皮皮小姐貿(mào)易有限公司財務(wù)收支審批流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1公司簡介 皮皮小姐貿(mào)易有限公司財務(wù)收支審批流程設(shè)計1公司簡介皮皮貿(mào)易有限公司，經(jīng)營范圍包括紡織品及針織品零售；服裝零售；鞋帽零售；化妝品及衛(wèi)生用品零售；鐘表、眼鏡零售；箱、包零售；廚房用具及日用雜品零售；其他日用品零售；互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)（不含藥品信息服務(wù)和網(wǎng)吧）；服裝批發(fā)；鞋帽批發(fā)；其他互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)（不含需經(jīng)許可審批的項目）；互聯(lián)網(wǎng)接入及相關(guān)服務(wù)（不含網(wǎng)吧）。公司注冊資金100萬元，現(xiàn)有員工46人。公司內(nèi)部下設(shè)采購部、銷售部、財務(wù)部、人事部和行政部。公司的組織結(jié)構(gòu)圖具體如下圖1-1所示：圖1-1皮皮小姐貿(mào)易有限公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司財務(wù)收支現(xiàn)狀2.1公司2020年費用支出情況通過查看皮皮小姐貿(mào)易有限公司2020年度支出費用統(tǒng)計表和財務(wù)憑證發(fā)現(xiàn)，2020年皮皮小姐貿(mào)易有限公司年初費用預(yù)算為622.5萬元，實際支出為668萬元，超出預(yù)算45.5萬元，其中采購部超預(yù)算12.5萬元，銷售部超預(yù)算15萬元，人事部超預(yù)算7.5萬元，行政部超預(yù)算15萬元。查看財務(wù)報銷憑證與員工了解發(fā)現(xiàn)，人事部在項目費用上超預(yù)算的7.5萬元，實際是采購部的項目費用支出，卻由人事部進行了報銷。行政部超預(yù)算的15萬元，實際是銷售部的辦公經(jīng)費支出，卻由行政部進行了報銷。

表2-1皮皮小姐貿(mào)易有限公司2020年費用支出統(tǒng)計表單位：萬元序號支出部門年初預(yù)算人工成本辦公經(jīng)費項目費用業(yè)務(wù)招待費其他費用實際支出總計1采購部12505112.512.512.5137.52銷售部50012.5457.50653人事部380.53687.512.5003884行政部2507.502012.5405財務(wù)部37.502.5002.537.5總計622.536835157.540406682.2公司現(xiàn)行費用報銷審批流程目前，皮皮小姐貿(mào)易有限公司在費用報銷時主要采用線下報銷的形式，流程還是比較完整的，且遵循一套既定的準則。首先要由需要報銷的工作人員填寫《費用報銷單》，財務(wù)部人員對單據(jù)填寫的規(guī)范性、發(fā)票的合法性和金額的準確性進行審核，審核后填寫《付款申請書》，后附發(fā)票，和其他必須說明的資料，并辦理后續(xù)審批手續(xù)。圖2-2皮皮小姐貿(mào)易有限公司費用報銷審批流程圖3公司財務(wù)收支審批流程存在的問題3.1公司費用報銷監(jiān)管不到位通過查看皮皮小姐貿(mào)易有限公司費用報銷憑證發(fā)現(xiàn)，所有支出費用報銷都是由公司一般工作人員直接報銷，缺少部門負責人的審核，財務(wù)部門對報銷費用的真實性無法審核；而且下到幾百元、幾千元，上到幾萬元的支出都是由副經(jīng)理審核通過后，財務(wù)部就進行了報銷，副經(jīng)理的審核權(quán)限過于大，沒有設(shè)定限額。3.2預(yù)算費用使用比較混亂通過查看皮皮小姐貿(mào)易有限公司的報銷憑證發(fā)現(xiàn)，皮皮小姐貿(mào)易有限公司雖然年初制定了622.5萬元的支出預(yù)算，但是實際到了年底支出668萬元，超出預(yù)算部分45.5萬元，且公司在全年運行過程中，沒有定期對預(yù)算使用情況進行審核，多個部門的支出已經(jīng)超出預(yù)算，卻沒有相應(yīng)的管控審批流程，依然在進行超預(yù)算支出，各部門沒有按照年初制定的預(yù)算來執(zhí)行。