《大學(xué)計(jì)算機(jī)》課件-第6章

第6章Word應(yīng)用6.1創(chuàng)建并編輯文檔6.2美化并充實(shí)文檔6.3長(zhǎng)文檔的編輯與管理6.4文檔修訂與共享6.5通過(guò)郵件合并批量處理文檔習(xí)題

6.1創(chuàng)建并編輯文檔

6.1.1快速創(chuàng)建文檔在Word中，通?？梢赃x用以下方式之一快速新建一個(gè)新文檔：·創(chuàng)建空白的新文檔·利用模板快速創(chuàng)建新文檔

1.創(chuàng)建空白的新文檔

在Word中，可以通過(guò)啟動(dòng)程序、選項(xiàng)卡菜單、快速訪問(wèn)工具欄、快捷鍵等多種途徑創(chuàng)建空白文檔。

1)通過(guò)啟動(dòng)程序創(chuàng)建

(1)單擊Windows任務(wù)欄中的“開始”按鈕，選擇“所有程序”命令。

(2)在展開的程序列表中，依次選擇“MicrosoftOffice→MicrosoftOfficeWord2010”命令，啟動(dòng)Word2010應(yīng)用程序。

(3)?Word將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)基于Normal模板的空白文檔，此時(shí)就可以直接在該文檔中輸入并編輯內(nèi)容。

2)通過(guò)選項(xiàng)卡菜單創(chuàng)建

如果先前已經(jīng)啟動(dòng)了Word程序，在編輯文檔的過(guò)程中，還需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的空白文檔，可以通過(guò)“文件”選項(xiàng)卡的后臺(tái)視圖來(lái)實(shí)現(xiàn)，其操作步驟如下：

(1)單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的后臺(tái)視圖中執(zhí)行“新建”命令。

(2)在“可用模板”選項(xiàng)區(qū)中選擇“空白文檔”選項(xiàng)，如圖6.1所示。

(3)單擊左下角的“創(chuàng)建”按鈕，即可創(chuàng)建一個(gè)空白文檔。圖6.1創(chuàng)建空白文檔

3)通過(guò)快速訪問(wèn)工具欄創(chuàng)建

首先將“新建”命令添加到快速訪問(wèn)工具欄中，然后單擊“新建”按鈕，如圖6.2所示。

4)通過(guò)快捷鍵創(chuàng)建

按下快捷組合鍵Ctrl?+?N，即可快速創(chuàng)建一個(gè)空白文檔。圖6.2從快速訪問(wèn)工具欄中創(chuàng)建文檔

2.利用模板快速創(chuàng)建新文檔

使用模板可以快速創(chuàng)建出外觀精美、格式專業(yè)的文檔，Word提供了多種模板以滿足不同的具體需求。對(duì)于不熟悉Word的初級(jí)使用者而言，模板的使用能夠有效減輕工作的負(fù)擔(dān)。并且Office2010已將MicrosoftOfficeOnline上的模板嵌入到了應(yīng)用程序中，這樣在新建文檔時(shí)就可快速瀏覽并選擇合適的在線模板使用。利用模板快速創(chuàng)建新文檔的操作步驟如下：

(1)單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的后臺(tái)視圖中執(zhí)行“新建”命令。

(2)在“可用模板”選項(xiàng)區(qū)中單擊“樣本模板”選項(xiàng)，即可打開在計(jì)算機(jī)中已經(jīng)安裝的Word模板類型，從中選擇需要的模板后，窗口右側(cè)將顯示利用本模板創(chuàng)建的文檔外觀，如圖6.3所示。

(3)單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可快速創(chuàng)建出一個(gè)帶有格式和基本內(nèi)容的文檔。

(4)在模板內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行編輯和修改，并進(jìn)行保存，即可完成文檔的創(chuàng)建。圖6.3通過(guò)已安裝的模板創(chuàng)建新文檔

如果本機(jī)上已安裝的模板不能滿足用戶的需求，用戶還可以到微軟網(wǎng)站的模板庫(kù)中挑選所需的模板。在MicrosoftOfficeOnline上可以瀏覽并下載近40個(gè)分類、上萬(wàn)個(gè)文檔模板。通過(guò)使用OfficeOnline上的模板，可以節(jié)省創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化文檔的時(shí)間，有助于提高處理Office文檔的職業(yè)水準(zhǔn)。

如果計(jì)算機(jī)已經(jīng)連接到因特網(wǎng)上，則在打開“新建”文檔的后臺(tái)視圖時(shí)，即可瀏覽并搜索OfficeOnline上的模板類型，如圖6.4所示。圖6.4搜索O上的模板

瀏覽并選中需要的文檔模板后，在后臺(tái)視圖的右側(cè)將出現(xiàn)本文檔的預(yù)覽效果，如圖6.5所示。單擊“下載”按鈕就可以將其下載到本地計(jì)算機(jī)，并可利用該模板創(chuàng)建一個(gè)新的文檔。圖6.5下載文檔模板并創(chuàng)建新文檔

6.1.2輸入并編輯文本

輸入文本并對(duì)輸入的文本進(jìn)行基本編輯操作，是在Word中進(jìn)行文字處理的基礎(chǔ)工作。

1.輸入文本

創(chuàng)建了新文檔后，在文本編輯區(qū)域中將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)閃爍的光標(biāo)，它表明了目前文檔的輸入位置，由此開始即可輸入文檔內(nèi)容。

1)輸入普通文字

只要安裝了語(yǔ)言支持的功能，就可以在文檔中輸入各種語(yǔ)言的文本。在Word程序中輸入文本時(shí)，不同內(nèi)容的文本輸入方法會(huì)有所不同，普通文本(例如漢字、英文、阿拉伯?dāng)?shù)字等)通過(guò)鍵盤就可以直接輸入。

在安裝了MicrosoftOffice2010后，“微軟拼音”輸入法將會(huì)被自動(dòng)安裝，使用“微軟拼音”輸入法可以完成文檔中的文本輸入，操作步驟如下：

(1)單擊Windows任務(wù)欄中的“輸入法指示器”，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“微軟拼音—新體驗(yàn)2010”命令，此時(shí)輸入法處于中文輸入狀態(tài)，如圖6.6所示。

圖6.6微軟拼音輸入法

(2)輸入文本之前，先將鼠標(biāo)指針移至文本插入點(diǎn)，單擊一下，這時(shí)光標(biāo)就會(huì)在插入點(diǎn)處閃爍，即可開始輸入。

(3)當(dāng)輸入的文本到達(dá)文檔編輯區(qū)邊界，而本段輸入又未結(jié)束時(shí)，將會(huì)自動(dòng)換行。若要另起一段，只需按鍵盤上的Enter鍵，這時(shí)段尾會(huì)顯示一個(gè)“*”符號(hào)，稱為硬回車符，又稱段落標(biāo)記，它能夠使文本強(qiáng)制換行而開始一個(gè)新的段落。

2)輸入特殊符號(hào)

除了正常文字外，在輸入文檔的過(guò)程中經(jīng)常需要輸入一些特殊符號(hào)，如中文標(biāo)點(diǎn)、數(shù)學(xué)運(yùn)算符、貨幣符號(hào)、帶括號(hào)的數(shù)字等。有些輸入法已將某些常用符號(hào)(如常用中文標(biāo)點(diǎn)、人民幣符號(hào)等)定義在鍵盤的按鍵上，但大多數(shù)特殊符號(hào)仍需要采用下列方法輸入。

首先定位光標(biāo)，然后在“插入”選項(xiàng)卡下的“符號(hào)”組中單擊“符號(hào)”按鈕，從打開的下拉列表中選擇“其他符號(hào)”命令，打開如圖6.7所示的“符號(hào)”對(duì)話框，從中選擇所需的符號(hào)，最后單擊“插入”按鈕。圖6.7在文檔中輸入特殊符號(hào)

2.選擇文本

對(duì)文本內(nèi)容進(jìn)行格式設(shè)置和更多操作之前，需要先選擇文本。熟練掌握文本選擇的方法，將有助于提高工作效率。

1)拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇文本

這種方法是最常用，也是最基本、最靈活的方法。用戶只需將鼠標(biāo)指針停留在所要選定的內(nèi)容的開始部分，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)，直到所要選定文檔部分的結(jié)尾處，即所有需要選定的文檔內(nèi)容都已成高亮狀態(tài)，松開鼠標(biāo)即可，如圖6.8所示。圖6.8拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇文本

提示選擇文本時(shí)，默認(rèn)情況下將會(huì)顯示一個(gè)方便、微型、半透明的工具欄，它被稱為浮動(dòng)工具欄。將指針懸停在浮動(dòng)工具欄上時(shí)，該工具欄就會(huì)變清晰。它可以幫助用戶迅速地使用字體、字號(hào)、對(duì)齊方式、文本顏色、縮進(jìn)級(jí)別和項(xiàng)目符號(hào)等功能，如圖6.9所示。通過(guò)“文件”選項(xiàng)卡下“選項(xiàng)”→“常規(guī)”窗口可以設(shè)置浮動(dòng)工具欄的顯示與否。圖6.9浮動(dòng)工具欄

2)選擇一行文本

將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到要選行的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)橐粋€(gè)指向右邊的箭頭時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵，即可選中這一行，如圖6.10所示。圖6.10選擇一行文本

3)選擇一個(gè)段落的文本

將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到該段落的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個(gè)指向右邊的箭頭時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選定該段落。另外，還可以將鼠標(biāo)指針?lè)胖迷谠摱沃械娜我馕恢?，然后連續(xù)單擊三次鼠標(biāo)左鍵，同樣也可選定該段落，如圖6.11所示。圖6.11選擇一個(gè)段落文本

4)選擇不相鄰的多段文本

按照上述任意方法選擇一段文本后，按住鍵盤上的Ctrl鍵，再選擇另外一處或多處文本，即可將不相鄰的多段文本同時(shí)選中，如圖6.12所示。圖6.12選擇不相鄰的多段文本

5)選擇垂直文本

必要時(shí)還可以選擇一塊垂直的文本(表格單元格中的內(nèi)容除外)。首先，按住鍵盤上的Alt鍵，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到要選擇文本的開始字符處，按下鼠標(biāo)左鍵，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)，直到要選擇文本的結(jié)尾處，松開鼠標(biāo)和Alt鍵。此時(shí)，一塊垂直文本就被選中了，如圖6.13所示。圖6.13選擇垂直文本

6)選擇整篇文檔

將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到文檔正文的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個(gè)指向右邊的箭頭時(shí)，連續(xù)單擊三次鼠標(biāo)左鍵，即可選定整篇文檔，如圖6.14所示。圖6.14選擇整篇文檔

提示在“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”選項(xiàng)組中，單擊“選擇”按鈕，在彈出的下拉列表中執(zhí)行“全選”命令(如圖6.15所示)，也可以選擇整篇文檔。圖6.15通過(guò)執(zhí)行命令選擇整篇文檔

