廣西安暢玩具有限公司對意大利XYG公司代表團(tuán)的商務(wù)接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1背景介紹.......................................................................................................................1

1.1廣西安暢玩具有限公司介紹............................................................................1

1.2意大利XYG公司介紹........................................................................................1

2人員介紹.......................................................................................................................2

2.1XYG代表團(tuán)人員介紹.........................................................................................2

2.2接待人員介紹....................................................................................................2

3日程安排.......................................................................................................................3

4接待計(jì)劃.......................................................................................................................5

4.1接機(jī)安排............................................................................................................5

4.1.1接機(jī)的具體安排......................................................錯誤!未定義書簽。

4.2酒店介紹及安排................................................................................................6

4.2.1酒店介紹.................................................................................................6

4.2.2酒店安排.................................................................................................6

4.3宴會安排............................................................................................................6

4.3.1歡迎午宴安排.........................................................................................6

4.3.2歡送晚宴安排.........................................................................................7

4.3.3宴會注意事項(xiàng).........................................................................................7

4.4會議安排............................................................................................................8

5接待預(yù)算.......................................................................................................................9

參考資料.........................................................................................................................10

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

廣西安暢玩具有限公司對意大利XYG公司代表團(tuán)的

商務(wù)接待方案設(shè)計(jì)

1背景介紹

在大三下學(xué)期，我在廣西安暢玩具有限公司實(shí)習(xí)，我的實(shí)習(xí)企業(yè)的指導(dǎo)老

師是負(fù)責(zé)公司的客戶接待工作，在他的指導(dǎo)下，我現(xiàn)在已經(jīng)可以獨(dú)立的完成客

戶的接待工作，客戶接待的主要工作內(nèi)容是安排公司與來訪客戶的商務(wù)合作或

商務(wù)談判的流程。此次商務(wù)接待是安排意大利XYG公司來訪人員參觀我司的玩

具工廠并進(jìn)行相關(guān)的商務(wù)談判會議，接待意義是為了體現(xiàn)我方工廠的干凈、整

潔、有序；制作的玩具質(zhì)量高、材質(zhì)好，體現(xiàn)我司的強(qiáng)大的實(shí)力、良好的整體

形象以及對待意大利XYG公司的重視的態(tài)度，讓他們體會到我們的誠意（商務(wù)

來往，真誠至上）。

接待目的是通過此次的參觀訪問，促使XYG公司與我司進(jìn)行商務(wù)合作

——XYG公司將要發(fā)布的一款草莓熊玩具的代加工合作。

1.1廣西安暢玩具有限公司介紹

我所處的廣西安暢玩具有限公司是一家綜合了生產(chǎn)、加工及其銷售服務(wù)的

私營企業(yè)，營業(yè)地處于廣西南寧市青秀區(qū)，其旗下的工廠大部分位于南寧江南

工業(yè)園區(qū)，主要生產(chǎn)經(jīng)營工藝品、擺件、毛絨玩具、益智玩具等產(chǎn)品；公司從2010

年初步建立，2012年整合資金，吸收外來投資，擴(kuò)大經(jīng)營，在一年后正式重整

完成，開始進(jìn)行對外貿(mào)易，現(xiàn)今已成功的與多家國外公司進(jìn)行了長久的貿(mào)易合

作；公司一直以來秉承著“以國家政策為準(zhǔn)，對外貿(mào)易保持一致”和“合作誠

信至上，產(chǎn)品質(zhì)量為先”的對外貿(mào)易的原則，讓合作方滿意，讓顧客放心。

1.2意大利XYG公司介紹

意大利XYG公司是一家位于意大利羅馬的集設(shè)計(jì)工藝品、玩具，銷售其產(chǎn)

品于一體的大型知名品牌企業(yè)；該公司成立于1987年，從設(shè)計(jì)一款獨(dú)特的怪形

毛絨玩偶并銷售開始，該產(chǎn)品的大賣，讓XYG品牌從此在意大利玩具市場占據(jù)

了一席之地，因?yàn)橹袊鴦趧恿Φ母蛔愫腿斯さ牡土?，所以公司?010年開始，

逐漸在中國境內(nèi)尋找不同的代工廠，為之生產(chǎn)或再加工產(chǎn)品，以此來降低生產(chǎn)

