第三章秘書的特殊能力

第三章

秘書的特殊能力秘書的特殊能力秘書的能力結(jié)構(gòu)秘書的表達(dá)能力秘書的信息處理能力秘書的活動能力秘書的應(yīng)用能力秘書的創(chuàng)造能力秘書的職業(yè)能力測驗

“據(jù)有關(guān)方面報道，僅北京市的高級秘書，人才缺口在1萬人以上，并且這個缺口在以每年10％的速度擴(kuò)大。”－－摘自《成才周刊》“負(fù)責(zé)招聘的一些人力資源部經(jīng)理們曾向記者訴苦：公司一旦發(fā)布招聘“秘書”的信息，前來應(yīng)征的往往不下數(shù)百人，能達(dá)到“職業(yè)秘書”水平的則很少，真正有經(jīng)驗、有能力、有地位、能夠稱得上高級秘書的人更是鳳毛麟角?！保灾袊逃猩荚嚲W(wǎng)第一節(jié)秘書的特殊能力結(jié)構(gòu)表達(dá)能力信息處理能力活動能力應(yīng)用能力創(chuàng)造能力口頭表達(dá)能力書面表達(dá)能力收集、整理、加工、提供交際能力組織管理能力協(xié)調(diào)能力書寫能力操作技能預(yù)測能力、應(yīng)變能力、評估能力探尋能力、創(chuàng)新能力秘書的特殊能力結(jié)構(gòu)案例分析：2009年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉接到市交通部門打來的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴(kuò)散到水中，人畜飲用后會造成死亡。此時，劉秘書腦海中掠過兩套方案：一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級機(jī)關(guān)，請求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗處理。二是立即趕到現(xiàn)場指揮打撈。第二節(jié)秘書的表達(dá)能力一、表達(dá)能力的涵義

秘書的語言表達(dá)能力是秘書的一項重要能力，也是一種基本功。語言能力反映人的思維能力、社交能力、以及性格、風(fēng)度。一個人在工作組織會議、參謀獻(xiàn)策、撰寫文件，上傳下達(dá)工作指令，接待來訪，參加社交活動，發(fā)表演講和個別交談……都需要語言表達(dá)能力。三、秘書的表達(dá)能力及基本需求

要準(zhǔn)確：秘書人員無論是說話還是起草公文，都必須做到準(zhǔn)確。在表達(dá)中不論是選字用詞、判斷推理、多種綜合，還是闡釋觀點、表述意見、引用材料，以至語氣的把握，標(biāo)點的使用，格式的安排，都必須準(zhǔn)確無誤、無懈可擊要嚴(yán)密：秘書的表達(dá)要做到嚴(yán)謹(jǐn)周密，不能出現(xiàn)遺漏，丟三落四。秘書要充分了解表達(dá)對象的特征，準(zhǔn)確把握對方的意圖和需求，充分認(rèn)識語言表達(dá)的環(huán)境，講究表達(dá)的時機(jī)和方式。

要簡明：善于抓住實質(zhì)性的東西，在準(zhǔn)確嚴(yán)密的基礎(chǔ)上，用簡短的語言敘述出來。無論是口頭表達(dá)還是書面表達(dá)，都要力求用最精練的語言，表達(dá)出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”，“言簡而理周”。羅嗦冗長，是秘書表達(dá)的大忌。

要迅速：秘書活動時效性強，在寫作時要練就“出手成章”、“出手一篇稿”的快速寫作能力。口頭表達(dá)也同樣需要口齒伶俐、流暢清晰、應(yīng)對及時。

案

例

20世紀(jì)90年代中期，當(dāng)時的國家經(jīng)委辦公廳對全國200多個中小企業(yè)的廠長經(jīng)理秘書進(jìn)行了一次有關(guān)企業(yè)秘書素質(zhì)的問卷調(diào)查，對“你認(rèn)為當(dāng)代秘書必須具備的最主要的能力有哪些”這一問題的統(tǒng)計結(jié)果，“文字表達(dá)能力”被排在第八位，在它之前的幾種能力為組織協(xié)調(diào)能力、攝取信息能力、政策理解能力、具體辦事能力、出謀獻(xiàn)策能力、交際能力、口頭表達(dá)能力。根據(jù)以上調(diào)查材料，請你思考：