7)使用鍵盤選擇文本

雖然通過(guò)鍵盤來(lái)選擇文本不是很常用，但是也有必要知道一些常用的文本操作快捷鍵，如表6.1所示。

以上主要介紹了七種利用鼠標(biāo)(或與鍵盤按鍵結(jié)合)選擇文本的方法，還有一些其他選擇文本的方法，簡(jiǎn)要介紹如下。

(1)選擇一個(gè)單詞：雙擊該單詞。

(2)選擇一個(gè)句子：按住鍵盤上的Ctrl鍵，然后單擊該句中的任何位置。

(3)選擇較大文本塊：?jiǎn)螕粢x擇內(nèi)容的起始處，滾動(dòng)到要選擇內(nèi)容的結(jié)尾處，然后按住鍵盤上的Shift鍵，同時(shí)在要結(jié)束選擇的位置單擊鼠標(biāo)左鍵。

3.復(fù)制與粘貼文本

1)通過(guò)鍵盤復(fù)制文本

首先選中要復(fù)制的文本，按鍵盤上的Ctrl?+?C組合鍵進(jìn)行復(fù)制，然后將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目標(biāo)位置，按鍵盤上的Ctrl?+?V組合鍵進(jìn)行粘貼，這是最簡(jiǎn)單和最常用的復(fù)制文本的操作方法。

被復(fù)制的文本放入“剪貼板”任務(wù)窗格中(如圖6.16所示)，可以反復(fù)按Ctrl?+?V組合鍵，將該文本復(fù)制到文檔中的不同位置。另外，“剪貼板”任務(wù)窗格中最多可存儲(chǔ)24個(gè)對(duì)象，在執(zhí)行粘貼操作時(shí)，可以從剪貼板中選擇不同的對(duì)象。圖6.16“剪貼板”任務(wù)窗格

2)通過(guò)操作命令復(fù)制文本

可以在Word2010的功能區(qū)中以執(zhí)行命令的方式輕松復(fù)制文本，操作步驟如下：

(1)在Word文檔中，選中要復(fù)制的文本。

(2)在Word2010功能區(qū)的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“剪貼板”選項(xiàng)組中的“復(fù)制”按鈕。

(3)將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目標(biāo)位置。

(4)在“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”選項(xiàng)組中，單擊“粘貼”按鈕，打開“粘貼選項(xiàng)”，選擇某一格式進(jìn)行粘貼，如單擊“只保留文本”按鈕，則進(jìn)行不帶格式的復(fù)制。此時(shí)，在步驟(1)中選中的文本就被復(fù)制到了指定的目標(biāo)位置。

3)格式復(fù)制

格式復(fù)制就是將某一文本的字體、字號(hào)、段落設(shè)置等重新應(yīng)用到另一目標(biāo)文本。

首先，選中已經(jīng)設(shè)置好格式的文本；然后，在“開始”選項(xiàng)卡下，單擊“剪貼板”選項(xiàng)組中的“格式刷”按鈕；最后，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)閹в行∷⒆拥男螤顣r(shí)，選中要應(yīng)用該格式的目標(biāo)文本，即可完成格式的復(fù)制。在“格式刷”按鈕上雙擊鼠標(biāo)，則可以重復(fù)復(fù)制某一格式。

4)選擇性粘貼

選擇性粘貼提供了更多的粘貼選項(xiàng)，該功能在跨文檔之間粘貼時(shí)非常實(shí)用。

(1)復(fù)制選中文本后，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目標(biāo)位置；

(2)在“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”選項(xiàng)組中，單擊“粘貼”按鈕下方的黑色三角箭頭，在彈出的下拉列表中執(zhí)行“選擇性粘貼”命令；

(3)在隨后打開的“選擇性粘貼”對(duì)話框中，選擇粘貼的形式，如圖6.17所示，如果選中了“粘貼鏈接”選項(xiàng)，則所復(fù)制的內(nèi)容將會(huì)隨著源文件的變化而自動(dòng)更新；

(4)最后單擊“確定”按鈕即可。圖6.17選擇性粘貼

【例6-1】將一個(gè)Excel表格以鏈接的方式插入到Word文檔中。

將一個(gè)Excel表格以鏈接的方式插入到Word文檔中的操作步驟提示如下：

(1)打開Excel案例文檔“粘貼鏈接．xlsx”；

(2)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域A3:G6，按組合鍵Ctrl?+?C將其復(fù)制到剪貼板；

(3)打開一個(gè)空白的Word文檔并定位光標(biāo)；

(4)在“開始”選項(xiàng)卡上的“剪貼板”組中，單擊“粘貼”按鈕下方的黑色三角箭頭，打開下拉列表；

(5)在“粘貼選項(xiàng)”下單擊“鏈接與保留源格式”按鈕，該Excel表格即插入到當(dāng)前光標(biāo)處，如圖6.18所示；

(6)到Excel案例文檔窗口，將單元格E3中的數(shù)學(xué)成績(jī)改為“50”；

(7)切換回Word文檔窗口，查看一下通過(guò)鏈接方式插入的Excel表格中相關(guān)內(nèi)容是否同步更改。

圖6.18通過(guò)鏈接方式粘貼的表格將會(huì)同步更新

4.刪除與移動(dòng)文本

Word2010可以采用多種方法刪除文本。針對(duì)不同的刪除內(nèi)容，可采用不同的刪除方法。

如果在輸入過(guò)程中刪除單個(gè)文字，最簡(jiǎn)便的方法是使用鍵盤上的Delete鍵或者是Backspace鍵。這兩個(gè)鍵的使用方法是不同的：鍵盤上的Delete鍵將會(huì)刪除光標(biāo)右邊的內(nèi)

容，而Backspace鍵將會(huì)刪除光標(biāo)左邊的內(nèi)容。

對(duì)于大段文本的刪除，可以先選中所要?jiǎng)h除的文本，然后再按Delete鍵即可。

在編輯文檔的過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)某段已輸入的文字放在其他位置會(huì)更合適，這時(shí)就需要移動(dòng)文本。移動(dòng)文本最簡(jiǎn)便的方法就是用鼠標(biāo)拖動(dòng)，操作步驟如下：

(1)選擇要移動(dòng)的文本；

(2)將鼠標(biāo)指針?lè)旁诒贿x定的文本上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成了一個(gè)空心箭頭時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵，鼠標(biāo)箭頭的旁邊會(huì)有豎線，該豎線顯示了文本移動(dòng)后的位置，同時(shí)鼠標(biāo)箭頭的尾部會(huì)有一個(gè)小方框，拖動(dòng)豎線到新的需要插入文本的位置；

(3)釋放鼠標(biāo)左鍵，被選取的文本就會(huì)移動(dòng)到新的位置。

6.1.3查找與替換文本

在編輯文檔的過(guò)程中，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)某個(gè)詞語(yǔ)輸入錯(cuò)誤或使用不夠妥當(dāng)。這時(shí)，如果在整篇文檔中通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條，人工逐行搜索該詞語(yǔ)，然后手工逐個(gè)地改正過(guò)來(lái)，則將是一件極其浪費(fèi)時(shí)間和精力的事，而且也不能確保萬(wàn)無(wú)一失。

Word2010為此提供了強(qiáng)大的查找和替換功能，可以幫助使用者從煩瑣的人工修改中解脫出來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)高效率的工作。

1.查找文本

查找文本功能可以幫助人們快速找到指定的文本以及這個(gè)文本所在的位置，同時(shí)也能幫助核對(duì)該文本是否存在。查找文本的操作步驟如下：

(1)在“開始”選項(xiàng)卡上，單擊“編輯”選項(xiàng)組中的“查找”按鈕，將會(huì)打開“導(dǎo)航”任務(wù)窗格；

(2)在“導(dǎo)航”任務(wù)窗格的“搜索文檔”區(qū)域中輸入要查找的文本，如圖6.19所示，此時(shí)在文檔中查找到的第一個(gè)文本便會(huì)以黃色突出顯示出來(lái)；

3)單擊“上一處”或“下一處”三角形搜索箭頭，即可搜索位于其他位置的同一文本。圖6.19在“導(dǎo)航”任務(wù)窗格中查找文本

2.在文檔中定位

除了查找文本中的關(guān)鍵字詞外，還可以通過(guò)查找特殊對(duì)象來(lái)在文檔中定位，具體步驟如下：

(1)在“開始”選項(xiàng)卡上的“編輯”選項(xiàng)組中，單擊“查找”按鈕旁邊的黑色三角箭頭；

(2)從下拉列表中選擇“轉(zhuǎn)到”命令，打開“查找和替換”對(duì)話框的“定位”選項(xiàng)卡，如圖6.20所示；

(3)在“定位目標(biāo)”列表框中選擇用于定位的對(duì)象；

(4)在右邊的文本框中輸入或選擇定位對(duì)象的具體內(nèi)容，如頁(yè)碼、書簽名稱等。圖6.20“查找和替換”對(duì)話框的“定位”選項(xiàng)卡

3.替換文本

使用“查找”功能，可以迅速找到特定文本或格式的位置，而若要將查找到的目標(biāo)進(jìn)行替換，就要使用“替換”命令。

1)簡(jiǎn)單替換

簡(jiǎn)單替換文本的操作步驟如下：

(1)在Word2010功能區(qū)的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“編輯”組中的“替換”按鈕，打開如圖6.21所示的“查找和替換”對(duì)話框。圖6.21“查找和替換”對(duì)話框

(2)在“替換”選項(xiàng)卡中的“查找內(nèi)容”文本框中輸入需要查找的文本，在“替換為”文本框中輸入替換后的文本。

(3)連續(xù)單擊“替換”按鈕，進(jìn)行逐個(gè)查找并替換。如果無(wú)須替換，則可直接單擊“查找下處”按鈕。如果確定需要全文替換，則可直接單擊“全部替換”按鈕。

(4)替換完畢，會(huì)彈出一個(gè)提示性對(duì)話框，說(shuō)明已完成對(duì)文檔的搜索和替換工作，單擊“確定”按鈕，文檔中的文本替換工作自動(dòng)完成。

2)高級(jí)替換

此外，還可以在圖6.21所示的“查找和替換”對(duì)話框中單擊左下角的按鈕(此時(shí)按鈕變?yōu)榘粹o)，打開如圖6.22所示的對(duì)話框，進(jìn)行高級(jí)查找和替換設(shè)置。

通過(guò)高級(jí)查找和替換設(shè)置，可以進(jìn)行格式替換、特殊字符替換、使用通配符替換等操作。例如，可以設(shè)定僅替換某一顏色、某一樣式、替換段落標(biāo)記(即回車符，以～P表示)等。高級(jí)替換功能使得文本的查找和替換更加方便和靈活，實(shí)用性更強(qiáng)。圖6.22高級(jí)查找和替換設(shè)置

【例6-2】通過(guò)替換功能刪除文中的空行。

案例文檔“特殊替換案例素材.docx”來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)，文中有許多空行需要?jiǎng)h除。利用替換功能可以快速達(dá)到目的。操作步驟提示如下：

