東莞戴卡電子科技有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介...................................................................................................................1

2公司管理費(fèi)用審批現(xiàn)狀...........................................................................................1

2.1公司管理費(fèi)用的支出情況.............................................................................1

2.2公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程.........................................................................2

3公司管理費(fèi)用報(bào)銷存在的問題...............................................................................2

3.1辦公費(fèi)支出較為隨意.....................................................................................2

3.2預(yù)算管控不到位.............................................................................................2

3.3無預(yù)算外支出審批流程.................................................................................3

3.4業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出不規(guī)范.................................................................................4

4公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)...................................................................4

4.1辦公費(fèi)報(bào)銷審批流程.....................................................................................4

4.2制定合理的年度預(yù)算.....................................................................................5

4.3增設(shè)預(yù)算外管理費(fèi)用審批流程......................................................................6

4.4規(guī)范業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批流程..............................................................................7

5小結(jié)............................................................................................................................8

參考資料.......................................................................................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

東莞戴卡電子科技有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程

優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡介

東莞戴卡電子科技有限公司成立于2012年，注冊(cè)地位于東莞市黃江鎮(zhèn)，是

一家以從事批發(fā)業(yè)為主的企業(yè)，企業(yè)注冊(cè)資本500萬人民幣。東莞戴卡電子科

技有限公司對(duì)外投資了2家企業(yè)；知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面有商標(biāo)信息18條，專利信息41

條；此外還擁有行政許可9個(gè)。經(jīng)營范圍包括：研發(fā)電子產(chǎn)品、模切自動(dòng)化設(shè)

備、模切技術(shù)；電子保護(hù)膜、電子屏蔽材料、泡沫材料、橡膠材料、工業(yè)膠水

銷售；貨物進(jìn)出口、技術(shù)進(jìn)出口。下設(shè)六部：銷售部、市場部、行政部、財(cái)務(wù)

部、技術(shù)部、工程部。其組織結(jié)構(gòu)下見圖：

圖1-1東莞戴卡電子科技有限公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)圖

2公司管理費(fèi)用審批現(xiàn)狀

2.1公司管理費(fèi)用的支出情況

東莞電子科技有限公司的管理費(fèi)用從2019年的337.52萬元上升至2022

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

年的420.48萬元，管理費(fèi)用上漲較快。

表2-1管理費(fèi)用支出情況。

單位：萬元

2019年2020后2021年2022年

337.52365.74398.54424.08

2.2公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程

費(fèi)用申報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)財(cái)務(wù)處報(bào)銷

圖2-1費(fèi)用報(bào)銷流程

公司現(xiàn)行管理費(fèi)用報(bào)銷具體流程：經(jīng)辦人填寫報(bào)銷單→②部門領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)→

③財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批→④總經(jīng)理審批→⑤出納審核付款→⑥經(jīng)辦人簽字領(lǐng)款

3公司管理費(fèi)用報(bào)銷存在的問題

3.1辦公費(fèi)支出較為隨意

辦公用品由各部門按需采購，采購隨意性較大。會(huì)議費(fèi)管理較為寬泛，業(yè)

