邵陽武岡市開口笑超市財務制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1邵陽武岡市開口笑超市簡介 邵陽武岡市開口笑超市財務制度優(yōu)化設計1邵陽武岡市開口笑超市簡介邵陽武岡市開口笑超市的成立日期為2014年9月15日，其地址位于武岡市鄧家鋪鎮(zhèn)居委會4組6號，開口笑超市注冊資本為50萬元，其超市經營活動范圍是：炸烤制品、主食、面包、冷食糕點；加工熟肉以及制品；散裝材料直接通過入口使用食品（含乳冷食品）、零售酒、食鹽、定型產品包裝進行食品、糧油工業(yè)制品、熟食或者制品、蔬菜、干鮮果品；炸烤制品、主食、面包、冷食糕點；加工熟肉以及制品；零售百貨、服裝、建材、五金交電器材;公司成立到現(xiàn)在，不斷修訂公司的規(guī)章制度，吸取其他超市的管理方式，努力實現(xiàn)公司業(yè)務、管理等方面自我超越。2邵陽武岡市開口笑超市財務制度現(xiàn)狀存貨采購管理制度現(xiàn)狀：《采購申請表》由采購人員填寫，內容只包含設施或物品品名、型號、數(shù)量、價格?！恫少徤暾埍怼废冉唤o財務部門審批，審批通過再交給董事長，董事長同意后交給采購部去采購商品，采購完成后把支付貨款的票據(jù)交給財務部?，F(xiàn)金管理制度現(xiàn)狀：現(xiàn)金管理制度現(xiàn)狀：超市的經濟往達到支票起點以上，負責人員必須去銀行辦理轉賬結算，下表是可用現(xiàn)金支付的支付范圍：1職工工資、津貼2個人勞務報酬，包括稿費、講課費及其它專門工資報酬3支付給個人的各種獎金4各種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對個人的其他現(xiàn)金支出5出差人員必須隨手攜帶的差旅費6結算起點1000元以下的零星開支表1現(xiàn)金支付表費用報銷管理制度現(xiàn)狀：“員工填制單據(jù)-主管審批-總經理審批-財務審批-出納付款-會計記賬”是利用手工填制費用報銷單的基本流程，超市員工有費用需要申請報銷時，如果整個報銷流程負責審核簽字的人員都在超市，就能流暢的完成，報銷費用也能很快到達員工手中，但是大多數(shù)情況下員工都是被動的等待費用的發(fā)放，費用報銷單必須要經過領導審核簽字，要是在某個環(huán)節(jié)中間耽擱，就會浪費很多時間，導致費用遲遲不能拿到。3邵陽武岡市開口笑超市財務制度存在的問題及原因分析3.1存貨采購管理制度不嚴謹超市對員工填制《采購申請表》時要求不嚴格，在制度上沒有具體規(guī)定《采購申請表》的填制要求，員工進行采購時，采購單的內容填寫不完整，與制度中的采購原則相違背，采購人員沒有按照采購管理制度做出合理的《采購單》，造成采購的貨物有時會過多或不足，同時采購人員不清楚自己的崗位職責，在貨物采購回來之后沒有對貨物進行檢驗，也不清楚貨物在運輸過程中是否損壞,制度中沒有劃分員工的崗位職責，倉庫負責人對存貨定期進行檢查和日常保管工作管理不到位，沒按照制度中的存貨發(fā)放以先進先出原則發(fā)放，倉庫負責人員直接將貨物放好，沒有根據(jù)貨物的種類、生產日期區(qū)分排放，可能造成貨物存放太久過期或損壞。3.2現(xiàn)金管理制度不完善制度中現(xiàn)金使用范圍不合理，人民幣作為無限支付貨幣去清算所有債務債權的實際狀況中互相矛盾；結算起點1000元偏低，嚴重阻礙了正常的商品交易缺少對出納現(xiàn)金、現(xiàn)金營業(yè)款、現(xiàn)金進貨、銷售貨物現(xiàn)金的管理。制度中出納對現(xiàn)金支付原始憑證的審核規(guī)定不嚴謹。出納人員不按時登記收付款，可能會出現(xiàn)遺漏；每天超市營業(yè)終了，收銀員將每天的現(xiàn)金收入交給店面出納（指定收款人）及可下班，其余事項由指定收款人負責，過程當中缺少了收銀員應當根據(jù)實際所收款填寫解款單這一制度規(guī)定，當指定收款人在對賬單時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金不等時有依據(jù)詢問收銀員。