(1)打開文檔“特殊替換案例素材.docx”。

(2)在“開始”選項(xiàng)卡上的“編輯”組中單擊“替換”按鈕，打開“查找和替換”對(duì)話框。

(3)單擊左下角的“更多>>”按鈕，展開對(duì)話框。

(4)在“查找內(nèi)容”文本框中單擊定位光標(biāo)，單擊“特殊格式”按鈕，從打開的列表中選擇“段落標(biāo)記”命令，連續(xù)選擇兩次該命令，用于查找兩個(gè)連續(xù)的回車符，如圖6.23所示。圖6.23查找并替換文中的段落標(biāo)記

(5)在“替換為”文本框中直接輸入“^p^p”(“^p”代表段落標(biāo)記)，表示將兩個(gè)連續(xù)的回車符替換為一個(gè)。

(6)單擊“查找下一個(gè)”按鈕，文檔中兩個(gè)連續(xù)的回車符被選中，單擊“替換”按鈕替換為一個(gè)。

(7)確定替換結(jié)果正確后，直接單擊“全部替換”按鈕，即可將文中所有的空行刪除。

6.1.4保存與打印文檔

1.保存文檔

保存文檔不僅指的是在一份文檔編輯結(jié)束時(shí)才將其保存，同時(shí)也指在編輯的過(guò)程中進(jìn)行保存。因?yàn)槲臋n的信息隨著編輯工作的不斷進(jìn)行，也在不斷地發(fā)生改變，必須時(shí)刻讓W(xué)ord有效地記錄這些變化。

1)手動(dòng)保存新文檔

在文檔的編輯過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行保存，以避免由于一些意外情況導(dǎo)致文檔內(nèi)容丟失。手動(dòng)保存文檔的操作步驟如下：

(1)在Word2010應(yīng)用程序中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的Office后臺(tái)視圖中執(zhí)行“保存”命令，打開“另存為”對(duì)話框。

(2)選擇文檔所要保存的位置，在“文件名”文本框中輸入文檔的名稱，如圖6.24所示。

(3)單擊“保存”按鈕，即可完成新文檔的保存工作。圖6.24保存文檔

2)自動(dòng)保存文檔

“自動(dòng)保存”是指Word會(huì)在一定時(shí)間內(nèi)自動(dòng)保存一次文檔。這樣的設(shè)置可以有效地防止用戶在進(jìn)行了大量工作之后，因沒有保存而又發(fā)生意外(停電、死機(jī)等)而導(dǎo)致的文檔內(nèi)容大量丟失。雖然這樣操作仍有可能因?yàn)橐恍┮馔馇闆r而引起文檔內(nèi)容丟失，但損失可以降到最小。

設(shè)置文檔自動(dòng)保存的操作步驟如下：

(1)單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的Office后臺(tái)視圖中執(zhí)行“選項(xiàng)”命令。

(2)打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“保存”選項(xiàng)卡。

(3)在“保存文檔”選項(xiàng)區(qū)域中，選中“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”復(fù)選框，并指定具體分鐘數(shù)(可輸入從1到120的整數(shù))，默認(rèn)自動(dòng)保存時(shí)間間隔是10分鐘，如圖6.25所示。

(4)最后單擊“確定”按鈕，至此，自動(dòng)保存文檔設(shè)置完畢。圖6.25設(shè)置文檔自動(dòng)保存選項(xiàng)

2.打印文檔

打印文檔在日常辦公中是一項(xiàng)很常見而且很重要的工作。在打印Word文檔之前，可以通過(guò)打印預(yù)覽功能查看一下整篇文檔的排版效果，確認(rèn)無(wú)誤后再打印文檔。編輯完成之后，可以通過(guò)如下操作步驟完成打印。

(1)單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的Office后臺(tái)視圖中執(zhí)行“打印”命令，打開如圖6.26所示的“打印”后臺(tái)視圖。圖6.26打印文檔后臺(tái)視圖

(2)在該打印視圖的右側(cè)可以即時(shí)預(yù)覽文檔的打印效果。同時(shí)，可以在打印設(shè)置區(qū)域中對(duì)打印機(jī)或打印頁(yè)面進(jìn)行相關(guān)調(diào)整，例如頁(yè)邊距、紙張大小、打印份數(shù)、指定單面或雙面打印、每版打印頁(yè)數(shù)等。

(3)設(shè)置完成后，單擊“打印”按鈕，即可將文檔打印完成。

【例6-3】實(shí)現(xiàn)手動(dòng)雙面打印文檔。

當(dāng)打印機(jī)不支持雙面打印時(shí)，需要設(shè)置手動(dòng)雙面打印。雙面打印可以節(jié)省紙張、便于閱讀。手動(dòng)雙面打印操作步驟提示如下：

(1)打開需要打印的Word文檔。

(2)單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的Office后臺(tái)視圖中選擇“打印”命令。

(3)單擊“單面打印”按鈕，從打開的下拉列表中選擇“手動(dòng)雙面打印”命令，如圖6.27所示。

圖6.27手動(dòng)雙面打印

(4)單擊“打印”按鈕開始打印第一面。當(dāng)奇數(shù)頁(yè)面打印完畢后，系統(tǒng)提示重新放紙。

(5)此時(shí)，應(yīng)將打印好的紙張翻面后重新放入打印機(jī)，然后單擊提示對(duì)話框中的“確定”按鈕。

6.2美化并充實(shí)文檔

6.2.1設(shè)置文檔的格式1.設(shè)置文本的字體格式文本的字體格式，是以單字、詞組或句子為對(duì)象的格式設(shè)置，包括字體、字號(hào)、字形、字體顏色、文本效果、字符間距等。當(dāng)需要對(duì)文本進(jìn)行字體格式設(shè)置時(shí)，需要精確選中該文本。

1)設(shè)置字體和字號(hào)

如果在編輯文本的過(guò)程中通篇采用相同的字體和字號(hào)，那么文檔就會(huì)變得毫無(wú)特色。下面就來(lái)介紹如何通過(guò)設(shè)置文本的字體和字號(hào)，以使文檔變得美觀大方、層次鮮明，操作步驟如下：

(1)首先，在Word文檔中選中要設(shè)置字體和字號(hào)的文本。

(2)在“開始”選項(xiàng)卡的“字體”選項(xiàng)組中，單擊“字體”下拉列表框右側(cè)的向下三角按鈕。

(3)在隨后彈出的列表框中，選擇需要的字體，例如“微軟雅黑”，如圖6.28所示。此時(shí)，被選中的文本就會(huì)以新的字體顯示。

(4)在“開始”選項(xiàng)卡的“字體”選項(xiàng)組中，單擊“字號(hào)”下拉列表框右側(cè)的向下三角箭頭。圖6.28設(shè)置文本字體

(5)在隨后彈出的列表框中，選擇需要的字號(hào)，如圖6.29所示。此時(shí)，被選中的文本就會(huì)以指定的字體大小顯示。圖6.29設(shè)置文本字號(hào)

2)設(shè)置字形

在Word2010中，還可以對(duì)字形進(jìn)行修飾，例如可以將粗體、斜體、下畫線、刪除線等多種效果應(yīng)用于文本，從而使內(nèi)容在顯示上更為突出。

在Word文檔中選中要設(shè)置字形的文本，在“開始”選項(xiàng)卡的“字體”選項(xiàng)組中單擊相應(yīng)按鈕，即可進(jìn)行各種字形設(shè)置，其中：

(1)“加粗”按鈕可將所選文字以粗體顯示，例如：“天問(wèn)一號(hào)”。

(2)“傾斜”按鈕可將所選文字以斜體顯示，例如：“祝融號(hào)”火星車。

(3)“下畫線”按鈕可為所選文字增加下畫線。單擊“下畫線”按鈕旁邊的向下三角箭頭按鈕，在彈出的下拉列表可選擇添加不同樣式的下畫線，例如：“中華人民共和國(guó)”。執(zhí)行其中的“下畫線顏色”命令，可以進(jìn)一步設(shè)置下畫線的顏色，如圖6.30所示。

圖6.30設(shè)置文本下畫線線型及顏色

(4)“刪除線”按鈕為在所選文字的中間畫一條線，例如：“錯(cuò)誤的時(shí)間”。

(5)“上標(biāo)”和“下標(biāo)”按鈕。上標(biāo)是在文字右上方創(chuàng)建小字符，例如：X5；下標(biāo)是在文字右下方創(chuàng)建小字符，例如：a1。上下標(biāo)效果常用在創(chuàng)建數(shù)學(xué)公式的時(shí)候。

3)設(shè)置字體顏色

單擊“字體”選項(xiàng)組中“字體顏色”按鈕旁邊的向下三角箭頭按鈕，在彈出的下拉列表中從“主題顏色”或“標(biāo)準(zhǔn)色”下單擊選擇自己喜歡的顏色即可，如圖6.31所示。

如果系統(tǒng)提供的主題顏色和標(biāo)準(zhǔn)色不能滿足用戶的個(gè)性需求，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行“其他顏色”命令，打開“顏色”對(duì)話框，然后在“標(biāo)準(zhǔn)”選項(xiàng)卡和“自定義”選項(xiàng)卡中選擇合適的顏色，如圖6.32所示。圖6.31設(shè)置字體顏色圖6.32“顏色”對(duì)話框的“標(biāo)準(zhǔn)”和“自定義”選項(xiàng)卡

Word2010還提供了一些其他字體效果，如雙刪除線、隱藏等。在“開始”選項(xiàng)卡上，單擊“字體”選項(xiàng)組中的對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕打開“字體”對(duì)話框，在“字體”選項(xiàng)卡的“效果”選項(xiàng)區(qū)域中自行設(shè)置即可，如圖6.33所示。圖6.33設(shè)置字體其他效果

4)設(shè)置文本效果

在“開始”選項(xiàng)卡上的“字體”選項(xiàng)組中單擊“文本效果”按鈕，可為選定文本應(yīng)用陰影、發(fā)光等外觀效果。單擊“字體”對(duì)話框中的“文字效果”按鈕，在打開的“設(shè)置文本效果格式”對(duì)話框中可進(jìn)一步設(shè)置文本的填充方式、文本邊框類型、輪廓樣式以及其他特殊的文字效果，如圖6.34所示。圖6.34設(shè)置文本效果

5)設(shè)置字符間距

在Word2010中允許對(duì)字符間距進(jìn)行調(diào)整，操作步驟如下。

(1)在“開始”選項(xiàng)卡上的“字體”選項(xiàng)組中，單擊對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕打開“字體”對(duì)話框，切換到“高級(jí)”選項(xiàng)卡，如圖6.35所示。圖6.35在“字體”對(duì)話框的“高級(jí)”選項(xiàng)卡中設(shè)置字符間距

(2)在“字符間距”選項(xiàng)區(qū)域按需要調(diào)整字符間距。其中，在“縮放”下拉列表框中，有多種字符縮放比例可供選擇，也可以直接在文本框中輸入想要設(shè)定的縮放百分比數(shù)值(可不必輸入“％”)對(duì)文字進(jìn)行橫向縮放。

