同和房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)同和房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司接待方案設(shè)計(jì)背景介紹同和房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司成立于2011年，其前身為2001年的物業(yè)管理部，為同和集團(tuán)新設(shè)立的全資子公司。公司以房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)和物業(yè)管理為主要業(yè)務(wù)，下設(shè)總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)部、工程管理部、經(jīng)營(yíng)管理部、營(yíng)銷(xiāo)部以及物業(yè)管理部六大部門(mén)。在集團(tuán)公司的領(lǐng)導(dǎo)下，公司的核心團(tuán)隊(duì)已成功地開(kāi)發(fā)了“同和（福永）工業(yè)區(qū)”、“同和（黃麻布）工業(yè)區(qū)”、“同和（坪地）工業(yè)區(qū)”以及“鳳凰花苑（一期）”商住樓盤(pán)等，總開(kāi)發(fā)面積近20萬(wàn)平方米。公司將不斷深化“以人為本”的開(kāi)發(fā)理念、“創(chuàng)新貼心”的服務(wù)理念，緊跟時(shí)代潮流，開(kāi)發(fā)出更多老百姓“買(mǎi)得起、住得起”的精品樓盤(pán)；同時(shí)，憑借同和人對(duì)房地產(chǎn)以及物業(yè)管理業(yè)務(wù)的深刻理解，對(duì)每一個(gè)建筑精雕細(xì)琢，為每一位客戶(hù)提供創(chuàng)新貼心服務(wù)。隨著同和集團(tuán)的不斷發(fā)展與壯大，公司將以集團(tuán)公司為依托，以規(guī)模擴(kuò)張和品牌塑造為發(fā)展戰(zhàn)略，立足深圳，輻射珠三角，立志成為區(qū)域性的大型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司，不斷提升人居品質(zhì)和居住品位，為城市增添更多的光彩。新加坡國(guó)浩房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司是一個(gè)集房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)和投資咨詢(xún)服務(wù)為一體的綜合型集團(tuán)公司，公司創(chuàng)始于1996年，歷經(jīng)十幾年的探索和發(fā)展，已經(jīng)成為門(mén)類(lèi)齊全、資產(chǎn)規(guī)模數(shù)億元的大型企業(yè)集團(tuán)。目前旗下控股公司有新加坡佳德地產(chǎn)咨詢(xún)有限公司、新加坡金潤(rùn)貿(mào)易有限公司、新加坡美佳廣告有限公司，另有三家房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司。新加坡國(guó)浩集團(tuán)現(xiàn)有員工近400人，本科以上學(xué)歷員工比例達(dá)到90%以上，其中具備各類(lèi)專(zhuān)業(yè)中高級(jí)以上技術(shù)人才100多人，新加坡國(guó)浩地產(chǎn)通過(guò)公司特有的人文經(jīng)營(yíng)理念，已形成了一個(gè)積極向上、勇于開(kāi)拓、穩(wěn)定的公司團(tuán)隊(duì)。接待目的新加坡國(guó)浩房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司與本公司有長(zhǎng)期的合作關(guān)系，此次來(lái)訪是為了更好的促進(jìn)雙方合作，加強(qiáng)交流。接待準(zhǔn)備了解客人基本情況：事先掌握來(lái)訪者的基本情況，如單位、性別、人數(shù)、身份、民族（國(guó)籍）、信仰等，有時(shí)還需要了解其愛(ài)好、性格等，對(duì)這些情況了解得越多、越具體，接待的準(zhǔn)備工作就能做得越好，越能取得接待工作的成功。其次，了解來(lái)訪的目的和食宿及日程安排。必須準(zhǔn)確無(wú)誤地了解來(lái)訪的目的，一般可以向上司或有關(guān)人員了解情況，也可以事先向來(lái)訪者了解。第三要了解客人到達(dá)的日期、所乘車(chē)次或航班的到達(dá)時(shí)間等等。流程：根據(jù)客戶(hù)的重要性制定《接待計(jì)劃》填寫(xiě)《接待申請(qǐng)表》，其次準(zhǔn)備介紹展示資料及產(chǎn)品，通知行政部門(mén)配合；行政部通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)人：商務(wù)經(jīng)理行政部審核人：高層管理細(xì)節(jié)注意：衛(wèi)生環(huán)境A級(jí)《衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)》（包括玻璃以及電梯門(mén)等）；所有員工穿工作服帶工牌；提前準(zhǔn)備好茶點(diǎn)果盤(pán)、高級(jí)煙、煙灰缸、紙巾；需選用上等名茶用玻璃杯；提前調(diào)試展示設(shè)備音效等。