內(nèi)部控制手冊之合同管理

冊

第二十二章合同管理（CM）

22.1總述

本章所述的合同管理，是指對合同對方資信調(diào)查、商務(wù)談判、條款擬訂、審

查會(huì)審、審批、簽署、備案、履行、變更、解除、歸檔等全過程的管理。

22.2控制目標(biāo)

22.2.1合規(guī)目標(biāo)

確保合同管理符合國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。

22.2.2財(cái)務(wù)目標(biāo)

保證合同數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合合同管理及信息披露的要求。

22.2.3經(jīng)營目標(biāo)

1）依據(jù)公平公正及誠信原則訂立合同，有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進(jìn)

行，維護(hù)公司合法權(quán)益；

2）規(guī)范合同管理制度及管理模式，確保合同文本、合同用章及合同審批制

度獲得有效的執(zhí)行。

22.3業(yè)務(wù)流程管控

22.3.1流程責(zé)任部門

行政管理部及各合同承辦部門為本流程的主要責(zé)任部門。

22.3.2流程范圍

合同管理包括以下二級(jí)流程：合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬訂、合同審

核簽署、合同履行、合同結(jié)算、合同登記、合同管理后評估。

22.3.3總體控制政策

1）公司應(yīng)建立合同管理制度，明確合同簽訂、合同審查、合同履行、合同

歸檔管理及合同專用章管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)6勺管理；

2）建立合同管理奇位責(zé)任制，明確合同管理部門/崗位、合同承力、部門/崗

位、合同會(huì)簽部門/崗位的職責(zé)權(quán)限：

3）按照合同簽訂、合同審查、合同履行、合同的文檔管理等環(huán)節(jié)，明確不

相容崗位，如下崗位必須分離：

冊

-合同擬定與審核；

-合同審核與合同專用章保管、使用；

-合同臺(tái)賬的建立與審核；

-合同審核與合同履行；

-合同款項(xiàng)支付的審核與款項(xiàng)支付；

-合同履行與合同履行情況評估。

22.3.4風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣

1)“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”縱向?qū)⒈玖鞒虅澐譃槿舾蛇壿嬒嚓P(guān)的二級(jí)流程(請參

見22.3.2),反映該流程涉及的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容：

2)“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”橫向列示了各二級(jí)流程潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并據(jù)此沒計(jì)

具體的內(nèi)部控制措施。此外，“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”還包括該流程相關(guān)責(zé)任主

體，以及體現(xiàn)相應(yīng)內(nèi)部控制措施的制度、單據(jù)。

本流程的“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”，請?jiān)斠娤马摗氨?2-1”。

22.3.5權(quán)限指引

本流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)所涉及的管理、決策權(quán)限分配情況，如“表22-2”所示。

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表22-1:風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣-合同管理（CM）

業(yè)務(wù)流程<MS>/

控制編

二級(jí)末級(jí)流風(fēng)險(xiǎn)因索內(nèi)吾胞制標(biāo)曲內(nèi)部S制措施主而3"控制憑

號(hào)

潦程程據(jù)“

CM01合同對方主體資格未達(dá)1.各必務(wù)部門訂立合同以前進(jìn)行合同調(diào)查,充分了解合同對方的主體承辦部門《法律風(fēng)

合同要求或缺乏履行能力，資將、信用狀況尋有關(guān)情況，確保對方當(dāng)事人其備城約能力，在充分險(xiǎn)管理制

調(diào)查可能導(dǎo)致公司合法權(quán)益收集相關(guān)證據(jù)的族咄上評價(jià)主體贊格是否恰當(dāng)（具體措掩包括：審交度》：

受到侵害被調(diào)在對象的法人登記證書、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件,必《合同管

要時(shí)，可通過發(fā)證機(jī)關(guān)查詢漢書的真實(shí)性和合法性：關(guān)注依故代理人理制度》

的授權(quán)范圍學(xué)）.

