工程檔案管理

工程檔案管理工程檔案管理是指在工程建設(shè)中，對(duì)工程過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行記錄、歸檔、發(fā)掘、利用的管理活動(dòng)。這是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、技術(shù)含量高、能夠促進(jìn)工程質(zhì)量提高、促進(jìn)工程實(shí)施持續(xù)發(fā)展、促進(jìn)科技進(jìn)步的重要工作。本文將從工程檔案管理的概念、意義、方法、現(xiàn)狀以及未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)等方面進(jìn)行探討。一、工程檔案管理的概念與意義工程檔案管理，簡(jiǎn)單說(shuō)就是記錄工程各個(gè)階段的信息和其他有關(guān)事項(xiàng)的檔案，以系統(tǒng)性和規(guī)范性的方式組織和管理建設(shè)和運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件資料，以確保工程建設(shè)所需的信息的完整性、準(zhǔn)確性、可靠性和安全性。工程檔案管理對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域都有其獨(dú)特的意義:1.技術(shù)上的意義對(duì)工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工等過(guò)程進(jìn)行資料的收集整理、保存可為同類工程的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用提供技術(shù)支持，以提高技術(shù)創(chuàng)新水平；可以通過(guò)歸納總結(jié)工程建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)科技成果轉(zhuǎn)化，提高工程項(xiàng)目的技術(shù)含量，從而更好地服務(wù)于社會(huì)的建設(shè)。2.管理上的意義工程檔案可以為項(xiàng)目管理人員提供數(shù)據(jù)和信息，使其能夠更好地制定管理計(jì)劃、監(jiān)督進(jìn)度、維護(hù)質(zhì)量、處理糾紛、評(píng)估成本、保障安全等方面提供有力的支持。也可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定戰(zhàn)略計(jì)劃、評(píng)估工程質(zhì)量和安全等方面提供有力的決策依據(jù)。3.保障上的意義工程檔案可以為工程建設(shè)提供保障，通過(guò)對(duì)工程成果進(jìn)行審查、鑒定、評(píng)估等方式，從而確保最終的質(zhì)量、效益和安全。同時(shí)，工程檔案還可以為工程事故的處理和應(yīng)急救援提供重要的數(shù)據(jù)和信息。二、工程檔案管理的方法工程檔案管理的方法根據(jù)工程項(xiàng)目的特性、規(guī)模、范圍等不同，具體可以采用以下幾種方法:1.復(fù)核記錄法即利用逐步的資料復(fù)寫(xiě)、審核、驗(yàn)證性內(nèi)容的過(guò)程法。具體實(shí)現(xiàn)方法是每個(gè)階段的數(shù)據(jù)資料必須得到領(lǐng)導(dǎo)人員的審核確認(rèn)，有關(guān)工作經(jīng)歷所長(zhǎng)有義務(wù)以書(shū)面形式提交項(xiàng)目復(fù)核記錄表。2.規(guī)范管理法即在對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行管理時(shí)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，將相關(guān)記錄文件按照規(guī)定存放，并對(duì)其進(jìn)行必要的分類、標(biāo)記、歸納和整理等工作，使其更加規(guī)范、可靠和便于查找和利用。在具體操作中，可以參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件準(zhǔn)備、分類、編目、編號(hào)、質(zhì)量檢查、交接、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理。3.數(shù)字化管理法即采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，將工程資料信息數(shù)字化，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，以減少文件簇雜、重復(fù)存放，利于工作查詢、信息共享和保密控制等方面的工作需求。數(shù)字化管理將成為工程檔案管理的一個(gè)重要趨勢(shì)。三、工程檔案管理的現(xiàn)狀在我國(guó)工程建設(shè)領(lǐng)域，工程檔案管理現(xiàn)狀并不太理想，表現(xiàn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.資料不全、不規(guī)范許多工程項(xiàng)目缺乏高質(zhì)量的工程檔案，甚至工程施工、設(shè)計(jì)、管理等過(guò)程中所產(chǎn)生的資料、記錄甚至惡意被銷毀或篡改，這不僅導(dǎo)致了歷史遺漏和記錄不準(zhǔn)確，而且也嚴(yán)重影響了工程的質(zhì)量和安全。2.管理不給力，要素不全在工程檔案管理方面，缺乏強(qiáng)有力的管理和有效的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致很多重要資料的上傳、分類、整理、保存等環(huán)節(jié)存在漏洞和缺陷，政策執(zhí)行不到位，檔案資料內(nèi)容簡(jiǎn)單，無(wú)法滿足科研、教學(xué)、管理等方面和實(shí)際需求。3.信息化管理水平低工程檔案數(shù)字化管理還存在諸多問(wèn)題，如信息聯(lián)動(dòng)性不強(qiáng)、數(shù)據(jù)安全性不高、維護(hù)更新不及時(shí)、操作權(quán)限不明確等問(wèn)題，重要信息丟失甚至被惡意篡改，導(dǎo)致工程建設(shè)的結(jié)果未能得到有效的保障和監(jiān)管。四、工程檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)未來(lái)，工程檔案管理將向以下幾個(gè)方向發(fā)展：1.數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用用信息技術(shù)來(lái)輔助工程檔案管理使其數(shù)字化，信息化建設(shè)可以幫助將多個(gè)階段的以下信息數(shù)字化:設(shè)計(jì)指導(dǎo)書(shū)、施工圖紙、構(gòu)件參數(shù)、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、工藝過(guò)程、工程進(jìn)度和順利交付等，將為完善工程檔案管理制度提供巨大支持。2.創(chuàng)新管理模式強(qiáng)化工程檔案管理的日常監(jiān)管和小組協(xié)作，加快工程檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，推動(dòng)工程檔案管理模式創(chuàng)新性發(fā)展。推行智能化的綜合組合模式，通過(guò)評(píng)估、核查、檢查、評(píng)審等過(guò)程，以提高工程檔案管理質(zhì)量。3.注重保密建設(shè)加強(qiáng)保密工作，提高工程檔案管理保密性與安全性，其中包括建立元數(shù)據(jù)規(guī)范，優(yōu)化流程管理，完善信息監(jiān)控等，嚴(yán)格保障工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)信息的保密性和穩(wěn)定性。結(jié)語(yǔ)工程檔案管理是工程建設(shè)領(lǐng)域中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于保障工程建設(shè)的順利和穩(wěn)