廣西豐杰建筑工程有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介............................................................................................................1

2公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀........................................................................2

3采購與付款業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題............................................................3

3.1請購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題.............................................................3

3.1.1請購越權(quán)審批嚴重.....................................................................3

3.1.2預算外請購程序缺乏可控性.....................................................3

3.2驗收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題.............................................................4

3.2.1物流配送環(huán)節(jié)物資損失嚴重.....................................................4

3.2.2工程物資驗收標準不明確.........................................................4

3.3會計控制環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題.....................................................5

3.3.1會計記錄無法準確反映采購資金流和實務情況.....................5

3.3.2缺乏科學的對賬制度.................................................................5

4公司采購與付款內(nèi)部控制優(yōu)化方案................................................................5

4.1請購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案.................................................................6

4.1.1完善請購審核程序.....................................................................6

4.1.2強化預算外請購控制.................................................................6

4.2驗收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案.................................................................7

4.2.1加強對物流配送環(huán)節(jié)的管控.....................................................7

4.2.2統(tǒng)一物資驗收標準.....................................................................8

4.3會計控制環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案.........................................................9

4.3.1加強部門之間信息協(xié)同管理.....................................................9

4.3.2完善與供應商對賬機制...........................................................10

5設計效果及小結(jié)..............................................................................................10

參考資料.............................................................................................................11

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廣西豐杰建筑工程有限公司采購與付款內(nèi)部控制制

度優(yōu)化設計

1公司簡介

廣西豐杰建筑工程有限公司是位于中原的一家中小型基建企業(yè)，2017年營

業(yè)收入接近5000萬元，營業(yè)利潤1000多萬元。公司具有國家一級建筑施工總

承包資質(zhì)和市政公用工程總承包一級資質(zhì)，同時還具有消防設施工程、機電設

備安裝工程等專業(yè)承包一級資質(zhì)，質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全“三標一體”管

理體系認證企業(yè)。公司是集建筑施工、房地產(chǎn)開發(fā)、材料供應、電梯安裝、裝

飾裝潢、商品混凝土、混凝土外加劑、機電設備安裝、建筑節(jié)能為一體的企

業(yè)。公司擁有附著式塔吊、施工外用電梯、混凝土輸送泵、自鏟式挖掘機等施

工機械設備和大型橋梁板、排水管道生產(chǎn)線。涉足房建、城市基礎設施、交通

等多行業(yè)的辦公樓、廠房、車間、住宅、場館等各類項目。

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

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2公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀

廣西豐杰建筑有限公司采購的主要材料包括：玻璃及制品、隔熱板、混凝

土和磚塊，物資采購工作開始于倉儲部對物資的請購。在倉儲部發(fā)現(xiàn)工程物資

實際庫存量低于安全庫存量時，向采購處提交請購單，采購主管批準后再次報

經(jīng)項目經(jīng)理審核，項目經(jīng)理審核通過后由采購處進行采購招標工作，選擇供應

商，之后與供應商進行商議，下達采購通知單，最后由采購專員執(zhí)行具體采購

工作，并將采購單據(jù)提交財務部，財務部主管審核相關采購原始憑證的合法

性、合理性，批準后再由項目經(jīng)理審核，審核通過后由出納根據(jù)公司付款制度

執(zhí)行付款工作。其采購與付款內(nèi)部控制總體流程如圖2所示：

圖2采購與付款內(nèi)部控制總體流程圖

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采購合同簽訂后，由供應商對工程物資進行生產(chǎn)，生產(chǎn)完成后進入物資驗

