DB33T 2393-2021 出國(境)展覽服務(wù)規(guī)范

33浙江省市場監(jiān)督管理局發(fā)布I 1 1 1 2 2 3 7 7 8 9本標準主要起草人：陳璀、程偉、吳璐璐、王1出國（境）展覽服務(wù)規(guī)范下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本標準必不可少的條款。其中，GB/T26165—2010經(jīng)濟貿(mào)易展覽GB/T36682展覽服務(wù)物流基本商，派出人員在該展覽場地上進行商品和/或服務(wù)的展示、宣傳、推廣、交24基本要求4.1符合國際以及目的地國家（地區(qū)）相關(guān)法律、技術(shù)法規(guī)、標準、慣例等要求。4.2服務(wù)全過程應(yīng)遵循專業(yè)、安全、高效、綠色、低碳的原則。4.3以服務(wù)滿意度為中心，及時掌握參展服務(wù)需求4.4明確并告知參展商服務(wù)標準和相關(guān)費用結(jié)算要求，做到誠信、透明。4.5審核服務(wù)供應(yīng)商的經(jīng)營資質(zhì)，簽訂合作協(xié)議，并對其服務(wù)過程進行監(jiān)督。4.6制定知識產(chǎn)權(quán)保護和侵權(quán)預(yù)警機制，展品選擇和展臺設(shè)計等應(yīng)符合國際、目的地國家（地區(qū)）的4.7做好重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對和個人安全防護工作，遵循目的地國家（地區(qū)）疫情管控相關(guān)規(guī)5機構(gòu)要求35.1.1具備獨立的辦公場地、設(shè)施設(shè)備，能滿足日常經(jīng)營管理和服務(wù)需要。5.1.3通過質(zhì)量管理體系認證并在有效期內(nèi)，5.2制度建設(shè)5.2.1制定出展安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，識別出展各類風險，明確應(yīng)對措施。5.2.2制定各項服務(wù)管理制度和服務(wù)流程，包括領(lǐng)隊管理、出境管理、項目管理、展示設(shè)計管理、培5.3.1組建出展專業(yè)服務(wù)團隊，涵蓋項目管理、市場推廣和銷售、技術(shù)、客服、商旅、簽證等人員。5.3.2選拔出境領(lǐng)隊總控、出境領(lǐng)隊，負責出展5.3.3應(yīng)根據(jù)組展規(guī)模、展團人數(shù)、出展難度5.3.4定期組織團隊參加內(nèi)外部專業(yè)技能培訓(xùn)活動，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋展會情況、主要技術(shù)和產(chǎn)品、外語5.3.5團隊成員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和素養(yǎng)、外語溝通能力，掌握出展服務(wù)技能、禮儀常識、突發(fā)5.3.6團隊成員穿戴整潔、統(tǒng)一，在工作證（參展證）上明示組展商名6.1.1提前了解并掌握參展商參展目標，可根據(jù)需求協(xié)助參展目標的確定和優(yōu)化，包括交流目標6.1.2提前了解目的地國家（地區(qū)）相關(guān)信息，包括但6.1.3在綜合了解目的地國家（地區(qū)）相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，進行出展安全風險評6.2.1根據(jù)參展目標、展覽會相關(guān)信息以及可行性調(diào)研分析情況，制定組展計劃和工作方案，明46.2.2應(yīng)將組展工作計劃和方案提交至目的地國家使領(lǐng)館商務(wù)機構(gòu)和國內(nèi)相關(guān)管理部門，經(jīng)審批6.3.1組展時，應(yīng)優(yōu)先選擇地理位置優(yōu)越、交6.3.2應(yīng)考慮參展商需求、展臺租賃成本、展品類型和數(shù)量等6.3.3展臺選擇前，提前與目的地國家（地區(qū)）展會場地租賃方聯(lián)系溝通，獲取展館全圖和展臺圖，6.6.1翻譯和制作展會中英文（目的地國家官方語言）宣傳冊、廣告牌等宣傳資料，宣傳參展商6.6.2提前做好展會預(yù)熱，利用紙媒、電臺、戶外廣告投放、展會現(xiàn)場宣傳推廣、宣傳資料發(fā)放、行合作伙伴，同時在開展前1周～3周之內(nèi)通過電話友情提醒參展。