在“間距”下拉列表框中，有“標(biāo)準(zhǔn)”“加寬”和“緊縮”三種字符間距可供選擇?！凹訉挕狈绞綄⑹棺址g距比“標(biāo)準(zhǔn)”方式寬，“緊縮”方式使字符間距比“標(biāo)準(zhǔn)”方式窄?？梢栽谟疫叺摹鞍踔怠蔽⒄{(diào)框中輸入合適的字符間距磅值。

在“位置”下拉列表框中，有“標(biāo)準(zhǔn)”“提升”和“降低”三種字符位置可選，也可以在“磅值”微調(diào)框中輸入合適的數(shù)值來(lái)控制所選文本相對(duì)于基準(zhǔn)線的位置。

“為字體調(diào)整字間距”復(fù)選框用于調(diào)整文字或字母組合間的距離，以使文字看上去更加美觀、均勻?？梢栽谄溆疫叺奈⒄{(diào)框中輸入數(shù)值進(jìn)行設(shè)置。

選中“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對(duì)齊到網(wǎng)格”復(fù)選框，將自動(dòng)設(shè)置每行字符數(shù)，使其與“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中設(shè)置的字符數(shù)相一致。

2.設(shè)置文本的段落格式

段落是指以特定符號(hào)作為結(jié)束標(biāo)記的一段文本。用于標(biāo)記段落的符號(hào)是不可打印的字符。在編排整篇文檔時(shí)，合理的段落格式設(shè)置可以使內(nèi)容層次明晰、結(jié)構(gòu)鮮明，從而便于閱讀。Word2010的段落排版命令是適用于整個(gè)段落的，因此要對(duì)一個(gè)段落進(jìn)行排版，可以將光標(biāo)移到該段落的任何地方，但如果要對(duì)多個(gè)段落進(jìn)行排版，則需要將這幾個(gè)段落同時(shí)選中。

通過(guò)單擊“開始”選項(xiàng)卡上“段落”組中的相應(yīng)按鈕，可對(duì)各種段落格式進(jìn)行快速設(shè)置。在“開始”選項(xiàng)卡上，單擊“段落”選項(xiàng)組中的對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕打開“段落”對(duì)話框，在該對(duì)話框中，可以對(duì)段落格式進(jìn)行詳細(xì)和精確的設(shè)置，如圖6.36所示。圖6.36“段落”選項(xiàng)組及“段落”對(duì)話框

1)段落對(duì)齊方式

Word2010一共提供了五種段落對(duì)齊方式：文本左對(duì)齊、居中、文本右對(duì)齊、兩端對(duì)齊和分散對(duì)齊。通過(guò)“開始”選項(xiàng)卡上的“段落”組中的對(duì)應(yīng)按鈕可快速設(shè)置段落的對(duì)齊方式，如圖6.37所示。圖6.37選項(xiàng)卡中設(shè)置段落對(duì)齊方式的按鈕

2)段落縮進(jìn)

一般情況下，文本的輸入范圍是整個(gè)頁(yè)面除去頁(yè)邊距以外的部分。但有時(shí)為了美觀，文本還要再向內(nèi)縮進(jìn)一段距離，這就是段落縮進(jìn)。增加或減少縮進(jìn)量時(shí)，改變的是文本和頁(yè)邊距之間的距離。默認(rèn)狀態(tài)下，段落左、右縮進(jìn)量都是零。

可以通過(guò)在“開始”選項(xiàng)卡上單擊“段落”組中的“減少縮進(jìn)量”按鈕和“增加縮進(jìn)量”按鈕，來(lái)快速減少或增加段落的整體縮進(jìn)量。

在“開始”選項(xiàng)卡上，單擊“段落”選項(xiàng)組中的對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕打開“段落”對(duì)話框，在“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡的“縮進(jìn)”選項(xiàng)區(qū)域中可對(duì)選中段落的縮進(jìn)方式和縮進(jìn)量進(jìn)行詳細(xì)、精確的設(shè)置?？s進(jìn)包括首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)和左右縮進(jìn)。

(1)首行縮進(jìn)就是每一個(gè)段落中第一行第一個(gè)字符縮進(jìn)一定的空格位。中文段落普遍采用首行縮進(jìn)兩個(gè)字符的格式。

(2)懸掛縮進(jìn)是指段落的首行起始位置不變，其余各行一律縮進(jìn)一定距離。這種縮進(jìn)方式常用于如詞匯表、項(xiàng)目列表等內(nèi)容。

(3)左右縮進(jìn)。左縮進(jìn)是指整個(gè)段落都向右移動(dòng)一定距離；而右縮進(jìn)一般是指使段落的右端整體均向左移動(dòng)一定距離。

3)行距和段落間距

(1)行距決定了段落中各行文字之間的垂直距離?！伴_始”選項(xiàng)卡上“段落”選項(xiàng)組中的“行距”按鈕可以用來(lái)設(shè)置行距(默認(rèn)的設(shè)置是一倍行距)。單擊“行距”按鈕旁邊的向下三角箭頭，彈出如圖6.38所示的下拉列表，在這個(gè)下拉列表中可以選擇所需的行距。如果執(zhí)行其中的“行距選項(xiàng)”命令，將打開“段落”對(duì)話框的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，在其中的“間距”選項(xiàng)區(qū)域中的“行距”下拉列表框中，可以選擇其他行距選項(xiàng)并可在“設(shè)置值”微調(diào)框中設(shè)置具體的數(shù)值。圖6.38“行距”下拉列表

(2)段落間距是指段落與段落之間的距離。在某些情況下，為了滿足排版的需要，會(huì)對(duì)段落之間的距離進(jìn)行調(diào)整。可以通過(guò)以下三種方法來(lái)調(diào)整段落間距：

①執(zhí)行“行距”下拉列表中的“增加段前間距”和“增加段后間距”命令，迅速調(diào)整段落間距；

②在“段落”對(duì)話框的“間距”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊“段前”和“段后”微調(diào)框中的微調(diào)按鈕，可以精確設(shè)置段落間距；

③打開“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，在“段落”選項(xiàng)組中單擊“段前”和“段后”微調(diào)框中的微調(diào)按鈕同樣可以完成段落間距的設(shè)置工作，如圖6.39所示。圖6.39在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡中設(shè)置段落間距

4)換行和分頁(yè)設(shè)置

在對(duì)某些專業(yè)的或比較長(zhǎng)的文檔進(jìn)行排版時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)一些特殊的段落進(jìn)行格式調(diào)整，以使版式更加和諧、美觀。這可以通過(guò)如圖6.40所示的“段落”對(duì)話框中的“換行和分頁(yè)”選項(xiàng)卡進(jìn)行設(shè)置。其中：

(1)孤行控制。

(2)與下段同頁(yè)。

(3)段中不分頁(yè)。

(4)段前分頁(yè)。圖6.40“段落”對(duì)話框的“換行和分頁(yè)”選項(xiàng)卡

3.使用主題快速調(diào)整文檔外觀

文檔主題是一套具有統(tǒng)一設(shè)計(jì)元素的格式選項(xiàng)，包括主題顏色、主題字體和主題效果。通過(guò)應(yīng)用文檔主題，可以快速而輕松地設(shè)置整個(gè)文檔的格式。Office主題在Word、Excel、PowerPoint等組件之間共享。

1)應(yīng)用Office內(nèi)置主題

(1)在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡的“主題”選項(xiàng)組中，單擊“主題”按鈕。

(2)在彈出的下拉列表中，系統(tǒng)內(nèi)置的“主題庫(kù)”以圖示的方式羅列了“Office”“暗香撲面”“跋涉”“都市”“風(fēng)舞九天”“華麗”等20余種文檔主題?？梢栽谶@些主題之間滑動(dòng)鼠標(biāo)，通過(guò)實(shí)時(shí)預(yù)覽功能來(lái)試用每個(gè)主題的應(yīng)用效果。

(3)單擊一個(gè)符合需求的主題，即可完成文檔主題的設(shè)置。

2)自定義主題

必要時(shí)可以創(chuàng)建自定義文檔主題。在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡的“主題”組中，分別單擊“顏色”“字體”“效果”按鈕，按照需求完成自定義設(shè)置即可。

例如，如果需要改變默認(rèn)的超級(jí)鏈接的顯示顏色，則可通過(guò)“顏色”按鈕下的“新建主題顏色”來(lái)實(shí)現(xiàn)，如圖6.41所示。

對(duì)一個(gè)或多個(gè)這樣的主題組件所做的更改將立即影響當(dāng)前文檔的顯示外觀。如果要將這些更改應(yīng)用到新文檔，還可以將它們另存為自定義文檔主題。圖6.41自定義主題顏色

6.2.2調(diào)整頁(yè)面布局

Word2010所提供的頁(yè)面設(shè)置功能可以輕松完成對(duì)“頁(yè)邊距”“紙張大小”“紙張方向”“文字排列”等諸多選項(xiàng)的設(shè)置工作。

1.設(shè)置頁(yè)邊距

通過(guò)指定頁(yè)邊距，可以滿足不同的文檔版面要求。設(shè)置頁(yè)邊距的操作步驟如下。

(1)打開“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)組中的“頁(yè)邊距”按鈕。

(2)從彈出的預(yù)定義頁(yè)邊距下拉列表中單擊選擇合適的頁(yè)邊距，如圖6.42(a)所示。

(3)如果需要自己指定頁(yè)邊距，可以在下拉列表中執(zhí)行“自定義邊距”命令，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中的“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，如圖6.42(b)所示。其中：

①在“頁(yè)邊距”選項(xiàng)區(qū)域中，可以通過(guò)單擊微調(diào)按鈕調(diào)整“上”“下”“左”“右”四個(gè)頁(yè)邊距的大小和“裝訂線”的大小位置，在“裝訂線位置”下拉列表框中選擇“左”或“上”選項(xiàng)；

②在“應(yīng)用于”下拉列表中可指定頁(yè)邊距設(shè)置的應(yīng)用范圍，可指定應(yīng)用于整篇文檔、選定的文本或指定的節(jié)(如果文檔已分節(jié))。

(4)單擊“確定”按鈕即可完成自定義頁(yè)邊距的設(shè)置。圖6.42設(shè)置頁(yè)邊距(a)選擇預(yù)定義頁(yè)邊距(b)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡

2.設(shè)置紙張大小和方向

1)設(shè)置紙張方向

Word2010提供了縱向(垂直)和橫向(水平)兩種布局以供選擇。更改紙張方向時(shí)，與其相關(guān)的內(nèi)容選項(xiàng)也會(huì)隨之更改，例如封面、頁(yè)眉、頁(yè)腳樣式庫(kù)中所提供的內(nèi)置樣式便會(huì)始終與當(dāng)前所選紙張方向保持一致。更改文檔的紙張方向的操作步驟如下：

(1)打開“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)組中的“紙張方向”按鈕。

(2)在彈出的下拉列表中，選擇“縱向”或“橫向”。

2)設(shè)置紙張大小

同頁(yè)邊距一樣，Word2010為用戶提供了預(yù)定義的紙張大小設(shè)置，用戶既可以使用默認(rèn)的紙張大小，又可以自己設(shè)定紙張大小，以滿足不同的應(yīng)用要求。設(shè)置紙張大小的操作步驟如下：