務(wù)部門在召開會(huì)議前沒有提前規(guī)劃會(huì)議的地點(diǎn)、出席人員和召開會(huì)議目的，有

時(shí)規(guī)劃不到位導(dǎo)致突發(fā)臨時(shí)變動(dòng)，需公司花費(fèi)大量的人力、金錢去應(yīng)對(duì)緊急情

況的發(fā)生。

3.2預(yù)算管控不到位

東莞戴卡電子科技有限公司2022年發(fā)生管理費(fèi)用424.09萬元，超預(yù)算23.58

萬元，管理費(fèi)用明細(xì)如下：

表3-12022年管理費(fèi)用支出表

單位：萬元

2022年發(fā)生額2022年預(yù)算同預(yù)算比

員工薪酬241.19235102.63%

租賃費(fèi)72.9970104.27%

無形資產(chǎn)攤銷5.475109.40%

維修費(fèi)9.748121.75%

水電費(fèi)12.2211111.09%

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

車輛費(fèi)用10.369115.11%

業(yè)務(wù)招待費(fèi)8.686144.67%

差旅費(fèi)8.736145.50%

辦公費(fèi)20.2818112.67%

咨詢審計(jì)費(fèi)1.56278.00%

財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)費(fèi)2.602.5104.00%

研發(fā)支出25.8425103.36%

其他4.42588.4%

合計(jì)424.08402.5105.36%

通過2022年度的預(yù)算執(zhí)行情況表可知，同預(yù)算比變動(dòng)最大的是業(yè)務(wù)招待費(fèi)

（同預(yù)算比144.67%），差旅費(fèi)（同預(yù)算比145.50%）以及辦公費(fèi)（同預(yù)算比為

112.67%），除這三個(gè)明細(xì)費(fèi)用科目外，其他明細(xì)科目費(fèi)用的預(yù)算控制執(zhí)行較好，

沒有出現(xiàn)大幅度的超支現(xiàn)象。從業(yè)務(wù)招待費(fèi)和辦公費(fèi)來看，企業(yè)的內(nèi)部控制做

的不夠好，還有很大的上升空間。

管理費(fèi)用未按預(yù)算進(jìn)行，問題有以下幾點(diǎn)：

1.企業(yè)管理層缺少管控力度，預(yù)算的執(zhí)行沒有與績效考評(píng)掛鉤，企業(yè)財(cái)務(wù)

沒有對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和復(fù)盤，這一系列原因?qū)е聦?shí)際發(fā)生的管理費(fèi)用

與預(yù)算管理費(fèi)用出現(xiàn)偏差。

2.預(yù)算制定后沒得到重視，無論超支還是節(jié)約各部門都不用承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)

任，預(yù)算就無法達(dá)到目的。

3.3無預(yù)算外支出審批流程

東莞戴卡電子科技有限公司沒有對(duì)預(yù)算外支出制定合理的審批流程，導(dǎo)致

業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)和辦公費(fèi)等費(fèi)用的預(yù)算外支出嚴(yán)重超標(biāo)，每年的管理費(fèi)用

只增不減。

東莞戴卡電子科技有限公司2022年業(yè)務(wù)招待費(fèi)超支2.68萬元，差旅費(fèi)超

支2.73萬元，辦公費(fèi)超支2.28萬元，對(duì)于超支費(fèi)用，公司未設(shè)置相應(yīng)的預(yù)算

外報(bào)銷流程，并且管理層也沒有設(shè)置預(yù)算超支后與個(gè)人工資業(yè)績相關(guān)的成文規(guī)

定，各部門的預(yù)算即使超支了也沒有任何壓力。對(duì)于各部門水電費(fèi)和研發(fā)支出

預(yù)算控制相對(duì)較好的費(fèi)用，也沒有對(duì)其給予獎(jiǎng)勵(lì)等，這就相當(dāng)于設(shè)置了年度預(yù)

算表，但沒得到良好的執(zhí)行，形同虛設(shè)。

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3.4業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出不規(guī)范

業(yè)務(wù)招待費(fèi)是公司日常支出的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但是由于其特性是隱形性、

