公文基礎(chǔ)知識講解課件

公文基礎(chǔ)知識講解2019年4月

公文是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。廣義的公文包括法定公文（通用公文）、專用公文和事務(wù)文書。狹義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)處理公務(wù)時(shí)所使用的公文。我國《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》將公文分為15類：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。

一、公文的概念按行文方向可分為下行文、平行文、上行文；按保密程度可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文；按辦文時(shí)限要求可分為特急件、加急件、平件。一般情況下，上行文只主送一個(gè)負(fù)責(zé)辦理的主管機(jī)關(guān)，如報(bào)送上級的“請示”“意見”等；下行文可以主送一個(gè)或者多個(gè)下級機(jī)關(guān)。除上級組織的領(lǐng)導(dǎo)人直接交辦并要求直接報(bào)送的情況外，一般不應(yīng)將“請示”“報(bào)告”“意見”等公文主送給單位負(fù)責(zé)人個(gè)人。同時(shí)，上行公文應(yīng)避免“多頭主送”。

一、公文的概念

決議：適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。決定：適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項(xiàng)。通告和公告經(jīng)常容易被混用，公告適用于地位較高的行政單位，通告則不限；公告范圍更廣。通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

二、常用公文

報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。（必須有請示才有批復(fù)）議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。

二、常用公文公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，成品幅面尺寸為210mm×297mm。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

三、A4型公文用紙頁邊及版心尺寸37mm±1mm28mm±1mm156mm210mm225mm—1—7mmA4型公文用紙頁邊及版心尺寸《黨政機(jī)關(guān)公文格式》將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心外。

四、

公文格式規(guī)范

（一）版頭版頭由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線等要素組成。

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

四、

公文格式規(guī)范2.發(fā)文字號發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置，居中排布。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、順序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全程，用六角括號“﹝﹞”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。3.簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對齊。四、

公文格式規(guī)范四、

公文格式規(guī)范

（二）主體主體一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注和附件組成。

1.標(biāo)題一般用二號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空兩行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形，不使用沙漏形和長方形。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章及書名可加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

四、

公文格式規(guī)范2.主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。多個(gè)主送機(jī)關(guān)時(shí)，同級同類機(jī)關(guān)之間用頓號，同級不同類機(jī)關(guān)之間用逗號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識方法同抄送。3.正文公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。參照中央文件格式，對印發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)類通知，通知正文用3號楷體，被印發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)文件正文用3號仿宋體。四、

公文格式規(guī)范

４.附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。關(guān)于附件名稱的表述應(yīng)與附件標(biāo)題一致。在正文中涉及附件內(nèi)容處應(yīng)加括號標(biāo)注“見附件”。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)類公文中，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文屬于公文的正文部分，不能作為附件，不需標(biāo)注附件說明。

四、

公文格式規(guī)范5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的要加蓋印章，且要與發(fā)文機(jī)關(guān)署名相符。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志和標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一致。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)類公文發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期編排在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知的末行下方，而不在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的末行下方。（1）加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文（略）

四、

公文格式規(guī)范（2）不加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文（略）（3）成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法來解決。

四、

公文格式規(guī)范6.附注

附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。如有附注，用3號仿宋體居左空2字加圓括號編排在成文日期下1行。下行文一般標(biāo)注印發(fā)傳達(dá)范圍，請示、函等用于請示、商洽工作事項(xiàng)的上行、平行公文，應(yīng)在附注位置標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系人及聯(lián)系電話。附注回行時(shí)，第二行首字與版心左邊緣對齊。

四、

公文格式規(guī)范7.附件

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。

四、

公文格式規(guī)范

（三）版記

抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期屬版記部分。公文雙面印刷時(shí)，版記應(yīng)標(biāo)注于公文的偶數(shù)頁，如正文或附件末頁為奇數(shù)頁，則在其后加一偶數(shù)空白頁，再于偶數(shù)空白頁標(biāo)注版記。

1.抄送機(jī)關(guān)

如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，抄送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱，抄送機(jī)關(guān)同性質(zhì)、同級別機(jī)關(guān)之間用頓號隔開，不同性質(zhì)、不同級別機(jī)關(guān)之間用逗號隔開，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。四、

公文格式規(guī)范2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)不以行文機(jī)關(guān)出現(xiàn)，而用機(jī)關(guān)辦公室或秘書部門的名稱。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發(fā)”兩字。（四）頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，如“－1－”、“－2－”；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。四、

公文格式規(guī)范公文的特定格式包括信函格式、紀(jì)要格式、命令格式。（一）信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，不加“文件”二字，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170mm，居中排布。如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。五、

公文的特定格式標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。信函首頁不顯示頁碼，第2頁開始標(biāo)注。如信函只有2頁，可不標(biāo)注頁碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。五、

公文的特定格式20mm信函式公文首頁，距下頁邊20mm處有一條紅色文武線，為避免文武線與頁碼重疊情況出現(xiàn)，所以規(guī)定信函格式公文的首頁不顯示頁碼。如右圖：

（二）紀(jì)要格式紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號后的首字對齊。標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。在出席（列席）人員名單下空一行居右，應(yīng)注明紀(jì)要整理機(jī)關(guān)。在版記分隔線上方居左，注明信息公開選項(xiàng)。五、

公文的特定格式五、

公文的特定格式

“印發(fā)”的原文制作和來文渠道是本機(jī)關(guān)?！稗D(zhuǎn)發(fā)”的原文制作和來文渠道是上級機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)和下級有自主行文權(quán)的機(jī)關(guān)?！芭D(zhuǎn)”的原文制作和來文渠道是下屬職能部門。下屬職能部門立足本職、放眼全局，為某項(xiàng)工作和事業(yè)提出具有全局性的建議、意見和報(bào)告，而這個(gè)部門就這些意見、建議又無直接行文權(quán)，必須報(bào)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)發(fā)到有關(guān)部門和單位貫徹落實(shí)。

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成。正文須把握三點(diǎn)：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。六、

印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)的區(qū)別

（一）請示與報(bào)告例：①《××公司關(guān)于急需購買堿性電池的報(bào)告》②《××縣人民政府關(guān)于請求將××風(fēng)景區(qū)列為省級自然保護(hù)區(qū)的請示報(bào)告》以上兩例，從標(biāo)題事由看，都是請求上級批準(zhǔn)某事項(xiàng)，因此，應(yīng)將例①的“報(bào)告”改為“請示”，例②的“報(bào)告”去掉?！罢埵尽笔寝k件，需要回復(fù)，適用于向上級機(jī)關(guān)請求批示、批準(zhǔn)?！皥?bào)告”是閱件，一般不需要回復(fù)，適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，或答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。文件中只要有請求事項(xiàng)的，就不能用“報(bào)告”來處理，否則很容易誤事。如果既想?yún)R報(bào)工作，讓上級掌握情況，又想請示解決問題，一般可采用兩辦法來解決：一是將“報(bào)告”和“請示”分開，形成兩份