3.3項目支出和部門支出混淆通過表2-1看出，皮皮小姐貿(mào)易有限公司人事部有12.5萬元的項目支出，該公司的項目支出包括產(chǎn)品推廣費用、咨詢費、產(chǎn)品運輸費、場地租賃費等費用，人事部不應(yīng)該有項目支出，經(jīng)過調(diào)查這12.5萬元是銷售部超預(yù)算，使用了人事部的預(yù)算。而采購部有12.5萬元的其他費用支出，該公司其他費用包括無形資產(chǎn)攤銷、訴訟費、財務(wù)報告審計費等費用，采購部的其他費用支出不應(yīng)該有這么多，經(jīng)過核查是行政部的預(yù)算費用超額，使用了采購部的預(yù)算金額。公司在報銷費用支出時項目支出和部門支出混淆，且部門之間相互用預(yù)算額度的情況，這就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的失真，不利于為下年度的預(yù)算提供參考價值，也不便于管理層掌握企業(yè)費用實際支出情況。3.4費用預(yù)算執(zhí)行情況未納入公司考核體系皮皮小姐貿(mào)易有限公司沒有將費用預(yù)算執(zhí)行情況納入考核體系。部門的預(yù)算執(zhí)行直接體現(xiàn)了該部門員工的預(yù)算執(zhí)行力和費用控制的能力，也可以在一定程度上促進員工對該方面的重視。但在實際操作中，皮皮小姐貿(mào)易有限公司只以銷售額作為員工業(yè)績主要的評判標準，應(yīng)該在此基礎(chǔ)上加入對部門預(yù)算執(zhí)行情況的考察，并建立相應(yīng)的獎懲制度，沒有相應(yīng)的管理和考核體系也是出現(xiàn)支出費用混淆情況的原因之一，對執(zhí)行能力強的部門沒有獎勵，對執(zhí)行情況差的部門沒有懲罰，導(dǎo)致員工對這一塊并不重視，很自然就會出現(xiàn)操作不規(guī)范的問題。4公司財務(wù)收支審批流程設(shè)計4.1公司費用報銷審批流程4.1.1完善費用報銷審批流程針對財務(wù)人員難以復(fù)核業(yè)務(wù)的真實性，應(yīng)增加報銷部門主管審核環(huán)節(jié)。公司工作人員在提交報銷申請后，財務(wù)部對票據(jù)的合規(guī)性進行審核，票據(jù)是否符合財務(wù)規(guī)定、報銷事項是否符合公司規(guī)定。審核完畢后，提交給申請報銷的部門主管審核簽字，部門主管簽字后再提交給財務(wù)部經(jīng)理審核，財務(wù)部經(jīng)理負責審核需報銷的部門是否超限額報銷，按照預(yù)算限額制度決定是交由副經(jīng)理審核，還是直接提交總經(jīng)理審核。圖4-1皮皮小姐貿(mào)易有限公司費用報銷審核流程4.1.2增加費用報銷審批監(jiān)管流程建立財務(wù)報銷月清查、季匯報、年度總結(jié)制度，每月財務(wù)部匯總形成本月開支情況報告交副經(jīng)理審核，每季度匯總后交由總經(jīng)理審核，年度開會通報各部門本年度報銷情況，與上年同期進行相比較，進行總結(jié)分析。4.1.3規(guī)范費用審批限額對副經(jīng)理財務(wù)審批額度進行規(guī)定，副經(jīng)理只對1萬元以下報銷事項進行簽字審批，1萬元以上均直接交由總經(jīng)理審核，規(guī)定副經(jīng)理每月審批額度為15萬，單筆超過1萬元、月審核超過15萬的事項，均由財務(wù)部直接提交總經(jīng)理審批。4.2費用預(yù)算審批流程4.2.1建立年度預(yù)算審批流程公司年初應(yīng)該由各部門根據(jù)上年度費用支出情況，詳細上報本年度各項支出的預(yù)算，列明較上年度須增加多少，財務(wù)部匯總后制定公司年度預(yù)算計劃，呈報副經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，由財務(wù)部對預(yù)算使用情況進行時時管控。圖4-2皮皮小姐貿(mào)易有限公司年度預(yù)算審批流程4.2.2費用預(yù)算調(diào)劑審批流程針對公司存在人為調(diào)劑報銷內(nèi)容的情況，首先我們應(yīng)完善費用預(yù)算調(diào)整審批流程。公司各部門負責人，按照年初所制定的預(yù)算計劃，合理安排本年度開支，出現(xiàn)某部分預(yù)算超額，需要用其他部門額度、或者需要用本部門其他開支額度的，申請超預(yù)算指標調(diào)劑，報財務(wù)部后由財務(wù)部對照年初該部門上報的預(yù)算計劃審核，是否還有指標可以調(diào)劑，還有指標可調(diào)劑的，報副經(jīng)理審核通過后財務(wù)付款。