這個調(diào)查結(jié)果能否說明“文字表達(dá)能力”對于現(xiàn)代秘書來說已經(jīng)不是很重要了？

四、秘書良好的語言表達(dá)能力具體表現(xiàn)在哪些方面

一個人的語言能力主要表現(xiàn)在語言的分量、語言的邏輯性和語言的幽默感三個方面。

語言的分量是由詞意和態(tài)度兩因素構(gòu)成。詞意是指語言的本意，態(tài)度是指表達(dá)時的輕重緩急和所持的表情、情緒。語言的詞意要求語言能準(zhǔn)確的表達(dá)思想，不要詞不達(dá)意，廢話連篇。一個人需要注意語言分量，貶意的語言分量過重，容易令人傷心，背上思想包袱；如果過輕，則達(dá)不到啟發(fā)人、震動人、教育人的目的。反過來，褒意的語言過重，容易使人驕傲自滿；過輕則對人起不到鼓舞作用，也許會令人失望。

語言的邏輯性，就是要使語言嚴(yán)謹(jǐn)、有條有理，無懈可擊、令人信服，要做到前后呼應(yīng)，因果聯(lián)系緊密，這樣就能緊扣聽眾的心弦；否則，就會顯得羅嗦，冗長，言之無物，東扯西拉，令人乏味。

語言的幽默感，能使一個人更好地團(tuán)結(jié)群眾，造成親松、愉快的氣氛，促進(jìn)與被一個人的思想，感情的交流，使群眾更容易接受自己的觀念。美國前國務(wù)卿鮑威爾說：急事慢慢地說，大事想清楚再說，小事幽默的說沒把握的事情小心的說

做不到的事不亂說，傷害人的事堅決不說，沒有發(fā)生的事不要胡說，別人的事謹(jǐn)慎的說，自己的事怎么想就怎么說，現(xiàn)在的事做了再說，未來的事未來說。五、秘書表達(dá)能力的培養(yǎng)

（一）必須學(xué)習(xí)語言，掌握語言（二）必須進(jìn)行實踐第三節(jié)秘書的信息處理能力一、信息及其特性

信息是一個社會概念，它是社會共享的人類一切知識、學(xué)問以及從客觀現(xiàn)象提煉出來的各種消息總和。

21世紀(jì)人類社會步入了全新的信息時代，現(xiàn)在，《紐約時報》一天的信息量等于17世紀(jì)一個人一生所能得到的信息的總和。一、秘書處理信息的重要性

（1）秘書處理信息可以維持一個單位正常運轉(zhuǎn)（2）秘書處理信息可以全面掌握情況，及時發(fā)現(xiàn)問題（3）秘書處理信息是當(dāng)好參謀與助手，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一種有效方法。

二、秘書收集信息的作用

(1)廣泛、周密、經(jīng)常地收集情況和資料(信息)，起領(lǐng)導(dǎo)的耳目作用。

(2)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、計劃以及各種政策、法令，起到領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用。。

(3)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)宣傳貫徹領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的各項決策，督促檢查決策的執(zhí)行情況，起到領(lǐng)導(dǎo)的喉舌作用和信息反饋作用。

(4)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)與各方面取得工作聯(lián)系，起到橋梁作用。

(5)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)性工作，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手作用。三、秘書處理信息的基本要求（1）信息的收集方面，秘書人員不應(yīng)該坐在辦公室里被動地接受信息、等信息，而應(yīng)該積極主動地去收集信息。（2）信息的歸納整理方面，秘書將收集整理來的信息進(jìn)行歸納分類，即要根據(jù)信息自身的特征將同一種類的信息集中在一起，這是信息加工的初級階段。（3）信息篩選鑒定方面，秘書人員必須能夠?qū)Ω鞣N信息進(jìn)行分析加工、概括和總結(jié)，這是信息處理的重要環(huán)節(jié)。（4）信息的提供利用方面，秘書人員收集信息、加工處理信息，七目的就是為了利用信息，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上下級機(jī)關(guān)服務(wù)，為群眾服務(wù)。四、秘書信息處理能力的培養(yǎng)1、增強信息管理意識2、掌握科學(xué)的信息處理方法

