編輯與格式化工作表

編輯與格式化工作表

1.1編輯工作表

工作表的編輯主要包括工作表中數(shù)據(jù)的編輯，單元格、行、列的插入和刪除，以及工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名等。工作表的編輯遵循“先選定，后執(zhí)行”的原則。

1.工作表中數(shù)據(jù)的編輯

向工作表輸入數(shù)據(jù)的過程中，經(jīng)常需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清除、移動(dòng)和復(fù)制等操作。Excel中有清除和刪除兩個(gè)概念，它們的區(qū)別在于：清除針對(duì)的是單元格中的數(shù)據(jù)，單元格本身仍保留在原位置；刪除針對(duì)的是單元格，是把單元格連同其中的內(nèi)容從工作表中刪除。在移動(dòng)或復(fù)制數(shù)據(jù)時(shí)，可以替換目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，也可以保留目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)。要替換目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，可通過執(zhí)行“開始”選項(xiàng)卡“剪貼板”功能組中的“剪切”或“復(fù)制”命令，再執(zhí)行“粘貼”命令即可實(shí)現(xiàn)，也可以利用快捷鍵或快捷菜單進(jìn)行操作。要保留目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，在執(zhí)行“剪切”或“復(fù)制”命令后，單擊“開始”選項(xiàng)卡“單元格”功能組中的“插入”下拉菜單（見圖4-26），執(zhí)行“插入復(fù)制的單元格”命令，打開“插入粘貼”對(duì)話框（見圖4-27），設(shè)置活動(dòng)單元格右移或下移，再單擊“確定”按鈕即可。

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在Excel中，單元格通常包含很多信息，如內(nèi)容、格式、公式以及批注等。復(fù)制數(shù)據(jù)時(shí)可以復(fù)制單元格的全部信息，也可以只復(fù)制部分信息，還可以在復(fù)制數(shù)據(jù)的同時(shí)進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算、行列轉(zhuǎn)置等，這些都可以通過“選擇性粘貼”功能來實(shí)現(xiàn)。先選定要復(fù)制的數(shù)據(jù)，執(zhí)行“復(fù)制”命令，再單擊目標(biāo)單元格，單擊“開始”選項(xiàng)卡“粘貼板”功能組中的“粘貼”下拉菜單，如圖4-28所示。選擇性粘貼可以通過下拉菜單中的“粘貼”“粘貼數(shù)值”“其他粘貼選項(xiàng)”列表中的按鈕進(jìn)行操作，也可以通過執(zhí)行“選擇性粘貼”命令打開“選擇性粘貼”對(duì)話框來進(jìn)行操作，如圖4-29所示。

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2.單元格、行、列的插入和刪除

數(shù)據(jù)在輸入時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)遺漏，有時(shí)是漏掉一個(gè)數(shù)據(jù)，有時(shí)可能漏掉一行或一列，這時(shí)可以通過插入操作進(jìn)行修改。單元格、行、列的插入操作可以通過執(zhí)行“開始”選項(xiàng)卡“單元格”功能組中的“插入”命令來實(shí)現(xiàn)，刪除操作則可以通過執(zhí)行“刪除”命令來實(shí)現(xiàn)。

3.工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名

如果一個(gè)工作簿中包含多個(gè)工作表，可以使用Excel提供的工作表管理功能對(duì)工作表進(jìn)行管理。常用的方法是：在工作表標(biāo)簽上右擊，在彈出的快捷菜單（見圖4-30）中選擇相應(yīng)的命令。Excel允許工作表在同一個(gè)或多個(gè)工作簿中進(jìn)行移動(dòng)或復(fù)制操作，如果在同一個(gè)工作簿中進(jìn)行操作，只要單擊該工作表標(biāo)簽，將它直接拖動(dòng)至目標(biāo)位置可實(shí)現(xiàn)移動(dòng)，在拖動(dòng)的同時(shí)按住Ctrl鍵實(shí)現(xiàn)復(fù)制；如果是在不同工作簿之間操作，首先要打開這些工作簿，然后單擊要移動(dòng)或復(fù)制的工作表，在快捷菜單中執(zhí)行“移動(dòng)或復(fù)制”命令，打開“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框，在“工作簿”下拉列表框中選擇目標(biāo)工作簿，從“下列選定工作表之前”列表框中選擇插入位置，再單擊“確定”按鈕即可。復(fù)制操作還需要選中對(duì)話框的“建立副本”復(fù)選框，如圖4-31所示。

