工作分析的基本方法與系統(tǒng)分析

第五章

工作分析的方法

第一節(jié)工作分析的基本方法第二節(jié)工作分析的系統(tǒng)方法2024/12/141第一節(jié)工作分析的基本方法

一、訪談法二、觀察法三、問卷調(diào)查法四、工作日志法五、參與法六、文獻分析法七、主管人員分析法2024/12/142一、訪談法（一）訪談法的概念訪談法是通過分析者與任職者之間面對面地交談獲得工作信息以達到工作分析的目的的方法。

2024/12/143（二）訪談的內(nèi)容和分類

訪談的內(nèi)容應(yīng)該圍繞工作目標、工作內(nèi)容、工作的性質(zhì)與范圍及所負的責任等四個方面來進行。在收集工作分析信息時，可以使用以下三種訪談法：個人訪談法、群體訪談法和主管人員訪談法。2024/12/144（三）訪談的程序訪談準備階段訪談開始階段訪談主體階段訪談結(jié)束階段訪談?wù)黼A段2024/12/1451.訪談準備階段（1）制定訪談計劃（2）培訓訪談人員（3）編制訪談提綱2024/12/1462.訪談開始階段（1）營造訪談氣氛（2）介紹訪談程序（3）強調(diào)訪談的有關(guān)要素（4）做出訪談承諾2024/12/1473.訪談主體階段（1）尋找“切入點”——獲取一般信息（2）獲取“主干”——掌握工作任務(wù)（3）探索“枝葉”——掌握任務(wù)細節(jié)2024/12/1484.訪談結(jié)束階段（1）訪談結(jié)束的標志——訪談目的達到（2）再次與訪談?wù)邷贤?024/12/1495.訪談?wù)黼A段工作分析人員在速記員的協(xié)助下，整理訪談記錄，為下一步信息分析提供清晰、有條理的信息記錄。2024/12/1410（四）訪談法的優(yōu)缺點

1.優(yōu)點：適用面廣；通過與員工面談，可以使分析人員了解到員工的工作態(tài)度和工作動機等較深層次的內(nèi)容；訪談還為組織提供了一個向員工解釋工作分析的必要性及功能的良好機會，也可以使被訪者有機會釋放因受到挫折而帶來的不滿；相對來說比較簡單但收集信息十分迅速。2024/12/14112.缺點：訪談法的最主要問題是收集上來的信息有可能是被扭曲的。由于員工可能對訪談人員及訪談動機持懷疑態(tài)度，被訪者可能會強化或弱化某些職責。

2024/12/1412（五）訪談的準則

1.應(yīng)與主管人員密切配合。2.必須盡快與被訪者建立融洽的關(guān)系。3.訪談過程中，應(yīng)該只是被動地接受信息。4.訪談中，應(yīng)要求任職者按照重要性大小和發(fā)生頻率的高低將任務(wù)一一列舉出來。5.訪談前應(yīng)準備一份完整的問題提綱。6.訪談結(jié)束后，要對所得資料進行檢查和核對。

2024/12/1413二、觀察法（一）觀察法的概念工作分析人員到員工的工作現(xiàn)場，運用感覺器官和其他工具，觀察員工的工作過程、行為、內(nèi)容、特點、性質(zhì)、工具、環(huán)境等，并用文字和圖表形式記錄下來，然后進行分析與歸納總結(jié)。2024/12/1414（二）觀察法的分類

