廣州隆超塑料五金制造有限公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀....................................1

3公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理存在的問題..............................2

3.1員工借支額度不合理............................................2

3.2員工出差借支與費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不完善..............................2

3.3員工借支和報(bào)銷審批不嚴(yán)........................................3

3.4員工借支逾期歸還現(xiàn)象嚴(yán)重......................................3

4員工借支與費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)....................................3

4.1明確員工借支額度..............................................3

4.2完善員工出差借支與費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)................................4

4.2.1完善員工出差住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)...............................4

4.2.2完善員工出差交通費(fèi)及補(bǔ)貼報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn).........................4

4.3制定規(guī)范的員工借支與報(bào)銷審批制度..............................5

4.4制定員工借支逾期處罰制度......................................6

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)....................................................6

參考資料.............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

廣州隆超塑料五金制造有限公司員工借支與費(fèi)用

報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡介

廣州隆超塑料五金制造有限公司成立于1993年，注冊(cè)地址為廣州省廣州市

天河區(qū)天壽路31號(hào)2305房，作為一家國內(nèi)專業(yè)的制造企業(yè)，公司致力于不銹

鋼家庭用品的生產(chǎn)，經(jīng)營范圍為家居用品銷售、廚具衛(wèi)具及日用品雜品批發(fā)、

金屬品日用品制造、金屬材料銷售、技術(shù)進(jìn)出口、貨物進(jìn)出口、日用雜品銷售

和日用百貨銷售。廣州隆超塑料五金制造有限公司生產(chǎn)的產(chǎn)品已通過了ISO1400

1環(huán)境管理體系認(rèn)證和ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證，滿足歐洲EN12546-1和日本JIS

的國際產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。作為國際品牌OEM供應(yīng)商，隨著近兩年國內(nèi)市場的開拓，

公司已經(jīng)成長為為中國大陸酒店日用百貨類和商務(wù)用品類提供不銹鋼真空保溫

用品的中高檔品牌。

董事長

總經(jīng)理

副總經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān)副總經(jīng)理

銷售總監(jiān)技術(shù)總監(jiān)財(cái)務(wù)部行政總監(jiān)生產(chǎn)總監(jiān)

市場部研發(fā)中心采購部行政部生產(chǎn)部

質(zhì)量管理人力資源

銷售部倉儲(chǔ)部

部部

售后服務(wù)

物流部

部

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

2公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀

因?yàn)閱T工在外辦公，公司需要為其工作支出各種費(fèi)用，因此造成了大量的

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借支和費(fèi)用報(bào)銷。但是，對(duì)于每一項(xiàng)借支和費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)該提供什么樣的原始憑

證，以及計(jì)入到哪一種費(fèi)用報(bào)銷類型，并沒有明確的規(guī)定。導(dǎo)致公司出現(xiàn)同樣

的費(fèi)用，不同的人去辦理報(bào)銷時(shí)所要求提供的原始憑證不一致，或者是計(jì)入到

了不同的費(fèi)用類型，嚴(yán)重影響公司做賬的一貫性。在涉及到員工更換或崗位員

工離職交接時(shí)，往往存在著要求或數(shù)據(jù)不相符的情況，影響了交接工作的順利

進(jìn)行。

借支與費(fèi)用報(bào)銷流程，由經(jīng)辦人員填寫借支單或報(bào)銷單，并附上相關(guān)單據(jù)，

找到相關(guān)部門人員進(jìn)行審批，審批后將單據(jù)交給財(cái)務(wù)部審核人員，財(cái)務(wù)部審核

人員對(duì)其單據(jù)的合理性、合法性、金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核通過后就交予