(1)打開“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，在“頁(yè)面設(shè)置”組中單擊“紙張大小”按鈕。

(2)在彈出的預(yù)定義紙張大小下拉列表中選擇合適的紙張大小，如圖6.43(a)所示。

(3)如果需要自己指定紙張大小，可以在下拉列表中執(zhí)行“其他頁(yè)面大小”命令，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中的“紙張”選項(xiàng)卡，如圖6.43(b)所示。其中：

①在“紙張大小”下拉列表框中，可以選擇不同型號(hào)的打印紙，例如“A3”“A4”“16開”；

②選擇“自定義大小”紙型，可以在下面的“寬度”和“高度”微調(diào)框中自己定義紙張的大??；

③在“應(yīng)用于”下拉列表中可以指定紙張大小的應(yīng)用范圍。

(4)單擊“確定”按鈕即可完成自定義紙張大小的設(shè)置。

圖6.43設(shè)置紙張大小(a)快速設(shè)置紙張大小(b)“頁(yè)面布局”對(duì)話框中的“紙張”項(xiàng)卡

3.設(shè)置頁(yè)面背景

Word2010提供了豐富的頁(yè)面背景設(shè)置功能，可以非常便捷地為文檔應(yīng)用水印、頁(yè)面顏色和頁(yè)面邊框等效果。

1)頁(yè)面顏色和背景

通過(guò)頁(yè)面顏色設(shè)置，可以為背景應(yīng)用漸變、圖案、圖片、純色或紋理等填充效果，其中漸變、圖案、圖片和紋理將以平鋪或重復(fù)方式來(lái)填充頁(yè)面，從而可以針對(duì)不同應(yīng)用場(chǎng)景制作專業(yè)美觀的文檔。為文檔設(shè)置頁(yè)面顏色和背景的操作步驟如下。

(1)打開“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面背景”組中的“頁(yè)面顏色”按鈕。

(2)在彈出的下拉列表中，可以在“主題顏色”或“標(biāo)準(zhǔn)色”區(qū)域中單擊所需顏色，如圖6.44所示。

(3)選擇其他顏色。在“頁(yè)面顏色”下拉列表中執(zhí)行“其他顏色”命令，在隨后打開的“顏色”對(duì)話框中進(jìn)行選擇。

(4)設(shè)定填充效果。如果希望添加特殊的效果，則可在“頁(yè)面顏色”下拉列表中執(zhí)行“填充效果”命令，打開“填充效果”對(duì)話框，如圖6.44所示。在該對(duì)話框中有“漸變”“紋理”“圖案”和“圖片”四個(gè)選項(xiàng)卡，用于設(shè)置頁(yè)面的特殊填充效果。

(5)設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，即可為整個(gè)文檔中的所有頁(yè)面應(yīng)用美觀的背景。圖6.44設(shè)置頁(yè)面顏色和填充效果

2)水印效果

水印效果用于在文檔內(nèi)容的底層顯示虛影效果。通常情況下，當(dāng)文檔有保密、版權(quán)保護(hù)等特殊要求時(shí)，可添加水印效果。水印效果可以是文字，也可以是圖片。實(shí)現(xiàn)水印效果的操作方法如下：

①打開“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面背景”組中的“水印”按鈕。

②在彈出的下拉列表中，可以選擇一個(gè)預(yù)定義水印效果，如圖6.45(a)所示。

③自定義水印。在“水印”下拉列表中，選擇“自定義水印”命令，打開如圖6.45(b)所示的“水印”對(duì)話框。在該對(duì)話框中可指定圖片或文字作為文檔的水印。設(shè)置完畢后單擊“確定”按鈕即可。

圖6.45設(shè)置水印效果(a)選擇一個(gè)預(yù)定義水印效果(b)“水印”對(duì)話框

【例6-4】將單位名稱作為水印添加到文檔中。

該實(shí)例的操作步驟提示如下：

①打開一個(gè)空白的Word文檔，在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡的“頁(yè)面背景”組中單擊“水印”按鈕。

②在彈出的下拉列表中選擇“自定義水印”命令，打開“水印”對(duì)話框。

③在該對(duì)話框中單擊“文字水印”單選項(xiàng)，在“文字”右側(cè)的文本框中輸入單位名稱“保山學(xué)院信息學(xué)院”；指定字體、字號(hào)和顏色，版式為“斜式”。設(shè)置完畢后單擊“確定”按鈕，水印效果如圖6.46所示。圖6.46將單位名稱制作成水印效果

4．設(shè)置文檔網(wǎng)格

在很多中文文檔中，要求每頁(yè)有固定的行數(shù)，這就需要進(jìn)行文檔網(wǎng)格的設(shè)置。具體操作方法如下：

①在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡上，單擊“頁(yè)面設(shè)置”組中的“對(duì)話框啟動(dòng)器”按鈕，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框；

②單擊“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，切換到如圖6.47所示的“文檔網(wǎng)格”設(shè)置窗口；

③指定網(wǎng)格類型，設(shè)置每行字符數(shù)、每頁(yè)行數(shù)等內(nèi)容；

④在“應(yīng)用于”下拉列表中指定應(yīng)用范圍，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。圖6.47“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中的“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡

6.2.3在文檔中應(yīng)用表格

1.在文檔中插入表格

在Word2010中，可以通過(guò)多種途徑來(lái)創(chuàng)建精美別致的表格。

1)即時(shí)預(yù)覽創(chuàng)建表格

利用“表格”下拉列表插入表格的方法既簡(jiǎn)單又直觀，并且可以即時(shí)預(yù)覽到表格在文檔中的效果。其操作步驟如下：

①將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在要插入表格的文檔位置。

②打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“表格”選項(xiàng)組中的“表格”按鈕。

③在彈出的下拉列表的“插入表格”區(qū)域，以滑動(dòng)鼠標(biāo)的方式指定表格的行數(shù)和列數(shù)。與此同時(shí)，可以在文檔中實(shí)時(shí)預(yù)覽到表格的大小變化，如圖6.48所示。確定行列數(shù)目后，單擊鼠標(biāo)左鍵即可將指定行列數(shù)目的表格插入到文檔中。圖6.48插入并預(yù)覽表格

④此時(shí)，功能區(qū)中自動(dòng)打開“表格工具”中的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡。在其中的“表格樣式”選項(xiàng)組中，可以選擇為表格的某個(gè)特定部分應(yīng)用特殊格式，例如選中“標(biāo)題行”復(fù)選框，則將表格的首行設(shè)置為特殊格式。在其中的“表格樣式”組中單擊“表格樣式庫(kù)”右側(cè)的“其他”按鈕，可從打開的表格樣式庫(kù)列表中選擇一種表格樣式，便可快速完成表格格式應(yīng)用，如圖6.49所示。

⑤之后，可以在表格中輸入數(shù)據(jù)以完成表格的制作。圖6.49快速套用表格樣式

2)使用“插入表格”命令創(chuàng)建表格

通過(guò)“插入表格”命令創(chuàng)建表格時(shí)，可以在表格插入文檔之前選擇表格尺寸和格式，操作步驟如下。

①將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在要插入表格的文檔位置。

②打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“表格”選項(xiàng)組中的“表格”按鈕。

③在彈出的下拉列表中，執(zhí)行“插入表格”命令，打開如圖6.50所示的“插入表格”對(duì)話框。圖6.50“插入表格”對(duì)話框

④在“表格尺寸”選項(xiàng)區(qū)域中分別指定表格的“列數(shù)”和“行數(shù)”。

⑤在“自動(dòng)調(diào)整”操作區(qū)域中根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整表格尺寸。如果選中了“為新表格記憶此尺寸”復(fù)選框，那么在下次打開“插入表格”對(duì)話框時(shí)，就會(huì)默認(rèn)保持此次的表格設(shè)置。

⑥設(shè)置完畢后，單擊“確定”按鈕，即可將表格插入到文檔中。同樣可以在“表格工具?|?設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上進(jìn)一步設(shè)置表格外觀和屬性。

3)手動(dòng)繪制表格

如果要?jiǎng)?chuàng)建不規(guī)則的復(fù)雜表格，則可以采用手動(dòng)繪制表格的方法，此方法使創(chuàng)建表格的操作更具有靈活性。操作步驟如下：

①將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在要插入表格的文檔位置。

②打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“表格”選項(xiàng)組中的“表格”按鈕。

③在彈出的下拉列表中，執(zhí)行“繪制表格”命令。

④此時(shí)，鼠標(biāo)指針會(huì)變?yōu)殂U筆狀，在文檔中拖動(dòng)鼠標(biāo)即可自由繪制表格?？梢韵壤L制一個(gè)大矩形以定義表格的外邊界，然后在該矩形內(nèi)根據(jù)實(shí)際需要繪制行線和列線。

⑤如果要擦除某條線，可以在“表格工具?|?設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中，單擊“繪制邊框”組中的“擦除”按鈕。此時(shí)鼠標(biāo)指針會(huì)變?yōu)橄鹌げ恋男螤?，單擊需要擦除的線條即可將其擦除。

⑥擦除線條后，再次單擊“擦除”按鈕，即可使其不再處于選中狀態(tài)。這樣，就可以繼續(xù)在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中設(shè)計(jì)表格的樣式了。

4)插入快速表格

Word2010提供了一個(gè)“快速表格庫(kù)”，其中包含一組預(yù)先設(shè)計(jì)好格式的表格可供選擇，以便迅速創(chuàng)建表格?？焖俦砀袷亲鳛闃?gòu)建基塊存儲(chǔ)在庫(kù)中的表格，可以隨時(shí)被訪問(wèn)和重用。通過(guò)快速表格創(chuàng)建表格的操作步驟如下：

①將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在要插入表格的文檔位置。

②打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“表格”選項(xiàng)組中的“表格”按鈕。

③在彈出的下拉列表中，執(zhí)行“快速表格”命令，打開系統(tǒng)內(nèi)置的快速表格庫(kù)，其中以圖示化的方式提供了許多不同的表格類型，如圖6.51所示，單擊選擇其中一個(gè)樣式。

④將所選快速表格插入到文檔中，修改其中的數(shù)據(jù)以符合特定需要。通過(guò)“表格工具?|?設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，可以進(jìn)一步對(duì)表格的樣式進(jìn)行設(shè)置。

圖6.51快速表格庫(kù)

2.將文本轉(zhuǎn)換成表格

在Word2010中，如果要將事先輸入好的文本轉(zhuǎn)換成表格，只需在文本中設(shè)置分隔符即可，其操作步驟如下：

(1)首先在Word文檔中輸入文本，并在希望分隔的位置使用分隔符。分隔符可以是制表符、空格、逗號(hào)以及其他一些可以輸入的符號(hào)。每行文本(也有可能是一段文本)對(duì)應(yīng)一行表格內(nèi)容。