1.直接觀察法：工作分析人員直接對員工工作的全過程進行觀察，適用于工作周期很短的職務(wù)。2.階段觀察法：有些員工的工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進行觀察。3.工作表演法：對于工作周期很長和突發(fā)性事件較多的工作比較適合。2024/12/1415（三）觀察法的使用程序觀察目標定位研究設(shè)計與開發(fā)人員選拔與培訓觀察的實施過程數(shù)據(jù)整理分析及應(yīng)用2024/12/14161.觀察目標定位（1）明確工作分析觀察的目的——描述和驗證（2）觀察客體的定位——個體、小組、團隊和組織2024/12/14172.研究設(shè)計與開發(fā)（1）選擇確定觀察對象（2）選擇合適的方法——結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的觀察方法（3）確定觀察的時間、地點——典型性、經(jīng)濟性、全面性和民主性（4）所需設(shè)備工具2024/12/14183.觀察人員的選拔與培訓（1）選拔公正客觀的態(tài)度較強的人際交流技能文字表達能力行為理解把握能力（2）培訓操作方法常見的誤差及錯誤2024/12/14194.觀察的實施過程（1）進入觀察現(xiàn)場相關(guān)承諾簡要介紹設(shè)備安裝（2）現(xiàn)場記錄保持距離加強交流及時反饋2024/12/14205.數(shù)據(jù)的整理分析及應(yīng)用（1）數(shù)據(jù)的整理（2）數(shù)據(jù)的分析及應(yīng)用2024/12/1421（四）觀察法的優(yōu)缺點

1.優(yōu)點：能夠比較全面和比較深入地了解工作要求，適用于那些工作內(nèi)容主要是由身體活動來完成的工作；采用這種方法收集到的多為第一手資料，比較客觀和準確。2024/12/14222.缺點：首先，它不適用于工作周期較長和以腦力勞動為主的工作；其次，它不宜觀察緊急而非常重要的工作；再次，觀察法要耗費大量的人力和財力，時間也過長。有關(guān)任職資格方面要求的信息，通過觀察法也難以獲得。2024/12/1423（五）觀察法的使用原則

1.被觀察的員工的工作應(yīng)相對穩(wěn)定。2.適用于大量標準化的、周期較短的工作。3.不能只觀察一名任職者的工作，應(yīng)盡量多觀察幾名，然后綜合工作信息。4.觀察人員盡可能不干擾被觀察員工的工作。5.觀察前要有詳細的觀察提綱，以使觀察及時、準確。2024/12/1424三、問卷調(diào)查法

（一）概念及適用范圍問卷調(diào)查法就是讓員工通過填寫問卷來描述其工作中所包括的任務(wù)和職責。問卷法適用于腦力工作者、管理工作者或工作不確定因素很大的員工。2024/12/1425（二）問卷法的形式

問卷通常包括結(jié)構(gòu)化問卷、開放式問卷兩種。最好的問卷介于兩者之間，既有結(jié)構(gòu)化問題，也有開放式問題。

2024/12/1426（三）非結(jié)構(gòu)化問卷操作程序問卷設(shè)計問卷試測樣本選擇問卷發(fā)放及回收問卷處理及應(yīng)用2024/12/1427（四）非結(jié)構(gòu)化問卷的構(gòu)成工作基本信息工作目的工作職責績效標準工作聯(lián)系組織架構(gòu)工作特征任職資格所需培訓職業(yè)生涯2024/12/1428（五）問卷法的優(yōu)缺點

1.優(yōu)點：節(jié)省時間和人力，費用低，速度快；問卷可以讓任職者在工作之余填寫，不會影響工作時間；可以使分析的樣本量很大；分析資料可以數(shù)量化，由計算機進行數(shù)據(jù)處理。2024/12/14292.缺點：首先，設(shè)計理想的調(diào)查問卷要花費大量的時間、人力和物力，費用比較高。其次，問卷缺乏面對面交流帶來的輕松合作的氣氛，可能會影響調(diào)查的質(zhì)量。