收環(huán)節(jié)。驗收主要由兩個環(huán)節(jié)組成，第一環(huán)節(jié)為物流配送中心運輸環(huán)節(jié)，第二

環(huán)節(jié)為物資入庫環(huán)節(jié)。

3采購與付款業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題

3.1請購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.1.1請購越權(quán)審批嚴重

在實際請購過程中，項目經(jīng)理權(quán)力過大。遇到采購主管外出等情況時，采

購專員往往越權(quán)直接向項目經(jīng)理請示審批。由于采購主管對相關物資的使用和

需求情況了解較多，因此缺少采購主管的審批容易導致物資請購金額與實際需

求不相一致，使得請購金額不準確，可能造成請購金額不足或超預算請購。因

此，廣西豐杰建筑工程有限公司項目部采購與付款業(yè)務內(nèi)部控制請購越權(quán)審批

問題嚴重，具體如圖3所示：

圖3請購越權(quán)審批情況

3.1.2預算外請購程序缺乏可控性

廣西豐杰建筑工程有限公司現(xiàn)有的預算外請購程序缺乏可控性。首先，廣

西豐杰建筑工程有限公司各項目部在執(zhí)行預算外請購程序時，并沒有對原來的

采購預算進行先行調(diào)整，沒有把相關物資需求納入新的預算管理，而是由項目

施工部提交請購單，在財務部和項目經(jīng)理審核后由財務部撥付采購準備金，無

法發(fā)揮采購預算的成本控制作用。

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其次，廣西豐杰建筑工程有限公司的采購準備金撥付給項目部后由項目部

進行管理，這樣削弱了公司對采購準備金的控制力度。

3.2驗收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.2.1物流配送環(huán)節(jié)物資損失嚴重

項目部除了采用第三方物流方式配送物資外，對于部分工程物資則通過臨

時租賃庫房、場地作為配送中心，對工程物資進行配送。廣西豐杰建筑工程有

限公司各項目部采購業(yè)務采用陸續(xù)供貨的方式進行，工程物資分批到貨。因

此，物流配送中心對工程物資的運輸次數(shù)比較頻繁，運輸壓力較大，就會忽視

物資質(zhì)量，造成物資損失。廣西豐杰建筑工程有限公司某項目2022年1-8月

物資配送報廢情況如表1所示，以其中五種比較容易損壞的物資為例：

表1物資配送報廢情況

3.2.2工程物資驗收標準不明確

廣西豐杰建筑工程有限公司在物資驗收入庫前，需要對工程物資的質(zhì)量和

安全性進行檢驗，并且出具質(zhì)量檢驗報告，作為工程物資入庫的依據(jù)之一。

對于具有國家統(tǒng)一驗收標準的物資，技術(shù)部和質(zhì)檢部以國家標準為依據(jù)進

行檢測，但對于國家沒有明確統(tǒng)一驗收標準的工程物資，技術(shù)部和質(zhì)檢部各有

屬于自己部門的檢驗參數(shù)和標準，導致在檢測結(jié)果上出現(xiàn)不同意見，這樣造成

驗收效率低下，延長驗收時間，不利于工程物資的順利入庫，特別對于工程項

目急需物資，當工程急需物資無法及時入庫時，會對工程進度和工程質(zhì)量產(chǎn)生

不利影響，公司現(xiàn)有的物資驗收檢測流程如下圖：

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圖4物資驗收檢測流程

3.3會計控制環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.3.1會計記錄無法準確反映采購資金流和實務情況

廣西豐杰建筑工程有限公司項目部各職能部門之間無法進行有效溝通，其

他部門不能及時獲得本部門的業(yè)務信息?？偣緦τ诟鱾€項目部的監(jiān)督較少，

造成項目部各個部門的采購職責履行效率低下，每個部門只關心自己的業(yè)務績

效和成本情況，忽視項目部和公司整體利益。項目部各職能部門之間不能實現(xiàn)

信息共享，對于財務部門，問題主要在于對采購業(yè)務的會計記錄工作不到位，

無法準確反映采購資金流和實務情況。

3.3.2缺乏科學的對賬制度

廣西豐杰建筑工程有限公司項目部對賬工作由財務部和采購處共同負責，

在實際執(zhí)行過程中，采購處與財務部互相推諉對賬責任，使得項目部無法及時

與供應商之間進行對賬，對于潛在的賬務問題無法和供應商進行核實，有可能

導致供應商少發(fā)貨物而項目部無法及時發(fā)現(xiàn)。相關職能部門沒有完整科學的對

賬流程，在對賬過程中對供應商提供的發(fā)票、采購合同、收款單據(jù)等會計資料

審核不嚴。

4公司采購與付款內(nèi)部控制優(yōu)化方案

通過對廣西豐杰建筑工程有限公司以上問題的分析，結(jié)合相關財務管理和內(nèi)