缺少這一環(huán)節(jié)可能會造成收銀員挪用公款或擅自用于費用及貨款的支付；在發(fā)生現(xiàn)金的審核規(guī)定不嚴謹進貨的業(yè)務時，總是需要財務部來詢問，查看進貨的現(xiàn)金是否有錯誤，以及是否有現(xiàn)金剩余情況，浪費了財務部工作人員的時間；銷售貨物收到的款項也要當日上交財務部，避免丟失。3.3費用報銷管理制度不合理制度上未明文規(guī)定費用報銷單的一個規(guī)范填寫標準，出現(xiàn)金額不符、單據(jù)重復報銷的情況。員工在費用報銷時，不知道在哪里找費用報銷單，缺少費用報銷單存放制度這一項；費用發(fā)生后，當事人沒有取得相關的發(fā)票，制度中費用報銷審批流程不合理，費用報銷范圍規(guī)定不明確，導致費用遲遲不能報銷，出差期間員工招待客戶發(fā)生的費用在事后直接報銷，可能會引起招待費用過高的情況；員工應工作需要發(fā)生的個人通訊費，公司都報銷，沒有規(guī)定員工適用范圍；費用管理規(guī)定太低，制度中員工借款時，借款金額在2000元以下，沒有指明誰是擔保人，或者指定了擔保人沒有讓他（她）承擔連帶責任，同時沒規(guī)定在哪些條件下員工可以向超市借款，造成員工借款總額過高。4武岡市開口笑超市財務制度優(yōu)化設計4.1存貨采購管理制度優(yōu)化設計庫存采購申請流程：由庫存部門填寫《采購申請表》，詳細說明要采購的設備或物品的名稱、型號、數(shù)量、價格、需求原因和所需時間。存貨部門人員把《采購申請表》交給財務部，財務部門根據(jù)預算和上級意見進行審核簽字并蓋章。存貨部門人員再把《采購申請表》交給采購部門。采購部經理根據(jù)《采購申請表》的內容選擇最合適的供應商，采購人員按采購部經理的要求與供應商取得聯(lián)系并進行協(xié)商，在與供應商達成協(xié)議后就編寫采購合同。采購人員將編制好的采購合同交給物資需求部門，物資需求部門檢查所購買的設備或物品是否是所需要的，并交給本部門經理審核簽字。董事長，財務主管、采購部經理根據(jù)各自的審批權限審批采購合同。如圖所示；圖1采購程序圖設備或物品的入庫：設備或產品采購回來后進行檢驗，倉庫管理員發(fā)現(xiàn)材料損壞、短缺的，必須及時填寫《損壞、短缺貨物處理單》，由采購人員負責處理此事，采購人員對其產生的更換費用或損失承擔責任。如果進行驗收中出現(xiàn)物資溢余必須填寫“溢余貨物單”，經超市領導同意后將溢余貨物驗收管理入庫，并記錄實物賬和填制庫存明細賬，同時根據(jù)入庫單登記賬簿，每月月底與財務部核對賬目，現(xiàn)場盤點，確保賬目一致。倉庫管理員在盤點過程中發(fā)現(xiàn)異常，要及時向領導匯報情況。庫存管理：倉庫管理員每天都要將倉庫物品按照規(guī)定嚴格擺放，根據(jù)每種物品的生產日期和購進時間以及保質期掛上卡片或貼標簽，物品要整齊擺放在安全的地方，隨時保持倉庫的干燥整潔，倉庫管理員要對超市倉庫所有存貨的安全和完整負責。表2倉庫管理表1存儲物品不可以直接與地面接觸，避免潮濕2注意倉儲區(qū)的溫濕度，保持通風良好3倉庫內要設好防水、防火、防盜設施4倉庫無關人員禁止進入倉庫，因工作必須要進入倉庫的人員，要經過上級領導同意并且和倉庫管理員一同進去倉庫物品管理：倉庫運用彩色管理方法來堆放物品，綠色代表水果蔬菜、肉類海鮮產品、紅色代表大型物品，藍色代表小型物品表3物品分類表綠色水果蔬菜、肉類海鮮產品每天對物品進行清理，時刻關注存放物品的采購記錄，采用先進先出原則，對于存放過久的物品超市可以進行打折，可以避免物品變質導致的浪費紅色大型電器、設備每月對物品進行檢查，確保能正常使用藍色小型生活用品每周對物品進行檢查，關注其銷售情況。小型物品都堆放在貨架上，方便查找。易碎物品放在低層，避免摔碎。4.2現(xiàn)金管理制度優(yōu)化設計結算起點2000元以下出納現(xiàn)金的管理：超市出納按照基本審核標準查看各類現(xiàn)金收支原始憑證是否合格，出納在審核中發(fā)現(xiàn)錯誤的原始憑證要拒絕接收，并且重新開具新的憑證，出納必須根據(jù)收付情況，每天按時填寫現(xiàn)金日記賬，同時結清余額，下班前核對賬面余額和存貨余額，每月要對現(xiàn)金日記賬進行一次匯總?