2024/12/1430四、工作日志法

（一）工作日志法的概念工作日志法就是要求從事工作的員工每天按時間順序記錄下他們在一天中所進行的活動，通過對員工工作日志的分析來了解員工實際工作內(nèi)容、人際關(guān)系及工作負荷等，從而收集工作信息。2024/12/1431序號工作活動名稱工作活動內(nèi)容工作活動結(jié)果時間消耗結(jié)束時間1復印合同文件5張6分鐘8：362草擬合同產(chǎn)品代理書1000字75分鐘9：513工作布置北京區(qū)經(jīng)理1次20分鐘10：114會議討論地區(qū)代理1次90分鐘11：415吃飯30分鐘12：116招標洽談建筑工程項目1次120分鐘14：11……12打字報告1次20分鐘16：0513接待視察5人60分鐘17：0514搬運辦公家具4人35分鐘17：402024/12/1432（二）工作日志法操作程序工作日志填寫輔導選擇填寫時間區(qū)間過程監(jiān)控分析整理收集的信息2024/12/1433（三）工作日志法的優(yōu)缺點優(yōu)點：可以長期對工作進行忠實全面的記錄，提供一個非常完整的工作圖景，不至于漏掉一些工作細節(jié)；所獲得的信息的可靠性很高，所需費用也較低。2024/12/1434缺點：使用范圍較小，不適用于工作循環(huán)周期較長、工作狀態(tài)不穩(wěn)定的職位，且信息整理量大，歸納工作繁瑣；任職者每日程式化的日志記錄對他們來說缺乏長久的動力，而且，員工在記錄的過程中可能造成一些誤差。2024/12/1435

五、參與法

參與法指工作分析人員通過直接參與某項工作，從而細致地、深入地體驗、了解、分析工作的特點和要求。2024/12/1436參與法可以克服一些員工不善于表達的缺點,也可以彌補一些觀察不到的內(nèi)容。參與法的缺點在于工作分析人員往往不具備從事某項工作的知識和技能，因此就無法參與，有時也容易打亂現(xiàn)有工作秩序。

2024/12/1437六、文獻分析法

（一）概念及適用范圍文獻分析法是通過對現(xiàn)存的與工作相關(guān)的文檔資料進行系統(tǒng)性分析，來獲取工作信息。文獻分析法一般用于收集工作的原始信息，編制工作任務(wù)清單初稿。2024/12/1438（二）文獻分析法的優(yōu)缺點優(yōu)點：能為其他工作分析方法的使用提供第一手資料，而且是一種經(jīng)濟、有效的信息收集方法。缺點：由于是對現(xiàn)有資料的分析提煉、總結(jié)加工，因此無法彌補原有資料的缺失，也無法驗證原有描述的真?zhèn)巍?024/12/1439（三）文獻分析法的控制要點發(fā)現(xiàn)并標出有效信息點關(guān)注缺漏挖掘隱含信息列舉關(guān)鍵信息恰當使用所獲信息2024/12/1440七、主管人員分析法

由主管人員通過日常的管理權(quán)力來記錄與分析所管轄人員的工作任務(wù)、責任與要求等因素。主管人員分析法最大的優(yōu)點是記錄方便，目的比較明確，分析得很深入。缺點在于主管人員的分析中也許有一些偏見。

