2024-02文件控制程序

下載后可任意編輯1．目的對(duì)構(gòu)成本站管理體系的文件編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、作廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，以確保對(duì)管理體系有效運(yùn)行有影響的各相關(guān)場(chǎng)所使用的現(xiàn)行文件為有效版本，并及時(shí)撤出失效的文件，以防止誤用。2．范圍適用于本站管理體系文件和資料的控制，包括外來(lái)文件、監(jiān)測(cè)方法、技術(shù)法律規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等的控制。3．職責(zé)3.1辦公室是本站所有文件的綜合管理部門。3.2站長(zhǎng)：負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、各科室和崗位職責(zé)的批準(zhǔn)和發(fā)布。3.3技術(shù)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的審核，組織貫徹環(huán)境監(jiān)測(cè)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)法律規(guī)范；負(fù)責(zé)作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格的批準(zhǔn)和發(fā)布工作。3.4質(zhì)量負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的編制和修改，并對(duì)管理體系文件的現(xiàn)行有效性負(fù)責(zé)。3.5各部門：負(fù)責(zé)本部門作業(yè)指導(dǎo)書、記錄格式的編制、審核、具體實(shí)行。3.6文件管理員負(fù)責(zé)對(duì)各類文件的收集、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、登記、存檔、銷毀等各項(xiàng)管理和控制。4．文件和資料的分類4.1按文件結(jié)構(gòu)層次分類⑴第一層次文件——管理手冊(cè)：是闡明本站質(zhì)量方針、描述管理體系的法律規(guī)范性文件，是本站建立和運(yùn)行管理體系的綱領(lǐng)；⑵第二層次文件——程序文件：是對(duì)開展各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)、達(dá)到質(zhì)量控制目的和要求的方法和步驟的規(guī)定，是管理手冊(cè)的支持性文件；⑶第三層次文件——作業(yè)指導(dǎo)書：是法律規(guī)范本站各項(xiàng)具體技術(shù)運(yùn)作的指令性文件，以保證技術(shù)運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化和法律規(guī)范化；⑷第四層次文件——記錄（表格、報(bào)告）：記錄包括質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄，是分別記載本站開展各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)、技術(shù)活動(dòng)的表格、圖例、報(bào)告及其它形式的記錄，是本站質(zhì)量活動(dòng)和技術(shù)運(yùn)作的證實(shí)依據(jù)。4.2按文件來(lái)源分類⑴內(nèi)部文件：本站編制并正式發(fā)布的各類體系文件。⑵外來(lái)文件：適用于本站監(jiān)測(cè)工作的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、法律規(guī)范和法律規(guī)范性文件等。4.3按文件管理要求分類可分為受控文件和非受控文件。5．程序5.1文件的編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布5.1.1文件編寫部門或編寫人負(fù)責(zé)識(shí)別本部門與質(zhì)量有關(guān)的過(guò)程及過(guò)程的相互作用，提出文件編寫需求、負(fù)責(zé)編寫，按下表履行相應(yīng)的文件編制過(guò)程：序號(hào)文件類型編寫部門審核人批準(zhǔn)和發(fā)布人1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編寫技術(shù)負(fù)責(zé)人站長(zhǎng)2作業(yè)指導(dǎo)書各部門部門負(fù)責(zé)人技術(shù)負(fù)責(zé)人3記錄(表格)各部門部門負(fù)責(zé)人技術(shù)負(fù)責(zé)人4外部文件文件管理員(識(shí)別)部門負(fù)責(zé)人技術(shù)負(fù)責(zé)人5.1.2在編寫體系文件過(guò)程中，應(yīng)組織有關(guān)文件執(zhí)行部門人員討論文件內(nèi)容，并根據(jù)討論意見修改文件，以保證文件的適宜性和有效性。5.1.3在現(xiàn)有體系文件基礎(chǔ)上，需新增文件（如作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格等），由相關(guān)部門提出申請(qǐng)后按5.1.1要求進(jìn)行編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布，并及時(shí)填寫《新增文件審批表》。5.2文件的標(biāo)識(shí)管理體系文件編號(hào)規(guī)定：⑴管理手冊(cè)的編號(hào)： WZHJ/QM-□□-□□□□，其中WZHJ為吳中區(qū)環(huán)境監(jiān)測(cè)站代號(hào)，QM為質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)，□為版本號(hào)，□□為從01開始的流水號(hào)，□□□□為年代號(hào)。⑵程序文件的編號(hào)： WZHJ/QSP/□-□□-□□□□，其中WZHJ為吳中區(qū)環(huán)境監(jiān)測(cè)站代號(hào)，QSP為程序文件代號(hào)，□為版本號(hào)，□□為從01開始的流水號(hào)，□□□□為年代號(hào)。