耒陽恒源企業(yè)管理有限責(zé)任公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介.....................................................................................................................1

2出差報(bào)銷狀況分析.....................................................................................................1

3差旅費(fèi)報(bào)銷中存在的問題.........................................................................................2

3.1隨意性大，手續(xù)、附件不全.............................................................................2

3.2差旅費(fèi)多報(bào)銷.....................................................................................................2

3.3虛報(bào)出差人數(shù)和天數(shù).........................................................................................3

3.4出差無實(shí)質(zhì)內(nèi)容.................................................................................................3

3.5退票改簽未附說明.............................................................................................3

4出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì).............................................................................................3

4.1健全制度，嚴(yán)格執(zhí)行.........................................................................................3

4.2及時(shí)結(jié)報(bào)差旅費(fèi).................................................................................................4

4.3定期監(jiān)查，定時(shí)預(yù)算.........................................................................................4

4.4減少非工作需要的出差活動(dòng).............................................................................4

4.5退票改簽要附說明.............................................................................................4

5優(yōu)化設(shè)計(jì)效果評(píng)價(jià).....................................................................................................6

參考資料........................................................................................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

耒陽恒源企業(yè)管理有限責(zé)任公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化

設(shè)計(jì)

1公司簡介

在這個(gè)高速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，各個(gè)公司或多或少都有需要出差的情況，出差

就意味著發(fā)生交通費(fèi)、住宿費(fèi)以及稅收政策等。而近年來，審計(jì)局發(fā)現(xiàn)，通過對(duì)

各單位活動(dòng)消費(fèi)開支的審計(jì)，發(fā)現(xiàn)存在出差差旅費(fèi)報(bào)銷不合理、不合規(guī)、不合法

等問題，部分單位甚至存在以報(bào)銷差旅費(fèi)的形式掩蓋不合法開銷的行為，其行為

嚴(yán)重影響了企業(yè)及社會(huì)的良性進(jìn)步，這應(yīng)該引起各部門及企業(yè)的重視，對(duì)其進(jìn)行

糾正刻不容緩。

耒陽恒源企業(yè)管理有限責(zé)任公司成立于2018年9月14日，是一家專心于企

業(yè)管理服務(wù)的民營企業(yè)。經(jīng)營范圍包括家政服務(wù)、娛樂服務(wù)、企業(yè)管理咨詢服務(wù)、

軟件開發(fā)、酒店管理等。注冊(cè)資本三十萬元，注冊(cè)地位于湖南省衡陽市耒陽市大

市鎮(zhèn)敖山村3組，核心成員兩人，法定代表人蔣傳然。

蔣傳然法定代表人/負(fù)責(zé)人

蔣傳然投資方耒陽恒源企業(yè)管理

有限責(zé)任公司

蔣傳然執(zhí)行董事

高管

伍仕春監(jiān)事

圖1-1公司組織架構(gòu)圖

2出差報(bào)銷狀況分析

連年的新冠疫情摧殘全球，成為經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中突發(fā)的不可逆轉(zhuǎn)事件，想要減少

成本的支出就免不了要減少差旅費(fèi)。出一次差的意義在于出差能給公司帶來哪些

好處和產(chǎn)能，若是出差能為公司帶來大用戶、挽回大量的經(jīng)濟(jì)損失，這無疑是成

功的。在此基礎(chǔ)上，要是能減少不必要的支出那更是錦上添花。

耒陽恒源企業(yè)管理有限責(zé)任公司作為一個(gè)經(jīng)常性需要員工出差的公司，內(nèi)部

的出差報(bào)銷流程必不可少。首先，報(bào)銷的前提是報(bào)銷人需接到公司派出的任務(wù)，

取得正當(dāng)有效的報(bào)銷單子或發(fā)票。其次，將單子或發(fā)票貼附于費(fèi)用報(bào)銷單后，按

1

照費(fèi)用報(bào)銷單上的內(nèi)容填寫上去，并在報(bào)銷人處署名。第三，將報(bào)銷單送至部門

負(fù)責(zé)人處復(fù)合、署名。第四，報(bào)銷人送報(bào)銷單子到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門的人審

核。第五，經(jīng)查核無錯(cuò)誤后，費(fèi)用報(bào)銷單送至總經(jīng)理處審批。第六，出納根據(jù)總

經(jīng)理審批后的報(bào)銷單去支付款項(xiàng)或結(jié)算欠款。

取得報(bào)銷單本部門負(fù)責(zé)

報(bào)銷人簽字

據(jù)或發(fā)票人復(fù)合簽字

出納支付款

總經(jīng)理審批會(huì)計(jì)審核

項(xiàng)

圖2-1出差報(bào)銷流程圖

但在調(diào)查時(shí)卻發(fā)現(xiàn)該公司工作人員出差報(bào)銷有時(shí)無相關(guān)事由、無相關(guān)通知和

證明材料，亦或口頭通知，證明文件提供不全。有些出差人員重復(fù)報(bào)銷、超支報(bào)