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產(chǎn)品的成本；公司一向?qū)Υ说暮献髟瓌t是“Thequalityfirst,thecommitment

issupreme.”，即“承諾至上，質(zhì)量為先”。

2人員介紹

2.1XYG代表團(tuán)人員介紹

表1意大利XYG公司代表團(tuán)來訪人員介紹

姓名性別年齡國籍職務(wù)喜惡的行為/事物

十分忌諱數(shù)字“11”，討厭談?wù)撘?/p>

Elisa女43意大利總經(jīng)理

切體育運(yùn)動，喜好食物——番茄。

副總經(jīng)在正式場合，討厭不正經(jīng)行為；

Carlo男46意大利

理喜好無。

Alfredo男28意大利主管喜好飯后食用甜點(diǎn)；無特別忌諱。

Franco男33意大利秘書厭惡拖沓行為；無特別喜好。

Amelia女34意大利秘書無喜好，忌諱數(shù)字“3”。

喜歡嘗試新鮮事物，厭惡魚類食

Aurora女26意大利設(shè)計(jì)師

物。

2.2接待人員介紹

表2廣西安暢玩具有限公司接待人員介紹

姓名性別年齡職務(wù)

鄧軍男40總經(jīng)理

劉物彥男35副總經(jīng)理

武雁女39總秘書長

李聯(lián)男28秘書

吳赫嫣女34工廠主管

高克男31工廠副主管

金芳女28行政部職員

孫零鄭女30行政部職員

翻譯（英語/意大

趙度男25

利語）

2

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3日程安排

表3對意大利XYG公司代表團(tuán)的具體接待日程安排表

日期具體時(shí)間活動內(nèi)容參與人員地點(diǎn)

接機(jī)完成后，讓XYG代表

團(tuán)休息（因?yàn)樗麄儎偨?jīng)歷

晚21：05至南寧沃頓

6月6日長途跨國飛行，易有不適XYG代表團(tuán)全

次日上午國際大酒

-6月7日反應(yīng)，所以這一時(shí)間段讓體人員

11:30店

他們倒好時(shí)差,為后續(xù)的

活動做好準(zhǔn)備）

上午7：00

南寧沃頓

至10：30早餐（酒店餐食類型為西XYG代表團(tuán)全

國際大酒

（酒店早餐式和中式，形式為自助餐）體人員

店西餐廳

營業(yè)時(shí)間）

XYG代表團(tuán)全

南寧沃頓

歡迎午宴（兩方進(jìn)行商務(wù)體人員、所有

國際大酒

中午12：00交流，我司接待人員簡單安暢公司接待

店（羅馬

的介紹后續(xù)的日程安排）人員以及公司

廳）

董事長鄧武

6月7日

XYG代表團(tuán)、安

總經(jīng)理陪同XYG代表團(tuán)參

暢公司總經(jīng)理廣西安暢

觀安暢公司（讓他們直接

下午15：00鄧軍、總秘書玩具有限

體會到我司的良好風(fēng)貌，

長武雁以及翻公司

先行建立起好印象）

譯趙度

南寧沃頓

XYG代表團(tuán)全國際大酒

下午18：00晚餐

體人員店·宴會

廳

XYG代表團(tuán)全

體人員、工廠

南寧江南

6月8日上午9:00參觀生產(chǎn)工廠主管吳赫嫣、

工業(yè)園區(qū)

副總經(jīng)理劉物

彥、秘書李聯(lián)

3

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以及翻譯趙度

XYG代表團(tuán)全

維也納國

體人員、工廠

際酒

主管吳赫嫣、

中午12:00午餐店·宴會

副主管高克、

廳(南寧

秘書李聯(lián)以及

華南城店)

翻譯趙度

XYG代表團(tuán)全

體人員、安暢

公司總經(jīng)理、南寧沃頓

商務(wù)會議(商務(wù)談判及后副總經(jīng)理、總國際大酒

下午15:00

續(xù)合同簽訂)秘書長、翻譯、店（倫敦

法律顧問鄭光廳）

以及董事長鄧

武

南寧沃頓

XYG代表團(tuán)全國際大酒

下午18：00晚餐

體人員店·宴會

廳

XYG代表團(tuán)全

南寧市青

攀登青秀山,欣賞美麗風(fēng)體人員、行政

上午9:00秀山風(fēng)景

景部職員孫零鄭

區(qū)

以及翻譯趙度

XYG代表團(tuán)全

體人員、行政南寧市中

中午12:00品嘗廣西特色美食

部職員金芳以山路

及翻譯趙度

6月9日

XYG代表團(tuán)全

南寧沃頓

體人員、所有

國際大酒

下午19:00歡送晚宴安暢公司接待

店（羅馬

人員以及公司

廳）

董事長鄧武

6月10日上午9:00我司接待人員送XYG代表XYG代表團(tuán)全南寧吳圩

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團(tuán)人員登機(jī)體人員、總經(jīng)機(jī)場