部控制理論，對公司的采購與付款內(nèi)部控制制度進行了以下幾方面的優(yōu)化，以

提高公司采購管理能力。

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4.1請購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案

4.1.1完善請購審核程序

廣西豐杰建筑工程有限公司請購單在采購主管和項目經(jīng)理同時審核通過時

生效，采購主管和項目經(jīng)理有各自的審批權(quán)限。而在實際請購時，項目經(jīng)理往

往權(quán)力過大，在采購主管無法及時審批時，項目經(jīng)理則越過采購主管進行審

核。在這種情況下，公司必須完善請購審核程序，實行請購審核程序的職責分

工，明確采購主管和項目經(jīng)理的審核范圍，在采購主管無法及時進行審批的情

況下，除了電話確認之外，還必須由采購主管授權(quán)人員進行審核，之后再補交

由采購主管簽字的請購單，留檔保存，項目經(jīng)理不得在缺少采購主管或其授權(quán)

人員簽字的請購單上簽字確認，防止采購經(jīng)理對請購審核工作的權(quán)利過大而導

致請購物資的過量或短缺。另外，應該嚴格落實請購審批責任。優(yōu)化后的主見

審核流程如下圖：

圖5優(yōu)化后的請購審核流程圖

4.1.2強化預算外請購控制

首先，各個項目部在執(zhí)行預算外請購程序時，應該先行調(diào)整原來的采購預

算，報請預算部進行審核，把相關物資需求納入新的采購預算進行管理。預算

部審核通過后，執(zhí)行下一步請購工作，這樣可以有效發(fā)揮采購預算的成本控制

作用。

其次，總公司應該加強對采購準備金的控制力度?？偣究梢猿闪㈩A算外

采購監(jiān)督小組，對各個項目部的預算外采購工作進行監(jiān)督，詳細了解各個工程

項目歷次的預算外請購金額。同時取消原來固定的預算外采購準備金撥付制

度，收回項目部對準備金的管理權(quán)力，準備金由總公司管理，項目部預算外采

購事項實際發(fā)生后再進行撥付。縮小原來20%的撥付比例，預算外采購事項發(fā)

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生后，如果項目部的預算外請購金額沒有達到其年度準備金的一定比例，則由

公司綜合財務處直接撥付，達到相應比例后由總公司相關職能部門審核，審核

通過后再由公司綜合財務處撥付，對于總經(jīng)理審核不通過的預算外請購金額，

由項目部重新進行請購。

這樣可以精簡總公司對預算外請購金額的審核程序，同時加強總公司對采

購備用金的控制力度，防止各個項目部以預算外事項為由進行超預算請購，減

少采購資金的流失。優(yōu)化后的流程如下圖6所示。

圖6預算外請購優(yōu)化流程圖

4.2驗收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案

4.2.1加強對物流配送環(huán)節(jié)的管控

首先，項目部在租用臨時庫房時，應該重點關注臨時庫房的建設質(zhì)量、儲

存條件與交通運輸條件，由項目部派專業(yè)人員加強對庫房的安全管理和監(jiān)督，

落實配送中心的安全保管責任，保證工程物資保管和運輸?shù)陌踩浴?/p>

其次，完善項目部與配送中心的采購對接程序。項目部可以加強物資配送

環(huán)節(jié)的信息化建設，引入BIM信息管理系統(tǒng)，把物資配送中心配送情況與項目

部物資采購事項進行協(xié)同化管理，實現(xiàn)物資配送中心與項目部的信息同步。同

時，加強物資配送中心運輸設備的更新工作和搬運人員安全培訓，提高物資配

送效率，減少物資配送損耗。

最后，對于由第三方物流公司配送的物資，在供應商生產(chǎn)完畢后物流公司

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承運之前，應該由技術(shù)部和質(zhì)檢部到供應商生產(chǎn)基地對物資進行檢測，檢測不