第四節(jié)秘書的活動能力

一、秘書活動能力的主要內(nèi)容（一）人際交往的能力（二）組織管理能力（三）協(xié)調(diào)能力美國心理學(xué)家扎瓊克在1968年曾經(jīng)進(jìn)行了交往頻率與人際吸引的實驗研究。他將被試不認(rèn)識的12張照片，隨機(jī)分成6組，每組2張，按以下的方式展示給被試：第一組2張看1次，第二組2張看2次，第三組2張看5次，第四組2張10次，第五組2張看25次，第六組2張被試從未看過。在被試看完全部照片后，實驗者再出示全部照片。要求所有被試按自己喜歡的程度將照片排成順序，結(jié)果發(fā)現(xiàn)一種極明顯的現(xiàn)象，照片被看的次數(shù)越多，被選擇排在前面的機(jī)會也越多。可見，簡單的呈現(xiàn)確實會導(dǎo)致吸引，彼此接近、常常見面，的確是建立良好人際關(guān)系的必要條件。二、秘書活動能力的基本要求（一）人際交往的能力1、要主動2、要熱情3、要禮貌（二）組織管理能力1、措施要得力2、獎懲要嚴(yán)明（三）協(xié)調(diào)能力1、既要有原則性，又要有靈活性2、要處理好局部與整體的關(guān)系，樹立全局觀念3、要注意自己的權(quán)限范圍4、要注意自己的態(tài)度

三、秘書活動能力的培養(yǎng)（一）不斷擴(kuò)大自己的知識面（二）不斷參與各項實踐活動

客戶的牢騷

公司老板與供貨商劉經(jīng)理就進(jìn)貨問題談了幾個回合了。這天劉經(jīng)理來公司準(zhǔn)備簽合同，但公司老板又提出了供貨中的問題，一個上午又無果而終。劉經(jīng)理回去的時候，秘書送他到電梯口。在電梯口，劉經(jīng)理苦笑著對秘書說：“你們老板今天怎么變得這么婆婆媽媽的，沒有一點男子漢大丈夫的氣魄？”面對這種情況，秘書應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在秘書有這么幾種選擇：a、我們也經(jīng)常不太知道他是怎么想的。b、最近他確實有些婆婆媽媽，我們也有這樣的感覺。

c、真的嗎？哈哈，劉經(jīng)理您說的真有意思。d、劉經(jīng)理，看來你還是不了解我們老板！

e、劉經(jīng)理，這你不能怪我們老板，你們不也老是變來變?nèi)幔?/p>

第五節(jié)秘書的應(yīng)用能力

一、秘書的應(yīng)用能力的含義

秘書的應(yīng)用能力：主要是指秘書使用各種工具、設(shè)備的能力。二、秘書應(yīng)用能力對工作的影響（一）秘書具備較強的應(yīng)用能力可以不斷擴(kuò)大自己的工作范圍。（二）秘書具備較強的應(yīng)用能力可以提高工作效率。三、秘書的應(yīng)用能力的基本要求及培養(yǎng)（一）書寫能力、表現(xiàn)能力（二）現(xiàn)代辦公設(shè)備，會操作，熟練地運用。（三）交通工具、通訊工具的使用

