湖南忘不了服裝有限公司應付賬款管理優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計湖南忘不了服裝有限公司應付賬款優(yōu)化設(shè)計湖南忘不了服裝有限公司概況湖南忘不了服裝有限公司簡介湖南忘不了服裝有限公司主要生產(chǎn)西裝、羽絨服、風衣以及各類紡織品，是我國最早的服裝生產(chǎn)公司，同時，也是中國服裝生產(chǎn)行業(yè)的百強公司，創(chuàng)建于1985年5月。服裝公司的產(chǎn)品優(yōu)勢是實現(xiàn)了產(chǎn)品一體化的創(chuàng)新模式，面料也環(huán)保、透氣，時尚，工藝非常精湛并且嚴謹，樣式在西裝格調(diào)的基礎(chǔ)上，微妙的融入了時髦和休閑元素，質(zhì)量也是受到了大眾的一致好評，同時，讓客戶有不一樣的試穿搭配效果以及客戶購買體驗，還專門給客戶提供免費的熨燙服務(wù)。圖1湖南忘不了服裝有限公司全貌湖南忘不了服裝有限公司部門結(jié)構(gòu)湖南忘不了服裝公司主要由七個部門構(gòu)成，其中董事長和總經(jīng)理主要是負責領(lǐng)導公司的經(jīng)營活動。研發(fā)部主要負責設(shè)計能在市場上立足的新產(chǎn)品以及滿足客戶的個性化需求。采購部負責制定采購計劃，根據(jù)采購部的采購目標要求和實際材料的需要，進行預算和控制采購成本。生產(chǎn)部按照研發(fā)部圖紙和相關(guān)要求來進行生產(chǎn)，確保產(chǎn)品符合標準。財務(wù)部負責公司日常開支和資金管理活動，制定財務(wù)管理預算和決策方案。物流部主要負責貨物的到達和配送，加強控制和減少物流成本。廣告部擔任公司產(chǎn)品的宣傳任務(wù)，負責把公司產(chǎn)品推銷出去，招攬更多的顧客前來購買。銷售部負聯(lián)系客戶，建立客戶相關(guān)資料的檔案，為了更好的了解市場行情，還需定期的進行市場調(diào)研，并且采集市場行情的相關(guān)信息，按照市場行情分析市場的發(fā)展趨勢，做好下一步的銷售計劃。詳圖如圖2所示圖2湖南忘不了服裝有限部門結(jié)構(gòu)湖南忘不了服裝有限公司財務(wù)部門結(jié)構(gòu)財務(wù)部首先依據(jù)公司的會計的規(guī)章制度建立完善的會計體系，及時精確依據(jù)原始憑證登記入賬，其次負責為公司的正常運轉(zhuǎn)籌集所需資金，進行合理高效的資金分配，再其次擔任制定公司的成本管制方案，向各部門下達指標成本，并且監(jiān)督成本的開銷范疇，最后財務(wù)部負責公司的日?，F(xiàn)金收支及應付賬款等工作的監(jiān)督、檢查、評價公司的內(nèi)部控制管理制度，若存在重大管理問題應提出改進建議。詳細結(jié)構(gòu)如圖3所示圖3湖南忘不了服裝有限公司財務(wù)部門結(jié)構(gòu)湖南忘不了服裝有限公司應付賬款管理現(xiàn)狀公司對應付賬款管理不夠重視公司目前的現(xiàn)狀是沒有從內(nèi)部控制來進行應付賬款管理，沒有把應付賬款的管理工作當成公司的重要任務(wù)來執(zhí)行并且監(jiān)督，總體來說公司對應付賬管理不夠注重。隨著服裝公司的規(guī)模逐步擴展，公司業(yè)務(wù)的單子不斷增加，公司應付賬款管理缺乏控制政策和相關(guān)規(guī)范程序，而且公司的人員執(zhí)行力度也遠遠不夠，因此，公司應付賬款會出現(xiàn)各種各樣的混亂情況以及工作人員胡亂行使職權(quán)，導致公司造成經(jīng)濟損失并且給公司內(nèi)部控制的正常運行產(chǎn)生嚴重的影響，要改善這種混亂的局面，必須要重視應付賬款管理工作進而按照公司相關(guān)規(guī)定和應付賬款管理流程的要求進行應付賬款的管理工作。應付賬款存在選擇性付款問題服裝公司的應付賬款能依照與供應商合同商定日期一次性全額付款這種情況是很少能做到的。流動資金是保證公司正常運作的基礎(chǔ)，如果沒有足夠的資金支持很難維持生產(chǎn)經(jīng)營，所以公司需要時刻考慮資金是否足夠的問題，在實際工作中，當公司遇到嚴重的經(jīng)濟危機時，即便公司以前的資金周轉(zhuǎn)情況較好或者當公司面對資金運作困難時，都會存在供應商來服裝公司催款的狀況。