出納報(bào)銷。整個(gè)流程過于簡單，沒有對(duì)具體事項(xiàng)給予規(guī)定，導(dǎo)致舞弊作假現(xiàn)象

時(shí)有發(fā)生。

3公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理存在的問題

3.1員工借支額度不合理

廣州隆超塑料五金制造有限公司對(duì)于不同級(jí)別員工的借支金額沒有進(jìn)行明

確的劃分，這樣常常引起高層員工的不滿。比如，由于銷售總監(jiān)接觸到的客戶

與普通銷售員接觸到的客戶消費(fèi)水平的不同，接待客戶所產(chǎn)生的費(fèi)用水平也有

所不同，因此銷售總監(jiān)的借支金額應(yīng)該要比下面的銷售員借支金額高。而因?yàn)?/p>

公司制度的問題，出差時(shí)銷售總監(jiān)常常需要貼錢去招待客戶，這樣會(huì)使銷售總

監(jiān)出差的積極性不高，導(dǎo)致公司流失很多大客戶，不利于公司的經(jīng)營發(fā)展。這

里僅單指出了銷售部那邊的問題，其它部門也存在著同樣的問題，這些問題集

合在一起對(duì)于公司的發(fā)展產(chǎn)生了極大的影響。

3.2員工出差借支與費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不完善

廣州隆超塑料五金制造有限公司員工外出辦公住宿費(fèi)占比很大，但公司對(duì)

于不同級(jí)別的員工住宿費(fèi)沒有明確的報(bào)銷限額劃分，而且住宿費(fèi)在不同地區(qū)也

沒有明確的報(bào)銷限額劃分。這樣容易導(dǎo)致員工如果住宿在物價(jià)水平比較低的地

方住宿費(fèi)用不足報(bào)銷金額，報(bào)銷報(bào)多了；而員工住宿在物價(jià)水平比較高的地方

住宿費(fèi)用超過報(bào)銷金額，除了報(bào)銷完的一部分，其它剩余部分費(fèi)用需要自掏腰

包，出差一趟要花費(fèi)員工自身很多錢，這樣的情況下導(dǎo)致員工出差積極性不高。

廣州隆塑料五金制造有限公司經(jīng)常對(duì)外賣出商品，員工需要經(jīng)常出差，出差免

不了的是住宿費(fèi)，那現(xiàn)有制度的問題就成為了燃眉之急。而且公司的員工出差

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交通費(fèi)及補(bǔ)貼報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)也不夠完善，有待進(jìn)一步優(yōu)化。

3.3員工借支和報(bào)銷審批不嚴(yán)

圖2員工借支審批流程圖

如上圖所示，廣州隆超塑料五金制造有限公司員工借支審批流程過于簡單，

這樣容易造成舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。公司內(nèi)部有些財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員缺乏基本職

業(yè)道德規(guī)范，在報(bào)銷過程中，財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員之間互相掩護(hù)，騙取公司財(cái)

