人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法為規(guī)范公司勞動(dòng)人事檔案管理工作，確保人事檔案的安全保管，維護(hù)檔案材料的完整性，防止材料損壞或遺失，并方便檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供可靠的信息支持，特制定本管理辦法。一、適用范圍本辦法適用于公司員工人事檔案的日常管理工作。二、管理原則人事檔案管理應(yīng)遵循以下原則：安全：確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案丟失或損壞。保密：嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，保護(hù)員工隱私。清晰：檔案內(nèi)容應(yīng)條理清晰，便于查閱和使用。完整：確保檔案材料的完整性，避免遺漏重要信息。三、管理職責(zé)公司所有員工的人事檔案管理工作由人力資源部（行政人事部）負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照本管理辦法執(zhí)行。四、管理程序（一）人事檔案的建立1.新員工入職：新員工入職當(dāng)天，人力資源部（行政人事部）為其建立獨(dú)立的人事檔案。檔案材料的收集和整理工作由人力資源部負(fù)責(zé)，復(fù)印件需與原件核對(duì)，并由員工本人在復(fù)印件上簽字確認(rèn)，注明“此為本人真實(shí)證件之復(fù)印件”，并加蓋指紋。核對(duì)無誤后歸檔。2.檔案內(nèi)容：人事檔案應(yīng)包括但不限于以下材料：身份證復(fù)印件（正反面復(fù)印在同一張A4紙上）、戶口本復(fù)印件（戶口本主頁及本人頁）。職業(yè)資格證書、職稱證書、學(xué)歷及學(xué)位證等證書復(fù)印件。管理及技術(shù)關(guān)鍵崗位員工需提供原工作單位出具的解除或終止勞動(dòng)關(guān)系證明。近期免冠1寸彩照1張。應(yīng)聘人員登記表（含個(gè)人簡歷）及員工信息采集表?？h區(qū)級(jí)以上醫(yī)院體檢合格證明，體檢項(xiàng)目包括血常規(guī)、胸部透視、心電圖、肝功能（不含乙肝檢查）。從事保衛(wèi)等重要崗位的員工需提供戶籍所在地公安部門開具的“無犯罪記錄證明”。特殊崗位員工需提供職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復(fù)印件（原件需審驗(yàn)）?！秳趧?dòng)合同》或《勞務(wù)協(xié)議》、《保密協(xié)議》及《承諾函》正本各一份。背景調(diào)查表（適用于主管及以上崗位、出納及關(guān)鍵核心崗位）及錄用審批表。員工手冊(cè)簽收單。（二）人事檔案資料的添加以下類別的信息由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加至員工個(gè)人檔案中：1.人員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)審批表及相關(guān)轉(zhuǎn)正材料及考核資料。2.員工與公司補(bǔ)充簽訂的各種重要個(gè)人申請(qǐng)、承諾、協(xié)議、保險(xiǎn)等材料。3.員工崗位（職務(wù)）變動(dòng)調(diào)整通知書。4.員工晉升、處分、處罰材料及通報(bào)批評(píng)等獎(jiǎng)懲類相關(guān)資料。5.員工變更的個(gè)人資料。6.員工勞動(dòng)合同續(xù)簽意見征詢單。7.員工離職申請(qǐng)、離職審批表、離職交接手續(xù)等記錄。8.終止勞動(dòng)關(guān)系通知書員工簽收回執(zhí)。9.其他需添加的資料。（三）人事檔案的其他專項(xiàng)保管針對(duì)部分專項(xiàng)工作的特殊需求，以下類別的檔案材料由各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人專項(xiàng)保管：1.員工考勤類材料。2.員工薪資變動(dòng)資料。3.員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等。4.員工培訓(xùn)申請(qǐng)、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果評(píng)估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料。5.按食品安全管理法規(guī)要求的健康證相關(guān)資料。6.其他需單項(xiàng)保管的材料。（四）人事檔案編號(hào)1.公司人事檔案統(tǒng)一按SAPHR系統(tǒng)員工工號(hào)進(jìn)行編號(hào)。2.員工離職后，其檔案從在職檔案中取出，歸入離職人員檔案，但檔案編號(hào)保持不變，仍沿用原工號(hào)。（五）人事資料的定期更新與維護(hù)1.員工發(fā)生調(diào)動(dòng)、考評(píng)、獎(jiǎng)懲等人事變動(dòng)或個(gè)人資料發(fā)生變化時(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新檔案記錄，確保檔案的準(zhǔn)確性。