《計(jì)算機(jī)高級(jí)應(yīng)用教程》課件-第1章

第1章Word2010高級(jí)應(yīng)用1.1公式編輯器1.2文檔的分頁(yè)與分節(jié)1.3樣式1.4索引與目錄1.5文檔的審閱1.6主控文檔1.7郵件合并課后習(xí)題一

學(xué)習(xí)了Word2010基礎(chǔ)知識(shí)，已初步掌握了文字排版的基本操作，能完成一般文檔編輯的讀者，可能對(duì)于長(zhǎng)文檔的編排、特殊效果的呈現(xiàn)、文檔版面的多樣化設(shè)置、快速編排等方面還需進(jìn)一步學(xué)習(xí)和提高。

【主要內(nèi)容】

(1)Word公式編輯器的使用；

(2)文檔的分頁(yè)、分節(jié)操作；

(3)文檔內(nèi)容的引用操作；

(4)文檔的審閱與修訂；

(5)郵件合并的快速編輯。

1.1公式編輯器

1.1.1進(jìn)入公式編輯環(huán)境打開(kāi)Word2010，將光標(biāo)插入點(diǎn)定位到要輸入公式的位置，單擊“插入”→“符號(hào)”→“公式”按鈕(如圖1-1所示)，可以直接進(jìn)入Word的公式編輯環(huán)境，此時(shí)將出現(xiàn)公式工具的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡(如圖1-2所示)，方便進(jìn)行公式編輯。圖1-1“公式”按鈕圖1-2公式編輯環(huán)境

1.1.2輸入公式

公式工具的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中存在“工具”“符號(hào)”和“結(jié)構(gòu)”三個(gè)工具組。

在“工具”工具組，單擊“公式”下拉列表，可以直接插入內(nèi)置公式，如圖1-3所示。單擊“專業(yè)型”“線性”和“普通文本”按鈕可以改變公式的格式。圖1-3插入內(nèi)置公式

“符號(hào)”工具組中包含編輯所有公式時(shí)使用到的字母、符號(hào)，可以直接選中，將其輸入到光標(biāo)的位置。

“結(jié)構(gòu)”工具組中的下拉列表主要提供一些公式結(jié)構(gòu)的模板，在編輯公式時(shí)可以選中對(duì)應(yīng)的模板快速編輯公式。

1.1.3常用公式庫(kù)中公式的添加或刪除

如果想要反復(fù)使用一個(gè)公式，就需要將該公式添加到常用公式庫(kù)中。添加的方法是單擊公式右側(cè)的下拉列表，選中“另存為新公式”，在彈出的“新建構(gòu)建基塊”對(duì)話框中輸入新公式的名稱及編輯相關(guān)設(shè)置后，單擊“確定”按鈕，即可將公式添加到常用公式庫(kù)，如圖1-4所示。圖1-4添加公式至常用公式庫(kù)中

如果需要?jiǎng)h除常用公式庫(kù)中的公式，可以單擊“插入”菜單中的“公式”下拉列表，右鍵單擊列表中的任意公式，單擊“整理和刪除”選項(xiàng)，在彈出的“構(gòu)建基塊管理器”選項(xiàng)卡中，選中需要?jiǎng)h除的公式，單擊“刪除”按鈕進(jìn)行刪除，如圖1-5所示。圖1-5刪除常用公式庫(kù)中的公式

1.2文檔的分頁(yè)與分節(jié)

1.2.1分頁(yè)在Word中輸入文本時(shí)，Word會(huì)按照頁(yè)面設(shè)置中的參數(shù)使文字填滿一行時(shí)自動(dòng)換行，填滿一頁(yè)后自動(dòng)分頁(yè)。一般情況下，Word文檔是自動(dòng)分頁(yè)的，文檔內(nèi)容到頁(yè)尾時(shí)會(huì)自動(dòng)排布到下一頁(yè)。但如果為了排版布局需要，可能會(huì)單純地將文檔內(nèi)容從指定位置劃分為上下兩頁(yè)，這時(shí)可在文檔中插入分頁(yè)符。分頁(yè)符的作用就是使文檔從插入分頁(yè)符的位置強(qiáng)制分頁(yè)。

1.插入分頁(yè)符

插入分頁(yè)符的具體操作步驟如下：

(1)將光標(biāo)置于需要分頁(yè)的位置。

(2)單擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)組中的“分隔符”按鈕，單擊“分頁(yè)符”(如圖1-6所示)，這樣就在指定位置插入了一個(gè)分頁(yè)符，即可將光標(biāo)后的內(nèi)容布局到一個(gè)新頁(yè)面中。圖1-6分頁(yè)符設(shè)置

通過(guò)這種手動(dòng)方式設(shè)置的分頁(yè)符稱為硬分頁(yè)。另外還可以通過(guò)按鍵盤上的Ctrl+Enter鍵實(shí)現(xiàn)硬分頁(yè)。硬分頁(yè)符如圖1-7所示。圖1-7硬分頁(yè)符

