湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介............................................................1

2湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程中存在的問題................1

2.1湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程圖——以《費用報銷單》為

例................................................................1

2.1.1付款流程過于復(fù)雜.........................................2

2.1.2付款審批流程等待時間長...................................2

2.1.3報銷人參與會計憑證的傳遞，不利于加強財務(wù)管理.............3

2.2湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程結(jié)構(gòu)不合理............3

3湖南天道信息咨詢有限公司付款審批流程優(yōu)化方案........................3

3.1湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程圖標準優(yōu)化以——《費用

報銷單》為例......................................................3

3.1.1引用釘釘OA系統(tǒng)..........................................4

3.1.2付款審批采用事前審批控制和事后審批控制相結(jié)合.............5

3.1.3規(guī)范付款審批內(nèi)容和要求...................................5

3.2流程活動優(yōu)化..................................................6

4小結(jié)................................................................7

參考資料.............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程

優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

湖南天道信息技術(shù)咨詢有限責(zé)任公司建立于2006年，處于湖南省長沙市，

是一家以從事軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)為主體的高新技術(shù)公司。公司注冊認證資

本1000萬元，實繳資本1000萬元。法定代表人：譚塘芳，營業(yè)至今未出現(xiàn)重

大經(jīng)營風(fēng)險。

2湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程中存在的問題

2.1湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程圖——以費

用報銷付款審批為例

如下圖付款審批流程圖所示，首先經(jīng)辦人填寫《費用報銷單》并簽字，然

后交給財務(wù)主管，財務(wù)主管預(yù)審后交給秘書長、董事長簽字后交給部門主管、

部門總監(jiān)審核簽字后重新交給財務(wù)主管簽字后交給出納，最后出納把手續(xù)齊全

的《費用報銷單》交給經(jīng)辦人完成整個流程。

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

圖2-1湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司費用報銷付款審批流程圖

2.1.1付款流程過于復(fù)雜

湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款流程過于復(fù)雜，報銷人需要詢問的地

方太多，容易出錯。費用報銷有規(guī)定：報銷的根本基礎(chǔ)條件是報銷人需要獲得

合法高效的報銷單據(jù)（發(fā)票）。發(fā)票需要粘貼在《費用報銷單》的后面，以便

審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司的費

用報銷審批流程未要求將發(fā)票粘貼在《費用報銷單》后，不方便審核人審核。

很多報銷人對報銷流程不是很了解，不知道下一道手續(xù)該找誰，往往要詢問很

多次才能辦完報銷程序。有的報銷人不愿意多問，有可能會多次出現(xiàn)沒有按流

程走，不得不返回上一個環(huán)節(jié)的現(xiàn)象。報銷人因此費時費力，很有意見。

2.1.2付款審批流程等待時間長

找5個人，意味著要排5次隊，加上詢問時間，報銷人往往耗時較多。如

果碰上某個環(huán)節(jié)的會計或主管不在，就只能等領(lǐng)導(dǎo)回來或者下次再報銷，有的

報銷人報一次賬跑了幾次，影響了報銷人自身的工作進度。

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

2.1.3報銷人參與會計憑證的傳遞，不利于加強財務(wù)管理

財務(wù)會計憑據(jù)在報銷人手里傳來傳去，有些財務(wù)會計憑據(jù)更有甚者在報銷

人手里保留好幾天，等轉(zhuǎn)到出納手里會產(chǎn)生附件部分不完整，有些更有甚者整