3.1接待安排3.1.1接待對(duì)象新加坡國(guó)浩集團(tuán)談判代表及陪同人員3.1.2接待地點(diǎn)接待地點(diǎn)為上海,因新加坡國(guó)浩集團(tuán)總部派遣其集團(tuán)副總經(jīng)理及業(yè)務(wù)部經(jīng)理和其他隨行人員前往其集團(tuán)在中國(guó)的分公司進(jìn)行考察,并和我們公司就將來(lái)一起合作的事宜進(jìn)行商談,故我公司決定在上海接待新加坡國(guó)浩集團(tuán)談判代表及陪同人員。接待地點(diǎn)：上海虹橋機(jī)場(chǎng)；接待酒店：上海洋洋顯達(dá)獨(dú)家酒店；地址：上海新客站地區(qū)上海市交通路2779號(hào)（富平路99號(hào)）。3.1.3接待時(shí)間新加坡國(guó)浩集團(tuán)談判代表及陪同人員于2020年8月30日午時(shí)5:30分左右到達(dá)，9月1日午時(shí)3:40分離店。3.1.4注意事項(xiàng)1）注意把握迎候時(shí)間，提前等候于迎接地點(diǎn)。2）來(lái)訪時(shí)主人先伸手表示歡迎，握手的力度以不握疼對(duì)方的手為限度，初次見(jiàn)面時(shí)，時(shí)間一般控制在3秒內(nèi)。3.2接待住宿流程：由禮儀人員將客人領(lǐng)入休息室，在門(mén)口停留側(cè)身等待客人入齊；陪同人安排貴賓位置并詢(xún)問(wèn)是否抽煙；行政禮儀用托盤(pán)端上熱茶；陪同人談些輕松的話題。負(fù)責(zé)人：行政人員、商務(wù)經(jīng)理陪同人：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)總監(jiān)細(xì)節(jié)注意：禮儀人員如果身著禮服不能進(jìn)行上茶服務(wù)，需在休息室門(mén)口等候；著商務(wù)裝則由禮儀人員端上行政事先準(zhǔn)備好的熱茶與水果；茶水的熱度應(yīng)該適中，建議使用有說(shuō)辭的稀有花茶，不會(huì)太貴又比較特別；桌面放置公司宣傳冊(cè)。要求：（1）配合工程部確保本次接待的所有用房設(shè)施、設(shè)備完好；（2）檢查所有用品是否齊全；（3）客人進(jìn)店后，在4F、5F電梯口安排專(zhuān)人，負(fù)責(zé)將客人引進(jìn)房間；（4）配合采供部保證房間的水果等到位；（5）提前做好房?jī)?nèi)及過(guò)道的滅蚊、滅蒼蠅工作；（6）對(duì)本次接待的所有用房提前做好通風(fēng)工作，確保房?jī)?nèi)無(wú)異味；（7）配合采供部及時(shí)補(bǔ)充所有用房的小食品。3.3人員安排總負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)整個(gè)行程的指揮和協(xié)調(diào)工作；接待組：翻譯人員、禮儀小姐、解說(shuō)員、接待員；秘書(shū)組：負(fù)責(zé)接待和談判會(huì)議的相關(guān)文件，起草文件資料；后勤組：負(fù)責(zé)行程和會(huì)議談判的酒店安排，會(huì)場(chǎng)布置和保安等相關(guān)工作；談判組：主談，決策人，銷(xiāo)售顧問(wèn)，法律顧問(wèn)，技術(shù)顧問(wèn)，公關(guān)經(jīng)理。4接待流程4.1辦理入住根據(jù)人員級(jí)別分別安排入住豪華套間、單人間、標(biāo)準(zhǔn)間；早晨7:15分叫醒，房間里準(zhǔn)備水果、點(diǎn)心、雀巢袋裝咖啡、鮮花。4.2用餐自助餐：領(lǐng)導(dǎo)在櫻花閣，工作人員在萬(wàn)福閣。用餐座次：一般主陪在面對(duì)房門(mén)的位置，副主陪在主陪的對(duì)面，1號(hào)客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場(chǎng)景有特殊因素，應(yīng)視情而定。要求:配合工程部確保本次接待餐廳設(shè)施、設(shè)備完好；檢查所有餐具是否齊全；檢查餐廳的衛(wèi)生情景(尤其做好滅蒼蠅)；及時(shí)與營(yíng)銷(xiāo)部溝通餐廳其他用品的落實(shí)情景(鮮花、音響、話筒、席位卡等)；根據(jù)接待方案落實(shí)好每一天餐廳的服務(wù)人員，做到定人定崗。4.3會(huì)議宣講長(zhǎng)江廳：匯報(bào)會(huì)（約1小時(shí)），8:30開(kāi)始，安排80人左右的回字型，準(zhǔn)備席位卡、茶水、香巾、音響、話筒。流程：由商務(wù)經(jīng)理引導(dǎo)貴賓進(jìn)入會(huì)議室；禮儀人員引導(dǎo)貴賓按名字牌入座；同時(shí)行政部上茶；由我方做一個(gè)總結(jié)后引入正題；相關(guān)文員需全程記錄談話內(nèi)容；留一位行政或服務(wù)人員在場(chǎng)隨時(shí)等候服務(wù)。