在文檔編輯時(shí)，當(dāng)輸入的內(nèi)容占滿一“頁(yè)”時(shí)，Word會(huì)插入一個(gè)“自動(dòng)”分頁(yè)符，又稱“軟分頁(yè)符”。在普通視圖中可以看到在文檔指定位置插入了一條單點(diǎn)虛線的軟分頁(yè)符，如圖1-8所示。圖1-8軟分頁(yè)符

2.刪除分頁(yè)符

如果不想把文檔內(nèi)容分頁(yè)顯示，把插入的分頁(yè)符刪除即可。默認(rèn)的情況下分頁(yè)符是不顯示的，單擊“文件”選項(xiàng)卡中的“選項(xiàng)”，彈出“選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖1-9所示。然后勾選“顯示”中的“顯示所有格式標(biāo)記(A)”，單擊“確定”按鈕保存設(shè)置，在插入分頁(yè)符的地方就出現(xiàn)了一個(gè)分頁(yè)符標(biāo)記。用鼠標(biāo)選中分隔符號(hào)，按一下刪除鍵，分頁(yè)符就被刪除了。圖1-9顯示分頁(yè)符

1.2.2分節(jié)

所謂節(jié)，是指文檔的一部分，可在其中設(shè)置與文檔其他部分不同的格式，如分欄、頁(yè)眉和頁(yè)腳等。在文檔中插入分節(jié)符就可以將文檔分成幾節(jié)，然后根據(jù)需要設(shè)置每節(jié)的格式。分節(jié)符所處位置表示一節(jié)的結(jié)束和下一節(jié)的開(kāi)始，它包含了節(jié)所有的格式設(shè)置，如頁(yè)邊距、頁(yè)面方向等。插入分節(jié)符的操作步驟如下：

(1)將光標(biāo)移動(dòng)到需要插入分節(jié)符的地方，單擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡中的“分節(jié)符”命令，會(huì)出現(xiàn)分節(jié)符及其類型，如圖1-10所示。圖1-10顯示分頁(yè)符

(2)如果單擊“下一頁(yè)”，則可以插入一個(gè)分節(jié)符，新的節(jié)從下一頁(yè)頂端開(kāi)始。這種分節(jié)符主要用于使文章章節(jié)的標(biāo)題總顯示在新的一頁(yè)開(kāi)始處。

(3)如果選中“連續(xù)”，則可以插入一個(gè)分節(jié)符，新的節(jié)從同一頁(yè)開(kāi)始。這種分節(jié)符主要用于設(shè)置文檔各部分不同的格式。如可以將頁(yè)面中文檔的前一部分分為兩欄，后一部分分為三欄。

(4)如果選中“偶數(shù)頁(yè)”，則可以插入一個(gè)分節(jié)符，下一節(jié)從下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)開(kāi)始。如果分節(jié)符位于偶數(shù)頁(yè)，則Word會(huì)將下一奇數(shù)頁(yè)留為空白。這種分節(jié)符主要用于編輯出版物。

(5)如果選中“奇數(shù)頁(yè)”，則與“偶數(shù)頁(yè)”同理。

分節(jié)符與分頁(yè)符一樣，在默認(rèn)的情況下是不顯示的。如果需要?jiǎng)h除分節(jié)符，可以使用設(shè)置顯示分頁(yè)符的方法顯示分節(jié)符，再用鼠標(biāo)選中分節(jié)符進(jìn)行刪除。

1.3樣式

1.3.1應(yīng)用樣式Word2010提供了很多樣式，通過(guò)樣式來(lái)管理文檔可使整個(gè)文檔看起來(lái)層次清晰。樣式位于“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“樣式”功能組中，如圖1-11所示。圖1-11“樣式”功能組

Word2010應(yīng)用樣式比較簡(jiǎn)單，選中需要設(shè)置樣式的文本，然后單擊相應(yīng)的樣式即可。操作步驟如下：選中第一段“標(biāo)題”，單擊“標(biāo)題1”，即可應(yīng)用“標(biāo)題1”；選中第二段，單擊“標(biāo)題2”，即可應(yīng)用“標(biāo)題2”；其他也是同樣的方法，先選中文本，后單擊樣式，效果如圖1-12所示。圖1-12樣式應(yīng)用效果

1.3.2新建樣式

Word2010應(yīng)用樣式并不能完全符合實(shí)際需求，需要新建樣式或手動(dòng)修改作為彌補(bǔ)。單擊“樣式”工具組右下角的

按鈕，彈出“樣式”選項(xiàng)卡，在“樣式”選項(xiàng)卡中單擊“新建樣式”按鈕可以新建樣式，如圖1-13所示。

圖1-14樣式修改下拉列表選項(xiàng)

“修改樣式”對(duì)話框中有一些常用的文字、段落格式按鈕設(shè)置，如果需要進(jìn)行更多的設(shè)置，可以單擊對(duì)話框中的“格式”按鈕進(jìn)行更多的設(shè)置，如圖1-15所示。 圖1-15“修改樣式”對(duì)話框

1.3.4復(fù)制樣式

復(fù)制樣式首先要將樣式復(fù)制到Word文檔樣式庫(kù)中。單擊“文件”按鈕，在彈出的下拉列表中單擊“選項(xiàng)”按鈕。在“Word選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“加載項(xiàng)”選項(xiàng)卡，在“管理”下拉列表框中選擇“模板”，然后單擊“轉(zhuǎn)到”，如圖1-16所示。圖1-16復(fù)制樣式對(duì)話框1