，F(xiàn)金營業(yè)款的管理：超市所有收銀員在當天營業(yè)結束后，根據(jù)實際營業(yè)現(xiàn)金填寫解款單，并將當天營業(yè)收取的現(xiàn)金按金額大小疊放好交給指定收款人，指定收款人打出清單，在還沒有收到款項之前不要把當天的實際所收款告訴收銀員，否則每次罰款20元。在收到營業(yè)款之后發(fā)現(xiàn)長短款超過1元的，每出現(xiàn)一次就以過失的原因罰款5元。每日營業(yè)額=上日的下午營業(yè)額+當日的上午營業(yè)額指定收款人每天下午把收到的現(xiàn)金存入銀行，打印存款記錄憑證，將憑證與清單一同交給總經理。如果有貨款需要支付要用到營業(yè)款，必須經過總經理批準?，F(xiàn)金進貨管理:超市采購貨物需要用現(xiàn)金支付時，采購人員按超市采購計劃規(guī)范填寫采購訂單，領導對采購訂單進行審批簽字后，去財務部預支現(xiàn)金進貨。貨物到達當天必須辦理入庫手續(xù)，并在當天去財務部進行結算，剩余現(xiàn)金也同時歸還財務部，超過一天罰款20元。銷售貨物現(xiàn)金的管理:超市的銷售原則是先收錢再給貨，銷售人員根據(jù)貨物單收取貨款后必須要在當天上交財務部，未按時上交就按貨款的0.25％收取罰款，未經上級領導同意私自動用貨款的銷售人員，輕則按貨款1％收取罰款，重則追究法律責任并辭退。若銷售人員找他人代收，代理人應承擔逾期付款的全額賠償責任。4.3費用報銷管理制度優(yōu)化設計超市所有的報銷單統(tǒng)一在財務部領取，員工在填寫費用報銷發(fā)票時，其內容要包含商品名稱、日期、單價、數(shù)量、金額、報銷人簽字并蓋上發(fā)票專用章和財務專用章以及在填寫報銷單時不能使用圓珠筆或鉛筆，只能使用水筆或鋼筆填寫，也不能隨意修改報銷單據(jù)的內容。費用報銷的審批由部門主管、財務部主管、副總經理、總經理、出納以及會計負責，如果費用報銷時出現(xiàn)領導出差，報銷單必須要經過財務部主管、副總經理或總經理審批簽字，次日再找領導補上，報銷人員需要在一周內把費用報銷單遞交給財務部。如果費用過了一個月還沒有必須，超市直接不給報銷，有員工自己承擔責任。圖2費用報銷審批流程圖超市員工在外出差發(fā)生的行車費、住宿費按公司標準實行實報實銷，超出部分員工要自行承擔，如有特殊情況應該事先經副總經理或總經理的同意，員工招待客戶發(fā)生招待費時，也要事先跟副總經理或總經理商量使用金額在多少左右，避免招待費過高，長期與客戶、供應商用手機溝通的崗位員工，需持有兩張電話卡，其中一張單獨用來跟客戶、供應商聯(lián)系，超市每個月底進行報銷，對外聯(lián)系較少以及可以使用辦公室固定手機的員工，公司不給予報銷，并且公司手機應該時刻保持開機。表4費用報銷要求表住宿費、招待費憑發(fā)票報銷公交車費、出租車費憑發(fā)票報銷手機打車憑打車頁面和支付款頁面截屏報銷通訊費報銷憑支付該手機號碼費用截屏報銷注：所有報銷憑證都是紙質憑證超市員工貸款規(guī)定：員工因公事或私事需要向超市借款，貸款金額范圍根據(jù)該員工的工作年限和每月工資來確定，貸款金額在5000以上的必須要有擔保人，同時也承擔連帶責任。試用期必須借款的員工直接由主管做擔保，同時承擔連帶責任。表5貸款范圍規(guī)定表金額還款期限試用期員工不高于1000一個月之內工齡在1-2年員工不高于5000三個月之內工齡在2-3年員工不高于10000半年之內工齡在3年以上員工不高于20000一年之內5評價本設計是以邵陽武岡市開口笑超市財務制度為例做出的一系列的制度優(yōu)化設計，優(yōu)化之前超市存在諸多問題，例如：不嚴謹?shù)拇尕浌芾碇贫群筒少彸绦?，倉庫的管理存在缺陷，采購制度不完善等。面對諸多問題，我分別從存貨采購管理制度、現(xiàn)金管理制度、費用報銷制度做出了優(yōu)化設計。在根據(jù)