(2)選擇要轉(zhuǎn)換為表格的文本，單擊“插入”選項(xiàng)卡上“表格”選項(xiàng)組中的“表格”按鈕。

(3)在彈出的下拉列表中，執(zhí)行“將文字轉(zhuǎn)換成表格”命令，打開如圖6.52所示的“將文字轉(zhuǎn)換成表格”的對(duì)話框。

(4)在“文字分隔位置”選項(xiàng)區(qū)域中單擊文本中使用的分隔符，或者在“其他字符”右側(cè)的文本框中輸入所用字符。通常，Word會(huì)根據(jù)所選文本中使用的分隔符默認(rèn)選中相應(yīng)的單選項(xiàng)，同時(shí)自動(dòng)識(shí)別出表格的行列數(shù)。

(5)確認(rèn)無(wú)誤后，單擊“確定”按鈕，原先文檔中的文本就被轉(zhuǎn)換成了表格。圖6.52“將文字轉(zhuǎn)換成表格”對(duì)話框

3.調(diào)整表格布局

在文檔中插入表格后，當(dāng)光標(biāo)位于表格中任意位置時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)“表格工具?|?設(shè)計(jì)”和“表格工具?|?布局”兩個(gè)選項(xiàng)卡。利用如圖6.53所示的“表格工具?|?布局”選項(xiàng)卡，可以改變表格的行列數(shù)，對(duì)表格的單元格、行、列的屬性進(jìn)行設(shè)置，還可以對(duì)表格中內(nèi)容的對(duì)齊方式進(jìn)行指定。圖6.53“表格工具?|?布局”選項(xiàng)卡

1)基本設(shè)置

單擊“表”選項(xiàng)組中的“屬性”按鈕，在打開的“表格屬性”對(duì)話框中，可以設(shè)置表格整體的對(duì)齊方式、表格行和列以及單元格的屬性。

單擊“行和列”選項(xiàng)組中的相應(yīng)按鈕，可以刪除或插入行或列。

利用“合并”選項(xiàng)組中的命令可以對(duì)選定的單元格進(jìn)行合并或拆分。其中單擊“拆分表格”按鈕，可將當(dāng)前表格拆分成兩個(gè)。

在“單元格大小”選項(xiàng)組中，可以調(diào)整表格的行高和列寬。通過(guò)“自動(dòng)調(diào)整”下拉列表中的命令可以自動(dòng)調(diào)整表格的大小。

通過(guò)“對(duì)齊方式”選項(xiàng)組中的命令，可以設(shè)置表格中的文本在水平及垂直方向上的對(duì)齊方式。

單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)組中的“排序”按鈕，還可以對(duì)表格內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單排序。

2)設(shè)置標(biāo)題行跨頁(yè)重復(fù)

對(duì)于內(nèi)容較多的表格，難免會(huì)跨越兩頁(yè)或更多頁(yè)。此時(shí)，如果希望表格的標(biāo)題行可以自動(dòng)地出現(xiàn)在每個(gè)頁(yè)面的表格上方，可以設(shè)置標(biāo)題行重復(fù)出現(xiàn)，操作步驟如下：

①首先選擇表格中需要重復(fù)出現(xiàn)的標(biāo)題行。

②在“表格工具?|?布局”選項(xiàng)卡上，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)組中的“重復(fù)標(biāo)題行”按鈕。

【例6-5】將文本轉(zhuǎn)換為表格并進(jìn)行處理。

將案例素材文檔“文本轉(zhuǎn)換為表格.docx”中以制表符分隔的文本轉(zhuǎn)換為一個(gè)表格并進(jìn)行適當(dāng)?shù)男揎?，效果如圖6.54所示。圖6.54將文本轉(zhuǎn)換為表格并進(jìn)行修飾

操作步驟提示如下：

①打開案例素材“文本轉(zhuǎn)換為表格?.docx”，選擇第2～7行文本。

②在“插入”選項(xiàng)卡上“表格”組中單擊“表格”按鈕，從下拉列表中選擇“文本轉(zhuǎn)換成表格”命令。

③在“將文字轉(zhuǎn)換成表格”對(duì)話框中單擊選中“根據(jù)窗口調(diào)整表格”選項(xiàng)，指定文字分隔位置為制表符，單擊“確定”按鈕。

④在“表格工具?|?設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“表格樣式”組中選擇一個(gè)內(nèi)置表格樣式。

⑤在“表格工具?|?布局”選項(xiàng)卡上的“單元格大小”組中，單擊“分布列”按鈕。

⑥在“表格工具?|?布局”選項(xiàng)卡上的“文字方向”組中，單擊“水平居中”按鈕。

6.2.4在文檔中處理圖形圖片

1.在文檔中插入圖片

在Word中插入的圖片可以是程序本身帶有的剪貼畫，也可以是來(lái)自外部的圖片文件，甚至可以直接插入屏幕截圖，這大大豐富了文檔的表現(xiàn)力。

1)插入來(lái)自文件的圖片

在Word文檔中可以插入各類格式的圖片文件，操作步驟如下：

①將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在要插入圖片的位置。

②在“插入”選項(xiàng)卡的“插圖”選項(xiàng)組中單擊“圖片”按鈕，打開“插入圖片”對(duì)話框。

③在指定文件夾下選擇所需圖片，單擊“插入”按鈕，即可將所選圖片插入到文檔中。

2)插入剪貼畫

MicrosoftOffice提供了大量的剪貼畫，并將其存儲(chǔ)在剪輯管理器中。剪輯管理器中包含剪貼畫、照片、影片、聲音和其他媒體文件，可將它們插入到文檔中，以便于演示或發(fā)布。

當(dāng)連接了Internet時(shí)，還可以快速搜索在MicrosoftOfficeOnline站點(diǎn)上免費(fèi)提供的更多資源。

在Word2010文檔中插入剪貼畫的操作方法如下：

①將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在要插入剪貼畫的位置。

②在“插入”選項(xiàng)卡的“插圖”選項(xiàng)組中單擊“剪貼畫”按鈕，打開“剪貼畫”任務(wù)窗格。

③在“搜索文字”文本框中輸入與剪貼畫相關(guān)的單詞或詞組描述，或輸入剪貼畫文件的全部或部分文件名。

④在“結(jié)果類型”下拉列表中選擇剪貼畫類型，其中包括“剪貼畫”“照片”“視頻”和“音頻”。

⑤設(shè)置完搜索文字、類型后，單擊“搜索”按鈕。符合搜索條件的剪貼畫將會(huì)在“剪貼畫”任務(wù)窗格中的列表框中顯示出來(lái)，如圖6.55所示。直接單擊“搜索”按鈕則可顯示所有剪貼畫。

⑥將鼠標(biāo)光標(biāo)指向某一剪貼畫，單擊其右側(cè)的向下三角箭頭按鈕，在彈出的下拉列表中執(zhí)行“插入”命令，即可將所選剪貼畫插入到文檔中。圖6.55搜索并插入剪貼畫

3)截取屏幕圖片

Office2010增加了屏幕圖片捕獲功能，可以方便地在文檔中直接插入已經(jīng)在計(jì)算機(jī)中開啟的屏幕畫面，并且可以按照選定的范圍截取屏幕內(nèi)容。在Word2010文檔中插入屏幕畫面的操作步驟如下：

①將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在要插入圖片的位置。

②在“插入”選項(xiàng)卡上的“插圖”選項(xiàng)組中單擊“屏幕截圖”按鈕，打開如圖6.56所示的“可用視窗”列表。圖6.56插入屏幕截圖

③在“可用視窗”列表中顯示目前在計(jì)算機(jī)中開啟的應(yīng)用程序屏幕畫面，單擊選擇某一圖片縮略圖將其作為圖片插入到文檔中。

④如果需要截取窗口的一部分，可以單擊下拉列表中的“屏幕剪輯”命令，然后在屏幕上用鼠標(biāo)拖動(dòng)選擇某一屏幕區(qū)域作為圖片插入到文檔中。

2.設(shè)置圖片格式

在文檔中插入圖片并選中圖片后，功能區(qū)中將自動(dòng)出現(xiàn)“圖片工具?|?格式”選項(xiàng)卡，如圖6.57所示。通過(guò)該選項(xiàng)卡，可以對(duì)圖片的大小、格式進(jìn)行各種設(shè)置。圖6.57“圖片工具?|?格式”選項(xiàng)卡

1)調(diào)整圖片的樣式

(1)應(yīng)用預(yù)定義圖版樣式：在“圖片工具?|?格式”選項(xiàng)卡上，單擊“圖片樣式”選項(xiàng)組中的“其他”按鈕，在展開的“圖片樣式庫(kù)”中，列出了許多圖片樣式，如圖6.58所示。單擊選擇其中的某一類型，即可將相應(yīng)樣式快速應(yīng)用到當(dāng)前圖片上。圖6.58圖片樣式

(2)自定義圖片樣式：如果認(rèn)為“圖片樣式庫(kù)”中內(nèi)置的圖片樣式不能滿足實(shí)際需求，可以分別通過(guò)“圖片樣式”選項(xiàng)組中的“圖片版式”“圖片邊框”和“圖片效果”三個(gè)命令按鈕進(jìn)行多方面的圖片屬性設(shè)置，如圖6.59所示。圖6.59自定義圖片樣式

(3)進(jìn)一步調(diào)整格式：在“圖片工具?|?格式”選項(xiàng)卡上，通過(guò)“調(diào)整”選項(xiàng)組中的“更正”“顏色”和“藝術(shù)效果”按鈕可以自由地調(diào)節(jié)圖片的亮度、對(duì)比度、清晰度以及藝術(shù)效果，如圖6.60所示。圖6.60設(shè)置圖片的顏色和藝術(shù)效果

2)設(shè)置圖片的文字環(huán)繞方式

環(huán)繞方式?jīng)Q定了圖形之間以及圖形與文字之間的交互方式。設(shè)置圖片文字環(huán)繞方式的操作步驟如下：

①選中要進(jìn)行設(shè)置的圖片，打開“圖片工具?|?格式”選項(xiàng)卡。

②單擊“排列”選項(xiàng)組中的“自動(dòng)換行”命令，在展開的下拉列表中選擇某一種環(huán)繞方式，如圖6.61(a)所示。

③可以在“自動(dòng)換行”下拉列表中單擊“其他布局選項(xiàng)”命令，打開如圖6.61(b)所示的“文字環(huán)繞”選項(xiàng)卡“布局”對(duì)話框。在“文字環(huán)繞”選項(xiàng)卡中根據(jù)需要設(shè)置“環(huán)繞方式”“自動(dòng)換行”方式以及圖片距離正文文字的距離。

環(huán)繞有兩種基本形式：嵌入(在文字層中)和浮動(dòng)(在圖形層中)。浮動(dòng)意味著可將圖片拖動(dòng)到文檔的任何位置，而不像嵌入到文檔文字層中的圖片那樣受到一些限制。表6.2描述了不同環(huán)繞樣式在文檔中的布局效果(對(duì)照?qǐng)D6.61(b))。

