格雷斯服飾有限公司對(duì)美國(guó)貝達(dá)爾有限公司的客戶商務(wù)接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1業(yè)務(wù)背景.......................................................................................................................1

1.1美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司................................................................................1

1.2來(lái)訪目的................................................................................................................1

2接待安排.......................................................................................................................1

2.1接待時(shí)間.................................................................................................................1

2.2接待地點(diǎn).................................................................................................................2

2.1.1接機(jī)地點(diǎn)..................................................................................................2

2.1.2主要參觀地點(diǎn)..........................................................................................2

2.3接待對(duì)象.................................................................................................................2

3接待前期準(zhǔn)備...............................................................................................................2

3.1提前告知?dú)夂?.......................................................................................................2

3.2接機(jī)安排................................................................................................................3

3.3車輛安排................................................................................................................3

3.4住宿安排................................................................................................................3

3.5就餐安排................................................................................................................4

3.6游玩安排................................................................................................................5

3.7攝影安排................................................................................................................5

3.8人員安排................................................................................................................5

4會(huì)議安排.......................................................................................................................6

4.1會(huì)議室布置.............................................................................................................6

4.2會(huì)議詳情.................................................................................................................6

4.3會(huì)議中安排..............................................................................................................6

4.4會(huì)議后安排..............................................................................................................7

5公司接待參觀................................................................................................................7

5.1設(shè)計(jì)部參觀.............................................................................................................7

5.2工廠參觀.................................................................................................................7

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

6商務(wù)禮儀.......................................................................................................................7

6.1迎客禮儀.................................................................................................................7

6.2服飾禮儀.................................................................................................................7

6.3宴請(qǐng)禮儀.................................................................................................................8

6.4接車禮儀.................................................................................................................8

7應(yīng)注意的問(wèn)題...............................................................................................................8

7.1風(fēng)俗習(xí)慣.................................................................................................................8

7.2用餐習(xí)慣.................................................................................................................9

8費(fèi)用預(yù)算.......................................................................................................................9

9應(yīng)急方案.....................................................................................................................10

9.1車輛問(wèn)題...............................................................................................................10

9.2醫(yī)療保障問(wèn)題.......................................................................................................10

參考資料.........................................................................................................................11

III

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

格雷斯服飾有限公司對(duì)美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口公司的客

戶商務(wù)接待方案設(shè)計(jì)

1業(yè)務(wù)背景

1.1美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司

美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司是一家頗具規(guī)模的服裝進(jìn)出口公司。公司創(chuàng)立

于1994年，位于美國(guó)洛杉磯的市中心，交通便利，環(huán)境良好。公司主要經(jīng)營(yíng)

各類衣服的生產(chǎn)和銷售，男女童裝，西服，裙子，襯衫，羽絨服，時(shí)尚流行服

飾等。業(yè)務(wù)類型主要分為兩種：批發(fā)和零售。公司積極拓展國(guó)際市場(chǎng)，經(jīng)濟(jì)實(shí)

力和企業(yè)良好形象已經(jīng)得到了社會(huì)各界人士的廣泛認(rèn)可。在阿里國(guó)際站及亞馬

遜平臺(tái)都開(kāi)有自己的店鋪。美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司現(xiàn)有員工近300名，各

類服裝服飾專業(yè)技術(shù)人員48人，其中高級(jí)設(shè)計(jì)師18人。美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有

限公司的經(jīng)營(yíng)理念：具有開(kāi)拓意識(shí)、共建美好生活，為美國(guó)人民的生活增添色

彩。

1.2來(lái)訪目的

美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司在之前就和本公司有過(guò)交流與合作。現(xiàn)2023

年再次進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)。此次美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司將采購(gòu)250萬(wàn)人民幣的

服裝，為了促進(jìn)此次合作的順利進(jìn)行，美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口公司將于2023年8

月10日來(lái)本公司進(jìn)行考察。此次美國(guó)貝達(dá)爾公司的代表是總經(jīng)理塞爾特，其

陪同人員有業(yè)務(wù)部經(jīng)理維娜、經(jīng)理秘書(shū)瑞尹、助理安妮，共三人來(lái)本公司進(jìn)行

考察。為了確保業(yè)務(wù)期間美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司派出的代表能與本公司順