銷。還有些出差人員不按規(guī)定路線和時(shí)間提前回歸卻不按實(shí)進(jìn)行申請(qǐng)報(bào)銷，原則

上應(yīng)是高鐵票，最后變成了飛機(jī)票，中途繞道出去游山玩水亦或回家探親，旁人

均不知曉。這些都是該公司出差報(bào)銷中出現(xiàn)的現(xiàn)況，這無疑會(huì)給耒陽恒源企業(yè)管

理有限責(zé)任公司帶來不必要的支出，增加其健康發(fā)展的難度，也為公司內(nèi)部形成

良好競(jìng)爭(zhēng)氛圍設(shè)下阻礙。

3差旅費(fèi)報(bào)銷中存在的問題

由耒陽恒源企業(yè)管理有限責(zé)任公司員工出差存在的情況，我總結(jié)出以下五點(diǎn)

問題：

3.1隨意性大，手續(xù)、附件不全

出差人員報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)，發(fā)現(xiàn)出差未填寫出差申請(qǐng)單，未報(bào)經(jīng)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)，出差無事由，無相關(guān)通知和證明文件，回到單位就隨意報(bào)銷；出差住宿無

相關(guān)發(fā)票，報(bào)銷時(shí)跳過某一個(gè)步驟，直接按照住宿費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。

3.2差旅費(fèi)多報(bào)銷

2

有些出差人員在按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放伙食補(bǔ)助和途中補(bǔ)助的同時(shí)，重復(fù)報(bào)銷伙食費(fèi)和

市內(nèi)交通費(fèi)；員工個(gè)人娛樂、健身、購買證券和個(gè)人行為導(dǎo)致的罰款；出差人員

不按照單位規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，為自己謀取福利；某些出差人員更是超出范圍報(bào)銷，

因管理不嚴(yán)格，也使報(bào)銷如期下發(fā)。

3.3虛報(bào)出差人數(shù)和天數(shù)

單位出差人員在采用乘坐公共汽車時(shí)或自駕車出差時(shí)，虛報(bào)人數(shù)和天數(shù)，增

加數(shù)目，讓自己領(lǐng)到額外的出差報(bào)銷，因其使用的交通方式及特殊方法，報(bào)銷最

終如愿下發(fā)。

3.4出差無實(shí)質(zhì)內(nèi)容

某些出差成員利用出差的借口在外胡吃海喝；異地單位間無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的交流

學(xué)習(xí)和考察調(diào)研；家庭出門聚餐的費(fèi)用記在差旅費(fèi)上等等事例比比皆是。這些情

況不及時(shí)處理，只會(huì)讓公司的人有樣學(xué)樣。

3.5退票改簽未附說明

單位在實(shí)際工作活動(dòng)中，出差人員出差隨意，出現(xiàn)行程不完整或退票、改簽

的情況，從而導(dǎo)致產(chǎn)生額外的費(fèi)用，未附情況說明，退票費(fèi)和改簽費(fèi)未附發(fā)票。

4出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

針對(duì)以上差旅費(fèi)中存在的問題，耒陽恒源企業(yè)管理有限責(zé)任公司應(yīng)該盡快優(yōu)

化其管理制度，只有優(yōu)化管理制度，才能讓企業(yè)更好地成長發(fā)展。同時(shí)還可以幫

助員工樹立鼎新概念、注重員工的良好習(xí)慣、提升員工的職業(yè)素養(yǎng)。而關(guān)于怎樣

優(yōu)化管理制度，還需要企業(yè)管理層認(rèn)真分析，詳細(xì)制定制度，嚴(yán)格實(shí)施，公司上

下監(jiān)督，一齊遵循。

經(jīng)數(shù)據(jù)分析，差旅費(fèi)不僅是項(xiàng)經(jīng)常性支出的項(xiàng)目，且易存在各項(xiàng)問題，為加

強(qiáng)差旅費(fèi)的管理，降低成本支出，在本次對(duì)耒陽恒源企業(yè)管理有限責(zé)任公司的調(diào)

查及研究后，結(jié)合該公司的實(shí)際情況和社會(huì)可行性，提出以下幾點(diǎn)出差報(bào)銷流程

優(yōu)化設(shè)計(jì)：

4.1健全制度，嚴(yán)格執(zhí)行

關(guān)于差旅費(fèi)報(bào)銷隨意性大，審批手續(xù)不完整，報(bào)銷附件不齊全的問題，建議

健全公務(wù)出差審批制度，嚴(yán)格執(zhí)行差旅費(fèi)管理辦法，加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷審核，切實(shí)做

3

到支出合規(guī)、手續(xù)齊全、憑證真實(shí)有效，若手續(xù)不全、附件不齊，不予報(bào)銷。

4.2及時(shí)結(jié)報(bào)差旅費(fèi)

對(duì)于差旅費(fèi)超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)和重復(fù)報(bào)銷的問題，各部門應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，報(bào)銷人

應(yīng)及時(shí)結(jié)報(bào)差旅費(fèi)，確保會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性。讓報(bào)銷人知道報(bào)銷超支，若堅(jiān)持報(bào)

銷，應(yīng)給予警告處分，對(duì)于未經(jīng)答應(yīng)出差以及超時(shí)、超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍的差旅費(fèi)，