2024/12/1441第二節(jié)工作分析的系統(tǒng)方法

一、職位分析問卷法（PAQ）

二、管理崗位描述問卷法（MPDQ）

三、功能性工作分析法（FJA）

四、任務(wù)清單分析系統(tǒng)（TIA）

五、工作要素法（JEM）六、職業(yè)信息系統(tǒng)（O*NET）七、關(guān)鍵事件法（CIT）2024/12/1442一、職位分析問卷法（PAQ）PAQ是目前最普遍和流行的人員導向工作分析系統(tǒng)，包括194個項目，其中的187項被用來分析完成工作過程中員工活動的特征（工作元素），另外7項涉及薪酬問題，PAQ所有項目被劃分為6個部分。2024/12/1443PAQ信息來源員工從哪里以及如何獲得執(zhí)行工作所需要的信息人際關(guān)系執(zhí)行工作所需要的與他人之間的關(guān)系智力過程執(zhí)行工作所涉及的推理、決策、計劃和信息處理活動工作背景執(zhí)行工作的物理和社會背景體力活動員工執(zhí)行工作時所使用的身體活動、工具和方法其他職位特征其他與工作相關(guān)的活動、條件和特征2024/12/1444二、管理崗位描述問卷法（MPDQ）MPDQ是一種以工作為中心的工作分析方法，包括208個用來描述管理人員工作的問題，這208個問題可被劃分為13個類別，包括：產(chǎn)品、市場和財務(wù)戰(zhàn)略計劃與組織其他部門和人事管理工作的協(xié)調(diào)內(nèi)部業(yè)務(wù)控制產(chǎn)品和服務(wù)責任公共與客戶關(guān)系2024/12/1445高層次的咨詢指導行動的自主性財務(wù)審批權(quán)雇員服務(wù)監(jiān)督復雜性和壓力重要財務(wù)責任廣泛的人事責任2024/12/1446三、功能性工作分析法（FJA）

這一分析法的核心是要對每一項工作按照承擔此工作的員工與信息、人以及物之間的關(guān)系來進行等級劃分。在各項要素中，各類基本功能都有其重要性的等級，數(shù)值越小，代表的等級越高；數(shù)值越大，代表的等級越低。2024/12/1447信息人物0綜合1協(xié)調(diào)2分析3匯編4計算5復制6比較0監(jiān)控1談判2教育3監(jiān)督4引導5勸說6交流7服務(wù)8接受指示0創(chuàng)造1精密作業(yè)2運行與監(jiān)控3運行的啟動4處理5照料6反饋7掌握2024/12/1448四、任務(wù)清單分析系統(tǒng)（TIA）任務(wù)清單分析系統(tǒng)收集工作信息的系統(tǒng)相關(guān)的計算機應(yīng)用程序軟件背景信息任務(wù)清單傳記性問題清單性問題2024/12/1449任務(wù)清單就是把工作任務(wù)按照職責或其他標準以一定順序排列起來，然后由任者根據(jù)自己工作的實際情況對這些工作任務(wù)進行選擇、評價等，最終理順并形成該工作的工作內(nèi)容。2024/12/1450任務(wù)清單分析系統(tǒng)的操作流程

構(gòu)建任務(wù)清單利用任務(wù)清單收集信息分析任務(wù)清單所收集的信息利用任務(wù)清單編制工作說明書2024/12/1451五、工作要素法（JEM）工作要素法是一種典型的開放式的人員導向性工作分析系統(tǒng)，它的目的在于確定對成功完成特定領(lǐng)域的工作有顯著作用的行為及此行為的依據(jù)。通常情況下，JEM的分析對象不是某一具體的工作崗位，而是某一類具有相似特征的工作。2024/12/1452工作要素法的操作步驟

首先就是提出工作要素，工作要素的提出由主題專家組來完成，主題專家組將從知識、技能、能力、工作習慣四個方面進行工作要素的提?。坏诙绞抢霉ぷ饕乇韺ぷ饕丶捌湎录壸右剡M行評估。2024/12/1453在這一步驟中，主題專家組成員將各自獨立的工作要素和子要素進行評價，評價主要從四個方面考慮：各工作因素在當前勉強稱職人員身上的表現(xiàn)；用于挑選合格人員的重要程度；忽略時可能帶來的麻煩；應(yīng)聘者實際滿足的程度。最后一步是對評估結(jié)果的解釋和描述，以確定最終的工作要素及其下級子要素。

2024/12/1454六、職業(yè)信息系統(tǒng)（O*NET）職業(yè)信息系統(tǒng)不采用固定的職位名稱和范圍狹窄的工作任務(wù)描述，而是運用一種從各種職位中提煉出來的通用特征來描述各種職位所需的能力、工作風格、工作活動及工作背景，這些職位的定義非常廣泛。2024/12/14551.任職者要求：基本的和跨功能性技能知識教育水平