負(fù)責(zé)人：商務(wù)經(jīng)理、行政人員陪同人：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)總監(jiān)細(xì)節(jié)注意：需提前在桌邊擺放會(huì)議所需資料；提前調(diào)試設(shè)備；準(zhǔn)備白板筆板擦等會(huì)議用品；會(huì)議桌擺放名字牌、花盤(pán)、小吃、筆，會(huì)議用簡(jiǎn)易本、紙巾；一名行政人員站于門(mén)口附近，隨時(shí)為客人開(kāi)門(mén)等服務(wù)。要求：配合工程部確保本次接待的所有會(huì)議室設(shè)施、設(shè)備完好；在會(huì)議室三面放置條桌，鋪藍(lán)色臺(tái)布；做好各會(huì)議室的衛(wèi)生清掃工作；按照接待方案安排，定人定崗。4.4參觀新市場(chǎng)具體流程如下：（1）設(shè)計(jì)部：對(duì)公司主營(yíng)業(yè)務(wù)的介紹；（2）市場(chǎng)部：業(yè)務(wù)對(duì)口與客戶(hù)的介紹；（3）培訓(xùn)室：體現(xiàn)公司福利與文化；（4）創(chuàng)意部：體現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新特點(diǎn)；（5）技術(shù)部：新產(chǎn)品研發(fā)體現(xiàn)尖端；（6）交互部：真人體驗(yàn)互動(dòng)，體現(xiàn)未來(lái)時(shí)代感；（7）多功能廳：專(zhuān)業(yè)作品講解演示。負(fù)責(zé)人：商務(wù)經(jīng)理、專(zhuān)業(yè)講解員陪同人：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)總監(jiān)細(xì)節(jié)注意：被參觀工作人員應(yīng)該保持盡量少的走動(dòng)，保持室內(nèi)光線與安靜；講解人應(yīng)該在門(mén)口側(cè)身引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入室內(nèi)參觀；與參觀人員相遇的員工應(yīng)該側(cè)身微笑讓路點(diǎn)頭示意；禮儀人員應(yīng)該提前到多功能廳等待貴賓，并引領(lǐng)入座。4.5送行安排流程：由商務(wù)經(jīng)理引導(dǎo)貴賓于門(mén)牌處合影；由禮儀人員為貴賓送上禮品；由禮儀人員站門(mén)口為貴賓揮手歡送；陪同人員需送到貴賓上車(chē)或酒店。負(fù)責(zé)人：商務(wù)經(jīng)理、攝影師陪同人：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)總監(jiān)細(xì)節(jié)注意：禮品事先準(zhǔn)備好放于簽到臺(tái)上；送禮品時(shí)商務(wù)經(jīng)理需要做介紹；商務(wù)經(jīng)理需要為貴賓開(kāi)車(chē)門(mén)，按電梯等。5財(cái)務(wù)預(yù)算住宿費(fèi)：12900元；會(huì)議費(fèi)用預(yù)算：2814元，具體如下表：表1會(huì)議費(fèi)用預(yù)算序號(hào)用品名稱(chēng)數(shù)量?jī)r(jià)格備注1盆栽2010元/盆2花籃1020元/盆3布標(biāo)4100元/條4礦泉水515元/箱5果籃540元/套6鐵觀音1500元7紙巾55元/盒8紅南京445元/盒9小碟子103元/個(gè)10毛巾105元/條11紙杯22元/沓12資料10200元13集體照1015元/人14旅游費(fèi)6100元/人用車(chē)費(fèi)用:1500元；用餐費(fèi)用：5000元；其他:2000元6意外防范（1）按有關(guān)規(guī)定建設(shè)完善消防設(shè)施。酒店客房?jī)?nèi)所有裝飾、裝修材料均應(yīng)符合消防的相關(guān)規(guī)定。（2）強(qiáng)化對(duì)重點(diǎn)區(qū)域的檢查和監(jiān)控。酒店消防安全責(zé)任人和樓層服務(wù)員要加強(qiáng)日常巡視，發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患及時(shí)采取措施（3）酒店要加強(qiáng)對(duì)員工的消防知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的防火滅火知識(shí)，使員工能夠熟悉火災(zāi)報(bào)警方法、熟悉崗位職責(zé)、熟悉疏散逃生路線。（4）強(qiáng)化對(duì)客人消防安全的提示。要加強(qiáng)對(duì)住店客人消防安全提示，要設(shè)置禁止臥床吸煙和禁止扔煙頭、火源入廢紙簍的標(biāo)志；要告知客人消防緊急出口和疏散通道的位置。

參考資料[1]崔婷,秦彩鳳.世界技能大賽個(gè)人禮儀與酒店形象呈現(xiàn)技巧訓(xùn)練模式探討——以酒店接待項(xiàng)目為例[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2021(04):120-12