張憑據(jù)都缺失了。部分報銷人對財務(wù)會計專業(yè)運用知識了解掌握不足，以為報

銷是個人的事情，等有時間再進行報銷。延誤賬務(wù)處理。

2.2湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程結(jié)構(gòu)不合理

付款審批流程：經(jīng)辦人（報銷人）記錄《費用報銷單》并且附全報銷單據(jù)，

同時把附件部分按照規(guī)定要求粘貼在初始憑據(jù)粘貼單上，經(jīng)辦人必須在附件簽

名并注明經(jīng)辦人。然后交給部門主管審核簽字，再交由財務(wù)主管預(yù)審。湖南天

道信息咨詢有限公司付款審批流程中審批人順序錯亂，同時存在審批人過多，

應(yīng)該消除掉某些環(huán)節(jié)冗余。

3湖南天道信息咨詢有限公司付款審批流程優(yōu)化方案

3.1湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流程優(yōu)化——以費

用報銷付款審批為例

如下圖付款審批流程圖所示，第一步經(jīng)辦人記錄《費用報銷單》并且附全

報銷單據(jù)以后經(jīng)辦人在附件部分上簽名并注明經(jīng)辦人后交給部門主管、部門總

監(jiān)審核簽字后重新交給財務(wù)主管簽字后交給出納，最后出納把手續(xù)齊全的《費

用報銷單》交給經(jīng)辦人完成整個流程。

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

圖3-1《費用報銷單》付款審批流程圖標準優(yōu)化

3.1.1引用釘釘OA系統(tǒng)

引用釘釘OA系統(tǒng)的目的：優(yōu)化湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司付款審批流

程，加快報銷周期。

釘釘OA系統(tǒng)適用范圍是公司所有人員且報銷金額2000元以下。

釘釘OA系統(tǒng)報銷種類：業(yè)務(wù)招待費、業(yè)務(wù)通訊費、差旅費、住宿費、辦公

日用品、業(yè)務(wù)招待費等

公司保留一個OA賬號，權(quán)限給予到總經(jīng)理。報銷金額在2000元以上的，

由總經(jīng)理發(fā)起在OA系統(tǒng)中完成報銷流程。報銷金額在2000元以下的，由員工

自己在釘釘系統(tǒng)中申請，并需要拍照上傳相應(yīng)的圖片或附件（如：紙質(zhì)報銷單

和發(fā)票）。審核通過后，報銷人將紙質(zhì)版的《費用報銷單》和發(fā)票交到財務(wù)部

即可完成報銷流程。

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

引用釘釘OA系統(tǒng)，付款審批流程電子化的好處：隨時隨地處理待辦事項、

進行業(yè)務(wù)處理，一站式工作臺方便員工集中式地進行待辦和消息的處理、快捷

訪問業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用瀏覽器或者手機快速提交報銷，需要填寫的內(nèi)容一清二楚，

不需要反復(fù)的詢問其他人。工作流程標準化，并且所有報銷申請在系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一

集中管理，申請人可快速查看審批進度，清晰看到當前的審批人，不必反復(fù)跑

斷腿。

3.1.2付款審批采用事前審批控制和事后審批控制相結(jié)合

（1）財務(wù)開支采用事前審批制度:

各職能工作部門的財務(wù)開支應(yīng)該在年份概算綜合管理作用范圍里的投資項

目，額度中準予列支；不確定劃入或者天劃入概算的費用支出，應(yīng)該上交“成

本費用概算報道”展開請示，按照程序報經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后才能夠?qū)嵭小?/p>

因獨特實際狀況來不及向上匯報的，需要先行幾頭請示，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意辦理，

事情后要展開補辦。成本費用概算報道應(yīng)該寫清晰用款事由、用款時間、概算

交易金額等。成本費用概算報道作為是借款及付款的參考依據(jù)以及財務(wù)會計憑

據(jù)附件部分。無批復(fù)“成本費用概算報道”的財務(wù)會計支出，財政管理職能部

門一概不再簽核，退可工作業(yè)務(wù)承辦職能部門。

（2）財務(wù)開支采用事后審批的制度:

付款前之后，工作業(yè)務(wù)承辦職能部門應(yīng)該獲得滿足國家稅務(wù)法律法規(guī)需求

的正式發(fā)票，根據(jù)財政管理職能部門順序流程展開簽核。財務(wù)會計支出超越原

申訴報道支出：20.0%的，工作業(yè)務(wù)承辦職能部門應(yīng)該上交書面正式的研究分析

報道，詳細論述透支原因及科學(xué)性，隨發(fā)票一起簽核。

3.1.3規(guī)范付款審批內(nèi)容和要求

付款審批基本內(nèi)容：

（1）經(jīng)辦人：核對項目、市場單價、交易金額是不是準確，是不是和合約

相匹配吻合，有沒有提前申訴報道，發(fā)票是不是標準規(guī)范，用場是不是清楚，

有沒有職能部門經(jīng)理確定簽字(或者儲存?zhèn)}庫檢測核對驗收或者證實人簽字)。

（2）職能部門確定(或者檢測核對驗收人或者證實人)：確定項口是不是屬

實，市場單價是不是科學(xué)合理，有沒有檢測核對驗收人確定簽字(檢測核對驗收

人或者證實人直接在票據(jù)的背面確定簽字)。

（3）財務(wù)會計審查：審查成本費用是不是根據(jù)報銷參考標準報銷，購買市

場價格是不是科學(xué)合理，是不是按照合約實行，有關(guān)工作管理者是不是已確定

簽字，核對項目、市場單價、交易金額是不是準確，有沒有提前申訴報道，發(fā)