理鄧軍、總秘

書長武雁和翻

譯趙度

4接待計(jì)劃

為了后續(xù)的接待讓他們合乎心意，在迎接XYG代表團(tuán)來訪之前，有針對性

的做一個(gè)前期準(zhǔn)備。在XYG公司決定來我地進(jìn)行商務(wù)談判并參觀工廠后，我司

的行政部門人員與XYG公司人員取得聯(lián)系（通過電子郵件或電話），初步確定XYG

公司具體的來訪人員以及他們的喜惡、來訪時(shí)間(航班時(shí)刻），根據(jù)所了解的信

息，做相應(yīng)的安排。尤其注意酒店的安排，我司應(yīng)提前與所確定的酒店溝通要

預(yù)訂的房間及服務(wù)，因?yàn)槲宜九c對方有相關(guān)的商務(wù)會議，所以還需預(yù)訂合適的

會議廳；并且為了促進(jìn)我司與XYG代表團(tuán)的關(guān)系，在XYG代表團(tuán)到來后，還會

舉辦宴會，因此我司還需預(yù)訂合適的宴會廳。

4.1接機(jī)安排

我司跟XYG公司進(jìn)行溝通了解后，確定XYG代表團(tuán)人員北京時(shí)間6月5日2

1：30從羅馬菲烏米奇諾機(jī)場出發(fā)，于北京時(shí)間6月6日15：15成都雙流機(jī)場

停留3小時(shí)50分鐘后出發(fā)，乘坐南方航空CZ3242波音737（中）在當(dāng)日北京時(shí)

間21：05到達(dá)南寧吳圩機(jī)場T2。

我司統(tǒng)一安排總經(jīng)理鄧軍、總秘書長武雁和翻譯趙度于北京時(shí)間6月6日

晚19：00出發(fā)，約一個(gè)小時(shí)后到達(dá)吳圩機(jī)場準(zhǔn)備接機(jī)（注意航班是否晚點(diǎn)，若

晚點(diǎn)我司的人做好準(zhǔn)備安撫對方代表團(tuán)，以免因晚點(diǎn)而導(dǎo)致對方情緒不佳再而

影響我司的接待）。當(dāng)XYG代表團(tuán)所有人員到達(dá)機(jī)場后準(zhǔn)備3輛商務(wù)車接送，讓

接待人員陪同XYG代表團(tuán)至酒店——南寧沃頓國際大酒店。

注：接待車輛為雙排四座，每輛配備專職司機(jī)，座位尊卑依次是——后排

右座，后排左座，副駕駛座，因此每輛車安排一個(gè)我司的接待人員坐副駕駛位，

依對方職位的高低安排相匹配的接待人員。

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4.2酒店介紹及安排

4.2.1酒店介紹

南寧沃頓國際大酒店地處于南寧市民族大道88號（毗鄰綠水青山的南湖公

園，依傍風(fēng)景名勝青秀山），是廣西首席國際五星級商務(wù)酒店。酒店建筑面積達(dá)

4.6萬平方米，高23層，是集商貿(mào)金融、健身娛樂、旅游度假、餐飲酒吧為一

體的高檔酒店。酒店擁有標(biāo)準(zhǔn)間、行政客房、總統(tǒng)套房、湖畔套房、湖景套房、

復(fù)式套房等各類豪華客房；設(shè)有多間適用商務(wù)和舉辦宴會的會議廳以及典雅的

酒廊、風(fēng)格各異的餐廳、景觀式戶外游泳池及各娛樂設(shè)施，酒店提供人對人、

體貼式的個(gè)性化服務(wù)，促使酒店服務(wù)日益趨于完善，酒店所適用的語言為中文、

粵語和英語，讓國外顧客也能感受到非凡的至尊禮遇。

4.2.2酒店安排

表4意大利XYG代表團(tuán)來訪人員的酒店房間安排

姓名職務(wù)房型價(jià)格

Elisa總經(jīng)理商務(wù)套房609元/日

Carlo副總經(jīng)理商務(wù)套房609元/日

Alfredo主管城市景觀大床房419元/日

Franco秘書精致大床房405元/日

Amelia秘書精致大床房405元/日

Aurora設(shè)計(jì)師城市景觀大床房419元/日

注：選擇房間號應(yīng)避免數(shù)字“11”“3”，以免觸犯到XYG代表團(tuán)人員的禁忌。

4.3宴會安排

4.3.1歡迎午宴安排

（1）目的：歡迎XYG代表團(tuán)的來訪，促進(jìn)我司與對方的交流。

（2）地點(diǎn)：南寧沃頓國際大酒店（羅馬廳）

（3）時(shí)間：6月7日12：00

（4）具體流程：

表5歡迎午宴的具體流程

時(shí)間內(nèi)容

10：00安暢公司行政部門人員提前到酒店檢查宴會的準(zhǔn)備情況及注意細(xì)

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節(jié)，如有不足及時(shí)與酒店總經(jīng)理及其他負(fù)責(zé)人說明情況并立馬解