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1.2格式化工作表

格式化工作表主要包括格式化數(shù)據(jù)、調(diào)整工作表的列寬和行高、設(shè)置對(duì)齊方式、添加邊框和底紋、使用條件格式、自動(dòng)套用格式及凍結(jié)窗格和拆分窗格等。

1.格式化數(shù)據(jù)

在Excel中為了美化數(shù)據(jù)，經(jīng)常會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行字符格式化，如設(shè)置數(shù)據(jù)的字體、字形、字號(hào)，為數(shù)據(jù)加下劃線、上標(biāo)、下標(biāo)，改變字體顏色等?？梢酝ㄟ^“開始”選項(xiàng)卡的“字體”功能組進(jìn)行設(shè)置，或者執(zhí)行快捷菜單中的“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“字體”選項(xiàng)卡中完成，如圖4-32所示。Excel2010還提供了大量的數(shù)據(jù)格式，并將它們分成常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會(huì)計(jì)專用、日期、時(shí)間、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)計(jì)數(shù)、文本、特殊、自定義等類型。其中，常規(guī)是系統(tǒng)的默認(rèn)格式。要設(shè)置這些格式可以在“開始”選項(xiàng)卡的“數(shù)字”功能組中完成，還可以在“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框的“數(shù)字”選項(xiàng)卡中完成，如圖4-33所示。

1.2格式化工作表

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2.調(diào)整工作表的行高和列寬設(shè)置每列的寬度和每行的高度是改善工作表外觀經(jīng)常用到的方法。調(diào)整列寬和行高最快捷的方法是利用鼠標(biāo)來完成，將鼠標(biāo)指針指向要調(diào)整的列寬（或行高）的列（行）號(hào)之間的分隔線上，鼠標(biāo)指針會(huì)變成一個(gè)帶雙向箭頭的十字形，拖動(dòng)分隔線至需要的位置即可。

如果要精確調(diào)整列寬和行高，可以通過執(zhí)行“開始”選項(xiàng)卡的“單元格”功能組中的“格式”下拉菜單（見圖4-34）中的相應(yīng)命令來實(shí)現(xiàn)，執(zhí)行“行高”或“列寬”命令會(huì)彈出“行高”或“列寬”對(duì)話框，在相應(yīng)的文本框中輸入需要的高度或?qū)挾戎?，再單擊“確定”按鈕即可，如圖4-35所示。

1.2格式化工作表

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3.設(shè)置對(duì)齊方式輸入單元格中的數(shù)據(jù)通常具有不同的數(shù)據(jù)類型，在Excel中不同類型的數(shù)據(jù)在單元格中會(huì)以不同的默認(rèn)方式對(duì)齊。例如，文本默認(rèn)左對(duì)齊，數(shù)值、日期和時(shí)間為右對(duì)齊。如果對(duì)默認(rèn)的對(duì)齊方式不滿意，可以自行設(shè)置對(duì)齊方式。如果只需簡單地把數(shù)據(jù)設(shè)置成左對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊，可以直接單擊“開始”選項(xiàng)卡“對(duì)齊方式”功能組中的字符格式化按鈕。如果有更高的要求，可以打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，如圖4-36所示。

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除了設(shè)置對(duì)齊方式，在選項(xiàng)卡中還可以對(duì)文本進(jìn)行顯示控制，有效解決文本的顯示問題，如自動(dòng)換行，縮小字頭填充，將選定的區(qū)域合并為一個(gè)單元格，改變文字方向和旋轉(zhuǎn)文字角度等。

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4.添加邊框和底紋

工作表的邊框和底紋不僅可以美化工作表，還可以使工作表更加清晰明了。

要給某一單元格或區(qū)域增加邊框，首先要選中相應(yīng)的區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡“字體”功能組中的“邊框”下拉按鈕，打開“邊框”下拉菜單（見圖4-37），選擇需要的選項(xiàng)即可。如果需要更細(xì)致的設(shè)置，可以打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“邊框”選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置，如圖4-38所示。