不透明，招待費(fèi)就變成了各種隱形費(fèi)用的大箱子，公司某些員工也利用職務(wù)之

便，將一些魚龍混雜的費(fèi)用也變相的計(jì)入里面，比如吃喝住行，請(qǐng)客送禮，還

有自己的購物費(fèi)、娛樂費(fèi)等，采購人員在私欲的驅(qū)使下，利用業(yè)務(wù)招待費(fèi)飽其

私囊，這種現(xiàn)象絡(luò)繹不絕，屢見不鮮。部分招待人員在選擇客戶招待場所時(shí)，

不管重要客戶和普通客戶都盲目的選擇高端商業(yè)場所進(jìn)行商務(wù)洽談。

4公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1辦公費(fèi)報(bào)銷審批流程

辦公費(fèi)屬于變動(dòng)可控費(fèi)用，其中有很多費(fèi)用是可以通過控制來節(jié)省，所以

對(duì)公司辦公費(fèi)用的問題做出了以下四點(diǎn)優(yōu)化設(shè)計(jì)。

第一，采購辦公用品前，采購人員可以做一個(gè)摸底，統(tǒng)計(jì)各部門復(fù)印紙的

使用情況，合計(jì)數(shù)量后，在合計(jì)后的基礎(chǔ)上采購時(shí)再增加10%的復(fù)印紙，以免發(fā)

生緊急情況發(fā)生。采購人員在采購時(shí)，不要為了完成公司的任務(wù)，而敷衍了事，

應(yīng)在采購時(shí)做到貨比三家，因?yàn)槭且淮涡圆少?，?fù)印紙等其他辦公用品也是企

業(yè)長期需要的辦公用品，以長期合作為由可以和批發(fā)商談價(jià)格，商量好雙方都

能接受的價(jià)格后，視情況而簽定合同。

表4-1辦公用品申領(lǐng)表

部門部門人數(shù)

辦公用品種類申請(qǐng)數(shù)量

使用范圍

第二，每月在公司做好節(jié)約使用辦公用品的宣傳，也不僅僅是辦公用品，

水電也要做好宣傳，在辦公室貼“節(jié)約用紙，從你我做起”等宣傳標(biāo)語，組織

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

以“節(jié)約”為主題的活動(dòng)，設(shè)置獎(jiǎng)懲制，鼓勵(lì)節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。

第三，會(huì)議從簡，能發(fā)通知說明的事項(xiàng)就不要例會(huì)，減少會(huì)議布置成本，

如果有必要事情需要開會(huì)時(shí)，先將要展開討論的議題整理，開會(huì)規(guī)模確定后，

向領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容至少包括：開會(huì)內(nèi)容、開會(huì)人數(shù)、申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)。批準(zhǔn)

后方可采購會(huì)議所需材料，布置場地。

會(huì)議申請(qǐng)會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議開始

圖4-1會(huì)議開辦流程

第四，劃分報(bào)銷費(fèi)用的金額的等級(jí)，當(dāng)費(fèi)用報(bào)銷金額在財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)

銷單金額為1萬元以下的由總經(jīng)理審核，金額為1萬元以上的由董事長審核。

費(fèi)用報(bào)銷申財(cái)務(wù)部門審

部門負(fù)責(zé)人

請(qǐng)人核單據(jù)

1萬元以下1萬元以上

總經(jīng)理審批董事長審批

圖4-2費(fèi)用報(bào)銷審批流程

4.2制定合理的年度預(yù)算

年度預(yù)算編制應(yīng)圍繞東莞戴卡電子科技有限公司的總體戰(zhàn)略計(jì)劃以及年度

經(jīng)營目標(biāo)進(jìn)行，結(jié)合市場情況，從實(shí)際出發(fā)，遵循自下而上，自上而下，全員

參與，全員溝通的原則，做好年度預(yù)算的編制。

1.每年11月15日前，財(cái)務(wù)部門通過OA辦公平臺(tái)下達(dá)年度預(yù)算編制方案；

2.各部門結(jié)合企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)根據(jù)下達(dá)的預(yù)算方案進(jìn)行預(yù)算起草編制，

11月30日前報(bào)至財(cái)務(wù)部；

3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)各部門上報(bào)的年度預(yù)算草案進(jìn)行審核、匯總，根據(jù)預(yù)算管

理部門的要求和規(guī)定，保證預(yù)算草案不偏離總體戰(zhàn)略目標(biāo)，確保草案的可行性

和科學(xué)性，對(duì)預(yù)算草案審核中發(fā)現(xiàn)的問題，待預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu)進(jìn)行開會(huì)討論，對(duì)