2.為確保員工人事資料的有效性，員工所在部門的人事助理應(yīng)建立本部門員工的基礎(chǔ)檔案。員工個(gè)人信息（如身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位等）更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新人事檔案和人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以電子文檔和紙質(zhì)材料形式報(bào)送人力資源部（行政人事部）。（六）人事檔案的查閱1.人事檔案為公司密件，涉及員工個(gè)人隱私，人力資源部（行政人事部）應(yīng)妥善存放，嚴(yán)格執(zhí)行查閱程序。原則上，只有公司領(lǐng)導(dǎo)及人事保管人員可查閱檔案，員工不得查閱其他人員的檔案，各級(jí)管理人員僅可查閱其部門下屬員工的檔案。特殊情況需經(jīng)審批后方可調(diào)閱。2.人事檔案屬保密文件，原則上不允許借閱（借出），通常在人力資源部（行政人事部）檔案保管人員的陪同下查閱。各級(jí)管理人員在查閱下屬員工檔案時(shí)，必須對(duì)員工個(gè)人資料保密。3.如有特殊原因需借閱員工檔案，需遵循以下規(guī)定：填寫《人事借閱登記表》，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)方可借出。借閱時(shí)間不得超過規(guī)定期限，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換或復(fù)印。歸還時(shí)，人力資源部（行政人事部）需核對(duì)檔案資料是否完整。（七）人事檔案資料的復(fù)印1.如因公司業(yè)務(wù)需要復(fù)印員工的身份證、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證明等個(gè)人證照復(fù)印件，辦理人員需填寫《人事檔案復(fù)印登記表》，經(jīng)審批后方可調(diào)用。2.如員工要求復(fù)印個(gè)人人事檔案資料，僅限于員工本人提供的原始檔案資料，其他由人力資源部（行政人事部）添加的資料不得復(fù)印、查閱或借閱。（八）人事檔案的保存1.人力資源部應(yīng)對(duì)檔案的存放地點(diǎn)和環(huán)境進(jìn)行評(píng)估，確保檔案的安全存放。2.無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案資料不得退還給員工本人。3.在職員工的人事檔案將長期保存；離職員工的檔案原則上自離職日起至少保存兩年備查。4.對(duì)于公司解除（終止）勞動(dòng)合同、辭退、自動(dòng)離職等類別的員工，其人事檔案（特別是考勤、獎(jiǎng)懲、考核、情況說明等資料）應(yīng)重點(diǎn)審查并特別保存。5.按規(guī)定需銷毀的檔案，由人事檔案保管人填寫銷毀申請(qǐng)單，經(jīng)人力總監(jiān)審核批準(zhǔn)后，指定人員執(zhí)行銷毀，相關(guān)人員需在銷毀申請(qǐng)單上簽字并存檔。（九）人事檔案管理信息化1.為提高人事管理效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限嚴(yán)格按管理權(quán)限劃分，數(shù)據(jù)庫為公司商業(yè)機(jī)密，任何人員不得私自竊取或拷貝系統(tǒng)。2.人力資源部（行政人事部）應(yīng)根據(jù)人事變動(dòng)情況及時(shí)更新人事數(shù)據(jù)信息。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司決策部門提供人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供支持。人力資源部（行政人事部）應(yīng)認(rèn)真做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的收集、鑒別、整理、保管和利用工作，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的作用。五、處罰1.人事檔案保管人員必須嚴(yán)格遵守本管理辦法，以高度的責(zé)任感認(rèn)真處理檔案管理工作。如因徇私或疏忽導(dǎo)致保密資料外泄，將視情節(jié)輕重按公司獎(jiǎng)懲管理辦法進(jìn)行處罰。2.公司員工有義務(wù)向公司提供真實(shí)、詳盡的個(gè)人資料，確保所提供的人事資料真實(shí)有效。如發(fā)現(xiàn)提供虛假資料，屬嚴(yán)重違紀(jì)行為，一經(jīng)查實(shí)將解除勞動(dòng)合同，且不予任何補(bǔ)償。如因提供虛假資料給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。員工在職期間個(gè)人資料發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部（行政人事部）報(bào)告，以便更新檔案記錄，確保