⑶作業(yè)指導(dǎo)書的編號(hào)：WZHJ/QTD-□□-□□□，其中WZHJ為吳中區(qū)環(huán)境監(jiān)測(cè)站代號(hào)，QTD為作業(yè)指導(dǎo)書代號(hào)，□□為該作業(yè)指導(dǎo)書支持的程序文件流水號(hào)，□□□為從01開始的版本流水號(hào)。⑷記錄表格的編號(hào)為QRD-□□□-□□，其中□□□為從001開始的流水號(hào)，□□從01開始的版本號(hào)。⑸外來(lái)受控文件（標(biāo)準(zhǔn)、法律規(guī)范）進(jìn)行清單式受控管理，由技術(shù)負(fù)責(zé)人審批，并對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、法律規(guī)范及時(shí)更新。⑹外來(lái)文件采納原編號(hào)進(jìn)行登記。必要時(shí)在一定的范圍以文件傳閱單的形式簽名傳閱。5.2.2經(jīng)過(guò)審核、批準(zhǔn)的文件，由站文件管理員統(tǒng)一管理。5.2.3站文件管理員在文件上加以標(biāo)識(shí)，以“受控文件”章和分發(fā)號(hào)對(duì)第一、二、三層次文件予以標(biāo)識(shí)，對(duì)第四層次文件以文件編號(hào)和文件格式實(shí)施清單式管理。5.3文件的發(fā)放5.3.1技術(shù)負(fù)責(zé)人指定受控文件的發(fā)放范圍，文件管理員填寫《文件發(fā)放范圍申請(qǐng)表》，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.3.2文件管理員負(fù)責(zé)按規(guī)定范圍向各部門/人員發(fā)放文件，并填寫《文件發(fā)放（回收）登記表》。5.3.3第四層文件的空白記錄表格可由文件管理員統(tǒng)一復(fù)印、發(fā)放使用。5.3.4對(duì)于發(fā)放到使用場(chǎng)所的體系文件，應(yīng)妥善保存，防止丟失、污損和誤用，且便于相關(guān)人員查閱。5.3.5.3.55.5.4文件的評(píng)審和更改5.4質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織相關(guān)部門和人員定期對(duì)各類文件進(jìn)行評(píng)審，在下列特別情況下，可追加對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行評(píng)審：⑴本站的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、儀器設(shè)備等發(fā)生較大變化，現(xiàn)行文件不能滿足需要；⑵有關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、法律規(guī)范、法律規(guī)范性文件及其他要求進(jìn)行了修訂，內(nèi)部文件與之相抵觸；⑶文件使用部門提供合理的證據(jù)，表明現(xiàn)行文件的可操作性不強(qiáng)或達(dá)不到有效控制監(jiān)測(cè)質(zhì)量的目的；⑷質(zhì)量管理日常檢查、內(nèi)部審核、管理評(píng)審或外部審核發(fā)現(xiàn)體系存在的不符合，涉及體系文件更改。5.4⑴各類文件評(píng)審活動(dòng)應(yīng)以書面形式提出文件更改意見，交質(zhì)管室。⑵各類文件更改意見，由質(zhì)管室傳達(dá)至原文件編制部門。5.4⑴原文件編制部門根據(jù)文件更改意見，進(jìn)行文件更改，填寫《文件更改申請(qǐng)表》，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核、技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交站文件管理員。⑵換頁(yè)更改：指對(duì)原文件進(jìn)行部分補(bǔ)充或完善的修改。由站文件管理員發(fā)放文件更改頁(yè)，收回作廢頁(yè)；質(zhì)量手冊(cè)、程序文件電子版的換頁(yè)由文件管理員統(tǒng)一進(jìn)行操作。⑶換版：當(dāng)管理體系編制的依據(jù)發(fā)生變化、本站內(nèi)部機(jī)構(gòu)職能發(fā)生重要變化及各類文件評(píng)審活動(dòng)發(fā)現(xiàn)需要升級(jí)換版時(shí)，按本程序要求進(jìn)行編制換版，由站文件管理員發(fā)放新版文件，收回作廢文件。⑷本站對(duì)進(jìn)行少量?jī)?nèi)容修改的文件,不允許手寫改動(dòng)。5.4⑴文件更改一般須經(jīng)原文件審核人審核，若文件審核人變更，則新的審核人必須獲得審核所依據(jù)的有關(guān)背景資料。⑵站文件管理員應(yīng)對(duì)所有文件更改進(jìn)行登記，填寫《文件變更表》。5.5作廢文件的控制5.5.1當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容不適用時(shí)，應(yīng)立即停止使用，5.5.2文件管理員及時(shí)回收作廢文件，在文件上蓋“作廢”章防止誤用5.5.3由于特別原因而保留的作廢文件時(shí)，站文件管理員應(yīng)填寫《作廢文件保留申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，加“作廢留存”標(biāo)識(shí)。5.6文件的管理和保管5.65.5.6.3需借閱本站管理體系文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可向站文件管理員借閱，借閱者應(yīng)在規(guī)定日期歸還，到期不還的，由文件管理員負(fù)責(zé)收回。5.6.4各版本的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件5.7外部文件的控制5.7.15.5.7.3外部非受控文件采納原文件編號(hào)，由文件管理員組織收集，編制目錄，交站長(zhǎng)5.7.5.8電子文件的控制5.8.1電子文件的編制、審核、批準(zhǔn)等管理權(quán)限與紙面文件相同。4.8.2電子文件保護(hù)的具體要求按《電子文件保護(hù)程序》執(zhí)行。6．相關(guān)文件WZHJ/QSP-11-2024記錄控制程序WZHJ/QSP-03-2024電子文件保護(hù)程序7．相關(guān)記錄QTD-02-01管理體系文件編號(hào)規(guī)定QRD-001-02文件發(fā)放范圍申請(qǐng)表QRD-004-02文件發(fā)放（回收）登記表QRD-005-02文件領(lǐng)用申請(qǐng)表QRD-006-