在彈出的“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“模板”選項(xiàng)卡，再單擊“管理器”按鈕，如圖1-17所示。圖1-17復(fù)制樣式對(duì)話框2

在彈出的“管理器”對(duì)話框的“樣式”選項(xiàng)卡中單擊右側(cè)的“關(guān)閉文件”按鈕，再單擊“打開(kāi)文件”按鈕，如圖1-18所示。 圖1-18復(fù)制樣式對(duì)話框3

在彈出的“打開(kāi)”對(duì)話框中選擇目標(biāo)文檔的類型，再打開(kāi)目標(biāo)文檔，在“管理器”對(duì)話框的“樣式”選項(xiàng)卡中復(fù)制樣式到目標(biāo)文件，如圖1-19所示。圖1-19復(fù)制樣式對(duì)話框4

1.4索引與目錄

1.4.1索引索引是一種關(guān)鍵詞備忘錄，它將文檔中的有關(guān)事項(xiàng)(如字、詞等)分別摘錄，注明出處所在的頁(yè)碼，按一定的排序方法排列以供查閱。索引一般附在文檔的末尾。

1.創(chuàng)建索引

Word中創(chuàng)建索引只需要兩步：一是標(biāo)記索引項(xiàng)，二是生成索引。

索引項(xiàng)包含了主索引項(xiàng)，它們之間的關(guān)系相當(dāng)于一個(gè)人的姓名和昵稱。例如，將馬云列為索引項(xiàng)，那么主索引項(xiàng)除了馬云，老馬也歸在這個(gè)條目下，老馬就是次索引項(xiàng)。

標(biāo)記索引項(xiàng)需要選中待標(biāo)記的內(nèi)容，再單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕(如圖1-20所示)，彈出“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框，如圖1-21所示。主索引項(xiàng)中會(huì)自動(dòng)填入選中的待標(biāo)記內(nèi)容，通常會(huì)勾選“標(biāo)記全部”以避免重復(fù)勞動(dòng)。

圖1-20“引用”功能選項(xiàng)卡圖1-21“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框

標(biāo)記索引項(xiàng)完成后，單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“插入索引”按鈕，彈出“索引”對(duì)話框，如圖1-22所示。最后單擊對(duì)話框中的“確定”按鈕完成生成索引的任務(wù)。

圖1-22插入索引對(duì)話框

2.自定義索引樣式

索引可以理解為一種特殊的目錄。自定義索引樣式和自定義目錄樣式的方法類似。單擊“索引”對(duì)話框中的“修改”按鈕，彈出“樣式”對(duì)話框，如圖1-23所示。單擊對(duì)話框中的“修改”按鈕可以修改索引樣式，修改方法和修改文本樣式的方法一致。圖1-23索引樣式對(duì)話框

1.4.2目錄

目錄就是文檔中各級(jí)標(biāo)題以及頁(yè)碼的列表，通常放在文章之前。Word目錄分為文檔目錄、圖表目錄等多種類型。

1.創(chuàng)建目錄

創(chuàng)建目錄可以簡(jiǎn)單地分為兩步：一是為文檔中的標(biāo)題選擇對(duì)應(yīng)的“標(biāo)題1”“標(biāo)題2”等樣式；二是將光標(biāo)移動(dòng)至需要生成目錄的位置，單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“目錄”下拉按鈕，在單擊“插入目錄”后彈出的對(duì)話框中單擊“確定”按鈕生成目錄，如圖1-24所示。

圖1-24插入目錄

注意：創(chuàng)建目錄中所使用的標(biāo)題樣式一定是標(biāo)題名稱未修改的內(nèi)置樣式，因?yàn)樾薷牧藰?biāo)題名稱的內(nèi)置樣式以及新建的樣式對(duì)于創(chuàng)建標(biāo)題是無(wú)效的。

2.自定義目錄樣式

在單擊“插入目錄”后彈出的“目錄”對(duì)話框中可以自定義目錄的樣式，在對(duì)話框中不僅可以選擇是否顯示頁(yè)碼、頁(yè)碼是否右對(duì)齊以及連接線樣式，而且所有的選擇可以在“打印”預(yù)覽中看到應(yīng)用效果。如果需要進(jìn)一步自定義目錄樣式，需要單擊“目錄”對(duì)話框中的“修改”按鈕，彈出“樣式”對(duì)話框，單擊對(duì)話框中的“修改”按鈕自定義樣式，如圖1-25、圖1-26所示。圖1-25“目錄”對(duì)話框圖1-26目錄樣式對(duì)話框

3.目錄的更新

如果修改了文檔中的標(biāo)題，那么文檔對(duì)應(yīng)的目錄也需要修改，Word為用戶提供了自動(dòng)修改目錄的功能。單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“更新目錄”按鈕，彈出“更新目錄”對(duì)話框，如圖1-27所示。對(duì)話框中的“更新整個(gè)目錄”可以更新標(biāo)題、頁(yè)碼等，而“只更新頁(yè)碼”只能更新對(duì)應(yīng)標(biāo)題的頁(yè)碼。 圖1-27“更新目錄”對(duì)話框