當公司面臨經(jīng)濟危機時，供應商的貸款無法及時全部償還，公司會存在應付賬款選擇性付款的問題，這時管理者要全面考慮供應商哪筆賬款優(yōu)先付，哪筆賬款延后付以及應該在什么時候付才是最好的時機等問題都是公司管理者需要優(yōu)先決策好的問題。公司應付賬款不及時支付的現(xiàn)狀隨著服裝公司的采購訂單增多，公司人員在購置生產(chǎn)所需物資時與供應商簽訂采購合同，合同中明確規(guī)定應付賬款具體支付款項的商定日期或采取分期付款。服時裝公司可能在某個經(jīng)濟困難時期或者財務(wù)人員沒有及時付款，還會找其他的理由來推遲償還賬款的時間，例如，相關(guān)負責人在外地出差、公司近期資金周轉(zhuǎn)困難等理由來拖延付款時間，因此供應商可能會在以后的交易過程中認真考慮服裝公司的信譽情況，若服裝公司的信用不好，這樣會嚴重造成公司與供應商的正常合作交易關(guān)系，從而降低了公司的自身信譽，進而會影響服裝公司的正常運轉(zhuǎn)。應付賬款舞弊行為公司會為了自身的經(jīng)濟利益可能掩蓋一些違法收入或者不正當?shù)氖杖?，從而達到減輕稅負的目的，會計人員就會在收取現(xiàn)金或者收取支票時，同時對應付賬款進行掛賬處理，這樣會導致應付賬款單據(jù)與實際支付的金額不相符，從而造成公司應付賬款存在長期掛賬的現(xiàn)象。還有一些情況是公司為了將本年實際營業(yè)利潤的金額收入虛報給稅務(wù)管理單位，通常會采取虛列應付賬款的方法，增加公司虛假的費用項目，進而吞并相關(guān)利潤侵占私有資產(chǎn)，從而使公司在繳納稅費時虛報實際營業(yè)利潤并達到減輕稅負的目的。公司可能還會存在公司不法人員通過處理銷貨退回故意不沖銷應付賬款來貪污公司大筆貸款等情況的發(fā)生，從而造成個人舞弊等現(xiàn)象。湖南忘不了服裝有限公司應付賬款管理的問題應付賬款缺乏完善的內(nèi)部控制從公司結(jié)構(gòu)的整體來看，服裝公司在一定程度上缺乏內(nèi)部控制管理，從而造成應付賬款的問題隨之增多，由于內(nèi)部控制制度不完善，貪念較大的會計人員利用自己的職務(wù)權(quán)力侵吞公司部分的現(xiàn)金折扣和相關(guān)費用。再者生產(chǎn)部門沒有及時通知采購部采購原料，在缺少相關(guān)特殊材料時，采購人員在采購物資前沒有對供應商單位的盈利情況及公司規(guī)模進行詳細分析，容易出現(xiàn)盲目采購，私人吞噬公司利益等情況發(fā)生。當貨物采購完以后貨物到達驗貨入庫，驗貨人員沒有及時與財務(wù)部門進行溝通并上交入庫單，造成財務(wù)人員付款出錯損害公司利益，相關(guān)負責人各自推卸責任，導致公司無法對應付賬款的實際支付情況進行跟蹤。因此，造成采購成本增加，員工不負責任及工作效率低下等狀況，進而影響公司的經(jīng)濟利益。應付賬款缺乏核對制度公司在日常工作中，由于公司應付賬款缺乏嚴格的核對制度，會計人員工作不到位沒有及時對公司的應付賬款付款憑證進行定期核對，又或者公司內(nèi)部應付賬款核對完成后，公司負責人沒有及時與供應商單位付款憑證進行核對及溝通，從而導致公司的定期核對制度管理出現(xiàn)問題。還有的情況就是核對標準不明確，核對程序不規(guī)范，會計人員可能對核對制度工作不夠重視，沒有及時嚴格核對采購貨物的采購發(fā)票和實際數(shù)量，會計人員以少報多，以次充好，導致公司不法人員出現(xiàn)貪污吞并資金等現(xiàn)象。還有就是供應商當時并沒有提供發(fā)票，相關(guān)工作人員也不以為然，當會計工作人員進行賬戶清理核查的時候，遺漏的原始憑證沒有進行核對處理，導致會計信息失真等情況，從而給公司帶來了不必要的經(jīng)濟損失以及核對管理混亂等情況。應付賬款賬務(wù)處理程序不夠完善在日常工作中，會計工作人員可能會因為各種各樣的應付賬款處理不當?shù)膯栴}，就會出現(xiàn)發(fā)票單據(jù)和材料驗收入庫單不相符的情況，第一是賬面金額和實際金額不相符，第二是實際材料數(shù)量和發(fā)票單據(jù)到達公司的時間不相符，在工作中如果根據(jù)這些不準確的發(fā)票入賬，將會造成賬單和入庫單的真實數(shù)據(jù)失真。還有可能因為財務(wù)人員的工作疏忽，沒有及時對賬單進行賬務(wù)處理而導致暫估入賬的情況存在，至今還沒有對應付賬款進行沖銷處理，所以，會計人員在登記入賬時要根據(jù)相符的發(fā)票賬單和入庫單來進行登記，以防止登記入賬信息錯誤造成一系列的賬務(wù)處理問題。