至關(guān)重要的一環(huán)，其主要目的是為了確保企業(yè)所需物資的及時、合規(guī)和優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)，進而支持企業(yè)的正常生產(chǎn)和運營活動。為此，制定一套科學合理的采購流程顯得尤為重要。本流程適用于公司所有采購活動，包括項目采購、年度采購、零星采購和應(yīng)急采購等類型。二、采購原則在采購活動中，各項工作必須遵循以下原則，以確保采購的公正性和有效性：1.采購活動應(yīng)本著“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量及價格等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.所有采購均應(yīng)通過正規(guī)渠道進行，確保所有物資采購均開具合法發(fā)票，以便進行后續(xù)的財務(wù)審核和報銷。3.各部門需設(shè)專人負責采購，申購人與采購人應(yīng)明確分開，避免利益沖突和風險。三、采購工作職責1.采購專員職責負責采購活動的具體實施，包括詢價、議價、與供應(yīng)商的溝通及合同的簽署。確保采購流程的順暢與合規(guī)。2.申購人職責負責提出采購需求，填寫采購申請表，并對所需物資的性質(zhì)、數(shù)量及用途進行詳細說明，確保采購信息的準確性。3.審批人員職責審核采購申請，確認預(yù)算及實際需求，確保采購的合理性與合規(guī)性。4.財務(wù)人員職責負責對采購單據(jù)進行審核，確保所有采購活動符合財務(wù)制度，并及時進行賬務(wù)處理。四、采購流程1.采購申請申購人需在倉庫確認庫存情況后，填寫“采購申請單”，并附上詳細的采購需求說明，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量及使用部門等信息。申請單需由部門負責人簽字確認，確保需求的真實性和必要性。2.申購審批采購申請單提交后，相關(guān)審批人員需對申請進行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)算、需求的合理性及是否符合采購政策。在審核通過后，申請單將進入下一環(huán)節(jié)。3.詢價與核價各部門負責從至少三家合格供應(yīng)商處獲取報價，并將報價結(jié)果整理匯總。核價時參考歷史價格及市場行情，確保采購價格的合理性。核價結(jié)果需記錄在流轉(zhuǎn)單中，作為后續(xù)審批的依據(jù)。4.審批流程完成詢價和核價后，流轉(zhuǎn)單將逐級進行審批，最終需要由公司負責人進行最終審批。審批期間，若有疑問，審批人員可要求提供更多資料或進行現(xiàn)場詢問。5.采購實施審批通過后，采購專員可與選定供應(yīng)商進行合同的簽署及訂單的確認。采購專員需密切關(guān)注物資的生產(chǎn)與運輸狀態(tài)，確保物資按時到達。6.驗收入庫物資到貨后，相關(guān)部門需對到貨物資進行驗收，確保其質(zhì)量與數(shù)量符合采購合同的要求。驗收合格后，物資將進入倉庫，相關(guān)人員需填寫入庫單，完成入庫流程。7.報銷采購完結(jié)后，采購專員需在物資到貨后一個月內(nèi)提交報銷申請，并附上相關(guān)單據(jù)，包括采購申請單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票等。財務(wù)人員進行審核后，將款項支付給供應(yīng)商。五、特殊采購流程1.集中計劃采購各部門需在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，集中采購辦公用品。由辦公室統(tǒng)一進行采購，以提高效率和降低成本。2.零星采購對于金額較小或偶發(fā)性的采購，采購人需在征得部門負責人同意后進行。此類采購流程相對簡化，但仍需遵循基本的審批和報銷程序。3.應(yīng)急采購在遇到緊急情況時，相關(guān)部門可啟動應(yīng)急采購流程。該流程不需進行詢價，采購人需迅速與供應(yīng)商聯(lián)系，確保及時獲得所需物資。4.年度采購涉及定期需求的采購，需提前編制年度預(yù)算，并向財務(wù)部報備。年度采購的物資應(yīng)根據(jù)實際需求進行合理規(guī)劃，確保采購的及時性和有效性。六、備案與檔案管理所有采購活動完成后，采購專員應(yīng)將相關(guān)單據(jù)如采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票復印兩份。一份交由財務(wù)審核，另一份需存檔備查，以便于日后的財務(wù)審計和內(nèi)部檢查。七、采購紀律1.采購人員行為規(guī)范所有采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，必須遵循誠實守信的原則，任何違反行為將受到嚴肅處理。2.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核與評價，確保其持續(xù)滿足公司的采購要求。八、流程反饋與改進機制為確保采購流程的持續(xù)改進與優(yōu)化，需建立反饋機制。采購人員、申購人及審批人員在流程實施過程中，定期進行總結(jié)與反饋，提出改進意