建設(shè)工程資料歸檔規(guī)范

建設(shè)工程檔案歸檔整理規(guī)范第一章建設(shè)工程文件歸檔的基本職責(zé)一、建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。二、在與工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)：（一）在與工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；（二）收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的文件，并進行立卷歸檔；（三）負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；（四）收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；（五）在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗收；（六）對列入城建檔案館接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。三、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。四、建設(shè)工程項目實行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交。五、城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗收前，應(yīng)對工程檔案進行預(yù)驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認(rèn)可文件。第二章工程文件的歸檔范圍一、對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。二、工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合下列目錄要求：工程準(zhǔn)備階段文件見附錄1，建設(shè)工程竣工驗收文件見附錄2，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收文件見附錄3，建筑安裝工程施工文件共分為樁基、土建、給排水、電氣、幕墻、電梯、鋼結(jié)構(gòu)分別見附錄4.1-4.7，建設(shè)工程竣工圖見附錄5,市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工文件見附錄6,市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工圖見附錄7,監(jiān)理文件見附錄8。第三章歸檔文件的質(zhì)量要求一、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。二、工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。三、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。四、工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。五、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。六、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。七、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件。八、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。1、竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。2、竣工圖章示例如下：3、竣工圖章尺寸為：50mm×80mm。3、增加圖紙的情況。成套圖紙補充了若干張圖紙后，仍組成一卷時，補充的圖紙補充在本套圖紙末頁之后，并在原目錄上增加補充圖紙的圖號、圖名。對成套圖紙新增加的圖紙須編寫頁號。4、減少圖紙的情況。成套圖紙中減少了其中若干張圖紙在原目錄中應(yīng)去掉已作廢的圖紙，頁次將隨之改變。由于頁次的改變修改了卷內(nèi)目錄，應(yīng)重新編寫頁號。（四）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。二、編制卷內(nèi)目錄應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。工程檔案卷內(nèi)目錄除文件題名外，還包括序號、文件編號、責(zé)任者、日期、頁次、備注等內(nèi)容。（工程前期準(zhǔn)備文件卷內(nèi)目錄見附錄1、建筑安裝施工文件卷內(nèi)目錄見附錄4、市政工程施工文件卷內(nèi)目錄見附錄6、監(jiān)理文件卷內(nèi)目錄見附錄8、圖紙卷內(nèi)目錄見附錄9）。（一）序號序號是以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。（二）責(zé)任者責(zé)任者填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。1、所謂責(zé)任者是直接形成的文件材料的單位或個人。2、工程準(zhǔn)備階段文件除專家建議、領(lǐng)導(dǎo)講話外均為單位形成，施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件基本上也為單位形成，責(zé)任者為形成單位。3、竣工圖責(zé)任者為竣工圖的編制單位。4、有二個以上責(zé)任者時，選二個主要責(zé)任者，其余用等代替。（三）文件編號文件編號應(yīng)填寫工程文件原有的文號或圖號。1、文件填寫工程文件的文號應(yīng)為發(fā)文號。2、圖紙應(yīng)填寫圖號。因為每張圖紙為一份文件，每張圖紙只有一個圖號。（四）文件題名文件題名填寫文件標(biāo)題的全稱。1、文件材料一定要有題名。2、圖紙題名，即本張圖紙的圖名。3、全稱，按規(guī)定文件題名一定要寫全稱，不能隨意改寫成簡稱或其他名稱，應(yīng)與卷內(nèi)文件或圖紙的名稱相一致。（五）日期日期填寫文件形成日期。文件的形成日期為文件的發(fā)文日期，填寫年、月、日，但有兩點值得注意:1、文件形成日期可能為某日或某一個階段。2、竣工圖，填寫本張竣工圖形成日期，即竣工圖章（標(biāo)）上的日期。（六）頁次頁次填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。卷內(nèi)目錄上已編寫頁號的每一份文件所在頁次已經(jīng)確定，但填寫時仍須注意：1、除最后一份文件外，填寫起始頁號，每份文件無論是單項還是多頁，都只填寫首頁上的頁號。2、最后一份文件，填寫起止頁號，即本份文件首頁和尾頁。（七）備注備注項要填寫本份文件須說明的問題。三、

