采購制度及流程

采購制度及流程采購制度及操作流程一、目的及適用范圍為了進(jìn)一步規(guī)范公司采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購工作的透明化與規(guī)范化，特制定本制度。本制度適用于公司所有的采購活動(dòng)，包括項(xiàng)目采購（包括材料和工程采購）、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購。二、采購原則采購活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則，以確保采購工作的公正性和有效性：公正、公平、公開的原則，確保在采購過程中充分考慮質(zhì)量與價(jià)格的合理性，優(yōu)選合適供應(yīng)商。所有采購物資需從正規(guī)供應(yīng)商處購買，并確保所有采購物資均需開具合法發(fā)票，確保財(cái)務(wù)合規(guī)。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購活動(dòng)，申購人與采購人不得為同一人，以防止利益沖突。三、采購流程一般采購流程在進(jìn)行一般采購時(shí)，需按照以下步驟執(zhí)行：1.采購申請(qǐng)申購人需事先向倉庫確認(rèn)庫存情況，并填寫“采購申請(qǐng)單”。申請(qǐng)單中需詳細(xì)列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及使用目的。2.申購審批項(xiàng)目采購需提交具體預(yù)算，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，再填寫流轉(zhuǎn)單。對(duì)于其他類型的采購，需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。3.詢價(jià)各部門需負(fù)責(zé)詢價(jià)工作，要求至少提供三家不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，以便進(jìn)行價(jià)格比較。4.核價(jià)采購團(tuán)隊(duì)需參考?xì)v史價(jià)格，進(jìn)行核價(jià)，并在流轉(zhuǎn)單中填寫核價(jià)結(jié)果，確保價(jià)格的合理性。5.審批流轉(zhuǎn)單需逐級(jí)審批，最終由公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，確保采購的合規(guī)性和必要性。6.采購實(shí)施與驗(yàn)收入庫獲得審批后，采購人員可以向選定供應(yīng)商下單。物資到貨后，需由指定人員進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)物資的數(shù)量和質(zhì)量符合要求，并完成入庫手續(xù)。7.報(bào)銷所有采購物資必須在到貨后一個(gè)月內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)，逾期將不予受理。報(bào)銷時(shí)需附上相關(guān)采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票。特殊采購流程對(duì)于特定情況下的采購，需按照以下流程進(jìn)行：1.集中計(jì)劃采購辦公用品的采購由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，辦公室統(tǒng)一進(jìn)行采購，以提高采購效率。2.零星采購適用于金額較小或偶發(fā)性的采購。在進(jìn)行零星采購之前，采購人員需征得部門負(fù)責(zé)人的同意。3.應(yīng)急采購在緊急情況下，需由應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)采購。應(yīng)急采購無需進(jìn)行詢價(jià)，選擇最快捷的方式完成采購。4.年度采購對(duì)于周期性需求的采購，相關(guān)部門需提前編制年度采購計(jì)劃，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備，以確保預(yù)算的合理分配。四、采購文檔備案所有采購活動(dòng)結(jié)束后，采購人員需將采購申請(qǐng)單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份。一份交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，另一份存檔以備日后查閱。五、采購紀(jì)律為確保采購人員的職業(yè)操守，制定以下紀(jì)律要求：1.采購人職責(zé)采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，確保所采購物資的質(zhì)量符合公司的標(biāo)準(zhǔn)。2.采購人員行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的任何贈(zèng)品或回扣，違反者將受到公司內(nèi)部的嚴(yán)肅處理。六、績(jī)效評(píng)估與反饋機(jī)制為了不斷改進(jìn)采購流程，建立有效的績(jī)效評(píng)估與反饋機(jī)制至關(guān)重要。定期對(duì)采購流程進(jìn)行評(píng)估，收集各部門對(duì)流程的意見和建議，分析流程中的瓶頸問題，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。通過定期召開采購流程評(píng)審會(huì)議，確保采購流程始終適應(yīng)公司發(fā)展的需要。七、培訓(xùn)與宣傳為確保各部門員工理解并執(zhí)行采購制度，定期開展采購管理知識(shí)培訓(xùn)，宣傳采購制度的重要性。通過培訓(xùn)，提升員工的采購意識(shí)與合規(guī)意識(shí)，使其能夠熟練掌握采購流程，減少因流程不當(dāng)造成的資源浪費(fèi)。八、總結(jié)與展望本采購制度及流程的制定旨在為公司提供一個(gè)清晰、規(guī)范、可執(zhí)行的采購管理框架。隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化和公司的發(fā)展，