利達(dá)成此次合作，特制定以下接待方案。

2接待安排

2.1接待時(shí)間

2023年8月10日9：00——2023年8月11日15：00

1

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2.2接待地點(diǎn)

2.1.1接機(jī)地點(diǎn)

長(zhǎng)沙市黃花機(jī)場(chǎng)

2.1.2主要參觀地點(diǎn)

格雷斯服飾有限公司總部、格蕾斯服飾有限公司生產(chǎn)工廠、格雷斯服飾有

限公司設(shè)計(jì)部、橘子洲頭

2.3接待對(duì)象

表1客戶資料

職務(wù)名字年齡生活喜好工作喜好

總經(jīng)理塞爾特40喜歡黑咖啡最喜歡工

高爾夫、餐作細(xì)致認(rèn)

后愛(ài)漱口真不喜小

聰明

經(jīng)理秘書(shū)瑞尹27喜歡冰美式，不喜歡懶

健身惰的人

業(yè)務(wù)部經(jīng)維娜34對(duì)中國(guó)文化喜歡熱情

理感興趣不喜歡太

喜歡高爾夫、拘謹(jǐn)

足球、拿鐵

助理安妮23對(duì)各類新鮮喜歡幽默

事個(gè)感興趣，的人

喜歡不喜歡太

排球、攝影過(guò)于老實(shí)

的人

3接待前期準(zhǔn)備

3.1提前告知?dú)夂?/p>

1)提前告知對(duì)方長(zhǎng)沙這邊的天氣和溫度

2)告知來(lái)訪人員適合帶夏季襯衫、套裙

3)做好防曬的準(zhǔn)備，以防中暑

2

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3.2接機(jī)安排

1)備有美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司負(fù)責(zé)人的照片，方便及時(shí)認(rèn)出。

2)查詢美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司搭乘航班，看是否飛機(jī)能準(zhǔn)時(shí)或延

遲。

3)掌握前往機(jī)場(chǎng)的時(shí)間，務(wù)必要在飛機(jī)抵達(dá)前先到達(dá)飛機(jī)場(chǎng)。一般我公

司接待客戶會(huì)提前半小時(shí)在機(jī)場(chǎng)等待。

4)在接機(jī)前，本公司行政部李麗會(huì)制作好接機(jī)牌，在上面寫明美國(guó)貝達(dá)

爾進(jìn)出口有限公司和塞爾特等人的名字。在確定是從洛杉磯機(jī)場(chǎng)開(kāi)往長(zhǎng)沙的飛

機(jī)航班抵達(dá)時(shí)，便由把接機(jī)牌舉起來(lái)，以便塞爾特他們可以看到。

5)準(zhǔn)備一束向日葵。向日葵，寓意光明、熱情、陽(yáng)光、勇敢，是正能量

的鮮花。在這里也可以表示本公司對(duì)美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司客戶的熱烈歡

迎。

3.3車輛安排

1)提前一周預(yù)約租賃車輛，以防用車時(shí)沒(méi)有合適的車輛。

2)當(dāng)天使用時(shí)，提前兩小時(shí)打電話給車輛租賃公司，讓其提前保證好車

輛內(nèi)的衛(wèi)生干凈整潔、車輛是否能正常安全的行駛。以避免用車時(shí)，發(fā)生不可

控的因素。

3)司機(jī)車齡在4年以上，從未出過(guò)交通事故，持有健康證。

4)車內(nèi)不允許吸煙、不能有異味。

5)車輛要在飛機(jī)到達(dá)的前半個(gè)小時(shí)到達(dá)等待，到指定的地方等待客戶。

6)實(shí)時(shí)關(guān)注天氣變化，并且車內(nèi)可以配備太陽(yáng)傘

表2座位安排表

車輛后排右座后排左座副駕駛

第一輛總經(jīng)理塞爾特總經(jīng)理秘書(shū)瑞尹本公司總經(jīng)理秘書(shū)陳婷

第二輛業(yè)務(wù)部經(jīng)理維娜助理安妮本公司接待人員邱達(dá)泰

3.4住宿安排

酒店：長(zhǎng)沙維也納酒店

地址：長(zhǎng)沙市雨花區(qū)國(guó)金中心步行街

維也納酒店是中國(guó)高檔商務(wù)連鎖酒店，屬于五星級(jí)酒店。酒店設(shè)施完備。

3

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客戶體驗(yàn)感很好，地理位置優(yōu)越近五一廣場(chǎng)，相對(duì)比較方便。

