新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗 第6版 課件 實驗12 會計檔案的裝訂及保管

15十二月2024新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）115十二月20241全國優(yōu)秀暢銷書

21世紀會計系列規(guī)劃教材-應(yīng)用型

新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月20242實驗12會計檔案的裝訂及保管【實驗?zāi)康摹客ㄟ^實驗使學(xué)生掌握會計檔案的裝訂及保管的要求和技術(shù)。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月20243【實驗指導(dǎo)】一、會計檔案的裝訂P155

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

紙質(zhì)會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他會計資料。紙質(zhì)會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月20244（一）會計憑證的裝訂P1551、會計憑證裝訂前的準備工作（1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；（2）按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；（3）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月20245（4）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；（5）記賬憑證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全。（6）在裝訂之前，要設(shè)計一下，看一個月的記賬憑證究竟訂成幾冊為好。每冊的厚薄應(yīng)基本保持一致，厚度一般以1.5～2.0厘米為宜。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月202462、會計憑證裝訂時的要求為了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀，在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻，特別是裝訂線的位置，如果太薄時可用紙折一些三角形紙條，均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。在裝訂會計憑證時可以采用側(cè)訂法或角訂法，側(cè)訂法的裝訂位置一般在憑證的左側(cè)面；角訂法的裝訂位置一般在憑證的左上角。由于角訂法裝訂起來簡單易行，實際工作中應(yīng)用比較廣泛，具體操作步驟如下：新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月20247（1）將憑證封面和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用)放在封面上角，做護角線。（2）在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。如下圖①（3）用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針，可以將回形別針順直，然后將兩端折向同一個方向，將線繩從中間穿過并夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月20248（4）在憑證的背面打線結(jié)。線繩最好在憑證中端系上（5）將護角向左上側(cè)折，并將一側(cè)剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。如下圖②（6）向后折疊，并將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。如下圖③（7）待晾干后，在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章，如下圖④。憑證應(yīng)該按月從1號開始順序編號，如果單位的憑證太少，也可以考慮按年從1號開始順序編號。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月20249新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月202410

3、會計憑證裝訂后的注意事項（1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；（2）在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月202411（二）會計賬簿的裝訂P156各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。

1、賬簿裝訂前的要求（1）按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)。（2）按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月202412

2、活頁賬簿裝訂要求。（1）保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。（2）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。（3）在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月2024133、賬簿裝訂后的其他要求。（1）會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。（2）會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關(guān)印章。（3）封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬。（4）會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月202414

（三）會計報表的裝訂會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。1、會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂。2、會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。3、按保管期限編制卷號。新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）15十二月202415二、會計檔案的保管P157（一）電子會計檔案管理單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案:

1.形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；2.使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）3.使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；4.采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；5.建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；6.形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。滿足上述規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。15十二月202416新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）（二）會計檔案歸檔單位的會計機構(gòu)或會計人員所屬機構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位會計管理機構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應(yīng)當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。15十二月202417新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）（三）會計檔案利用單位應(yīng)當嚴格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù),嚴禁篡改和損壞。單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。會計檔案借用單位應(yīng)當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（四）會計檔案保管會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限（財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限略）見下表：15十二月202418新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證

1原始憑證30年

2記賬憑證30年

二會計賬簿

3總賬30年4明細賬30年5日記賬30年6固定資產(chǎn)明細賬（卡片）

固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年7其他輔助性賬簿30年

企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表15十二月202419新編基礎(chǔ)會計學(xué)模擬實驗（第六版）三財務(wù)報告類

8月、季度、半年度財務(wù)報告10年9年度財務(wù)報告永久四其他會計資料

10銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年11銀行對賬單10年

12納稅申報表10年

13會計檔案移交清冊30年14會計檔案保管清冊永久

15會計檔案銷毀清冊永久

16會計檔案銷毀鑒定意見書永久15十二月202420新編基礎(chǔ)