圖6.61選擇文字環(huán)繞方式

3)設(shè)置圖片在頁(yè)面上的位置

當(dāng)所插入圖片的文字環(huán)繞方式為非嵌入型時(shí)，通過(guò)設(shè)置圖片在頁(yè)面的相對(duì)位置，可以合理地根據(jù)文檔類型布局圖片，其操作步驟如下：

(1)選中要進(jìn)行設(shè)置的圖片，打開“圖片工具?|?格式”選項(xiàng)卡。

(2)單擊“排列”選項(xiàng)組中的“位置”按鈕，在展開的下拉列表中選擇某一位置布局方式，如圖6.62(a)所示。圖6.62選擇位置布局(a)“位置”下拉列表

(b)“位置”選項(xiàng)卡

(3)可以在“位置”下拉列表中單擊“其他布局選項(xiàng)”命令，打開如圖6.62(b)所示的“布局”對(duì)話框。在“位置”選項(xiàng)卡中根據(jù)需要設(shè)置“水平”“垂直”位置以及相關(guān)的選項(xiàng)。其中：

①對(duì)象隨文字移動(dòng)。該設(shè)置將圖片與特定的段落關(guān)聯(lián)起來(lái)，使段落始終保持與圖片顯示在同一頁(yè)面上。該設(shè)置只影響頁(yè)面上的垂直位置。

②鎖定標(biāo)記。該設(shè)置鎖定圖片在頁(yè)面上的當(dāng)前位置。

③允許重疊。該設(shè)置允許圖形對(duì)象相互覆蓋。

④表格單元格中的版式。該設(shè)置允許使用表格在頁(yè)面上安排圖片的位置。

4)刪除圖片背景

插入到文檔中的圖片可能會(huì)因?yàn)楸尘邦伾疃绊戦喿x和輸出效果，此時(shí)可以去除圖片背景。刪除圖片背景的操作步驟如下：

①選中要進(jìn)行設(shè)置的圖片，打開“圖片工具?|?格式”選項(xiàng)卡。

②單擊“調(diào)整”選項(xiàng)組中的“刪除背景”命令，此時(shí)在圖片上出現(xiàn)遮幅區(qū)域。

③在圖片上調(diào)整選擇區(qū)域四周的控制柄，使要保留的圖片內(nèi)容浮現(xiàn)出來(lái)。調(diào)整完成后，在“背景消除”上下文選項(xiàng)卡中單擊“保留更改”按鈕，則指定圖片的背景被刪除，如圖6.63所示。

圖6.63消除圖片的背景

5)圖片大小與裁剪圖片

插入到文檔中的圖片大小可能不符合要求，這時(shí)需要對(duì)圖片的大小進(jìn)行處理。

(1)圖片縮放。單擊選中所插入的圖片，圖片周圍出現(xiàn)控制柄，用鼠標(biāo)拖動(dòng)圖片邊框上的控制柄可以快速調(diào)整其大小。如需對(duì)圖片進(jìn)行精確縮放，可以在“圖片工具?|?格式”選項(xiàng)卡的“大小”選項(xiàng)卡中單擊對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕，打開如圖6.64所示的“布局”對(duì)話框中的“大小”選項(xiàng)卡。在“縮放”選項(xiàng)區(qū)域中，選中“鎖定縱橫比”復(fù)選框，然后設(shè)置“高度”和“寬度”的百分比即可更改圖片的大小。圖6.64調(diào)整圖片大小

(2)裁剪圖片。當(dāng)圖片中的某部分(如消除背景后出現(xiàn)的空白區(qū)域)多余時(shí)，可以將其裁剪掉。裁剪圖片的操作方法如下：

①選中要進(jìn)行裁剪的圖片，打開“圖片工具?|?格式”選項(xiàng)卡。

②單擊“大小”選項(xiàng)組中的“裁剪”按鈕，圖片周圍出現(xiàn)裁剪標(biāo)記，拖動(dòng)圖片四周的裁剪標(biāo)記，將圖片調(diào)整到適當(dāng)?shù)拇笮　?/p>

③調(diào)整完成后，在圖片外的任意位置單擊或者按Esc鍵退出裁剪操作，此時(shí)在文檔中只保留裁剪了多余區(qū)域的圖片。

④如需裁剪出更加豐富的效果，可以單擊“裁剪”按鈕旁邊的向下三角箭頭，從打開的下拉列表中選擇合適的命令后再進(jìn)行裁剪。例如，選擇“裁剪為形狀”后可將圖片按指定的形狀進(jìn)行剪裁，如圖6.65所示。圖6.65將圖片裁剪為形狀

⑤實(shí)際上，在裁剪完成后，圖片的多余區(qū)域依然保留在文檔中，只不過(guò)看不到而已。如果希望徹底刪除圖片中被裁剪掉的多余區(qū)域，可以單擊“調(diào)整”選項(xiàng)組中的“壓縮圖片”按鈕，打開“壓縮圖片”對(duì)話框，如圖6.66所示。

⑥在該對(duì)話框中，選中“壓縮選項(xiàng)”區(qū)域中的“僅用于此圖片”“刪除圖片的剪裁區(qū)域”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕即可完成操作。圖6.66壓縮圖片以裁減多余區(qū)域

3.繪制圖形

1)使用繪圖畫布

向Word文檔插入圖片、圖形對(duì)象時(shí)，可以將圖片、圖形等對(duì)象放置在繪圖畫布中。繪圖畫布在繪圖和文檔的其他部分之間提供了一條框架式的邊界。在默認(rèn)情況下，繪圖畫布沒有背景或邊框，但是如同處理圖形對(duì)象一樣，可以對(duì)繪圖畫布進(jìn)行格式設(shè)置。

繪圖畫布能夠?qū)⒗L圖的各個(gè)部分組合起來(lái)，這在繪圖是由若干個(gè)形狀組成的情況下尤其有用。如果計(jì)劃在插圖中包含多個(gè)形狀，或者希望在圖片上繪制一些形狀實(shí)現(xiàn)突出效果，最佳做法是先插入一個(gè)繪圖畫布，然后在繪圖畫布中繪制形狀、組織圖形圖片。插入繪圖畫布的操作步驟如下：

①將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在要插入繪圖畫布的位置。

②在“插入”選項(xiàng)卡上的“插圖”選項(xiàng)組中，單擊“形狀”按鈕。

③在彈出的下拉列表中執(zhí)行“新建繪圖畫布”命令，然后會(huì)在文檔中插入一幅繪圖畫布。

在繪圖畫布中可以繪制圖形，也可以插入圖片。插入繪圖畫布或繪制圖形后，功能區(qū)中將自動(dòng)出現(xiàn)如圖6.67所示的“繪圖工具?|?格式”選項(xiàng)卡，通過(guò)該選項(xiàng)卡可以對(duì)繪圖畫布以及圖形進(jìn)行格式設(shè)置。例如，在“繪圖工具?|?格式”選項(xiàng)卡上的“形狀樣式”選項(xiàng)組中，通過(guò)“形狀填充”“形狀輪廓”“形狀效果”按鈕可以設(shè)置繪圖畫布的背景和邊框；在“大小”選項(xiàng)組中可以精確設(shè)置繪圖畫布的大小。圖6.67“繪圖工具?|?格式”選項(xiàng)卡

2)繪制圖形

圖形可以繪制在插入的繪圖畫布中，也可直接繪制在文檔中指定的位置。繪制圖形的基本方法如下：

①打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“插圖”選項(xiàng)組中的“形狀”按鈕，打開“形狀庫(kù)”列表。

②“形狀庫(kù)”中提供了各種線條、基本形狀、箭頭、流程圖、標(biāo)注以及星與旗幟等形狀。在該列表中單擊選擇需要的圖形形狀。

③在文檔的繪圖畫布中或其他合適的位置拖動(dòng)鼠標(biāo)即可繪制圖形，如圖6.68所示。圖6.68在繪圖畫布中繪制圖形

④通過(guò)“繪圖工具?|?格式”選項(xiàng)卡上的各個(gè)選項(xiàng)組中的功能，可以對(duì)選中的圖形進(jìn)行格式設(shè)置。例如，圖形的大小、排列方式、顏色和形狀以及在文本中的位置等，還可以對(duì)多個(gè)形狀進(jìn)行組合。

⑤如果需要?jiǎng)h除整個(gè)繪圖或部分繪圖，可以選擇繪圖畫布或要?jiǎng)h除的圖形對(duì)象，然后按Delete鍵。

4.使用SmartArt圖形

單純的文字總是令人難以記憶，如果能夠?qū)⑽臋n中的某些理念以圖形方式展現(xiàn)出來(lái)，就能夠大大促進(jìn)閱讀者對(duì)相關(guān)理念的理解與記憶。在MicrosoftOffice2010中，SmartArt圖形功能可以使單調(diào)乏味的文字以美輪美奐的效果呈現(xiàn)在讀者面前，令人印象深刻。添加SmartArt圖形的基本方法如下。

①將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在要插入SmartArt圖形的位置。

②打開“插入”選項(xiàng)卡，在“插圖”選項(xiàng)組中單擊“SmartArt”按鈕，打開如圖6.69所示的“選擇SmartArt圖形”對(duì)話框。

③在該對(duì)話框中列出了所有SmartArt圖形的分類，以及每個(gè)SmartArt圖形的外觀預(yù)覽效果和詳細(xì)的使用說(shuō)明信息。從左側(cè)的類別列表中單擊選擇某一圖形類別，如“列表”。

④在中間區(qū)域中單擊選擇某一圖形，如“垂直框列表”，右側(cè)將會(huì)顯示其預(yù)覽效果。圖6.69選擇SmartArt圖形

⑤單擊“確定”按鈕，將SmartArt圖形插入到文檔中。同時(shí)，功能區(qū)中顯示“SmartArt工具”下的“設(shè)計(jì)”和“格式”兩個(gè)上下文選項(xiàng)卡。此時(shí)的SmartArt圖形還沒有具體的信息，是個(gè)只顯示占位符文本(如“［文本］”)的框架，如圖6.70所示。

⑥可以在SmartArt圖形中各形狀上的文字編輯區(qū)域內(nèi)直接輸入所需信息替代占位符文本，也可以在左側(cè)的“文本”窗格中輸入所需內(nèi)容。在“文本”窗格中添加和編輯內(nèi)容時(shí)，SmartArt圖形會(huì)自動(dòng)更新，即根據(jù)“文本”窗格中的內(nèi)容自動(dòng)添加或刪除形狀。圖6.70插入文檔中的SmartArt圖形框架

⑦通過(guò)“SmartArt工具?|?設(shè)計(jì)”和“SmartArt工具?|?格式”兩個(gè)選項(xiàng)卡，可以對(duì)插入的SmartArt圖形在彈出的下拉列表中選擇適當(dāng)?shù)念伾瑸镾martArt圖形應(yīng)用新的顏色搭配效果，如圖6.71所示。圖6.71為SmartArt圖形更改顏色搭配效果

