星級酒店采購流程

星級酒店采購流程一、制定目的及范圍為提升星級酒店的采購效率，確保物資質(zhì)量，降低采購成本，特制定本采購流程。本流程適用于酒店日常運(yùn)營所需的各類物資采購，包括但不限于客房用品、餐飲原料、清潔用品及設(shè)備等。二、采購原則采購工作應(yīng)遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.所有采購物資需從合法商家采購，并要求開具正規(guī)發(fā)票。3.各部門需指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.采購需求確認(rèn)各部門根據(jù)實(shí)際需求，定期評估物資庫存情況，明確采購需求。部門負(fù)責(zé)人需對采購需求進(jìn)行審核，確保需求的合理性和必要性。2.采購申請部門負(fù)責(zé)人填寫“采購申請單”，詳細(xì)列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算金額。申請單需附上相關(guān)的需求依據(jù)，如庫存清單、使用計(jì)劃等。3.申請審批采購申請單提交至酒店采購部進(jìn)行審核。采購部需對申請的合理性、預(yù)算的合規(guī)性進(jìn)行評估，必要時可要求申請部門提供補(bǔ)充材料。審核通過后，采購申請單將進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。4.詢價(jià)與比價(jià)采購部根據(jù)審核通過的申請，進(jìn)行市場調(diào)研，至少聯(lián)系三家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)時需明確物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間及售后服務(wù)等要求。將各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及相關(guān)信息整理成“詢價(jià)報(bào)告”。5.核價(jià)與選擇供應(yīng)商采購部對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，參考?xì)v史采購價(jià)格及市場行情，填寫“核價(jià)單”。根據(jù)綜合評估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并將選擇理由記錄在案。6.審批流程核價(jià)完成后，采購部需將“詢價(jià)報(bào)告”和“核價(jià)單”提交至酒店管理層進(jìn)行審批。管理層需對供應(yīng)商的選擇及價(jià)格進(jìn)行審核，確保符合酒店的采購政策。7.采購實(shí)施審批通過后，采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確交貨時間、付款方式及違約責(zé)任等條款。合同簽署后，采購部下達(dá)采購訂單，供應(yīng)商根據(jù)訂單要求進(jìn)行備貨。8.驗(yàn)收與入庫物資到貨后，相關(guān)部門需對到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量及包裝情況。驗(yàn)收合格后，填寫“驗(yàn)收單”，并將物資入庫。若發(fā)現(xiàn)問題，需及時與供應(yīng)商溝通處理。9.付款與報(bào)銷驗(yàn)收合格后，采購部需將相關(guān)單據(jù)（如采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部在審核無誤后，按照合同約定進(jìn)行付款。采購物資的報(bào)銷需在貨到后一個月內(nèi)完成，逾期不予受理。10.檔案管理所有采購相關(guān)文件（如采購申請單、詢價(jià)報(bào)告、核價(jià)單、合同、驗(yàn)收單及發(fā)票等）需進(jìn)行歸檔管理，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。采購部需定期對檔案進(jìn)行整理和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。四、特殊采購流程針對特殊情況，酒店可設(shè)定以下采購流程：1.集中采購：針對常用的辦公用品、清潔用品等，酒店可設(shè)定集中采購機(jī)制，由各部門在每月特定時間提交需求，統(tǒng)一采購。2.緊急采購：在突發(fā)情況下，如設(shè)備故障或突發(fā)事件，采購部可快速啟動緊急采購流程，簡化詢價(jià)及審批環(huán)節(jié)，以確保及時解決問題。3.年度采購計(jì)劃：針對定期需求的物資，采購部需提前編制年度采購計(jì)劃，并向管理層報(bào)備，以便于預(yù)算控制和資源配置。五、采購紀(jì)律1.采購人員職責(zé)：采購人員需建立供應(yīng)商檔案，定期進(jìn)行市場調(diào)研，確保采購物資的