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

票是不是標準規(guī)范，票據(jù)是不是完整，用場是不是清楚(或者在背面寫清晰)。

（4）總經(jīng)理審核批閱：審核批閱項目是不是屬實，市場價格是不是科學(xué)合

理，有關(guān)工作管理者是不是已確定簽字。出納在付款的時候，需要針對初始單

據(jù)的交易金額再次全面核對，充分保障付款交易金額和初始單據(jù)交易金額相匹

配。與此同時，出納需要核對和充分保障付款的單據(jù)上與此同時有財務(wù)會計經(jīng)

理的審查和總經(jīng)理的審核批閱，才可以付款。

報銷付款審批基本要求：

（1）審查審核批閱排列次序，一般按照以上基本報銷程序分別逐級辦理。

（2）各級領(lǐng)導(dǎo)接到下屬的每一項費用支出請示報道，根本原則上需要以書

面正式方式在3日內(nèi)賦予回復(fù)。

（3）每一項已批復(fù)的請示報道都需要作為是報銷附件部分。

（4）報銷工作者根本原則上應(yīng)該在回單位后3日內(nèi)報銷。

（5）報銷單據(jù)應(yīng)該運用碳黑墨水寫作，不可以運用鉛筆或者圓珠筆寫作：

報銷單據(jù)不可以涂抹，具體內(nèi)容和項目需要齊全完善。

（6）除財務(wù)會計經(jīng)理審查和總經(jīng)理審核批閱外，其他工作者的簽字所有在

票據(jù)的背面寫作。

（7）報銷單據(jù)需要可以清楚地得知產(chǎn)生項口的“用場”，沒有能夠直接在

單據(jù)具體內(nèi)容上看清晰“用場”的，經(jīng)辦人需要在報銷單據(jù)的背面具體寫清晰。

成本費用或者實物材料報銷需要實事求是，不能調(diào)整變化成本費用項目申報。

成本費用或者實物材料報銷根本原則上應(yīng)該獲得合法的發(fā)票，獨特實際狀況沒

有發(fā)票的需要各財政管理職能部門咨詢服務(wù)，經(jīng)同意后才可以報銷：與此同時

巨額的投資項目應(yīng)該簽約合約，以合約方式進行工作業(yè)務(wù)關(guān)系。報銷的金額款

項支付，尤其是巨額款項支付應(yīng)該規(guī)避以現(xiàn)金方式支付，而應(yīng)該經(jīng)過銀行辦理

匯款。

3.2流程活動優(yōu)化

流程活動優(yōu)化是流程局部環(huán)節(jié)的變化，包括流程重排、增加或者減少環(huán)節(jié)。

湖南天道信息技術(shù)咨詢有限公司的付款審批流程其實是有重復(fù)審批的環(huán)節(jié)。比

如說財務(wù)主管預(yù)審和財務(wù)主管審核簽字重復(fù)?？梢匀∠攧?wù)主管預(yù)審，減少管

理成本?，F(xiàn)實生活中很多企業(yè)為了信息能夠透明，為了規(guī)避風(fēng)險，為了很多管

理需要而增加了一些不必要的環(huán)節(jié)。但其實很多時候這些環(huán)節(jié)本身并不能夠給

企業(yè)帶來效益，而恰恰相反，它降低了效率，同時增加了成本。從另一個方面

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

來講，它并沒有對風(fēng)險管理做出大貢獻。因為很多人同時去管一件事情，容易

責(zé)任分不清楚。所以審批流程活動優(yōu)化必不可少。

4小結(jié)

付款審批流程優(yōu)化是企業(yè)提高管理效率的途徑，正確優(yōu)化付款審批流程可

以使公司管理更加透明化、信息化。領(lǐng)導(dǎo)更加便捷的了解公司支出信息，在實