在情況允許的條件下，各個(gè)部門具體負(fù)責(zé)人對謝查對方進(jìn)療現(xiàn)場詡

2.“合作方

查，實(shí)地了解和全面評估生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等生

檔案”

C1產(chǎn)經(jīng)營忻況，分析其合同履約能,力。

3.與被調(diào)查對拿的主要供應(yīng)商、客戶、開戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工

商管理部門尋溝通，了他其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽(yù)、履約健力等怙況。

4.對于調(diào)查結(jié)果，承辦部門應(yīng)形成書面文件，連同對方當(dāng)事人提供的

資質(zhì)材料,提交至合同承辦部門主售領(lǐng)導(dǎo)審核。初審工作完成后.將

合作方信息錄人“合作方檔案”；與已在"合作方檔案”（如：供應(yīng)商

檔案、客戶檔案）中的合同合作方進(jìn)行"再次業(yè)務(wù)往來前，合同及辦部

門也應(yīng)對其進(jìn)行資質(zhì)進(jìn)行發(fā)核工作。

CM02合同雙方未明確雙方的1.承辦部門合同談判前應(yīng)事先收集談判對手資料、充分熟悉談判對手承辦部門《法律風(fēng)

合同權(quán)利和造的責(zé)任,可能情況：研究國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)督、產(chǎn)業(yè)政靠、同類產(chǎn)品或廄險(xiǎn)管理制

謖判因忽喀合同更大問題或務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息。度》

在交大間睡上做出不當(dāng)2.關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)就細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的數(shù)董、鵬

讓步，使公司利益殳妝

C2量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),合同價(jià)段的埔定方式與支付方式，履約期限和方式.“談判記

違約貴任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。錄”

3.談判人員應(yīng)具備所需專業(yè)技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)知識(shí)；對于影響

亞大、涉及較商專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系次雜的金同，組織法律、技本、

財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)野慈，及時(shí)總結(jié)詼判過程中

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業(yè)務(wù)流程《制度3/

控制編

-*&末級(jí)流風(fēng)險(xiǎn)田影內(nèi)部控制標(biāo)次/內(nèi)部控制措施主費(fèi)部門“控制弊

號(hào)

涂程程據(jù)“

的優(yōu)勢，研究確定下一步談判泥略：必要時(shí)可聘請外部專家賽與相關(guān)

工作，并充分了解專家的專業(yè)資質(zhì)'勝任能力和取亞道檢情況。

4.承辦部門應(yīng)加強(qiáng)談判人員管理，做好保宙工作和建立嚴(yán)格貴任追究

制度，避文泄露本公司談判策略，導(dǎo)致公司在談判中處于不利地位。

S.金毅重大合同或性質(zhì)重要合同，對談判過程中的重要事項(xiàng)和參與談

判人員的主愛■總兄，予以記錄并先善保存，作為避務(wù)合同先弊的主要

控制手段和點(diǎn)任追究的依據(jù).

CM03未及時(shí)簽訂合同、未使1.合同模板由法律風(fēng)險(xiǎn)部與合同承辦部門共同制定。承辦部門《法律風(fēng)

合同用標(biāo)準(zhǔn)合同范本.或合2.合同一般選取本公司統(tǒng)一合同文本：但是由芬約對方起草的合同，檢管理制

文本同審核未能發(fā)現(xiàn)合同文各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審爻,碉保合同內(nèi)豕準(zhǔn)確反映公司訴求和誤物達(dá)度》（橋

擬定本中的不當(dāng)內(nèi)容和條成的一致意見：其中特分1留意“其他約定事項(xiàng)”等需要林充埴寫的欄修訂）

Jtt,導(dǎo)行糾紛或公司利日，知不存在其他約定事項(xiàng)，應(yīng)注明“此項(xiàng)空白”或“無其他約定事

互受損

C3項(xiàng);防止合同后續(xù)被暮改?“合同文

3.合同標(biāo)的為人民幣10000元以下（不含本效）并且使,夠當(dāng)日結(jié)清交本“

付完畢的可以不簽訂書面合同。

4.凡國軍、行業(yè)豉公司有標(biāo)準(zhǔn)雙格式摸扳文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選用，但

對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)遺行認(rèn)真審交，并根掂實(shí)除情況進(jìn)行

適當(dāng)修改。

CM04CM04.1合同簽署不規(guī)范，未經(jīng)1.承辦部門按照合同的審批流程收送審批，將'‘合同文本”及相關(guān)資料承辦部門《法律風(fēng)

合同合同審適當(dāng)授權(quán)導(dǎo)致合同無提交至OA系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)卷審也：險(xiǎn)管理制

度》

審核核效,公司利益受扳（1）水處理轉(zhuǎn)售合同：法第售總監(jiān)、設(shè)計(jì)公司、預(yù)決算部、法律事務(wù)