編制卷內(nèi)備考表應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)備考表是卷內(nèi)文件狀態(tài)的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。（一）卷內(nèi)備考表式樣及內(nèi)容工程檔案卷內(nèi)備考表選用的是檔案要求的格式，又結(jié)合工程檔案的實際情況，加些具體內(nèi)容。（見附錄10）（二）卷內(nèi)備考表內(nèi)容的填寫卷內(nèi)備考表內(nèi)容中所列卷內(nèi)文件的總頁數(shù)，各類文件的頁數(shù)（照片的張數(shù)），以及立卷人（或?qū)徍巳耍Π妇斫M卷情況填寫的說明（或?qū)彶椋┮獪?zhǔn)確和實事求是的填寫。1、案卷文件頁數(shù)。本案卷已編寫的尾頁號數(shù)中，分別標(biāo)明文字材料、圖樣材料的頁數(shù)，對于照片樣片，應(yīng)標(biāo)明張數(shù)（一頁內(nèi)可能有幾張照片），規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。2、說明，是對本案卷完整、準(zhǔn)確情況的說明。主要是對卷內(nèi)文件復(fù)印情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況、主要文件缺少情況等的說明。如沒有需要說明的事項可不必填寫。(三)立卷責(zé)任人簽字立卷人、審核人是本案卷立卷責(zé)任人，應(yīng)對本案卷立卷負(fù)責(zé)。因此要立卷人、審核人簽字并注明日期，以示責(zé)任。四、編制案卷封面應(yīng)符合下列規(guī)定：案卷封面是本案卷名稱和案卷內(nèi)容有關(guān)事項的說明，以及保存單位特征項的標(biāo)注。案卷封面的編制應(yīng)符合以下規(guī)定。（一）案卷封面的形式案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄11的要求。1、案卷封面。案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，稱為案卷封面，也稱為案卷外封面。2、案卷內(nèi)封面。放在檔案裝具內(nèi)案卷一般也應(yīng)有案卷封面，稱為案卷內(nèi)封面，案卷內(nèi)封面的形式和內(nèi)容與案卷封面相同。（二）案卷封面的內(nèi)容案卷封面的內(nèi)容包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、編制日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。檔號、檔案館代號、密級、保管期限由城建檔案館填寫。（三）案卷題名案卷題名是本案卷的名稱，案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。工程名稱為建設(shè)工程項目名稱和單位工程名稱。專業(yè)名稱指的是工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖。卷內(nèi)文件內(nèi)容，指的是本案卷文件或竣工圖內(nèi)容的具體名稱。根據(jù)案卷組成的具體情況，案卷題名可以簡化，以清楚為準(zhǔn)。（四）編制單位編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。工程檔案編制單位有二類：一是形成單位，二是責(zé)任者。1、文件形成單位:工程準(zhǔn)備階段的文件為建設(shè)單位,監(jiān)理文件為監(jiān)理單位,施工文件為施工單位，竣工驗收單位為建設(shè)單位，因此可以認(rèn)為文件形成單位和收集匯集責(zé)任單位為編制單位。2、竣工圖形成單位。一般情況下竣工圖的編繪為施工單位，允許施工單位、設(shè)計單位承擔(dān)，也允許有編制能力的其他單位編繪,誰編繪竣工圖，誰就是竣工圖的形成單位。3、主要責(zé)任者。工程項目建設(shè)責(zé)任部門為建設(shè)單位，組卷單位是負(fù)責(zé)本案卷立卷的責(zé)任單位。工程檔案的編制單位也可認(rèn)為是檔案的立卷單位。(五)編制日期編制日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。具體是：1、文件材料卷。起止日期為：本案卷所有文件中最早形成的文件日期，終止日期為本案卷文件中最晚形成的文件日期。2、竣工圖卷?？⒐D卷起止日期為本案卷竣工圖章（標(biāo)）上的最早日期為起，最晚日期為止。3、編制日期的書寫。編制日期書寫采用阿拉伯?dāng)?shù)字，具體形式為：××××年××月××日～××××年××月××日。第七章案卷裝訂與裝具整理立卷的案卷應(yīng)當(dāng)進行裝訂，并放置在合適的裝具內(nèi)。一、案卷裝訂案卷的裝訂是將已整理立卷的檔案裝訂成冊，也是工程檔案立卷的最后一道工序。（一）案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂，既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。1、裝訂的規(guī)定施工單位資料文字材料卷必須裝訂成冊，文字材料卷和圖紙組成一卷時也應(yīng)裝訂成冊。圖紙卷可以散裝在裝具內(nèi)。2、裝訂方法裝訂成冊的工程檔案其裝訂方法應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。具體做法是裝訂線距左側(cè)20㎜，上、下兩孔距中孔80㎜，線繩的結(jié)打在背面。不裝訂的案卷要注意頁號的編寫，按編號順序排列好后裝盒。并將卷內(nèi)目錄和備考表一起，裝入盒內(nèi)。3、裝訂成冊的案卷質(zhì)量要求裝訂成冊的案卷，一是要整齊、牢固、便于裝進裝具內(nèi)和從裝具內(nèi)取出，并在使用時減少案卷破損和掉頁；二是便于保管和利用。（二）剔除金屬物案卷內(nèi)不能有金屬物和塑料制品，因此在案卷裝訂前必須剔除金屬物和塑料制品，裝訂用的物品也不得使用金屬和塑料制品。（三）襯托凡立卷的工程文件（包括文字材料和圖紙）小于A4幅面的，一律采用A4幅面的白紙襯托，襯托一般采用5點襯托法，即四角和非裝訂的中點。第八章建設(shè)工程文件歸檔的基本規(guī)定一、歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：（一）歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料的質(zhì)量符合歸檔文件質(zhì)量的要求。（二）歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。二、歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：（一）根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。（二）勘察、設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位移交。（三）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。三、工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交城建檔案館。四、勘察、設(shè)計、施工及監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。五、凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)范附錄的要求單獨立卷歸檔。第九章工程檔案的驗收與移交一、列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請城建檔案館對工程檔案進行預(yù)驗收。建設(shè)單位未取得城建檔案館出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗收。二、城建檔案館在進行工程檔案預(yù)驗收時，應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容：1、工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；2、工程檔案的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；3、工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；4、竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章；5、文件的形成、來源符合實際，