《行政秘書學》 課件 第8章 行政秘書與領導的關系

行政秘書學

行政秘書學21世紀公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學行政秘書學21世紀公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學21世紀公共行政系列教材第6章角色定位與職業(yè)規(guī)劃第7章職業(yè)修養(yǎng)與職場心態(tài)第8章行政秘書與領導的關系第9章行政秘書的職業(yè)風險及防范第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材第3編做人與職業(yè)素養(yǎng)

第8章行政秘書與領導的關系8.1行政秘書與領導關系的定位8.1.1行政秘書與領導關系的定位

2.從人格尊嚴看，行政秘書處理與領導關系的前提是對人格的堅守1.從工作過程看，領導處于主動地位，行政秘書處于被動地位第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.1.2以端正自身態(tài)度為保障的雙向溝通關系

1.領導對行政秘書的調度與指導2.行政秘書對領導的請示匯報第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.從工作績效上來看，行政秘書與領導的工作是緊密聯(lián)系在一起的2.這種關系的目標是為了實現(xiàn)工作目標和推動組織發(fā)展8.1.3以實現(xiàn)工作目標為目的的績效一體關系第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.2.1領導風格的類型1.專制型的領導者2.民主型的領導者3.放任型的領導者4.多變型的領導者

8.2領導風格與領導情緒第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.2.1領導風格的類型1.專制型的領導者專制型的領導者更多關注的是工作的目標、工作的任務和工作的效率，并且他們對于工作有著自身獨特的見解和解決方式。因經歷的豐富和能力的全面而充滿自信，習慣運籌帷幄，統(tǒng)攬全局。一旦考慮成熟，做出決定，便不再更改。行政秘書在服務此風格類型的領導時，可側重做好以下三點：（1）集中精力領會領導意圖（2）多服從，少參與（3）快落實，多匯報第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.2.1領導風格的類型2.民主型的領導者民主型的領導者多待人友善，為人親和，容言納諫，注重對團體成員的工作加以鼓勵和協(xié)助，也注重聽取他人的意見，不習慣獨斷專行。行政秘書在服務此風格類型的領導時，可側重做好以下三點：（1）大膽諫言（2）常思多想（3）態(tài)度謙和第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.2.1領導風格的類型3.放任型的領導者放任型的領導者多坦率直爽，不拘小節(jié)，喜歡原則性地領導，不涉及具體解決辦法，講求分工明確，不愛多管分外之事。由于此類領導將較多的權力下放，使得行政秘書具有較大的自主權，這看起來是件好事，但實際上加大了行政秘書的工作難度。行政秘書在服務此風格類型的領導時，可側重做好以下三點：（1）縝密思考，合理提議（2）簡要匯報（3）防止越權第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.2.1領導風格的類型4.多變型的領導者多變型的領導者的特點在于受感性因素影響較大，常常猶豫不決，拿不定主意，對于自己已經決定的事情，也很可能推倒重來。行政秘書在服務此風格類型的領導時，可側重做好以下兩點：（1）遵從領導意見（2）及時與領導溝通第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.2.2協(xié)助調整領導情緒1.舒緩領導沉悶苦惱的情緒2.體諒領導煩躁惱怒的情緒3.順延領導愉悅高興的情緒4.維護領導冷靜理智的情緒第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.1領會工作意圖的技巧1.領會領導意圖的原則2.領會領導意圖的方法和技巧

8.3處理與領導關系的原則第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.1領會工作意圖的技巧

1.領會領導意圖的原則

（1）尊重與理解領導的原則（2）廣集信息、統(tǒng)觀全局的原則（3）虛心請示、耐心學習的原則第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.1領會工作意圖的技巧2.領會領導意圖的方法和技巧（1）接受領導指示行政秘書經常要接受領導的指示，接受指示應遵循下列五個步驟和方法：第一，積極回應。第二，認真聆聽。第三，精準記錄。應一面聽一面記，記錄時要特別注意以下七個方面的指示內容：工作內容、工作期限、如何著手、由誰執(zhí)行、涉及對象、工作目的、花費如何。第四，要點復述。第五，提出疑問。另外，對非直屬領導的指示，如其內容屬于行政秘書事務，可遵照執(zhí)行，如果超出行政秘書工作范圍，應請示直屬領導后定奪。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.1領會工作意圖的技巧2.領會領導意圖的方法和技巧（2）主動請辦領會領導意圖不是被動地接受指示，還需要行政秘書積極介入相關工作，并且主動請示辦理。請辦應注意以下三個方面的問題：第一，精心準備，提出合理建議第二，講求方法，選擇適當形式第三，注重方式，優(yōu)化請辦效果第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.1領會工作意圖的技巧2.領會領導意圖的方法和技巧（3）及時報告行政秘書報告工作應選擇如下時機：一是在落實領導指示后立刻提出，對辦理過程中出現(xiàn)問題或辦理結果不很理想的事項，更要及時報告。二是在工作進行當中，對重要的工作過程及一些特殊事項要及時報告。第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領導意圖的技巧1.執(zhí)行領導意圖的原則2.執(zhí)行領導意圖的方法和技巧第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領導意圖的技巧