4.圖表目錄

圖表目錄是指文檔中的插圖或表格之類的目錄，圖表目錄的創(chuàng)建主要依據(jù)文中為圖片或表格添加的題注。為對(duì)應(yīng)的圖表標(biāo)題添加題注后，單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“插入表目錄”按鈕，彈出“圖表目錄”對(duì)話框，如圖1-28所示。其設(shè)置方法與一般目錄相同。圖1-28“圖表目錄”對(duì)話框

索引和目錄的區(qū)別如下：

所謂目錄，就是文檔中各級(jí)標(biāo)題的列表，它通常位于文章扉頁(yè)之后。目錄的作用在于方便讀者快速閱覽或定位到感興趣的內(nèi)容，同時(shí)比較容易地了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。

所謂索引，就是以關(guān)鍵詞為檢索對(duì)象的列表，它通常位于文章封底頁(yè)之前。索引的作用在于讀者可以根據(jù)關(guān)鍵詞(比如人名、地名、概念、術(shù)語(yǔ)等)，快速定位到正文的相關(guān)位置，獲得這些關(guān)鍵詞的更詳細(xì)的信息。在我們學(xué)習(xí)過(guò)的中學(xué)數(shù)理化課本中，通常最后都有索引。它列出了重要的概念、定義、定理等，方便我們快速查找這些關(guān)鍵詞的詳細(xì)信息。

索引側(cè)重于幫助用戶找到需要的文章，目錄則側(cè)重于顯示整篇文章的結(jié)構(gòu)。

1.5文檔的審閱

1.5.1設(shè)置批注1.對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行批注設(shè)置批注首先需要選中待設(shè)置批注的內(nèi)容，然后單擊“審閱”選項(xiàng)卡中的“新建批注”按鈕，在文檔右側(cè)顯示的紅色方框中輸入批注內(nèi)容即可，如圖1-29所示。圖1-29新建批注

2.隱藏和顯示批注

若要隱藏文章中的批注，需要單擊“審閱”功能區(qū)中“顯示標(biāo)記”旁邊的下拉三角按鈕，然后單擊將“批注”前面的對(duì)鉤取消即可，反之，則可顯示批注。

3.瀏覽文檔中的批注

單擊“審閱”功能區(qū)中“批注”組上的“上一條”或“下一條”按鈕，Word會(huì)自動(dòng)從當(dāng)前插入點(diǎn)開(kāi)始向上或向下查找批注，并自動(dòng)進(jìn)入批注的編輯狀態(tài)。

4.刪除批注

刪除批注的方法非常簡(jiǎn)單，只需右鍵單擊文章中加有批注的地方，在彈出的右鍵菜單中選擇“刪除批注”即可。

1.5.2設(shè)置修訂

1.開(kāi)啟修訂狀態(tài)

單擊“審閱”功能區(qū)中“修訂”下拉按鈕中的“修訂”選項(xiàng)，使文檔進(jìn)入修訂狀態(tài)(如圖1-30所示)，此時(shí)修訂文字內(nèi)容可以看到修訂的狀態(tài)。圖1-30設(shè)置修訂

2.在批注框中顯示修訂

單擊“審閱”功能區(qū)“顯示標(biāo)記”下拉列表中的“在批注框中顯示修訂”選項(xiàng)(如圖1-31所示)，在右側(cè)的批注框內(nèi)就會(huì)出現(xiàn)修訂的結(jié)果。圖1-31顯示修訂

3.內(nèi)嵌式顯示修訂

單擊“審閱”功能區(qū)“顯示標(biāo)記”下拉列表中的“以嵌入方式顯示所有修訂”選項(xiàng)(如圖1-32所示)，修訂的內(nèi)容就會(huì)以嵌入的方式顯示。圖1-32內(nèi)嵌式顯示修訂

4.審閱窗格

單擊“審閱”功能區(qū)中“修訂”組上的“審閱窗格”選項(xiàng)，在頁(yè)面的左邊將彈出審閱窗格，可以在窗口中看到修改的內(nèi)容，如圖1-33所示。還可以進(jìn)一步使用“審閱”選項(xiàng)卡中“更改”組的相應(yīng)功能，確定是否接受審閱者的修改。圖1-33審閱窗格

1.5.3快速比較文檔

Word中可以利用對(duì)比文檔快速找出對(duì)源文檔的修改痕跡。單擊“審閱”功能區(qū)“比較”下拉按鈕中的“比較”，會(huì)彈出“比較文檔”對(duì)話框。在對(duì)話框的“原文檔”中選中初始文檔，“修訂的文檔”中選中修改后的文檔，單擊“更多”可以設(shè)置兩個(gè)文檔的比較范圍，如圖1-34所示。單擊“確定”按鈕后界面會(huì)分為四個(gè)窗口，最左側(cè)的窗口將顯示修訂操作的詳細(xì)說(shuō)明。圖1-34文檔比較

1.5.4文檔保護(hù)

