采購管理制度及操作流程

采購管理制度及操作流程一、制定目的及范圍為提升公司采購效率，優(yōu)化資源配置，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性與透明度，特制定本采購管理制度。該制度適用于所有部門的采購活動(dòng)，包括項(xiàng)目采購（如材料和工程）、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購。二、采購原則采購活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：公正性：確保所有供應(yīng)商在采購過程中享有平等機(jī)會(huì)。透明性：采購過程應(yīng)公開透明，確保信息的公開共享。合理性：在保證質(zhì)量的前提下，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。合規(guī)性：遵循國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。所有采購物資需來自正規(guī)渠道，必須開具合法發(fā)票。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人，以確保監(jiān)督與制衡。三、采購流程1.一般采購流程采購申請(qǐng)申購人應(yīng)先確認(rèn)庫存狀況，并根據(jù)實(shí)際需求填寫“申購單”，包括物資名稱、數(shù)量、用途等信息。申購審批項(xiàng)目采購需提交預(yù)算審批，其他采購則需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后填寫流轉(zhuǎn)單，確保采購需求的合理性與合規(guī)性。詢價(jià)各部門應(yīng)負(fù)責(zé)詢價(jià)工作，至少提供三家不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，確保選擇的透明性與公正性。核價(jià)在詢價(jià)基礎(chǔ)上，參考?xì)v史價(jià)格進(jìn)行核價(jià)，填寫流轉(zhuǎn)單中的核價(jià)結(jié)果，確保價(jià)格的合理性。審批流轉(zhuǎn)單需逐級(jí)審批，最終提交公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，以確保采購的合規(guī)性與合理性。采購實(shí)施與驗(yàn)收入庫一旦審批通過，采購人可進(jìn)行下單。物資到貨后，相關(guān)人員需進(jìn)行驗(yàn)收，并確保物資入庫，及時(shí)更新庫存信息。報(bào)銷所有采購物資應(yīng)在貨到一個(gè)月內(nèi)完成報(bào)銷程序，逾期不予受理，確保財(cái)務(wù)流程的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。2.特殊采購流程集中計(jì)劃采購各部門需在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，辦公室將統(tǒng)一進(jìn)行辦公用品的集中采購，以提高采購效率。零星采購零星采購適用于金額較小或偶發(fā)性的采購。采購人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后執(zhí)行，確保采購的合規(guī)性。應(yīng)急采購針對(duì)突發(fā)情況的應(yīng)急采購，由應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)，可以不進(jìn)行詢價(jià)，以最快的方式完成采購，確保公司運(yùn)營的連續(xù)性。年度采購涉及定期需求的采購需提前編制年度預(yù)算，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備，以便于更好地進(jìn)行資源統(tǒng)籌與規(guī)劃。四、備案所有采購活動(dòng)結(jié)束后，采購人需將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份，分別交由財(cái)務(wù)審核和存檔，以備日后查閱。確保所有采購文件的完整性與可追溯性。五、采購紀(jì)律采購人職責(zé)采購人需建立完整的供應(yīng)商資料檔案，開展市場(chǎng)調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量與供應(yīng)的穩(wěn)定性。采購人員行為規(guī)范采購人員在執(zhí)行采購職責(zé)時(shí)，不得接受供應(yīng)商的任何饋贈(zèng)或回扣，違者將受到公司的嚴(yán)肅處理，確保采購過程的公正與透明。六、采購績效評(píng)估為確保采購流程的持續(xù)改進(jìn)，需定期對(duì)采購績效進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括：采購成本的控制情況采購周期的及時(shí)性供應(yīng)商的表現(xiàn)與質(zhì)量采購流程的合規(guī)性評(píng)估結(jié)果將作為后續(xù)采購決策的重要依據(jù)，同時(shí)為采購人員提供反饋，以促進(jìn)其職業(yè)發(fā)展與績效提升。七、流程的反饋與改進(jìn)機(jī)制在實(shí)施過程中，需建立反饋與改進(jìn)機(jī)制。各部門應(yīng)定期召開采購總結(jié)會(huì)議，收集反饋意見，分析流程中的不足之處。根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)整與優(yōu)化采購流程，確保其適應(yīng)公司發(fā)展需求。流程的改進(jìn)應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的討論與認(rèn)可，以確保變更的合理性與可操作性。通過上述的制度及操作流程，確保采購管理工作的高效、規(guī)范