6.2.5在文檔中插入其他內(nèi)容

1.構(gòu)建并使用文檔部件

文檔部件實(shí)際上就是對(duì)某一段指定文檔內(nèi)容(文本、圖片、表格、段落等文檔對(duì)象)的封裝手段，也可以單純地將其理解為對(duì)這段文檔內(nèi)容的保存和重復(fù)使用，這為在文檔中共享已有的設(shè)計(jì)或內(nèi)容提供了高效手段。文檔部件包括自動(dòng)圖文集、文檔屬性(如標(biāo)題和作者)以及域等。

1)自動(dòng)圖文集

自動(dòng)圖文集是可以重復(fù)使用、存儲(chǔ)在特定位置的構(gòu)建基塊，是一類特殊的文檔部件。如果需要在文檔中反復(fù)使用某些固定內(nèi)容，就可將其定義為自動(dòng)圖文集詞條，并在需要時(shí)引用。

①首先在文檔中輸入需要定義為自動(dòng)圖文集詞條的內(nèi)容，如公司名稱、通信地址、郵編、電話等組成的聯(lián)系方式即可以作為一組詞條，可對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)母袷皆O(shè)置。

②選擇需要定義為自動(dòng)圖文集詞條的內(nèi)容。

③打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”選項(xiàng)組中的“文檔部件”按鈕，從下拉列表中選擇“自動(dòng)圖文集”下的“將所選內(nèi)容保存到自動(dòng)圖文集庫(kù)”命令，打開“新建構(gòu)建基塊”對(duì)話框，如圖6.72所示。

④輸入詞條名稱，設(shè)置其他屬性后，單擊“確定”按鈕。

⑤在文檔中需要插入自動(dòng)圖文集詞條的位置單擊，依次選擇“插入”選項(xiàng)卡→“文本”選項(xiàng)組→“文檔部件”按鈕→“自動(dòng)圖文集”→定義好的詞條名稱，即可快速插入相關(guān)詞條內(nèi)容。

圖6.72定義自動(dòng)圖文集詞條

2)文檔屬性

文檔屬性包含當(dāng)前正在編輯文檔的標(biāo)題、作者、主題、摘要等文檔信息。這些信息可以在“文件”后臺(tái)視圖中進(jìn)行編輯和修改。

(1)設(shè)置文檔屬性的操作方法如下：

①打開需要設(shè)置文檔屬性的Word文檔。

②單擊“文件”選項(xiàng)卡，打開Office后臺(tái)視圖。

③從左側(cè)列表中單擊“信息”命令，在右側(cè)的屬性區(qū)域中進(jìn)行各項(xiàng)文檔屬性設(shè)置。例如，在“標(biāo)題”右側(cè)區(qū)域中單擊進(jìn)入編輯狀態(tài)，即可修改標(biāo)題屬性，如圖6.73所示。圖6.73編輯修改文檔的屬性

(2)調(diào)用文檔屬性的操作方法如下：

①在文檔中需要插入文檔屬性的位置單擊鼠標(biāo)。

②打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”選項(xiàng)組中的“文檔部件”按鈕，從下拉列表中選擇“文檔屬性”。

③從“文檔屬性”列表中選擇所需的屬性名稱即可將其插入到文檔中，如圖6.74所示。

④在插入文檔中的“文檔屬性”框中可以修改屬性內(nèi)容，該修改可同步反映到后臺(tái)視圖的屬性信息。圖6.74在文檔中插入文檔屬性并修改

3)插入域

域是一組能夠嵌入文檔中的指令代碼，其在文檔中體現(xiàn)為數(shù)據(jù)的占位符。域可以提供自動(dòng)更新的信息，如時(shí)間、標(biāo)題、頁(yè)碼等。在文檔中使用特定命令時(shí)，如插入頁(yè)碼、插入封面等文檔構(gòu)建基塊時(shí)或者創(chuàng)建目錄時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)插入域。必要時(shí)，還可以手動(dòng)插入域，以自動(dòng)處理文檔外觀。例如，當(dāng)需要在一個(gè)包含多個(gè)章節(jié)的長(zhǎng)文檔的頁(yè)眉處自動(dòng)插入每章的標(biāo)題內(nèi)容時(shí)，可以通過(guò)手動(dòng)插入域來(lái)實(shí)現(xiàn)。

手動(dòng)插入域的操作方法如下：

(1)在文檔中需要插入域的位置單擊鼠標(biāo)。

(2)打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”選項(xiàng)組中的“文檔部件”按鈕，打開下拉列表。

(3)從下拉列表中選擇“域”命令，打開如圖6.75所示的“域”對(duì)話框。

(4)選擇類別、域名，必要時(shí)設(shè)置相關(guān)域?qū)傩院螅瑔螕簟按_定”按鈕。在對(duì)話框的“域名”區(qū)域下方顯示有對(duì)當(dāng)前域功能的簡(jiǎn)單說(shuō)明。圖6.75“域”對(duì)話框

4)自定義文檔部件

要將文檔中已經(jīng)編輯好的某一部分內(nèi)容保存為文檔部件并可以反復(fù)使用該文件，可自定義文檔部件，其方法與自定義自動(dòng)圖文集相類似。例如，一個(gè)產(chǎn)品銷量的表格框架很有可能在撰寫其他同類文檔時(shí)會(huì)再次被使用，此時(shí)就可以將其定義為一個(gè)文檔部件。具體操作步驟如下：

①在文檔中編輯需要保存為文檔部件的內(nèi)容并進(jìn)行格式化，然后選中該部分內(nèi)容。

②打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”選項(xiàng)組中的“文檔部件”按鈕。

③從下拉列表中執(zhí)行“將所選內(nèi)容保存到文檔部件庫(kù)”命令，打開“新建構(gòu)建基塊”對(duì)話框，如圖6.76所示。

④輸入文檔部件的名稱，并在“庫(kù)”類別下拉列表中指定其存儲(chǔ)的部件庫(kù)，如選擇“表格”。

⑤單擊“確定”按鈕，完成文檔部件的創(chuàng)建工作。

圖6.76在“新建構(gòu)建基塊”對(duì)話框中創(chuàng)建文檔部件

⑥打開或新建另外一個(gè)文檔，將光標(biāo)定位在要插入文檔部件的位置，依次選擇“插入”選項(xiàng)卡→“文本”選項(xiàng)組→“文檔部件”按鈕→“構(gòu)建基塊管理器”命令，打開如圖6.77所示的“構(gòu)建基塊管理器”對(duì)話框。從“構(gòu)建基塊”列表中選擇新建的文檔部件，單擊“插入”按鈕，即可將其直接重用在文檔中。

如果需要?jiǎng)h除自定義的文檔部件，只需要在圖6.77所示的“構(gòu)建基塊管理器”對(duì)話框中選中該部件，然后單擊“刪除”按鈕即可。圖6.77“構(gòu)建基塊管理器”對(duì)話框

2.插入其他對(duì)象

文本框、圖表、藝術(shù)字、首字下沉效果是中文排版過(guò)程中經(jīng)常用到的功能，這些功能的使用可以使得文檔內(nèi)容更豐富、外觀更漂亮、版面更清晰。

1)使用文本框

文本框是一種可移動(dòng)位置、可調(diào)整大小的文字或圖形容器。使用文本框，可以在一頁(yè)上放置多個(gè)文字塊內(nèi)容，或使文字按照與文檔中其他文字不同的方式排布。在文檔中插入文本框的操作步驟如下：

①打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”選項(xiàng)組中的“文本框”按鈕，彈出可選文本框類型下拉列表。

②從列表的“內(nèi)置”文本框樣式中選擇合適的文本框類型，所選文本框即插入到文檔中的指定位置，如圖6.78所示。如果需要自由定制文本框，可選擇其中的“繪制文本框”或“繪制豎排文本框”命令，然后在文檔中合適的位置拖動(dòng)鼠標(biāo)繪制一個(gè)文本框。

③可直接在文本框中輸入內(nèi)容并進(jìn)行編輯。

④利用“繪圖工具?|?格式”選項(xiàng)卡上的各類工具，可對(duì)文本框及其中的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置。其中，通過(guò)“文本”組中的“創(chuàng)建鏈接”按鈕，可在兩個(gè)文本框之間建立鏈接關(guān)系，使得文本在其間自動(dòng)傳遞。

圖6.78在文檔中插入內(nèi)置的文本框

2)插入文檔封面

專業(yè)的文檔要配以漂亮的封面才會(huì)更加完美，Word2010內(nèi)置的“封面庫(kù)”提供了充足的選擇空間，無(wú)須為設(shè)計(jì)漂亮的封面而大費(fèi)周折。為文檔添加專業(yè)封面的操作步驟如下：

①打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)”選項(xiàng)組中的“封面”按鈕，打開系統(tǒng)內(nèi)置的“封面庫(kù)”列表。

②“封面庫(kù)”中以圖示的方式列出了許多文檔封面。單擊其中某一封面類型，例如“奧斯汀”，所選封面自動(dòng)插入到當(dāng)前文檔的第一頁(yè)中，現(xiàn)有的文檔內(nèi)容會(huì)自動(dòng)后移，如圖6.79所示。圖6.79選擇文檔封面并插入到文檔中

③單擊封面中的內(nèi)容控件框，例如“摘要”“標(biāo)題”“作者”等，在其中輸入或修改相應(yīng)的文字信息并進(jìn)行格式化，一個(gè)漂亮的封面就制作完成了。

若要?jiǎng)h除已插入的封面，可以在“插入”選項(xiàng)卡的“頁(yè)”選項(xiàng)組上單擊“封面”按鈕，然后在彈出的下拉列表中執(zhí)行“刪除當(dāng)前封面”命令。

如果自行設(shè)計(jì)了符合特定需求的封面，也可以通過(guò)執(zhí)行“插入”選項(xiàng)卡→“頁(yè)”選項(xiàng)組→“封面”按鈕→“將所選內(nèi)容保存到封面庫(kù)”命令，將其保存到封面庫(kù)中以備下次使用。

3)插入藝術(shù)字

以藝術(shù)字的效果呈現(xiàn)文本，可以有更加亮麗的視覺效果。在文檔中插入藝術(shù)字的操作方法如下：

①在文檔中選擇需要添加藝術(shù)字效果的文本，或者將光標(biāo)定位于需要插入藝術(shù)字的位置。

②打開“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”選項(xiàng)組中的“藝術(shù)字”按鈕，打開藝術(shù)字樣式列表。

③從列表中選擇一個(gè)藝術(shù)字樣式，即可在當(dāng)前位置插入藝術(shù)字文本框，如圖6.80所示。

④在藝術(shù)字文本框中編輯或輸入文本。通過(guò)“繪圖工具?|?格式”選項(xiàng)卡上的各項(xiàng)工具，可對(duì)藝術(shù)字的形狀、樣式、顏色、位置及大小進(jìn)行設(shè)置。圖6.80在文檔中插入藝術(shù)字

4)首字下沉

可以設(shè)置文檔段落的首字呈現(xiàn)下沉效果，以起到突出顯示的作用，其操作步驟如下：

①選