決。

宴會負(fù)責(zé)人（總秘書長武雁）巡查各接待環(huán)節(jié)，讓接待人員進(jìn)入

11：00

狀態(tài)。

12：00宴會開始——迎賓酒準(zhǔn)備，我司董事長接見XYG代表團(tuán)全體人員。

全體入席后，董事長鄧武發(fā)言，代表安暢公司全體人員歡迎XYG

12：10

代表團(tuán)的到來。

12：30正式開席，接待人員準(zhǔn)備敬酒，活躍氣氛。

宴會結(jié)束，接待人員送XYG代表團(tuán)回酒店房間，讓他們稍作休息，

13：30

準(zhǔn)備一小時(shí)后出發(fā)去安暢公司參觀。

4.3.2歡送晚宴安排

（1）目的：歡送XYG代表團(tuán)的來訪，慶祝雙方交流順利。

（2）地點(diǎn)：南寧沃頓國際大酒店（羅馬廳）

（3）時(shí)間：6月9日19：00

（4）具體流程：

表6歡送晚宴的具體流程

時(shí)間內(nèi)容

我司行政部門人員先抵達(dá)酒店，在晚宴開始前做好相

17：00

應(yīng)的準(zhǔn)備工作。

宴會負(fù)責(zé)人（秘書李聯(lián)）巡查各宴會環(huán)節(jié)，讓接待人

18：00

員進(jìn)入狀態(tài)。

宴會開始，我司董事長發(fā)言，總結(jié)這次接待活動，并

19：00

向XYG代表團(tuán)表達(dá)我們的友好之意。

宴會結(jié)束，我司董事長贈送歡送禮品（廣西特色工藝

21：30

品坭興陶茶壺）。

4.3.3宴會注意事項(xiàng)

（1）提前在選擇菜品時(shí)，按照XYG代表團(tuán)人員的喜惡來安排。

（2）因?yàn)橐獯罄藭r(shí)間觀念不強(qiáng)，所以在準(zhǔn)備宴會前，一定要核實(shí)XYG代

表團(tuán)是否參加，以及參加的人數(shù)。

（3）為了適應(yīng)XYG代表團(tuán)，宴會以西式宴會為準(zhǔn)，餐桌為長餐桌。

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（4）座位安排注意事項(xiàng)：西方宴會餐桌座位以右為尊；董事長鄧武與總經(jīng)

理鄧軍坐在長桌的兩端，XYG代表團(tuán)總經(jīng)理Elisa（主賓）應(yīng)安排坐在董事長右

邊第一個(gè)座位，我司其他接待人員與剩余的XYG代表團(tuán)人員交叉而坐（注意男

女也交叉分開），方便照顧賓客。

（5）在與意大利人的商務(wù)來往中，互相贈送商務(wù)性禮物是很普遍的，一般

可以送工藝品、鮮花等，送花要送單數(shù)或者一打，切忌送菊花。

4.4會議安排

（1）會議主題：代加工項(xiàng)目合作談判以及相關(guān)的協(xié)議簽訂

（2）會議地點(diǎn)：南寧沃頓國際大酒店（倫敦廳）

（3）會議時(shí)間：6月8日下午15：00

（4）會議主持：副總經(jīng)理劉物彥

（5）參會人員：XYG代表團(tuán)全體人員、總經(jīng)理鄧軍、總秘書長武雁、翻譯

趙度、法律顧問鄭光以及董事長鄧武

（6）會議的籌備：

①環(huán)境的布置：會場內(nèi)懸掛雙語橫幅（中文和意大利語）“廣西安暢公司與

意大利XYG公司有關(guān)于玩具類產(chǎn)品的代加工的合作協(xié)商會議”；會議桌應(yīng)為長形

桌，在每一個(gè)座椅對應(yīng)的桌面上放置參會人員的名牌，方便大家對號入座；在

桌面上應(yīng)提前放置好相關(guān)的紙質(zhì)資料，方便參會人員查看；在會場內(nèi)，準(zhǔn)備兩

箱礦泉水，方便參會人員休息時(shí)飲用；提前打開投影儀，準(zhǔn)備麥克風(fēng)。

②人員的安排：安排兩名我司的接待人員，引導(dǎo)兩方參會人員入場；等大

家全部入場后，安排兩名接待人員與一名數(shù)碼維修人員在會議開始后進(jìn)行服務(wù)

（一名服務(wù)XYG代表團(tuán)；一名服務(wù)安暢公司參會人員；一名數(shù)碼維修人員，保

障相關(guān)數(shù)碼設(shè)備的穩(wěn)定）；再安排翻譯趙度會中全程為XYG代表團(tuán)翻譯講話內(nèi)容；

會議結(jié)束后，安排兩名我司的接待人員疏導(dǎo)參會人員的撤離。

（7）會議流程：

表7代加工合作談判會議的具體流程

時(shí)間內(nèi)容

14：40參會人員入場就坐，等待會議開始。

會議開始，主持人開始發(fā)言，引出會議主題，雙方

15：00

開始交流合作的相關(guān)事項(xiàng)。

16：00會議中途休息，雙方可重