吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計目錄1吉林龍德醫(yī)藥有限公司基本情況 吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設(shè)計1吉林龍德醫(yī)藥有限公司基本情況吉林龍德醫(yī)藥有限公司注冊于1999年01月22日，位于長春市經(jīng)濟開發(fā)區(qū)常德路專用車產(chǎn)業(yè)園,注冊資本為200萬，法定代表人是劉亞芝，屬于小規(guī)模企業(yè)。該公司是一家醫(yī)藥中間體公司，主要經(jīng)營中成藥、化學藥制劑、抗生素、醫(yī)療器械、消殺品、保健品、預包裝食品、日用品、化妝品、保健用品銷售。下圖為公司部門結(jié)構(gòu)：圖1吉林龍德醫(yī)藥有限公司部門結(jié)構(gòu)圖醫(yī)藥中間體利潤率較低，必須不斷研制發(fā)明新產(chǎn)品或不斷改進生產(chǎn)工藝，才能保持較高的生產(chǎn)利潤，公司自注冊以來不斷改進自身生產(chǎn)革新，逐漸發(fā)展壯大，但隨著公司不斷發(fā)展，人員和業(yè)務額的不斷增長，管理費用的支出也存在日益增加的趨勢，要實現(xiàn)盈利的持續(xù)增長，管理費用的控制便成了整個公司管理工作的重中之重。2吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費用控制制度現(xiàn)狀分析管理費用是企業(yè)行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動而發(fā)生的各種費用，在公司發(fā)展中扮演著重要角色。如果管理費用控制出現(xiàn)問題，會嚴重妨礙公司發(fā)展進程，而要想找出公司目前所面臨的管理費用控制問題就必須先了解公司現(xiàn)狀，下面是吉林龍德醫(yī)藥有限公司的現(xiàn)狀分析。2.1吉林龍德醫(yī)藥有限公司主營業(yè)務收入和管理費用走勢圖2龍德藥業(yè)公司近三年主營業(yè)務收入和管理費用單位：萬元從圖2可以看出，該公司主營業(yè)務收入三年來呈下降趨勢，而管理費用不但沒有明顯下降，還深受物價上漲、工資提高、員工浪費行為等綜合因素影響。2020年管理費用比2019年明顯上升，管理費用占主營業(yè)務收入的比例從2019年的35%上升到2020年的41.1%。2019年龍德醫(yī)藥有限公司主營業(yè)務收入較2018年收入有所下降，但管理費用支出方面也明顯下降，說明公司2018-2019年對管理費用的控制在合理范疇，但2020年管理費用支出大大增多，主營業(yè)務收入?yún)s沒有任何好轉(zhuǎn)，這側(cè)面反映了公司內(nèi)部的管理費用控制制度出現(xiàn)諸多問題。2.2吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費用明細表1吉林龍德醫(yī)藥有限公司2020年管理費用明細表單位：元項目支出占比工資1007687.535.05%辦公費1109753.86%差旅費565512.519.67%水電費27312.50.95%其他1163512.540.47%合計2875000100%湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計由表1可以看出在吉林龍德醫(yī)藥有限公司的管理費用支出中，占大比例的明細科目工資支出占35.05%、差旅費支出占19.67%。而占小比例的明細科目辦公費支出占3.86%，水電費支出占0.95%。表2吉林龍德醫(yī)藥有限公司2018-2020年差旅費預算和實際支出對比單位：萬元年份預算資金總額實際支出年計劃超額2018年4852.54.52019年5054.74.72020年5156.65.6由表2可看出公司差旅費2018-2020年全年預算年計劃超額為4.5萬、4.7萬、5.6萬，且超支部分呈現(xiàn)遞增趨勢。表3吉林龍德醫(yī)藥有限公司辦公費2018-2020年計劃和實際支出單位：萬元年份計劃支出實際支出超支數(shù)額2018年6712019年6932020年711.14.1由表3可看出公司辦公費2018-2020年實際支出大于計劃支出且超額部分逐年上漲。從以上3個圖表來看吉林龍德醫(yī)藥有限公司出現(xiàn)這種狀況的因素有：公司發(fā)展過程中領(lǐng)導層在對管理費用一些項目的決策存在誤區(qū)，并且該公司招募員工時對員工要求不高，也沒有安排相應的培訓課程，有些員工自我管理意識薄弱，從而出現(xiàn)了不必要的資源浪費，使得管理費用增多。2.3吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費用控制制度現(xiàn)狀吉林龍德醫(yī)藥有限公司設(shè)有財務部、銷售部、生產(chǎn)部和行政部四個部門，這些部門由兩位股東分別擔任負責人，所有重要決定均由兩位股東商議后做出決策。