在Word2010中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，之后單擊“信息”中的“權(quán)限”下拉列表，可以看到Word提供的四種安全保護(hù)功能：標(biāo)記為最終狀態(tài)、用密碼進(jìn)行加密、限制編輯和添加數(shù)字簽名，如圖1-35所示。 圖1-35文檔保護(hù)

1.標(biāo)記為最終狀態(tài)

標(biāo)記為最終狀態(tài)可以將Word文檔標(biāo)記為只讀模式。Office在打開(kāi)一個(gè)已經(jīng)標(biāo)記為最終狀態(tài)的文檔時(shí)將自動(dòng)禁用所有的編輯功能，但標(biāo)記為最終狀態(tài)并不是一個(gè)完全可靠的功能，任何人都可以用相同的方式取消文檔的最終狀態(tài)。特別是在Word2010中，打開(kāi)標(biāo)記為最終狀態(tài)的文檔時(shí)會(huì)在窗口頂部醒目地提示文檔已經(jīng)被標(biāo)記為最終狀態(tài)并仍然顯示“編輯”按鈕。因此，標(biāo)記為最終狀態(tài)只能避免用戶不經(jīng)意對(duì)文檔進(jìn)行修改的失誤，并不適合保護(hù)重要的文檔。

2.用密碼進(jìn)行加密

用密碼進(jìn)行加密就是對(duì)Office文檔設(shè)置密碼保護(hù)。它是一個(gè)在Office早期版本中便已流行的保護(hù)功能，但密碼保護(hù)功能最大的問(wèn)題在于用戶自己也容易忘記密碼。一旦忘記密碼，只能使用AdvancedOfficePasswordRecovery等第三方工具進(jìn)行密碼破解，有可能使文檔受損。

3.限制編輯

限制編輯功能提供了三個(gè)選項(xiàng)：格式設(shè)置限制、編輯限制和啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)。單擊下拉列表中的“限制編輯”按鈕會(huì)彈出“限制格式和編輯”窗口，如圖1-36所示。單擊“格式設(shè)置限制”中的“設(shè)置”，可以限制文檔中允許使用的樣式。在“編輯限制”中可以選擇允許在文檔中進(jìn)行編輯的類型，若選中“不允許任何更改(只讀)”則代表當(dāng)前文檔只能讀取，不能修改。單擊“啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”中的“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕會(huì)彈出“啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”對(duì)話框，如圖1-37所示。在該對(duì)話框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕即可完成限制編輯設(shè)置。

若想要取消文檔保護(hù)，則以同樣的方式打開(kāi)“限制格式和編輯”窗口(如圖1-38所示)，單擊窗口中的“停止保護(hù)”按鈕，會(huì)彈出“取消保護(hù)文檔”對(duì)話框，輸入正確密碼后即可取消文檔保護(hù)。

圖1-36限制編輯圖1-37設(shè)置保護(hù)密碼圖1-38“限制格式和編輯”窗口

4.添加數(shù)字簽名

添加數(shù)字簽名也是一項(xiàng)流行的安全保護(hù)功能。數(shù)字簽名以加密技術(shù)作為基礎(chǔ)，可幫助減少商業(yè)交易及文檔安全相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。如需新建自己的數(shù)字簽名，必須首先獲取數(shù)字證書(shū)，這個(gè)證書(shū)將用于證明個(gè)人的身份，通常會(huì)從一個(gè)受信任的證書(shū)頒發(fā)機(jī)構(gòu)(CertificateAuthoritie，CA)獲得。如果沒(méi)有自己的數(shù)字證書(shū)，可以通過(guò)微軟合作伙伴(OfficeMarketplace)處獲取，或者直接在Office中插入簽名行或圖章簽名行。

1.5.5使用文檔部件

文檔部件的功能是將圖片、段落或者頁(yè)眉頁(yè)腳格式等固定下來(lái)，存到文檔部件里面，以后使用的時(shí)候可以把它們看作零件，能夠隨時(shí)使用。

制作成文檔部件，首先要選中內(nèi)容，然后單擊“插入”選項(xiàng)卡“文檔部件”下拉按鈕中的“將所選內(nèi)容保存到自動(dòng)圖文集”，會(huì)彈出“新建構(gòu)建基塊”對(duì)話框，如圖1-39、圖1-40所示，在對(duì)話框中設(shè)置名稱、庫(kù)、類別等。單擊“確定”按鈕后可以在“文檔部件”下拉按鈕中看見(jiàn)新的基塊，如圖1-41所示，單擊左鍵即可插入到文檔中，單擊右鍵則可以選擇插入位置等更多選項(xiàng)。圖1-39文檔部件設(shè)置圖1-40“新建構(gòu)建基塊”對(duì)話框圖1-41查看新建基塊

1.5.6拼寫和語(yǔ)法檢查

用戶可以在Word2010文檔中使用“拼寫和語(yǔ)法”檢查工具檢查Word文檔中的拼寫和語(yǔ)法錯(cuò)誤，操作步驟如下：

(1)打開(kāi)Word2010文檔窗口，如果看到該Word文檔中包含有紅色、藍(lán)色波浪線或綠色下劃線，說(shuō)明Word文檔中的單詞或短語(yǔ)存在拼寫或語(yǔ)法錯(cuò)誤。單擊“審閱”選項(xiàng)卡中的“拼寫和語(yǔ)法”按鈕，彈出“拼寫和語(yǔ)法”對(duì)話框。