1.執(zhí)行領導意圖的原則

（1）真實再現(xiàn)（2）及時有效（3）適當拓展（4）務實可行第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領導意圖的技巧2.執(zhí)行領導意圖的方法和技巧（1）傳達領導意圖的方式與技巧

行政秘書對領導指示或決定進行傳達的方式多種多樣，歸納起來主要有兩種類型，即口頭傳達和書面?zhèn)鬟_。口頭傳達是通過行政秘書和傳達對象雙方面對面進行的。它的特點是靈活、迅速、簡便易行。書面?zhèn)鬟_是通過行政秘書和傳達對象雙方寫和讀的行為來進行的。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領導意圖的技巧2.執(zhí)行領導意圖的方法和技巧（1）傳達領導意圖的方式與技巧

行政秘書在傳達領導指示、決定的過程中，還應注意以下四個問題：第一，不超前第二，不越權第三，慎傳達第四，勤匯報第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領導意圖的技巧2.執(zhí)行領導意圖的方法和技巧（2）為領導擋駕的方法

1）擋駕的原則第一，禮貌熱情第二，及時請示第三，靈活處理第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領導意圖的技巧2.執(zhí)行領導意圖的方法和技巧（2）為領導擋駕的方法

2）擋駕的時機及對象。行政秘書為領導擋駕需要挑選一定的時機，針對一定的對象，不是泛泛地謝絕所有的來訪者。概括來講，以下幾種情況是需要行政秘書及時擋駕的：第一，領導明確告知行政秘書不愿意接見的人；第二，領導事先未約定接見的人；第三，因為個人的小事三番五次找領導求助的人；第四，領導忙于處理重大事件或身體不適時，要求領導接見的人；第五，找領導尋釁鬧事或對某事處理結果不服而要求見領導的人。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領導意圖的技巧2.執(zhí)行領導意圖的方法和技巧（2）為領導擋駕的方法

3）擋駕的方法。第一，耐心勸告第二，善意謊言第三，如實告知第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領導意圖的技巧2.執(zhí)行領導意圖的方法和技巧（3）妥善處理領導交辦的私事

行政秘書在處理領導交辦的私事時，需要兼顧堅持原則、端正態(tài)度和照顧影響三者的關系。此外，行政秘書在處理領導交辦的私事時，還應注意做好保密工作，不要四處宣揚，以炫耀與領導的親近。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.2執(zhí)行領導意圖的技巧2.執(zhí)行領導意圖的方法和技巧（4）行政秘書的回避藝術

行政秘書不僅要緊隨領導，為其提供服務，同時也要學會在適當的時候予以回避，這是另一種為領導提供服務的方式。是，回避不是一味地撒手不管，在回避之后行政秘書仍需適時詢問領導有何安排或吩咐。第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法1.隨機提醒2.預測引導3.論證補充4.資料提供5.比較擇優(yōu)6.漫天閑聊7.假借外力8.引以為鑒第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

1.隨機提醒

隨機提醒并非行政秘書通過聰明才智“拍腦袋”想出來的，想要做到隨機提醒，需要行政秘書注意以下三點：（1）注重知識和信息的積累（2）巧妙地掌握諫言時機（3）要有全局觀念第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

2.預測引導預測引導較隨機提醒來講，著眼點更為長遠和宏觀。它是行政秘書在一定的積累和分析后，對領導決策方向的一種建議性引導。從某種程度上來講，起到的是一種戰(zhàn)略性的導向作用。其優(yōu)點在于，一旦預測引導正確，會大大提高領導的科學決策水平，推動事務向更高的臺階邁進。而其風險在于，一旦預測引導失誤，不僅會使事業(yè)蒙受巨大損失，降低領導的公信力，也會禍及行政秘書自身。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

3.論證補充所謂論證補充，即針對領導即將付諸實施的決策進行調查研究，進一步論證其可行性，并提出補充性建議。

在使用這種方法時，行政秘書切忌抱著全面肯定的心態(tài)，需要行政秘書對該項決策的背景、過程、內容等有著詳盡全面的了解，同時通過分析和論證，進一步肯定其可行的部分，補充其欠缺的部分。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

4.資料提供

資料提供是一種無聲的諫言方式，它不需要行政秘書直接向領導表述自己的觀點，而是通過為領導提供相關資料間接引導和影響領導決策。

第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

5.比較擇優(yōu)