於暑部.信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審衽：《合同管

C4理制度》

（2）采購合同：經(jīng)物流管理部整理、設(shè)計(jì)\大數(shù)據(jù)公司、法律事務(wù)郃、

信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理（董事長）會(huì)婺審查；（待修

訂）

（3）大數(shù)據(jù)循售合同：經(jīng)大數(shù)據(jù)公司披衣員女人、大我攜公司總經(jīng)理、

法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審全；

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控制編

-*&末級(jí)流風(fēng)險(xiǎn)田影內(nèi)部控制標(biāo)次/內(nèi)部控制措施主費(fèi)部門“控制弊

號(hào)

涂程程據(jù)“

(4)中天亞控合同：經(jīng)中天亞控生理、業(yè)氣總工程師、法律事務(wù)部、“合同會(huì)

信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審交：簽審批

(5)工作公司外包合同：及工程公司項(xiàng)目經(jīng)度、工程公司經(jīng)理、設(shè)計(jì)表”

公司、頸決算部、法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)

簽審查：

(6)外t辦加工合同：拄東升公司廠長、設(shè)計(jì)公司、法律事務(wù)部、信息

企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)笠審查。

2.單芭采購合同50萬元以上、銷博合同500萬以上必須報(bào)董事長審

批。

3.特別空大合同是指根據(jù)公司章板必須經(jīng)董事會(huì)或股東大會(huì)審議通

過的重大事項(xiàng)所涉及的各美合同。特別重大合冏應(yīng)當(dāng)由至事長提交公

司茅事會(huì)審議逋過或根據(jù)公司幸會(huì)召開股東大會(huì)審議批發(fā)后及公司落

事長叁署后方可對?外簽訂。

4.合同各會(huì)將部門應(yīng)當(dāng)在收到報(bào)批信總后及時(shí)履行各自職加進(jìn)行審

核。審核后各會(huì)簽部門應(yīng)要署明碩志兄，鼓后由承辦人按審批權(quán)限呈

報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審枇.

5.遇緊急情況.順次逐序會(huì)簽會(huì)影響合同如期參訂時(shí)，合同承辦部門

可以請求合同審批領(lǐng)導(dǎo)召集相關(guān)封門對合同進(jìn)行集體審查會(huì)婺。

CM04.2合同專用章管理不當(dāng)，1.行政管理部由貴公司及分子公司(除上海分公司)合同專用專、公行政普理《印章管

合同專導(dǎo)致公司權(quán)益唆到侵害章、法人章的管理工作,包括使用、更換和保管等。部理辦法》

用章的2.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照合同審核桂序確定合同文件經(jīng)相關(guān)費(fèi)責(zé)人

管理審批通過且“合同會(huì)簽審批表''埴寫完終,方可加蓋合同專用章'公章。

CS“合同會(huì)

3.印章保管人應(yīng)當(dāng)記錄印章使用怙況以各在，如果發(fā)生印合同專用拿簽審批

遺失或者祓盜，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告相關(guān)負(fù)責(zé)人再采取安善措據(jù).必要時(shí)向表”：

公安機(jī)關(guān)報(bào)裝、登報(bào)聲胡作成苫，以最大限度消除可成帶來的魚而彩”P章使

響。用登記

新雇儉安環(huán)保科技股份有很公司內(nèi)部控制手舟

業(yè)務(wù)流程《制度3/

控制編

-*&末級(jí)流風(fēng)險(xiǎn)田影內(nèi)部控制標(biāo)次/內(nèi)部控制措施主費(fèi)部門“控制弊

號(hào)

涂程程據(jù)“

表”

CM04.3超越權(quán)限答訂合同,合1.公司應(yīng)校照規(guī),定的權(quán)限和程序與對方當(dāng)事人簽箸合同,正式對外訂承辦部門《法律風(fēng)

合同卷同印章管理不當(dāng)，簽署立的合同應(yīng)當(dāng)由公司法定代友人或由其授權(quán)的委托人簽署。除管理制

訂后的合同被黑改，導(dǎo)致2.公司投核凄■托人簽訂合同時(shí)，必須持有法定代表人簽署的“授權(quán)案度》

C6

公司利益段標(biāo)托書”及區(qū)有校校公司公聿.

“授權(quán).奏

托書”

CM04.4合同變更沒有嚴(yán)格遵照1.合同的訃無、變更和斛除應(yīng)謖以書而舫式提出申請.嚴(yán)禁在原合同承辦部門《法律風(fēng)

合同補(bǔ)合同約定進(jìn)行或.相關(guān)資上涂改、添加，補(bǔ)克、變更的合同需要附上原始合同空物進(jìn)入合同審檢管理制

交、變科未妥善保管，導(dǎo)致變批流程.度》

C7

史和合史無效或,引起糾紛.