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5.使用條件格式使用Excel中的條件格式功能可以預(yù)置一種單元格格式，并在指定的某種條件被滿足時(shí)自動(dòng)應(yīng)用于目標(biāo)單元格。可以預(yù)置的單元格格式包括邊框、底紋、字體顏色等。利用條件格式功能可以根據(jù)用戶的要求快速地對(duì)特定單元格進(jìn)行必要的標(biāo)識(shí)，以達(dá)到突出顯示的目的。

例如，圖4-39中的教師工資表，從中快速找出所有與“講師”相關(guān)的數(shù)據(jù)。

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首先全選所有數(shù)據(jù)，然后在“開始”選項(xiàng)卡中單擊“條件格式”按鈕，在其下拉菜單中執(zhí)行“突出顯示單元格規(guī)則”→“等于”命令，如圖4-40所示。

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在彈出的“等于”對(duì)話框中輸入“講師”，然后設(shè)置單元格顯示樣式，如讓單元格以“淺紅填充色深紅色文本”顯示，設(shè)置完畢后單擊“確定”按鈕，如圖4-41所示。

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在單擊“確定”按鈕后可以看到，數(shù)據(jù)表中為“講師”的單元格已經(jīng)設(shè)置為“淺紅填充色深紅色文本”格式。這樣就可以快速查看所需信息了，如圖4-42所示。

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在Excel2010中，使用條件格式不僅可以快速查找相關(guān)數(shù)據(jù)，還可以以數(shù)據(jù)條、色階、圖標(biāo)的方式顯示數(shù)據(jù)，讓用戶可以對(duì)數(shù)據(jù)一目了然。

首先，全選所有數(shù)據(jù)，然后在“開始”選項(xiàng)卡“樣式”功能組中單擊“條件格式”按鈕，執(zhí)行“數(shù)據(jù)條”命令，在打開的選項(xiàng)中單擊任意顏色。當(dāng)選擇顏色時(shí)，即使不單擊，也可以即時(shí)看到數(shù)據(jù)變化。通過條件格式就可以清楚地看到哪位教師的工資高、哪位教師的工資低，如圖4-43所示。

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1.2格式化工作表6.自動(dòng)套用格式如果對(duì)工作表沒有特殊的格式要求，又不想為工作表的修飾花太多時(shí)間，可以使用Excel2010提供的多種漂亮的專業(yè)表格自動(dòng)套用格式。所謂自動(dòng)套用格式是一組已經(jīng)定義好的格式組合，包括數(shù)字、字體、對(duì)齊方式、邊框、顏色、行高和列寬等各種格式。

選中要應(yīng)用格式的區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡“樣式”功能組中的“套用表格格式”按鈕，選擇需要的格式即可，如圖4-44所示。

1.2格式化工作表圖4-44套用表格格式

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7.凍結(jié)窗格和拆分窗格

（1）凍結(jié)窗格。對(duì)于比較復(fù)雜的大型表格，常常需要在滾動(dòng)瀏覽表格時(shí)固定顯示表頭標(biāo)題行（或標(biāo)題列），執(zhí)行“凍結(jié)窗格”命令可以方便地實(shí)現(xiàn)這種效果。單擊“視圖”選項(xiàng)卡“窗口”功能組中的“凍結(jié)窗格”按鈕，彈出圖4-45所示的下拉菜單，其中有“凍結(jié)拆分窗格”“凍結(jié)首行”和“凍結(jié)首列”3個(gè)選項(xiàng)。

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凍結(jié)單元格的方法是：選中某單元格，如C4，單擊“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口”功能組中的“凍結(jié)窗格”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“凍結(jié)拆分窗格”命令。此時(shí)，通過單元格C4左上角的兩條直線把窗格分成了4個(gè)區(qū)域，其中的1、2、3區(qū)域已經(jīng)被凍結(jié)，如圖4-46所示。

1.2格式化工作表

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拖動(dòng)垂直滾動(dòng)條，第1～2行不會(huì)隨著滾動(dòng)條的滾動(dòng)而改變位置。同樣，拖動(dòng)水平滾動(dòng)條，A列和B列也不會(huì)改變位置。

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