表3房間安排

客戶房間號(hào)入住時(shí)間

總經(jīng)理塞爾特10288月10日11：00——8

月11日15：00

業(yè)務(wù)部經(jīng)理維娜10298月10日11：00——8

月11日15：00

總經(jīng)理秘書(shū)瑞尹10148月10日11：00——8

月11日15：00

助理安妮10258月10日11：00——8

月11日15：00

3.5就餐安排

吃飯餐廳的預(yù)定由行政部李麗負(fù)責(zé)預(yù)定，菜品豐富、形式多樣。飯店環(huán)境

和氛圍都很好。吃食是為塞爾特等人的喜好而制定

時(shí)間店名菜品飲品人數(shù)和桌數(shù)

8.10-12:00聚湘庭.私房宮保雞丁、糖橙汁、牛奶1桌10人

菜酥里脊、麻婆

豆腐、羅氏

蝦、阿拉斯加

魚(yú)柳、烤火

雞、青菜、雞

湯

8.10-18:00無(wú)國(guó)界料理肉眼牛排、波紅酒3桌10人

士頓龍蝦、巧

克力慕斯、西

班牙香腸沙

拉、餐前面

包、飯后甜點(diǎn)

8.11-8:00酒店內(nèi)就餐牛奶加華夫餅每人一份

8:11-12:00瑞吉海鮮自助無(wú)3桌10人

4

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3.6游玩安排

游玩地點(diǎn)：橘子洲

游玩時(shí)間：8月10日15：00—8月10日17：00

游玩人員：美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司總經(jīng)理塞爾特、維娜、瑞尹、安

妮，本公司李總、陳總、李麗、邱達(dá)泰、肖學(xué)嬌，翻譯人員李玲和一名導(dǎo)游安

娜

導(dǎo)游要求：知識(shí)豐富、技能技巧熟練，語(yǔ)言生動(dòng)，具有較高的導(dǎo)游業(yè)務(wù)知

識(shí)和講解、服務(wù)水平、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富

游玩形式：進(jìn)入橘子洲后可以乘坐小火車。到站下車游玩輕松愉快?？梢?/p>

和主席雕像合影。邊走邊玩，感受下江邊漫步。我方人員講解橘子洲歷史。

3.7攝影安排

1）由接待人員邱達(dá)泰負(fù)責(zé)，游玩期間進(jìn)行全程跟蹤拍攝

2）由李麗負(fù)責(zé)幫來(lái)訪成員拍照留念并打印照片

3.8人員安排

行政部：由李麗負(fù)責(zé)整理前臺(tái)的物品，在大廳的led顯示屏輪番播放歡迎

美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司來(lái)我司參觀的字樣、采購(gòu)歡迎花束、采購(gòu)水果和下

午茶、制作參加會(huì)議人員的個(gè)人名牌及接機(jī)牌，打開(kāi)辦公樓的所有燈。

保潔部：由保潔阿姨廖阿姨負(fù)責(zé)在客戶到來(lái)之前，讓辦公區(qū)域及公共區(qū)域

保持干凈、整潔。在衛(wèi)生間里點(diǎn)上熏香消除異味。

治保部：由李航負(fù)責(zé)指揮車輛的停放或幫忙停車

業(yè)務(wù)部：由業(yè)務(wù)部總經(jīng)理陳總來(lái)接待美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司塞爾特等

人，給美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口公司介紹我公司的建立和發(fā)展歷程。讓其看到我公司

的實(shí)力，可以更加的了解我公司、從而更利于兩個(gè)公司的合作。

生產(chǎn)部：由工廠主任劉賽美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)口有限公司的塞爾特等人介紹我公

司產(chǎn)品的生產(chǎn)流程，可以更加直接的了解我公司產(chǎn)品所用的布料質(zhì)量、工藝及

生產(chǎn)能力。

設(shè)計(jì)部：由設(shè)計(jì)部總監(jiān)肖學(xué)嬌向美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口有限公司的塞爾特等人