同解除“變更協(xié)

議”

CM05未及葉跟蹤合同履行過1.合同的承辦部門（含分、子公司）隊(duì)承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)生效后合同的全承辦部門《法律風(fēng)

合同程，導(dǎo)致公司利益受賴面時(shí)行，并負(fù)責(zé)配合信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、法律事務(wù)部對合同鼠險(xiǎn)管理制

履行行的監(jiān)督。度》：

2.合同在訂后，承辦部門必須討合同的履行過敏?（含簽約、履約、驗(yàn)《合同論

收、的算尋）進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)球蹤管理。承辦部門負(fù)女人應(yīng)隨時(shí)了解和理制度》

掌報(bào)本部門合同的履行靖況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問超井及時(shí)處理.對臬些特殊（待修

C8物況應(yīng)及時(shí)向分管4復(fù)導(dǎo)上報(bào)并提出解決建議。否則,造成合同不能做仃）

療或不能完全城疔并造成公司損尖的，應(yīng)追究承辦部門負(fù)責(zé)人及承辦

人的費(fèi)任.

3.合同的版行涉及到時(shí)務(wù)資產(chǎn)部⑨，承辦部門在合同簽訂后須將合同“合同照

復(fù)印件送至財(cái)務(wù)資產(chǎn)部.

行情況記

4.對合同履行過程中出現(xiàn)的法律問卷，承辦部門應(yīng)及葉向法律事務(wù)部錄”

反映.

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控制編

-*&末級(jí)流風(fēng)險(xiǎn)田影內(nèi)部控制標(biāo)次/內(nèi)部控制措施主費(fèi)部門“控制弊

號(hào)

涂程程據(jù)“

CM06結(jié)算部門未能按先合同1.財(cái)務(wù)資產(chǎn)部應(yīng)當(dāng)按收“資金計(jì)劃”、”付款審批單”及合同條款辦理財(cái)務(wù)資產(chǎn)《法律風(fēng)

合同規(guī)定期限、金頷和方式合同股付歡事項(xiàng)。部險(xiǎn)管理制

結(jié)鼻付款，可就導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利2.未檜合同條款歧約或應(yīng)笠訂書由合同而未簽訂的，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部有權(quán)度》

益受，員拒絕付款，并及葉向企業(yè)有關(guān)負(fù)女人報(bào)告。

C9

“資金計(jì)

劃”：

“付款審

批單”

CM07CM07.1合同檔案管理不規(guī)范.1.合同承辦部門應(yīng)對已經(jīng)婺訂的合同建立管理臺(tái)張，詳詢便記合同的行政管理《法律風(fēng)

合同合同臺(tái)導(dǎo)致合同丟失、泄密訂立、履行、變更和終結(jié)等情況，并將已較登賬的合同文本及時(shí)進(jìn)行部；險(xiǎn)管理制

登記賺合同檔案管理不規(guī)范.四檔.勞動(dòng)合同由人力資源部單獨(dú)存檔管理。合同承辦度》（待

導(dǎo)致合同去失、泄密2.行政管理部對公司合同進(jìn)行統(tǒng)一分類和連跳揚(yáng)碼，成立“合同臺(tái)部門修訂》:

賬”，及時(shí)整汜合同主要內(nèi)容、合同方信息、合同簽訂時(shí)間號(hào)，以便查《合同管

詢。理制度》

CIO

3.行政管理部員貴人定期對“合同臺(tái)賬”汜錄情況遺行核對檢查.（待修

訂）

”合同

臺(tái)賬”

CM07.21.以公司名義正式簽訂的合同文本均應(yīng)由承辦人在簽訂合同后，移交行政管理《法律風(fēng)

合同存至療政管理部統(tǒng)一存檔保存.部除管理制

檔行政管理部按照不同公司的合科進(jìn)行區(qū)分保香，不得將合同內(nèi)容外度》（待

C112.

泄，不得將合同原件丟失.如因合同原件丟失引起法律糾紛的，將追修訂）：

咒當(dāng)平人員卡任。《合同管

理制度》

新程能安環(huán)?？萍脊煞萦邢薰緝?nèi)部控制手舟

業(yè)務(wù)流程《制度3/

控制編

-*&末級(jí)流風(fēng)險(xiǎn)田影內(nèi)部控制標(biāo)次/內(nèi)部控制措施主費(fèi)部門“控制弊

號(hào)

涂程程據(jù)“

（待修

訂）

CM08合同管理未能持線改