已經(jīng)沒有指標可以調(diào)劑，超出預(yù)算的，直接報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批通過的，財務(wù)部付款，審批不通過的直接駁回申請。表4-1皮皮小姐貿(mào)易有限公司費用預(yù)算調(diào)劑表申請部門申請時間申請金額超預(yù)算原因部門主管簽字財務(wù)部審核副經(jīng)理審批（預(yù)算內(nèi)）總經(jīng)理審批（預(yù)算外）超預(yù)算部門申請預(yù)算指標調(diào)劑預(yù)算內(nèi)副經(jīng)理審批超預(yù)算部門申請預(yù)算指標調(diào)劑預(yù)算內(nèi)副經(jīng)理審批財務(wù)部審核財務(wù)部審核預(yù)算外總經(jīng)理審批預(yù)算外總經(jīng)理審批圖4-3皮皮小姐貿(mào)易有限公司費用預(yù)算調(diào)整批流程其次，建立預(yù)算使用情況監(jiān)管制度。財務(wù)部對公司各部門的預(yù)算使用情況加強監(jiān)管，避免出現(xiàn)部門之前相互調(diào)劑報銷內(nèi)容的行為發(fā)生，財務(wù)部門建立各部門預(yù)算使用統(tǒng)計表，實時掌握預(yù)算使用情況，及時給總經(jīng)理決策提供參考。4.3項目支出審批流程針對皮皮小姐貿(mào)易有限公司項目支出和日常支出混淆的情況，采取項目支出和日常支出分列預(yù)算，分開報銷，日常部門支出按照圖4-1流程進行審批。實行項目支出單列預(yù)算。在年初各部門制定預(yù)算時，正在實施的項目列出需要繼續(xù)支出的預(yù)算，日常支出單獨預(yù)算，新實施的項目按照圖4-4所列流程進行審批，獲得預(yù)算費用。每一個項目完成后，由所負責的部門對完成的項目支出情況和收益情況進行分析，如何在今后的項目中減少不必要的開支，列出分析報告，各項目組直接相互學(xué)習、相互探討，共同建立更加完善的項目執(zhí)行體系，促進公司業(yè)績增長。圖4-4皮皮小姐貿(mào)易有限公司項目支出審批流程4.4完善預(yù)算考核審批流程將預(yù)算執(zhí)行情況納入年度考核。年底財務(wù)部出具各部門預(yù)算執(zhí)行情況報告，交由公司會議進行分析并進行考核，對沒有超出預(yù)算的部門，總結(jié)提煉使用過程中的好經(jīng)驗、好做法，在全公司進行推廣，對該部門進行獎勵。對超出預(yù)算的部門，分析超出預(yù)算的原因，因市場不可抗力因素等原因?qū)е轮С鲈黾拥模谙履甓阮A(yù)算計劃中做相應(yīng)增加，因管理經(jīng)營不善、對員工操作不當?shù)戎饔^原因造成的超預(yù)算支出，對該部門進行處罰，并且相應(yīng)削減該部門下年度的經(jīng)費預(yù)算。

各部門上報年度預(yù)算計劃書各部門上報年度預(yù)算計劃書財務(wù)部匯總?cè)觐A(yù)算計劃財務(wù)部匯總?cè)觐A(yù)算計劃每季度通報各部門預(yù)算使用情況每季度通報各部門預(yù)算使用情況年終形成預(yù)算執(zhí)行情況報告年終形成預(yù)算執(zhí)行情況報告對預(yù)算執(zhí)行較差的進行分析總結(jié)對預(yù)算執(zhí)行較好部門進行獎勵對預(yù)算執(zhí)行較差的進行分析總結(jié)對預(yù)算執(zhí)行較好部門進行獎勵管理不善造成預(yù)算超標的部門處罰對確屬正常增長的下年度增加預(yù)算管理不善造成預(yù)算超標的部門處罰對確屬正常增長的下年度增加預(yù)算圖4-5皮皮小姐貿(mào)易有限公司預(yù)算執(zhí)行情況考核審批流程5設(shè)計方案實施效果針對皮皮小姐貿(mào)易有限公司財務(wù)收支存在的問題，通過完善費用報銷審批流程、規(guī)定簽批限額、建立年度預(yù)算、增設(shè)指標調(diào)劑審批流程，完善項目支出審批流程，將預(yù)算執(zhí)行情況納入年終考核，力爭實現(xiàn)預(yù)算控制貫穿公司整個的運營，使公司的內(nèi)控機制更加完善，運營得以有更多可參考數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)公司運營效益穩(wěn)步提升。參考資料[1]朱秀梅.大數(shù)據(jù)、云會計下的企業(yè)全面預(yù)算管理研究[J].會計之友.2018