(2)保持“拼寫和語(yǔ)法”對(duì)話框中“檢查語(yǔ)法”復(fù)選框的選中狀態(tài)。在錯(cuò)誤提示文本框中將顯示以紅色、藍(lán)色或綠色字體標(biāo)示出的存在拼寫或語(yǔ)法錯(cuò)誤的單詞或短語(yǔ)。核實(shí)標(biāo)示出的單詞或短語(yǔ)是否存在拼寫或語(yǔ)法錯(cuò)誤，如果確實(shí)存在錯(cuò)誤，在“輸入錯(cuò)誤或特殊用法”文本框中進(jìn)行更改并單擊“更改”按鈕即可。如果標(biāo)示出的單詞或短語(yǔ)沒(méi)有錯(cuò)誤，可以單擊“忽略一次”或“全部忽略”按鈕忽略關(guān)于此單詞或詞組的修改建議，也可以單擊“詞典”按鈕將標(biāo)示出的單詞或詞組加入到Word內(nèi)置的詞典中。

(3)完成拼寫和語(yǔ)法檢查后，在“拼寫和語(yǔ)法”對(duì)話框中單擊“關(guān)閉”或“取消”按鈕即可。

1.5.7文檔的屬性

Word文檔屬性信息主要包括文檔摘要、文檔關(guān)鍵詞、文檔作者等內(nèi)容。用戶可以在Word文檔的任意位置(正文或頁(yè)眉頁(yè)腳)插入需要顯示的文檔屬性信息，以方便讀者對(duì)該文檔形成更加直觀的認(rèn)識(shí)。在文檔中插入文檔屬性信息的步驟如下：

(1)打開(kāi)Word2010文檔窗口，并將插入點(diǎn)光標(biāo)定位到需要插入文檔信息的位置。切換到“插入”功能區(qū)，在“文本”分組中單擊“文檔部件”按鈕。在打開(kāi)的“文檔部件”菜單中指向“文檔屬性”選項(xiàng)，如圖1-42所示。然后在打開(kāi)的“文檔屬性”列表中選擇需要的屬性。

(2)返回文檔窗口，編輯所插入的文檔屬性內(nèi)容即可。圖1-42“文檔屬性”選項(xiàng)

1.6主控文檔

1.6.1創(chuàng)建主控文檔主控文檔是子文檔的一個(gè)“容器”。每一個(gè)子文檔都是獨(dú)立存在于磁盤中的文檔，它們可以在主控文檔中打開(kāi)，受主控文檔控制，也可以單獨(dú)打開(kāi)。創(chuàng)建主控文檔的步驟如下：(1)單擊“文件”選項(xiàng)卡中的“新建”按鈕，創(chuàng)建一個(gè)空文檔。(2)單擊“視圖”選項(xiàng)卡中的“大綱視圖”按鈕，切換到大綱視圖。此時(shí)“大綱”選項(xiàng)卡自動(dòng)激活。

(3)輸入文檔的大綱，并用內(nèi)置的標(biāo)題樣式對(duì)各級(jí)標(biāo)題進(jìn)行格式化。

(4)選定要拆分為子文檔的標(biāo)題和文本。注意選定內(nèi)容的第一個(gè)標(biāo)題級(jí)別必須是每個(gè)子文檔開(kāi)頭要使用的標(biāo)題級(jí)別。例如，所選內(nèi)容中的第一個(gè)標(biāo)題樣式是“標(biāo)題2”，那么在選定的內(nèi)容中所有具有“標(biāo)題2”樣式的段落都將創(chuàng)建一個(gè)新的子文檔。選定的方法是鼠標(biāo)移到該標(biāo)題前的空心十字符號(hào)，此時(shí)鼠標(biāo)指針變成十字箭頭，單擊鼠標(biāo)即可選定該標(biāo)題包括的內(nèi)容。

(5)單擊“大綱”選項(xiàng)卡中的“顯示文檔”按鈕，再單擊“創(chuàng)建”按鈕，原文檔將變?yōu)橹骺匚臋n，并根據(jù)選定的內(nèi)容創(chuàng)建子文檔?？梢钥吹剑琖ord把每個(gè)子文檔放在一個(gè)虛線框中，并在虛線框的左上角顯示一個(gè)子文檔圖標(biāo)，每個(gè)子文檔之間用分節(jié)符隔開(kāi)，如圖1-43所示。圖1-43創(chuàng)建主控文檔

(6)把文件保存下來(lái)即可。Word在保存主文檔的同時(shí)，會(huì)自動(dòng)保存創(chuàng)建的子文檔，并以子文檔的第一行文本作為文件名。

注意：如果文檔中已經(jīng)存在子文檔，同時(shí)文檔中的子文檔處于折疊狀態(tài)，那么“創(chuàng)建子文檔”按鈕會(huì)失效。要使它有效，首先需要單擊“展開(kāi)子文檔”按鈕。

