采購(gòu)工作職責(zé)及流程

采購(gòu)工作職責(zé)及流程一、制定目的及范圍采購(gòu)工作是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中至關(guān)重要的一環(huán)，其主要目的是為了確保企業(yè)所需物資的及時(shí)、合規(guī)和優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)，進(jìn)而支持企業(yè)的正常生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)活動(dòng)。為此，制定一套科學(xué)合理的采購(gòu)流程顯得尤為重要。本流程適用于公司所有采購(gòu)活動(dòng)，包括項(xiàng)目采購(gòu)、年度采購(gòu)、零星采購(gòu)和應(yīng)急采購(gòu)等類(lèi)型。二、采購(gòu)原則在采購(gòu)活動(dòng)中，各項(xiàng)工作必須遵循以下原則，以確保采購(gòu)的公正性和有效性：1.采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)本著“公正、公平、公開(kāi)”的原則，綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量及價(jià)格等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.所有采購(gòu)均應(yīng)通過(guò)正規(guī)渠道進(jìn)行，確保所有物資采購(gòu)均開(kāi)具合法發(fā)票，以便進(jìn)行后續(xù)的財(cái)務(wù)審核和報(bào)銷(xiāo)。3.各部門(mén)需設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)采購(gòu)，申購(gòu)人與采購(gòu)人應(yīng)明確分開(kāi)，避免利益沖突和風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)工作職責(zé)1.采購(gòu)專(zhuān)員職責(zé)負(fù)責(zé)采購(gòu)活動(dòng)的具體實(shí)施，包括詢(xún)價(jià)、議價(jià)、與供應(yīng)商的溝通及合同的簽署。確保采購(gòu)流程的順暢與合規(guī)。2.申購(gòu)人職責(zé)負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，并對(duì)所需物資的性質(zhì)、數(shù)量及用途進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，確保采購(gòu)信息的準(zhǔn)確性。3.審批人員職責(zé)審核采購(gòu)申請(qǐng)，確認(rèn)預(yù)算及實(shí)際需求，確保采購(gòu)的合理性與合規(guī)性。4.財(cái)務(wù)人員職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)單據(jù)進(jìn)行審核，確保所有采購(gòu)活動(dòng)符合財(cái)務(wù)制度，并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。四、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)申購(gòu)人需在倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)庫(kù)存情況后，填寫(xiě)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，并附上詳細(xì)的采購(gòu)需求說(shuō)明，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量及使用部門(mén)等信息。申請(qǐng)單需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保需求的真實(shí)性和必要性。2.申購(gòu)審批采購(gòu)申請(qǐng)單提交后，相關(guān)審批人員需對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)算、需求的合理性及是否符合采購(gòu)政策。在審核通過(guò)后，申請(qǐng)單將進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。3.詢(xún)價(jià)與核價(jià)各部門(mén)負(fù)責(zé)從至少三家合格供應(yīng)商處獲取報(bào)價(jià)，并將報(bào)價(jià)結(jié)果整理匯總。核價(jià)時(shí)參考?xì)v史價(jià)格及市場(chǎng)行情，確保采購(gòu)價(jià)格的合理性。核價(jià)結(jié)果需記錄在流轉(zhuǎn)單中，作為后續(xù)審批的依據(jù)。4.審批流程完成詢(xún)價(jià)和核價(jià)后，流轉(zhuǎn)單將逐級(jí)進(jìn)行審批，最終需要由公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終審批。審批期間，若有疑問(wèn)，審批人員可要求提供更多資料或進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn)。5.采購(gòu)實(shí)施審批通過(guò)后，采購(gòu)專(zhuān)員可與選定供應(yīng)商進(jìn)行合同的簽署及訂單的確認(rèn)。采購(gòu)專(zhuān)員需密切關(guān)注物資的生產(chǎn)與運(yùn)輸狀態(tài)，確保物資按時(shí)到達(dá)。6.驗(yàn)收入庫(kù)物資到貨后，相關(guān)部門(mén)需對(duì)到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保其質(zhì)量與數(shù)量符合采購(gòu)合同的要求。驗(yàn)收合格后，物資將進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，相關(guān)人員需填寫(xiě)入庫(kù)單，完成入庫(kù)流程。7.報(bào)銷(xiāo)采購(gòu)?fù)杲Y(jié)后，采購(gòu)專(zhuān)員需在物資到貨后一個(gè)月內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，并附上相關(guān)單據(jù)，包括采購(gòu)申請(qǐng)單、流轉(zhuǎn)單、入庫(kù)單及發(fā)票等。財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審核后，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。五、特殊采購(gòu)流程1.集中計(jì)劃采購(gòu)各部門(mén)需在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，集中采購(gòu)辦公用品。由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)，以提高效率和降低成本。2.零星采購(gòu)對(duì)于金額較小或偶發(fā)性的采購(gòu)，采購(gòu)人需在征得部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后進(jìn)行。此類(lèi)采購(gòu)流程相對(duì)簡(jiǎn)化，但仍需遵循基本的審批和報(bào)銷(xiāo)程序。3.應(yīng)急采購(gòu)在遇到緊急情況時(shí)，相關(guān)部門(mén)可啟動(dòng)應(yīng)急采購(gòu)流程。該流程不需進(jìn)行詢(xún)價(jià)，采購(gòu)人需迅速與供應(yīng)商聯(lián)系，確保及時(shí)獲得所需物資。4.年度采購(gòu)涉及定期需求的采購(gòu)，需提前編制年度預(yù)算，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備。年度采購(gòu)的物資應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行合理規(guī)劃，確保采購(gòu)的及時(shí)性和有效性。六、備案與檔案管理所有采購(gòu)活動(dòng)完成后，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)將相關(guān)單據(jù)如采購(gòu)單、流轉(zhuǎn)單、入庫(kù)單及發(fā)票復(fù)印兩份。一份交由財(cái)務(wù)審核，另一份需存檔備查，以便于日后的財(cái)務(wù)審計(jì)和內(nèi)部檢查。七、采購(gòu)紀(jì)律1.采購(gòu)人員行為規(guī)范所有采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的贈(zèng)品或回扣，必須遵循誠(chéng)實(shí)守信的原則，任何違反行為將受到嚴(yán)肅處理。2.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)，確保其持續(xù)滿足公司的采購(gòu)要求。八、流程反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購(gòu)流程的持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化，需建立反饋機(jī)制。采購(gòu)人員、申購(gòu)人及審批人員在流程實(shí)施過(guò)程中，定期進(jìn)行總結(jié)與反饋，提出改進(jìn)意