物的情況時(shí)有發(fā)生。在處理復(fù)雜手續(xù)的時(shí)候，頻頻會(huì)有一些偽造單據(jù)的出現(xiàn)，

導(dǎo)致企業(yè)的資產(chǎn)被有心人士進(jìn)行了轉(zhuǎn)移，讓企業(yè)的資產(chǎn)變成自己的東西。想要

真正去解決這些問題的過程是非常艱難的，公司客戶多，每天都會(huì)有大量的單

據(jù)，去找這些偽造單據(jù)非常的難，而且偽造單據(jù)不仔細(xì)去深看是發(fā)現(xiàn)不了的。

唯一的解決辦法是改變制度，公司如果遲遲不做出制度改變，那將遲早被掏空。

3.4員工借支逾期歸還現(xiàn)象嚴(yán)重

廣州隆超塑料五金制造有限公司有些員工借支了公司賬上的錢用于工

作事務(wù)，但因?yàn)楦鞣N原因遲遲沒有歸還借款，造成了公司賬目上資金的缺少，

這樣借款不還現(xiàn)象的增多，公司賬目上資金的缺口越來越大，致使公司的運(yùn)營

越發(fā)困難。而且有些員工在離職之前借款就沒有歸還，現(xiàn)在離職了失去了聯(lián)系

致使借款更無法追回，形成了壞賬損失。多種這樣現(xiàn)象的出現(xiàn)，導(dǎo)致目前公司

賬上有大量無法收回的借款，而沒有人進(jìn)行處理，也沒有逾期處罰政策，致使

很多人存在僥幸心理，公司的借款長期不還的現(xiàn)象愈發(fā)的嚴(yán)重，嚴(yán)重影響到公

司的內(nèi)部治理，不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

4員工借支與費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1明確員工借支額度

公司應(yīng)明確員工借支款項(xiàng)額度。員工借支資金一定要做到之前借的款項(xiàng)未

還清的，絕不再借。因公借支應(yīng)根據(jù)借支用途核定借支額度，如：因公出差業(yè)

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務(wù)的，按照相應(yīng)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及出差天數(shù)預(yù)算借支額度；借支備用金的，借支

限額一般不得超過2000元。所有員工一次性因私人原因借支不可以超過2000

元，且借支款項(xiàng)不可以超過其工資的三分之二，如有特殊情況，需向董事長申

請(qǐng)，試用期員工不得借款。

同時(shí)制定借支預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，防止超額借支，并由企業(yè)財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷時(shí)嚴(yán)格

把關(guān)，總預(yù)算方案制定后不得隨意更改，審核把控報(bào)銷項(xiàng)目不讓其超出預(yù)算范

圍,合理的預(yù)算方案可以有效的防止員工借支費(fèi)用的不合理報(bào)銷。

4.2完善員工出差借支與費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

4.2.1完善員工出差住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

完善廣州隆超塑料五金制造有限公司員工住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同級(jí)別

的員工住宿費(fèi)進(jìn)行明確的劃分，讓高層員工享受應(yīng)有的待遇，這樣就不會(huì)導(dǎo)致

高層員工的不滿，為企業(yè)留住高水平人才貢獻(xiàn)一份力量；對(duì)于不同地區(qū)住宿進(jìn)

行報(bào)銷限額的劃分，充分考慮不同地區(qū)因物價(jià)水平的高低所帶來的住宿費(fèi)用的

高低，防止員工在報(bào)銷住宿費(fèi)用的時(shí)候出現(xiàn)不合理的現(xiàn)象，從而有效緩解員工

在報(bào)銷住宿費(fèi)用時(shí)不滿情緒的產(chǎn)生，為企業(yè)留住人員。

表1員工住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/天/房）

職位級(jí)別

北上廣深一線城市省會(huì)城市/直轄市其它地區(qū)

總經(jīng)理級(jí)及以上800500400

高級(jí)經(jīng)理級(jí)及副廠級(jí)600400300

經(jīng)理及主管級(jí)500350260

一般職員400300200

備注：在報(bào)銷住宿費(fèi)用的時(shí)候，一定要帶上這個(gè)酒店的發(fā)票，比如兩個(gè)男人或者兩個(gè)女人。

如有共同外出，則需二人同住一間房，并按外出人員中職位最高者的等級(jí)計(jì)算報(bào)銷金額。

4.2.2完善員工出差交通費(fèi)及補(bǔ)貼報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

完善員工出差交通費(fèi)及補(bǔ)貼報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)分廣州隆超塑料五金制造有限公

司不同級(jí)別員工的借支額度，不讓高層員工再有怨言；并且根據(jù)出差辦公地點(diǎn)

的差異劃分不同的借支額度，這樣就能夠有效考慮出差到不同物價(jià)水平的地方

的差異，讓員工不再貼錢去出差，去物價(jià)水平比較低的員工也不再從出差報(bào)銷

中得到好處。盡量做到讓每個(gè)員工都感到公平，讓企業(yè)的每一分錢都花的合理。

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表2職工出差交通費(fèi)及補(bǔ)貼報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

出差補(bǔ)貼（元/天）

最高可乘坐的

職位級(jí)別北上廣深一省會(huì)城市/直轄

交通工具其它地區(qū)