1.6.2插入子文檔

在主控文檔中，可以插入一個(gè)已有文檔作為主控文檔的子文檔。這樣，就可以用主控文檔將以前已經(jīng)編輯好的文檔組織起來(lái)，還可以隨時(shí)創(chuàng)建新的子文檔，或?qū)⒁汛嬖诘奈臋n當(dāng)作子文檔添加進(jìn)來(lái)。例如，作者的書(shū)稿是以一章作為一個(gè)文件來(lái)交稿的，編輯可以為全書(shū)創(chuàng)建一個(gè)主控文檔，然后將各章的文件作為子文檔分別插進(jìn)去。操作方法如下：

(1)打開(kāi)主控文檔，單擊“視圖”選項(xiàng)卡中的“大綱視圖”按鈕切換到大綱視圖。此時(shí)“大綱”選項(xiàng)卡自動(dòng)激活。

(2)如果子文檔處于折疊狀態(tài)，依次單擊“大綱”選項(xiàng)卡中的“顯示文檔”按鈕和“折疊子文檔”按鈕，以激活“插入”按鈕，如圖1-44所示。圖1-44插入子文檔

(3)選定要插入子文檔的標(biāo)題和文本。操作方法與創(chuàng)建主控文檔中的步驟(4)相同。

(4)單擊“大綱”選項(xiàng)卡中的“插入”子按鈕，將彈出“插入子文檔”對(duì)話框。

(5)在“插入子文檔”對(duì)話框中選中需要插入的子文檔，然后單擊“打開(kāi)”按鈕。

經(jīng)上述操作后，選定的文檔就作為子文檔插入到主控文檔中，用戶可以像處理其他子文檔一樣處理該選定的文檔。

1.6.3重命名子文檔

在創(chuàng)建子文檔時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)為子文檔命名。此外，當(dāng)把已有的文檔作為子文檔插入到主控文檔中時(shí)，該子文檔用的名字就是原來(lái)文檔的名字。為了便于記憶管理，用戶可以對(duì)子文檔進(jìn)行重命名，具體步驟如下：

(1)打開(kāi)主文檔，并切換到主控文檔顯示狀態(tài)。

(2)展開(kāi)折疊的子文檔。

(3)單擊要重新命名的子文檔的超級(jí)鏈接，打開(kāi)該子文檔，將該文檔另存為一個(gè)新文檔，選擇目錄后輸入新文檔的名稱。關(guān)閉該子文檔并返回主控文檔，會(huì)發(fā)現(xiàn)在主控文檔中原子文檔的文件名已經(jīng)發(fā)生改變，同時(shí)主控文檔也可以保持對(duì)子文檔的控制。

1.6.4在主控文檔中刪除子文檔

如果要在主控文檔中刪除某個(gè)子文檔，則先選定要?jiǎng)h除的子文檔，即單擊該子文檔前面的圖標(biāo)，然后按Delete鍵即可。從主控文檔中刪除的子文檔并沒(méi)有從硬盤中刪除，只是從主控文檔中刪除了這種主從關(guān)系，該子文檔仍保存在原來(lái)的磁盤中。

1.6.5將子文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔的一部分

主控文檔創(chuàng)建或插入了子文檔后，每個(gè)子文檔都被保存在一個(gè)獨(dú)立的文件中。如果想把某個(gè)子文檔轉(zhuǎn)換成主控文檔的一部分，則操作步驟如下：

(1)打開(kāi)主控文檔，單擊“視圖”選項(xiàng)卡中的“大綱視圖”按鈕，切換到大綱視圖，此時(shí)“大綱”選項(xiàng)卡被自動(dòng)激活。

(2)如果子文檔處于折疊狀態(tài)，則依次單擊“大綱”選項(xiàng)卡中的“顯示文檔”按鈕和“折疊子文檔”按鈕，以激活“取消鏈接”按鈕。

(3)選中子文檔，單擊“取消鏈接”按鈕，該子文檔就轉(zhuǎn)換為主控文檔的一部分。

1.7郵件合并

1.7.1郵件合并的基本操作利用“郵件合并分步向?qū)А迸縿?chuàng)建郵件的操作步驟如下：(1)打開(kāi)“郵件”選項(xiàng)卡。(2)在“郵件”選項(xiàng)卡的“開(kāi)始郵件合并”下拉框中，單擊“郵件合并分步向?qū)А泵睿瑥棾觥班]件合并”窗口，如圖1-45所示。圖1-45郵件合并對(duì)話框

(3)在“郵件合并”窗口的“選擇文檔類型”選項(xiàng)區(qū)域中選擇“電子郵件”，然后在底端選擇“下一步：選取收件人”。

(4)單擊“瀏覽”，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，選擇作為數(shù)據(jù)源的Excel工作表文件。然后單擊“打開(kāi)”按鈕，彈出“選擇表格”對(duì)話框。單擊“確定”，出現(xiàn)“郵件合并接收人”確認(rèn)窗口。再單擊“確定”并回到Word文檔頁(yè)面，單擊向?qū)Т翱谥械摹跋乱徊剑鹤珜戨娮余]件”。