各自的年度預(yù)算方案達(dá)成一致目的后，于12月20日上報(bào)預(yù)算管理部門再進(jìn)行

審核匯總；

4.經(jīng)過審核、匯總，對(duì)整體預(yù)算進(jìn)行平衡后，預(yù)算管理部門召開專門的會(huì)

議，重點(diǎn)對(duì)預(yù)算的編制的可行性和科學(xué)性進(jìn)行討論和認(rèn)證，報(bào)經(jīng)股東會(huì)最終審

議批準(zhǔn)；

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

5.經(jīng)過股東會(huì)的審核批準(zhǔn)后，最終以文件的形式逐級(jí)傳達(dá)，落實(shí)到各部門，

各崗位，個(gè)人員，形成全方位的預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng)，將預(yù)算年度細(xì)化到季度、月度，

以確保其順利執(zhí)行，通過嚴(yán)格的預(yù)算分期控制，來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的年度預(yù)算目標(biāo)。

圖4-3預(yù)算編制流程圖

每月初下達(dá)月度預(yù)算，次月初進(jìn)行考核。嚴(yán)格按照獎(jiǎng)懲管理制度進(jìn)行對(duì)職

工的管理，通過員工的績效考評(píng)，將職責(zé)落實(shí)到個(gè)人。

4.3增設(shè)預(yù)算外管理費(fèi)用審批流程

為了防止出現(xiàn)預(yù)算外支出處理不當(dāng)從而造成不必要的運(yùn)營成本，東莞戴卡

電子科技有限公司應(yīng)做好出現(xiàn)預(yù)算外支出的準(zhǔn)備，以備不時(shí)之需。出現(xiàn)預(yù)算外

支出時(shí)，填寫預(yù)算申請(qǐng)表向管理層提出申請(qǐng)，審批后方可支出，在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)

此表作為報(bào)銷的依據(jù)。

表4-2預(yù)算外支出申請(qǐng)表

申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期

內(nèi)容：申請(qǐng)金額：

小寫：元

大寫：萬仟佰拾元

部門預(yù)算審核員審核：

簽名：

日期：

部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)：

簽名：

日期：

預(yù)算管理小組審核：

簽名：

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

日期：

總經(jīng)理審批：

簽名：

日期：

4.4規(guī)范業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批流程

1.為了防止員工招待客戶時(shí)所有吃喝住行的費(fèi)用都往里面塞，明確業(yè)務(wù)招

待費(fèi)的范圍：餐飲、酒品、禮品、負(fù)擔(dān)客戶旅游費(fèi)及住宿費(fèi)。

2.招待客戶時(shí)，為了促成公司的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將業(yè)務(wù)招待費(fèi)的權(quán)利放在員工

手上，在業(yè)務(wù)往來頻繁的公司，招待規(guī)格稍微高一點(diǎn)，以彰顯對(duì)甲方的尊重，

要看其與公司往來，來決定招待規(guī)格，在每次的招待前要對(duì)其進(jìn)行預(yù)算，避免

相關(guān)員工從中牟利。各部門在招待客戶之前，填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表》，經(jīng)領(lǐng)

導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)招待人員可憑業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表去財(cái)務(wù)處領(lǐng)款。

表4-3業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)審批表

部門：申請(qǐng)日期：年月日

客戶單位客戶陪同客戶等級(jí)

陪同人員人數(shù)：名單：總預(yù)算金額

地點(diǎn)：人數(shù)：預(yù)計(jì)費(fèi)用：

餐飲費(fèi)地點(diǎn)：人數(shù)：預(yù)計(jì)費(fèi)用：

地點(diǎn)：人數(shù)：預(yù)計(jì)費(fèi)用：

預(yù)算明細(xì)

住宿費(fèi)酒店：房型及房數(shù)：天數(shù)：

其他費(fèi)用預(yù)計(jì)費(fèi)用：

旅游費(fèi)：禮品數(shù)：

申請(qǐng)招待理由及目標(biāo)

申請(qǐng)人：

部門經(jīng)理意見

審批人意見