針對管理費用的支出，公司做出了一系列制度方案，公司對于所有費用支出制定了制度規(guī)章，其中差旅費報銷和辦公用品采購的規(guī)章較為簡略不夠全面，只規(guī)定了差旅費的簡單報銷規(guī)章，辦公用品采購也沒有嚴謹?shù)囊蟆Ｔ摴镜呢攧詹块T只設(shè)有出納和會計兩個分部，出納一人和會計兩人，使用的核算方式也較為簡單，故在進行管理費用核算時或多或少會出現(xiàn)因核算方法簡單而產(chǎn)生不必要的財產(chǎn)損失。公司在招聘員工往往只關(guān)注員工的職業(yè)素養(yǎng)而忽略員工本身的行為素質(zhì)，公司部分員工素質(zhì)不高。3吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費用控制制度存在的問題對吉林龍德醫(yī)藥有限公司進行現(xiàn)狀分析后，我們不難發(fā)現(xiàn)該公司的管理費用控制制度存在許多問題和漏洞，為更好的幫助公司優(yōu)化管理費用控制制度，下面先來逐個分析問題。3.1差旅費管理制度不完善由表2看出龍德醫(yī)藥差旅費2018-2020年全年預算年計劃超額為4.5萬、4.7萬、5.6萬。超支部分呈現(xiàn)遞增趨勢。2020年差旅費支出為565512.5元，占管理費用支出總費用的19.67%。作為非日常支出明細賬目占比較高，這反映了公司諸多問題。龍德醫(yī)藥在制定差旅費報銷管理制度時，借鑒了其他小規(guī)模企業(yè)的規(guī)定，公司體系不成熟，以至于在制定規(guī)章時多有缺漏：第一，公司沒有對差旅費相關(guān)制度做出明確規(guī)定，例如：不同職位員工在出差時住宿費報銷標準未分明；員工出差時去往不同地區(qū)所乘交通報銷標準不明確；員工出差時伙食補助標準不明確。第二，公司報銷管理制度不完善，公司的財務人員較少，且對違規(guī)報銷的現(xiàn)象不夠重視。出差時，有些職工會讓商家開出虛假發(fā)票，如將伙食費增加到住宿費等方式來增加報銷單上的金額。這些鉆財務漏洞的方式讓財務部門難以辨別，導致差旅費報銷金額增加。3.2辦公費管理存在漏洞2018年吉林龍德醫(yī)藥有限公司辦公費支出為110975元，占管理費用總支出的3.86%，這個信息側(cè)面透露出公司內(nèi)部的一些問題。通過表3可以得知吉林龍德醫(yī)藥有限公司2018-2020年辦公費逐年增加，不難看出公司員工在辦公用品采購等方面存在漏洞。第一，員工在購買辦公用品時沒有貨比三家，也沒有重視物品質(zhì)量，以致辦公用品損壞速度快，經(jīng)常需要維修或換新，如此惡劣循環(huán)更加劇了辦公費的增長；第二，部分參與采購的員工借機占公司便宜，聯(lián)合商家以次充好，從中賺取差價，辦公用品質(zhì)量不好使用壽命也就短暫；第三，有些員工在使用辦公用品時不注意保護，如沒有合理使用打印機、計算機等，這加速了辦公用品的損傷進程；第四，部分員工對于易消耗物品不珍惜，如材料紙、筆等，多次重復領(lǐng)用，增加了費用支出。3.3缺乏完善的管理費用核算體系由于該公司財務部門僅有三人且目前使用的管理費用核算方法比較簡單，故吉林龍德醫(yī)藥有限公司在管理費用的核算工作上存在很大問題。吉林龍德醫(yī)藥有限公司費用的核算方法存在低估籌資成本、高估投資收益的現(xiàn)象，有時會發(fā)生生產(chǎn)部門和管理費用的成本支出界限不清的問題，由于企業(yè)消耗的材料費用以及相關(guān)工作人員的薪資是分期計入管理費用的，現(xiàn)行的管理費用核算方法不能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進行準確的分析和計算，從而會產(chǎn)生不必要的風險和財產(chǎn)損失，進而降低企業(yè)管理費用控制工作的工作質(zhì)量及工作效率。3.4員工自我管控意識薄弱龍德醫(yī)藥2020年水電費、辦公費以及修理費支出分別為27312.5元、110975元和20125元，這些較大的費用支出側(cè)面反映了龍德醫(yī)藥的員工存在不節(jié)約的現(xiàn)象。員工出現(xiàn)浪費水電費，占公司小便宜現(xiàn)象的根本原因是員工自我管理意識薄弱、素質(zhì)不高且缺乏對公司的歸屬感，從而對待公司事務不上心，只關(guān)注個人利益而忽視集體利益，嚴重缺失集體榮譽感，在面對狀況時總以自身為優(yōu)先。同時，領(lǐng)導層也不重視這種現(xiàn)象，沒有安排培訓或講座提高員工的自我管控意識和對公司的歸屬感。要知道，團結(jié)才是力量，要想經(jīng)營好一家企業(yè)、要想公司持續(xù)發(fā)展、要想公司做大做好，公司各崗位，各員工的合作必不可少，所以加強員工的自我管控意識和對公司的歸屬感是當務之急。4吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設(shè)計管理費用控制制度的優(yōu)化不僅能提高企業(yè)整體運行效率；還能增加企業(yè)盈利能力；完善企業(yè)內(nèi)部的財務管理。分析完吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費用控制制度存在的問題后，我將對該公司的管理費用控制制度的對應問題逐一提出優(yōu)化設(shè)計方案。4.1差旅費報銷制度優(yōu)化針對差旅費報銷制度不完善的情況，可以采取以下優(yōu)化措施。（1）制定嚴格的報銷制度，明確差旅費各項標準。表4住宿費報銷標準單位：元地區(qū)職位經(jīng)濟特區(qū)直轄市省會城市縣級市總經(jīng)理實報實銷部門經(jīng)理550450350200普通員工300300300200公司員工出差住宿時，按地區(qū)和職位不同，嚴格按照表4住宿費報銷標準執(zhí)行。表5一日伙食費報銷標準單位：元地區(qū)職位經(jīng)濟特區(qū)直轄市省會城市縣級市總經(jīng)理實報實銷部門經(jīng)理150150120100普通員工12012010080公司員工出差時，按地區(qū)職位不同，遵循伙食報銷標準，不鋪張浪費。表6交通費報銷標準單位：元交通工具職位飛機火車高鐵汽車總經(jīng)理商務艙商務艙軟臥實際報銷部門經(jīng)理經(jīng)濟艙二等座軟臥實際報銷普通員工需申請二等座軟臥實際報銷出差時，普通員工需搭乘飛機出行的需先向領(lǐng)導申請，申請通過后搭乘經(jīng)濟艙出行。（2）出差人員在外出差時需要延期或者提前返回公司時需要提前進行說明，并經(jīng)過部門領(lǐng)導審核同意之后，才能核實報銷；（3）加強審核，對報銷差旅費的員工上交的證明發(fā)票的真?zhèn)芜M行審核；（4）建立懲罰制度，對于上報虛假信息的員工以及包庇他的人進行罰款并扣除當月獎金。4.2建立完善的辦公費管理控制制度為減少辦公費的損失，管理制度可優(yōu)化以下幾點：（1）明確辦公用品購買的規(guī)格和品質(zhì)，員工采購辦公用品時必需確認物品是否符合公司要求標準，不符合的不予以報銷，如下圖：投入使用符合標準制定辦公用品采購標準財務部審核是否符合標準投入使用符合標準制定辦公用品采購標準財務部審核是否符合標準不予以報銷，要求員工重新購買不予以報銷，要求員工重新購買員工按標準購買不符合標準“貨比三家”確定最終商家員工按標準購買不符合標準“貨比三家”確定最終商家圖3吉林龍德醫(yī)藥有限公司辦公用品采購優(yōu)化流程圖（2）員工相互監(jiān)督，如他人有蓄意破壞公共用品的行為可以向領(lǐng)導層進行檢舉揭發(fā)，予以現(xiàn)金獎勵；（3）易損壞物品加強保管，如計算器，打印機用完后記得關(guān)閉，不要持續(xù)通電以致物品壽命減少；（4）加強員工的節(jié)約意識，對于易消耗物品如紙，筆節(jié)省使用。4.3完善企業(yè)管理費用核算方式為完善企業(yè)核算方式，以下方法可以作為參考：（1）企業(yè)投資活動直接相關(guān)聯(lián)的諸如評估、審計、咨詢費等費用可以計入投資收益或者單獨以投資支出項目進行核算，而不用通過管理費用核算；（2）保證核算工作的獨立性；（3）相關(guān)的工作人員應積極學習國外先進的管理費用核算方式；（4）可以采用作業(yè)成本法等方法進行核算，將生產(chǎn)部門和管理部門劃清界限，相關(guān)的費用單獨核算，減少核算工作中不必要的風險和損失。企業(yè)管理費用核算的完善能從根本上提高企業(yè)管理費用控制工作的工作質(zhì)量和工作效率，進一步促進企業(yè)發(fā)展壯大。4.4加強員工自我管控意識員工自我管控意識薄弱的根本原因是素質(zhì)不高，對公司沒有歸屬感，管理層應該重視員工素質(zhì)的培養(yǎng)，以下方法可以借鑒：（1）設(shè)置獎罰機制，員工之間相互監(jiān)督，損壞公物者罰款、檢舉揭發(fā)者獎勵；（2）管理層召開會議時多強調(diào)管控意識，讓員工意識到自我管理的重要性，提高其責任心；（3）請專門的培訓公司，通過講座、培訓的方式加強員工自我管理、責任心和團隊凝聚力。5總結(jié)企業(yè)管理費用是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中所產(chǎn)生的支出，是期間費用的重要組成部分。通過對吉林龍德醫(yī)藥有限公司管理費用控制制度的分析，我發(fā)現(xiàn)該公司存在廣告費用過高、差旅費管理制度不完善、辦公費管理存在漏洞、缺乏完善的管理費用核算體系、員工自我管控意識薄弱等問題。針對這些問題，我為吉林龍德醫(yī)藥有限公司關(guān)于管理費用控制制定優(yōu)化提出了具體措施：減少廣告費用的投入、差旅費報銷制度優(yōu)化、建立完善的辦公用品采購制度、完善企業(yè)