介紹我公司的服裝產(chǎn)品，針對(duì)本次合作所設(shè)計(jì)的服裝樣板的設(shè)計(jì)理念和設(shè)計(jì)靈

感來(lái)源。

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4會(huì)議安排

4.1會(huì)議室布置

由清潔人員廖阿姨提前打掃會(huì)議室保持會(huì)議室的干凈，由李麗負(fù)責(zé)布置

會(huì)場(chǎng)的整體形象，讓會(huì)議場(chǎng)地更加舒心

11

22

33

44

55

圖1座位圖

1）會(huì)議桌上每個(gè)人座位放好紙和2支筆，并且旁邊備好紙巾

2）在每個(gè)座位的桌子上放上一瓶水

3）門口放置兩瓶花，花能夠增加會(huì)場(chǎng)的活力，使人心情愉快

4）調(diào)節(jié)會(huì)議室的燈光，讓燈光變得柔和

5）檢查投影儀、電腦、音響等設(shè)備，保證會(huì)議設(shè)備不要出現(xiàn)問(wèn)題

4.2會(huì)議詳情

會(huì)議主題：對(duì)于250萬(wàn)訂單的洽談

會(huì)議時(shí)間：8月11日10：00

會(huì)議地點(diǎn)：公司113號(hào)大會(huì)議室

主持人：邱達(dá)泰

會(huì)議人員：本公司總經(jīng)理李總、業(yè)務(wù)部經(jīng)理陳總、設(shè)計(jì)部總監(jiān)肖學(xué)嬌、工

廠主任劉賽、李麗、邱達(dá)泰、陳婷和美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口公司經(jīng)理塞爾特、瑞

尹、維娜、安妮

4.3會(huì)議中安排

會(huì)議由治保部李航安排四名人員在會(huì)議時(shí)隨時(shí)待命，保證會(huì)議正常進(jìn)行

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4.4會(huì)議后安排

1)打掃會(huì)議場(chǎng)地，會(huì)議結(jié)束后人事部李麗安排保潔部廖阿姨整理會(huì)議

室，清掃會(huì)議室留下來(lái)的垃圾（飲料、礦泉水、紙巾、咖啡杯等），并且擺放

好桌椅，保持會(huì)議室的整潔程度

2)由陳婷整理會(huì)議記錄和保存拍攝的照片、歸檔保存，以便后期查找

3)關(guān)閉現(xiàn)場(chǎng)一些電子設(shè)備（投影儀、音響），歸還照相機(jī)

5公司接待參觀

5.1設(shè)計(jì)部參觀

接待負(fù)責(zé)人:設(shè)計(jì)部總監(jiān)肖學(xué)嬌、設(shè)計(jì)師琳達(dá)

1)介紹往年至今年本公司針對(duì)美國(guó)人民所喜歡的元素設(shè)計(jì)的服裝樣板

2)介紹以往在美國(guó)地區(qū)銷量較高的幾款服裝

3)介紹本公司的服裝設(shè)計(jì)理念和一些服裝設(shè)計(jì)作品

4)介紹本公司設(shè)計(jì)部獲得的榮譽(yù)和獎(jiǎng)狀

5.2工廠參觀

接待負(fù)責(zé)人：工廠主任劉賽、工廠組長(zhǎng)王美

1)展示成品的制作過(guò)程，以便客戶看到我公司的生產(chǎn)能力和生產(chǎn)水平

2)介紹嚴(yán)格的質(zhì)檢流程，以便客戶更傾向和我公司合作、可以更加的放

心

6商務(wù)禮儀

6.1迎客禮儀

握手時(shí)，要稍稍用力握住對(duì)方的手。眼睛要正視前方，微微躬身。這樣才

是禮貌的舉止。這里握手的時(shí)候要注意：如果兩人是異性，要等女性先神

手后，男性在伸手相握；是同性的話，年長(zhǎng)的人要先伸手給年輕人。我們

作為主人要先伸手給客人

6.2服飾禮儀

1)男士要求

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穿衣整潔、干凈

不可穿拖鞋

不能穿奇裝異服

2)女士要求

不能佩戴過(guò)于鮮艷的飾品

化淡妝即可、發(fā)色必須保持黑色不能染發(fā)