線城市市

總經(jīng)理級(jí)及以上飛機(jī)頭等艙300280260

高級(jí)經(jīng)理級(jí)及副廠級(jí)高鐵一等座280260240

經(jīng)理及主管級(jí)高鐵一等座260240220

一般職員高鐵二等座240220200

說明：1、不同級(jí)別的多個(gè)人一起旅游，如果乘坐同樣的交通工具有不同的檔次，那么按照

不同的檔次來報(bào)銷，如果沒有不同的檔次，那么按照在旅游人員中的最高職位者級(jí)別的人

數(shù)來報(bào)銷，如果由于其他一些特殊的原因，導(dǎo)致所乘坐的交通工具超出了規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，那

么必須得到總經(jīng)理的特別同意，才能在財(cái)務(wù)上進(jìn)行報(bào)銷，不然的話，按照正常的交通工具

費(fèi)用來報(bào)銷。

2、北上廣深一線城市，省會(huì)城市和直轄市，城市的出差標(biāo)準(zhǔn)和其它地區(qū)一樣。

4.3制定規(guī)范的員工借支與報(bào)銷審批制度

制定員工借支與報(bào)銷審批權(quán)限，規(guī)范生產(chǎn)費(fèi)用、招待費(fèi)等其他的一些日常

費(fèi)用和非日常經(jīng)營費(fèi)用具體金額的審批人員，明確審批權(quán)限。具體如表4所示。

表3審批權(quán)限表

職位級(jí)別

項(xiàng)目

廠長生產(chǎn)總監(jiān)財(cái)務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理董事長

生產(chǎn)費(fèi)用：

5000元及以下審批審批

5000元以上審批審批

業(yè)務(wù)招待費(fèi)：

3000元及以下審批審批

3000元以上審批審批

非日常經(jīng)營費(fèi)用：

2000元及以下審批審批

2000元以上審批審批

注：1。以上金額為單個(gè)交易金額.

2、對(duì)于同一筆交易，分期支付時(shí)，以累積為準(zhǔn)。

對(duì)于借支與報(bào)銷審批制度還需設(shè)置規(guī)范的審批流程，這樣可以使員工進(jìn)行

借支與報(bào)銷時(shí)方向更加明確，找到流程上相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行借支與報(bào)銷手續(xù)上

的處理。審批流程的內(nèi)容為：由經(jīng)辦人填寫借支單或報(bào)銷單并附上所有相關(guān)單

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

據(jù)之后，廠長只負(fù)責(zé)審批業(yè)務(wù)招待費(fèi)3000元及以下的情況，生產(chǎn)總監(jiān)只負(fù)責(zé)審

批生產(chǎn)費(fèi)用5000元及以下的情況，董事長只負(fù)責(zé)審批非日常經(jīng)營費(fèi)用2000元

以上的情況，總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批生產(chǎn)費(fèi)用5000元以上，業(yè)務(wù)招待費(fèi)3000元以上，

非日常經(jīng)營費(fèi)用2000元及以下的情況。接下來是財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)審批以上所有的

情況。財(cái)務(wù)經(jīng)理審批完了之后就開始出納付款了。如圖3所示。

圖3費(fèi)用報(bào)銷審批流程圖

4.4制定員工借支逾期處罰制度

制定員工借支逾期處罰制度，要求員工在借款時(shí)必須要明確還款日期和借

款金額，如果沒有按時(shí)歸還借款應(yīng)該給予相應(yīng)的懲罰，員工在借款歸還時(shí)必須

要將借款一條一條的結(jié)算清楚，這樣才可以下次進(jìn)行借款。員工離職時(shí)必須要

去財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取借款還清證明憑證否則就不予以離職通過，這樣就能有效防止

員工離職時(shí)借款沒有還清的情況發(fā)生。

表4員工借支逾期處罰制度

1.逾期七天沒有到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷結(jié)算還款的，處以30元/天的罰款。

2.逾期半個(gè)月沒有到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷結(jié)算還款的，處以