無正當(dāng)理由不予報(bào)銷，由員工自己承擔(dān)。

4.3定期監(jiān)查，定時(shí)預(yù)算

虛報(bào)出差天數(shù)和人數(shù)這一點(diǎn)很好把控，只需要公司派出專人對(duì)各單位差旅費(fèi)

管理和使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督、核查，定時(shí)對(duì)差旅費(fèi)實(shí)行管理預(yù)算，控制差旅費(fèi)

支出金額。亦或者，公司可采用憑據(jù)報(bào)銷，原則上在市內(nèi)出差，只報(bào)銷公共汽車

車票，公共汽車車票除二人及以上偕行外均不得連號(hào)報(bào)銷，無特殊情況不得報(bào)銷

出租車票。

4.4減少非工作需要的出差活動(dòng)

出差無實(shí)質(zhì)內(nèi)容則可以減少非工作需要的出差活動(dòng)，對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷不真實(shí)、

不合適的情況進(jìn)行嚴(yán)肅處理。正當(dāng)外出開會(huì)，則可以由會(huì)議主辦方統(tǒng)一安排住宿、

餐飲。領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)銷同樣需要嚴(yán)格把關(guān)，做到杜絕家庭開銷轉(zhuǎn)至差旅報(bào)銷的情況。

4.5退票改簽要附說明

出差過程如果出現(xiàn)行程不完整，未附說明，應(yīng)不予報(bào)銷；如果出現(xiàn)改簽的情

況，改簽后的票價(jià)高于原票價(jià)，核收票價(jià)差額，進(jìn)行報(bào)銷；如果改簽后的票價(jià)低

于原票價(jià)，應(yīng)退還票價(jià)差額。若是直接退票，需報(bào)銷的退票費(fèi)應(yīng)附上說明，否則

不予報(bào)銷。

除了以上五點(diǎn)出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)，還需要提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，會(huì)

計(jì)有責(zé)任在日常的付款審核工作中遵循“實(shí)事求是，準(zhǔn)確無誤”的原則，對(duì)財(cái)務(wù)

人員進(jìn)行一定的財(cái)務(wù)培訓(xùn)也是非常有必要的，現(xiàn)在國家的政策在不斷地改變，對(duì)

政策的了解不僅是對(duì)自己負(fù)責(zé)，也是對(duì)公司負(fù)責(zé)，在從業(yè)過程中才能得心應(yīng)手處

理面臨的問題。當(dāng)有一個(gè)合格的財(cái)務(wù)人員在公司工作時(shí)，可以為公司省下很多財(cái)

力物力，做到事半功倍。

對(duì)于提出來的差旅費(fèi)報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)，簡單地從兩個(gè)方面總結(jié)，分別是差

旅費(fèi)手續(xù)優(yōu)化以及公司支付預(yù)算，結(jié)合當(dāng)前耒陽恒源企業(yè)管理有限責(zé)任公司的現(xiàn)

狀，設(shè)計(jì)出了一個(gè)簡易的優(yōu)化流程圖，如下圖所示：

4

手續(xù)完整審核通過直接支付

出差財(cái)務(wù)人員嚴(yán)

申請(qǐng)控把關(guān)手續(xù)優(yōu)化部分

審核不通

手續(xù)不齊

過

附有發(fā)票說明預(yù)算之內(nèi)審核通過

管理

支付預(yù)算部分

預(yù)算

預(yù)算之外

未附發(fā)票說明審核未通過

圖4-1出差報(bào)銷流程優(yōu)化圖

另外，將一位出差人員的實(shí)際報(bào)銷情況作為樣本，與優(yōu)化后的報(bào)銷表格進(jìn)行

對(duì)比，設(shè)計(jì)了一份更合理的差旅費(fèi)報(bào)銷表格，表內(nèi)的差旅費(fèi)報(bào)銷數(shù)據(jù)應(yīng)作為耒陽

恒源企業(yè)管理有限責(zé)任公司出差報(bào)銷參考數(shù)值：

表4-1出差人員一次實(shí)際出差報(bào)銷示例

地點(diǎn)時(shí)間費(fèi)用總計(jì)

交通費(fèi)湖南到廣州2022-11-15￥600元/趟￥1200元

住宿費(fèi)至2022-11-18￥500元/日￥1500元

餐飲費(fèi)￥150元/日￥450元

通訊費(fèi)￥4元/日￥12元

其他費(fèi)￥100元/日￥300元

總計(jì)3天￥1354元￥3462元

表4-2優(yōu)化后的差旅費(fèi)報(bào)銷示例

地點(diǎn)時(shí)間費(fèi)用總計(jì)

5

交通費(fèi)湖南到廣州2022-11-15￥314元/趟￥628元

住宿費(fèi)至￥200元/日￥600元

餐飲費(fèi)2022-11-18￥100元/日￥300元

通訊費(fèi)￥4元/日￥12元

其他費(fèi)￥100元/日￥300元

總計(jì)3天￥718元￥1840元

非常明顯，優(yōu)化后的差旅費(fèi)足足比優(yōu)化前減少了1622元，這