6.7.1適用性原則，符合目的地國家（地6.7.4獨特性原則，具有自身的獨特之處，能和其他同類產(chǎn)品相區(qū)6.7.6適宜性原則，符合展館對于展品高度、承重、送達時間等限制條志要求、運輸方式、海關(guān)報關(guān)、有關(guān)單證與保險、展6.8.2.1選擇在招展范圍內(nèi)設(shè)有網(wǎng)點、具備國際貨運資質(zhì)、信譽和業(yè)績優(yōu)良的專業(yè)運輸商作為展品運輸代理，并簽訂展品運輸物流合作協(xié)議，由其負責56.8.2.2在展覽會開幕前的規(guī)定時間內(nèi)，將展6.8.2.3提前向參展商發(fā)送運輸指南，協(xié)助參展商根據(jù)展品特性、時間、成本等因素選擇合適的物流6.8.2.4與展品運輸商溝通，告知展品運輸截止時間、包裝和標志要求、運輸方式、海關(guān)報關(guān)、單證與保險、展品進場時間等要求，展品物流服務(wù)應(yīng)符合GB/T366826.8.2.5展品運輸過程中，應(yīng)與展品運輸商保6.8.2.6展前應(yīng)確認展品到位情況，解決相關(guān)——展品涉及侵權(quán)，應(yīng)進行維權(quán)、溝通協(xié)調(diào)或賠償6.9.1展館、展區(qū)、展臺等公共區(qū)域的設(shè)計主題明確、結(jié)構(gòu)合理、重點突出、美觀安全、節(jié)能低碳。6.9.2提前了解參展商文化、產(chǎn)品、偏好以及以往的展會風格和6.9.3在展區(qū)設(shè)計前、完成初次展臺架構(gòu)模型后、效果圖渲染前等重要節(jié)點，與參展商及時對接6.9.4收集、了解參展商設(shè)計需求和參展目標，分析產(chǎn)品展示、形象展示以及功能性等需求，根6.9.6確定相關(guān)責任人負責展臺設(shè)計效果圖、施工圖和平面圖的制作、審核、查驗、修改標注，6.10.2組織到展館管理處進行布展報6.10.3與展臺搭建方溝通，按照展臺設(shè)計方案和主辦方的6.10.4協(xié)助展覽器材、設(shè)施設(shè)備的租賃以及展品進場布局等工6.11.1明確告知參展商知識產(chǎn)權(quán)保護權(quán)利66.13.2審核參展商簽證材料，并根據(jù)不同6.13.3向參展企業(yè)出具正式邀請函，可協(xié)助參展商辦理出境證6.14.1.1選擇1家～3家服務(wù)6.14.1.2若發(fā)生意外事故，應(yīng)向參展商收集理賠所需材料，并6.14.1.3對于自由出行的參展商，應(yīng)提醒其購買旅游意外6.14.1.4提醒參展商以及展品運輸公司根據(jù)展品的價值對展品進行投保。76.14.3.4對于連續(xù)飛行時間超過12小時（含轉(zhuǎn)機時間）的，宜安排參展團在布展日之前抵達。6.14.3.5根據(jù)用車人員安排接送車輛6.14.3.6提前了解當?shù)氐亟佑密嚂r限，出現(xiàn)超時情況應(yīng)提前與地接協(xié)商。6.14.4.2優(yōu)先安排中式桌餐或中6.14.4.3提前了解所在展館送餐規(guī)定城市擁堵情況、周邊環(huán)境、上網(wǎng)條件、房間內(nèi)設(shè)施情況、網(wǎng)絡(luò)7.1.1提前熟悉掌握參展的主要目標、展臺功能區(qū)、展臺布局以及周邊配套7.1.2安排專人在開展日提前到達展臺，負責做好展臺框架結(jié)構(gòu)、機電設(shè)備、安全設(shè)施、消7.1.3協(xié)助參展商做好展會廣告牌、橫幅、宣傳冊等布置7.2.1熟悉展會的規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容、對象以及產(chǎn)品等信息，協(xié)助參展商現(xiàn)場翻譯和展會7.2.2向采購商發(fā)放展會宣傳資料、講解展會基本情況，積極主動回應(yīng)采購商、媒體7.2.3協(xié)助參展商做好產(chǎn)品演示、產(chǎn)品促銷、禮品發(fā)放等展會7.2.4協(xié)助整理采購商資料，收集參展商、采購商的意見和建議，開展展會有關(guān)數(shù)據(jù)7.3.1安排人員對展臺、采購商、展品、團隊人員、精彩活動畫面等進7.3.3拍攝團隊合影時應(yīng)在具有標7.3.4根據(jù)參展商需要，經(jīng)其他參展商許可后，可對展會上同類型的展臺進88.1.3與展品運輸商提前溝通，確定撤展時間、展品裝箱規(guī)則、撤展路線、回運交通方式、展品回運8.1.4做好展品拆除、打包、運輸?shù)冗^程監(jiān)督，維護撤展秩序，提醒展品運輸商注意保護展館設(shè)施和8.1.5展品運輸中需要中途轉(zhuǎn)運，應(yīng)與展品運輸商保持溝通，安排8.2.1根據(jù)展團回程安排，做好酒店退房、費用結(jié)算、航班選擇、機票購買、行李托運、地接交通等8.2.2應(yīng)根據(jù)參展商需求安排好商旅活動，并做好人身財務(wù)安全提醒。8.3.1做好采購商名片、咨詢表單、會場記錄等信息整理工作，主要包括企業(yè)名稱、名字、性別、年9.1安排專人負責參展出行、食宿、疫情防控以及展會現(xiàn)場全過程的安全巡查和管理。9.2提前實地察看展館、展區(qū)及周邊的安防、消防、應(yīng)急通道等安全措施以及設(shè)施設(shè)備完備情況。9.3應(yīng)提前識別各類安全風險和突發(fā)事件，制定相應(yīng)的應(yīng)急處置預(yù)案，安全風險和突發(fā)事件包括但不——惡劣天氣、政治等不可抗力造成不