發(fā)型和發(fā)飾必須得體

穿著不能過(guò)分暴露

6.3宴請(qǐng)禮儀

1)迎賓和引賓入座。宴會(huì)開(kāi)始前，由我公司李總及接待人員邱達(dá)泰在門

口迎接客人。李總陪同塞爾特等人進(jìn)入宴會(huì)廳，全體客戶入座，宴會(huì)開(kāi)始。

2)致辭。全體入座后，由我公司李總代表本公司對(duì)于美國(guó)貝達(dá)爾進(jìn)出口

公司塞爾特等人的歡迎。

3)用餐。行政部的李麗根據(jù)賽爾特等人的飲食習(xí)慣，制定菜單。菜品形

式豐富。

4)交談。注意言行舉止。多為敘舊情為主，少談工作的事。

6.4接車禮儀

1)在迎接客戶時(shí)，我公司接待人員邱達(dá)泰提前定好車輛，避免因交通問(wèn)

題而給塞爾特等人造成阻礙。

2)接到客戶時(shí)，接車人員要主動(dòng)為客戶開(kāi)門，主動(dòng)幫客戶提箱包、行

李，但要注意不要隨便碰觸女士客戶的隨身小包。

3)嚴(yán)格注意座次排列，按照雙排五人座轎車座次，從尊到卑依次是：后

排右座、后排左座、后排中座、副駕

7應(yīng)注意的問(wèn)題

7.1風(fēng)俗習(xí)慣

1)在交流過(guò)程中，不能談?wù)撋砀唧w重等個(gè)人隱私，要熱情開(kāi)朗，不拘小

節(jié)保持自信

2)握手時(shí)，手要握緊，眼睛要正視對(duì)方，身體要微微弓身，注意禮節(jié)

3)拍照時(shí)，需征求美國(guó)客戶的同意

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4)送禮時(shí)不要送貴重的禮物，送一些特產(chǎn)或者公司的手工藝品

5)說(shuō)話時(shí)要注意禮貌，不能用輕蔑的語(yǔ)氣說(shuō)話

7.2用餐習(xí)慣

1)塞爾特和維娜等四人在飲食上不喜過(guò)熱過(guò)燙的菜肴。所以在訂餐時(shí)應(yīng)

該提前一點(diǎn)訂餐以免過(guò)燙

2)嚴(yán)禁喝酒過(guò)多

3)在用餐期間，一般都是安靜用餐、不允許邊吃邊說(shuō)話。

4)他們四人不吃各種動(dòng)物的內(nèi)臟，不愛(ài)吃蒜，不吃太辣的食品，所以告

知飯店不放蒜并且不要太辣

5)菜品要少鹽，最好準(zhǔn)備一些飯后水果

8費(fèi)用預(yù)算

此次費(fèi)用預(yù)算由接待人員邱達(dá)泰主要負(fù)責(zé)，向公司的財(cái)務(wù)部報(bào)賬。費(fèi)用主

要分為：餐費(fèi)、車輛租賃費(fèi)、酒店的費(fèi)用、單程機(jī)票的費(fèi)用、招待費(fèi)、娛樂(lè)

費(fèi)、翻譯費(fèi)、游玩費(fèi)、禮物費(fèi)用。

表5費(fèi)用預(yù)算

項(xiàng)目具體內(nèi)容單價(jià)數(shù)量金額

餐費(fèi)兩次中餐、一次晚餐8月10日中午共1200元3次4113元

8月10日晚上共1525元

8月11日早上早餐酒店費(fèi)

用里

8月10日中午共1388元

車輛租兩輛日產(chǎn)軒逸，共租288元/天兩臺(tái)952元

賃費(fèi)用賃兩天

酒店費(fèi)B座標(biāo)準(zhǔn)套房B座標(biāo)準(zhǔn)套房1388元/天兩天5286元

用B座豪華優(yōu)選大床B座豪華優(yōu)選大床房717

房元/天

B座高級(jí)雙人房B座高級(jí)雙人538元/天

招待費(fèi)下午茶、咖啡、礦泉下午茶128元/次下午640元

水咖啡30元/杯茶2

礦泉水2元/瓶次、