比較擇優(yōu)是指行政秘書通過提供幾種可行性方案，進行多方面的比對，協(xié)助領導從中擇優(yōu)做出選擇。比較的方法有很多種：橫向比較、縱向比較、縱橫交錯比較、局部環(huán)節(jié)比較等。比較的目的在于協(xié)助領導通過比對來擇優(yōu)，以節(jié)約領導分析材料的時間，提高決策效率。行政秘書在選用這種方法時，需要注意的是：（1）整理時捋清頭緒（2）比較時客觀全面（3）分析時清晰透徹第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

6.漫談閑聊

漫談閑聊是指不分時間、地點，無固定程序和明確邊際，只是通過漫談或聊天的方式與領導進行溝通，在一種輕松、自然的氛圍下向領導表達個人見解和建議的一種方式。這是行政秘書常用的提出建議、輔佐領導決策的方法。漫談閑聊法需要把握的是：（1）在無邊際中目的明確（2）在閑散中保持謹慎第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

7.假借外力

行政秘書在一些敏感問題上，可以通過借助外力來向領導諫言，從而使得問題在得以解決的同時又不直接與領導交鋒。

（1）行政秘書可以借力于領導的上級（2）行政秘書可以借力于領導的下級（3）行政秘書可以借力于平級的兄弟單位第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.3.3合理諫言的方法

8.引以為鑒引以為鑒法要從以下三方面開展：（1）評估危害程度（2）尋找失誤原因（3）幫助領導調整情緒和狀態(tài)第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.4.1行政秘書在人際關系中的定位1.非權力性2.職責非限定性3.地位非確定性

8.4與領導相關關系的處理第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.4.1行政秘書在人際關系中的定位

1.非權力性在管理系統(tǒng)內，行政秘書沒有法定的過多權力，但是由于行政秘書在領導身邊，輔助領導辦理事務、做決策，經常就會經授權進行各種溝通協(xié)調工作，代表領導的意向，具有較大的影響力。由于被協(xié)調各方在心理上均受領導權力輻射的影響，在一般情況下，能夠接受行政秘書進行的調解。行政秘書溝通協(xié)調的非權力支配性，決定了行政秘書在協(xié)調溝通中特別要注意方法。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.4.1行政秘書在人際關系中的定位

2.職責非限定性

一般地說，管理職能只有在確定的職責范圍內才能有效地發(fā)揮作用，而行政秘書的溝通協(xié)調職能沒有職位范圍的限定。行政秘書可以在組織內部發(fā)揮作用，也可以在組織外部發(fā)揮作用。行政秘書的職責非限定性是與其權力的非正式性相關的。由于沒有法定的支配性權力，行政秘書的溝通協(xié)調主要依靠領導機關的權力慣性、領導人的權力輻射以及行政秘書良好的思想素質和工作方法來實現(xiàn)。因此，從這個角度上講，行政秘書職責的非限定性使行政秘書的溝通有較大的伸縮性。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.4.1行政秘書在人際關系中的定位

3.地位非確定性

行政秘書的溝通協(xié)調具有較強的非確定性，因而也就沒有確定的地位。如上級領導間溝通信息，行政秘書處于下級地位，是下級對上級的溝通協(xié)調關系；在同級職能部門工作人員間進行協(xié)調，行政秘書處于同級地位，是平行的工作關系。由于行政秘書進行溝通協(xié)調，往往處于不同的地位和層次關系中，這就是行政秘書溝通協(xié)調地位的不確定性。由于這種特性，行政秘書在溝通協(xié)調時更需要采用恰當的方式。第3編第8章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關系對象的特點1.情意性2.社會性3.層次性4.變動性5.復雜性第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關系對象的特點

1.情意性

無論人際關系對象的立場如何，其自身都會受到情感和意志的影響，即具備了情意性。情意性是人本身的一種屬性，根據每個人所處的環(huán)境、時間以及經歷等的變化而不斷變化，但是不會消失。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關系對象的特點

2.社會性

行政秘書接觸的人際關系對象在具備了情意性之后，必然會以社會人的形式存在。在一定的時間和空間中，保障自身利益的同時，也代表著某一個或某幾個群體的利益。

第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關系對象的特點

3.層次性

人際關系對象作為社會人，難免會被賦予不同層次的屬性，這種層次性與人格本身無關，而是作為一種必然的社會屬性而存在。行政秘書需要肯定這種層次性的必然，并且根據不同的情況和工作需求，選擇不同的處理方式。當然，無論選擇哪種處理方式，都要建立在自尊自愛和尊重他人的基礎之上。第2編第5章行政秘書學21世紀公共行政系列教材8.4.2行政秘書人際關系對象的特點

4.變動性

人際關系對象自身的條件和特點不是一成不變的，事實上他們會受到時間、空間、環(huán)境、經歷、情緒、機遇等多方面因素的影響。并且，人際關