第六節(jié)秘書的創(chuàng)造能力一、創(chuàng)造力的內(nèi)涵

創(chuàng)造能力是一種高級能力，它是人的全部體力和智力都處于最佳狀態(tài)下的一種活動。創(chuàng)造心理學(xué)的研究表明，一個人的創(chuàng)造才能主要包括如下內(nèi)容：探索問題的敏銳性、統(tǒng)攝思維活動的能力、轉(zhuǎn)移經(jīng)驗的能力、側(cè)向思維的能力、形象思維的能力、聯(lián)想的能力、記憶力、思維的靈活性、評價的能力、產(chǎn)生思想的能力、預(yù)見的能力、運用語言的能力、完成的能力等。二、創(chuàng)造性人才的基本素質(zhì)1、自信2、質(zhì)疑3、勇敢4、熱情5、緊迫感6、好奇心7、興趣8、情感9、動機(jī)三、秘書人員的創(chuàng)造力(1)

秘書的預(yù)測能力(2)

秘書的應(yīng)變能力(3)

秘書的評估能力(4)

秘書的探尋能力(5)

秘書的創(chuàng)新能力故事一美國有一家生產(chǎn)牙膏的公司，產(chǎn)品優(yōu)良，包裝精美，深受廣大消費者的喜愛，銷售額蒸蒸日上。但好景不長，沒過多久銷售額就停滯下來，但每月大體維持在同樣的數(shù)字。為此，董事便召開經(jīng)理級以上的高層會議，商討對策。會議中，大家都一籌莫展，這時有位年輕的經(jīng)理站了起來，說道：“為何不將現(xiàn)在的牙膏開口直徑擴(kuò)大一毫米那？”這一句話讓在場的所有人茅塞頓開，喜出望外。總裁馬上下令更換新的包裝，試想，每天早晚，消費者用直徑擴(kuò)大了一毫米的牙膏，每天牙膏的消費量會多出多少倍那？這個決定，使該公司營業(yè)額的短時間內(nèi)增加了32%，扭轉(zhuǎn)了公司的危機(jī)。故事二

美國圣地亞哥的克特立旅館是一座重要建筑的誕生地。當(dāng)時旅館的管理人員覺得原來的電梯太小，必須擴(kuò)建。于是，找了很多工程師來一起解決這個問題。他們設(shè)計的方案是從地下室到樓頂，一路挖一個大洞，就可以建一個新的電梯了。他們的談?wù)摫灰粋€清潔工聽到了，清潔工問他們要干什么，于是這些人解釋了方案。清潔工聽后說：“可這樣會搞得很臟、很亂呀，而且如果停業(yè)的話還會使很多人失去工作?！币粋€工程師挺了清潔工的話，挑釁的問道：“你有更好的主意嗎？”清潔工想了想說：“為什么不在旅館的外面修電梯那？”于是，克特立旅館成了現(xiàn)在已被廣為采用的室外電梯的發(fā)源地。四、秘書的創(chuàng)造能力對秘書活動有何意義

秘書人員雖然從事的多是事務(wù)性工作，但同時也需要創(chuàng)造性的才能。秘書的“創(chuàng)新能力”，同秘書每天“準(zhǔn)時上下班”一樣重要。職業(yè)秘書作為承擔(dān)著“出謀劃策，當(dāng)好助手”的重要職責(zé)，當(dāng)好助手相對容易做到，但職業(yè)秘書的含金量在于“出謀劃策”，才能優(yōu)秀。

第七節(jié)秘書的職業(yè)能力測驗一、秘書職業(yè)資格測驗1、背景秘書學(xué)科的研究開始于20世紀(jì)80年代，但作為一種職業(yè)進(jìn)行資格統(tǒng)一鑒定開始于1998年。2、秘書職業(yè)等級1998年分為初級、中級、高級，并分為秘書和社會秘書兩類。新的國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分四級。3、鑒定方式知識考試和操作技能考試二、劍橋秘書證書考試

由教育部考試中心引進(jìn)。初級、中級和高級。每年開考兩次。TheEnd

Thankyou!9、要學(xué)生做的事，教職員躬親共做；要學(xué)生學(xué)的知識，教職員躬親共學(xué)；要學(xué)生守的規(guī)則，教職員躬親共守。2025/1/62025/1/6Monday,January6,202510、閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。2025/1/62025/1/62025/1/61/6/20251:10:27PM11、一個好的教師，是一個懂得心理學(xué)和教育學(xué)的人。2025/1/62025