合格的由供應商承擔相關責任，對于檢測合格的物資再由第三方物流公司承

運。這樣在物資存在損壞的情況下，可以明確物資生產(chǎn)廠家生產(chǎn)責任與第三方

物流公司的配送責任。項目部工程物資驗收流程如圖7所示：

圖7項目部工程物資驗收流程圖

4.2.2統(tǒng)一物資驗收標準

項目部工程物資驗收入庫之前由技術(shù)部和質(zhì)檢部對物資的質(zhì)量和安全性進

行檢測，出具質(zhì)量檢測報告，作為物資驗收入庫的依據(jù)。對于具有國家統(tǒng)一檢

測標準的工程物資，技術(shù)部和質(zhì)檢部應該以國家標準為依據(jù)進行檢測，對于國

家沒有明確規(guī)定檢測標準的工程物資，技術(shù)部和質(zhì)檢部應該根據(jù)所采購的不同

物資類型統(tǒng)一設置技術(shù)、安全指標，調(diào)整各自部門現(xiàn)有的物資檢測標準，保持

檢測標準一致。例如，對于某種沒有國家統(tǒng)一安全檢測標準的施工設備，技術(shù)

部和質(zhì)檢部應該設置統(tǒng)一安全指標C，在檢測時技術(shù)部的安全系數(shù)檢測達到標

準C，同時通過質(zhì)檢部的檢測也達到安全標準C，則該施工設備通過安全檢測

環(huán)節(jié)；如果通過技術(shù)部和質(zhì)檢部的檢測后，至少有一個部門的檢測該設備未達

到安全指標C，則重新檢測至淘汰。這樣可以提高物資檢測的準確率，提高物

資驗收的效率，精簡驗收程序，保證工程物資的質(zhì)量和安全性。統(tǒng)一標準后的

物資檢測流程如下圖：

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圖8統(tǒng)一標準后的物資檢測流程

4.3會計控制環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案

4.3.1加強部門之間信息協(xié)同管理

項目部可以制定相應激勵措施，鼓勵其他職能部門與財務部門進行溝通，

及時了解項目其他職能部門的業(yè)務運行狀況，這樣可以對采購與付款業(yè)務進行

動態(tài)管理，及時記錄和分析。例如，財務部可以與總公司人力資源部合作，把

采購業(yè)務的財務執(zhí)行情況與采購部門的業(yè)績考核掛鉤，把采購業(yè)務的財務執(zhí)行

情況及時地反映在采購部門的業(yè)績表現(xiàn)和激勵上，這樣可以促進采購部門將采

購業(yè)務的發(fā)生和執(zhí)行情況及時告知財務部門，有利于財務部門對采購業(yè)務進行

跟蹤記錄，正確反映采購資金流。優(yōu)化后的部門信息協(xié)同流程如下圖：

圖9項目部信息協(xié)同流程圖

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4.3.2完善與供應商對賬機制

廣西豐杰建筑工程有限公司項目部應該改變目前的固定對賬機制，根據(jù)陸

續(xù)采購的特點，結(jié)合采購周期和物資到貨時間，適時、靈活地與供應商進行對

賬，及時發(fā)現(xiàn)采購與付款過程中潛在的賬務問題并與供應商進行核實，保證物

資的完整性。

其次，要實行明確的對賬職責分工制度。在采購業(yè)務發(fā)生后，應該由采購

處與供應商及時核對相關單據(jù)與物資實物情況，之后由財務部進行復核。另

外，財務部在進行會計記錄后，應該及時與采購處核對工程物資明細賬簿與付

款單據(jù)、往來款項等，對于采購處與供應商之間的對賬過程，財務部應起到監(jiān)

督作用。同時，財務部也應該向供應商函證應付、預付等往來款項，嚴格審核

供應商提供的對賬資料，這樣可以在財務記錄存在錯誤時及時更正，保證財務

記錄與采購業(yè)務的一致性，避免由于會