(5)單擊“郵件”選項(xiàng)卡中的“插入合并域”下拉按鈕可以顯示作為數(shù)據(jù)源的Excel工作表文件中的所有字段。

(6)將合并域中的字段插入文檔，單擊向?qū)Т翱谥械摹跋乱徊剑侯A(yù)覽電子郵件”，完成預(yù)覽后單擊“下一步：完成合并”。

(7)單擊上一步中“電子郵件”按鈕，彈出“合并到電子郵件”對(duì)話框。單擊“收件人”右側(cè)的下拉箭頭，選擇“郵件地址”，在“主題行”中輸入郵件標(biāo)題，單擊“確定”按鈕完成郵件合并?？梢栽贠utlook的“已發(fā)送郵件”中找到剛才發(fā)送的郵件。

1.7.2郵件合并快速填表

根據(jù)郵件合并的基本操作，可以將合并域逐一填入表格的相應(yīng)位置，例如利用已有報(bào)考信息制作單個(gè)考生的準(zhǔn)考證，如圖1-46所示。然后單擊“郵件”選項(xiàng)卡中“完成合并”下拉列表的“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)，彈出“合并到新文檔”對(duì)話框，如圖1-47所示。選擇對(duì)話框中的“全部”并單擊“確定”，則可完成所有的填表任務(wù)。圖1-46準(zhǔn)考證主文檔圖1-47合并到新文檔

課后習(xí)題一

一、操作題在Word中利用公式編輯器編輯以下公式：

二、選擇題

(1)編寫電子教案時(shí)，需要調(diào)用公式編輯器。下面選項(xiàng)中，調(diào)用公式編輯器的正確操作為()。

A．格式→字體→公式 B．插入→引用→公式

C．工具→宏→公式 D．插入→對(duì)象→公式

(2)在Word文檔中插入分節(jié)符或分頁(yè)符可通過(guò)菜單()來(lái)實(shí)現(xiàn)。

A．文件/頁(yè)面 B．格式/段落

C．格式/制表位 D．插入/分隔符

(3)有關(guān)分頁(yè)功能，下面說(shuō)法錯(cuò)誤的是()。

A．Word文檔除了自動(dòng)分頁(yè)，也可以人工分頁(yè)

B．當(dāng)文檔滿一頁(yè)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加一新頁(yè)，并在文檔中插入一個(gè)硬分頁(yè)符

C．可以通過(guò)Ctrl+Enter組合鍵開(kāi)始新的一頁(yè)

D．在頁(yè)面視圖下，分頁(yè)符是一條虛線

(4)在Word排版中，不屬于“分節(jié)符”類型的是()。

A．下一頁(yè) B．偶數(shù)頁(yè)

C．不連續(xù) D．奇數(shù)頁(yè)

(5)在Word2010中，若刪除分節(jié)符，可將插入點(diǎn)置于分節(jié)符處，然后按()。

A．Esc鍵B．Tab鍵C．回車鍵D．Del鍵

(6)Word中的樣式分為段落樣式和()。

A．文本樣式 B．標(biāo)題樣式

C．字符樣式 D．篇頁(yè)樣式

(7)在Word中，查看樣式對(duì)話框中的樣式列表時(shí)，可以選擇的樣式類型不包括()。

A．正在使用的樣式 B．標(biāo)準(zhǔn)樣式

C．所有樣式 D．用戶定義的樣式

(8)關(guān)于Word中的樣式，說(shuō)法正確的有()。

A．樣式是文字格式和段落格式的集合，主要用于快速制作具有一定規(guī)范格式的段落

B．Word為我們提供了一系列標(biāo)準(zhǔn)樣式，但不能進(jìn)行修改

C．只有自定義的樣式才能進(jìn)行修改

D．所有的樣式都可以進(jìn)行修改

(9)在Word中建立索引，是通過(guò)標(biāo)記索引項(xiàng)，在被索引內(nèi)容旁插入域代碼形式的索引項(xiàng)，隨后再根據(jù)索引項(xiàng)所在的頁(yè)碼生成索引。與索引類似，以下目錄不是通過(guò)標(biāo)記引用項(xiàng)所在位置生成目錄的是()。

A．目錄B．書(shū)目C．圖表目錄D．引文目錄

(10)標(biāo)記索引項(xiàng)后，Word將按照()來(lái)創(chuàng)建索引。

A．拼音或頁(yè)碼 B．拼音或段落

C．拼音或筆畫 D．頁(yè)碼或筆畫

(11)在Word2010中，自動(dòng)目錄相較手動(dòng)目錄的優(yōu)點(diǎn)有()。

A．自動(dòng)更新頁(yè)碼 B．自動(dòng)更新內(nèi)容

C．單擊目錄標(biāo)題便可鏈接到相應(yīng)位置 D．以上都可以

(12)在Word2010中，要想生成目錄，應(yīng)使用()功能區(qū)中的目錄命令。

A．開(kāi)始 B．插入C．引用 D．審閱

(13)在Word中，編制目錄的依據(jù)是文檔中的()。

A．段落 B．章節(jié)C．各級(jí)標(biāo)題 D．項(xiàng)目

(14)在Word中，下列關(guān)于目錄和索引的敘述，不正確的是(