應付賬款單據(jù)審核流程不規(guī)范公司應付賬款的業(yè)務(wù)處理單據(jù)越來越多，現(xiàn)有的簡單管理流程已經(jīng)跟不上公司的快速發(fā)展進程，會計人員對應付賬款的單據(jù)審核不夠規(guī)范容易造成漏記審核單據(jù)，應付賬款流程管理過于單一，并且公司缺乏相應的應付賬款單據(jù)審核流程管理制度，這將會造成公司付款單據(jù)混亂，處理不及時會影響公司的運營以及帶來不必要的麻煩。由于單據(jù)審核流程不規(guī)范，遺漏應付賬款單據(jù)，造成公司未能及時支付賬款給供應商，影響到與供應商之間的關(guān)系，造成公司的采購材料出現(xiàn)質(zhì)量問題和材料庫存不足以及免費占有資金的問題，會給公司帶來經(jīng)濟危機，公司信譽也會有所下降，從而影響到公司的生產(chǎn)運轉(zhuǎn)和整體經(jīng)濟利益。因此，服裝公司必須要加強對應付賬款單據(jù)審核流程的管理，避免不必要的經(jīng)濟損失發(fā)生。應付賬款缺乏科學的付款決策流程公司為了節(jié)約采購成本以及節(jié)省人力財力，省去部分應付賬款決策流程，由于采購人員缺乏，采購人員沒有時間提前編制采購計劃安排表，又或者公司會計人員先等供應商來催款時，才與財務(wù)部門人員進行財務(wù)對接，這樣一來付款沒有計劃性，當公司存在少部分金額的付款時或許不會產(chǎn)生較大影響，然而有大筆金額的應付賬款需要支付時，這勢必會增加公司的財務(wù)壓力，若支付決策過程中處理不好，沒有科學的付款決策流程，可能會導致應付賬款在付款時存在重大安全隱患，從而給公司帶來嚴重的經(jīng)濟損失。另外，若沒有與供應商建立良好的合作關(guān)系，可能會失去部分合作關(guān)系良好的供應商，那么部分合作關(guān)系不好的供應商可能會催公司付款，公司無力償還賬款會直接影響公司的正常運轉(zhuǎn)。湖南忘不了服裝有限公司應付賬款管理優(yōu)化設(shè)計優(yōu)化應付賬款內(nèi)部控制為了做好不同職務(wù)工作崗位的相互分離工作，管理人員就要安排不同職位的工作由不同的部門和工作人員負責，各部門與各人員之間做到相互制約與互相監(jiān)督。公司依據(jù)相關(guān)規(guī)定在貨物采購由采購部門負責、貨物驗收由物流部負責、記賬和現(xiàn)金收支由財務(wù)部門負責，這樣不同的部門以及不同的人員是分開完成各自工作便于更好的制約和監(jiān)督。在實際工作中材料物資不足時，是由材料保管部告知采購部，采購部按照材料部的采購要求，與供應商進行詢價比價議價后并簽訂采購合同，待貨物到達后質(zhì)檢部進行檢驗無誤后并及時入庫，會計部門確認材料物資和應付票據(jù)，票據(jù)到期后會計部門提出付款申請，然后財務(wù)部門同意后并付款，最后會計部門辦理付款手續(xù)。所以，應付賬款的每一個環(huán)節(jié)都由不同的部門或者工作人員來負責，這樣不僅能加強對工作人員的管理而且互相監(jiān)督以及各自承擔相應的責任。內(nèi)部分工圖如圖4所示。圖4湖南忘不了服裝有限公司內(nèi)部控制圖優(yōu)化應付賬款的核對制度會計人員在工作過程當中，采購人員提供相關(guān)的原始憑證，會計工作人把憑證的實際金額和發(fā)生時間認真核對，在審核無誤后再根據(jù)原始憑證登記入賬。財務(wù)人員需要定期仔細核對應付賬款單據(jù)和已經(jīng)登記入賬的明細賬是否相符，還要對應付賬款中的單據(jù)實際數(shù)量、金額和時間以及供應商的對賬單進行核對，這樣做到目的是為了防止會計人員漏記、錯記等問題的發(fā)生。同時，還要進一步采取復核制度，這是為了防止財務(wù)人員處理問題不仔細發(fā)生遺漏相關(guān)憑證和部分人的弄虛作假的行為，對于原始憑證和賬單需要進行定期再審核，如有不相符的情況，馬上報告給相關(guān)負責人并及時采取應對措施共同解決問題。最后，在應付賬款所有的款項都已結(jié)清以后，財務(wù)負責人親自簽字確認，并告知對方公司進行確認是否已全部收到公司應付賬款款項。如圖5所示。圖5湖南忘不了服裝有限公司應付賬款核對控制流程圖優(yōu)化應付賬款賬務(wù)處理程序在實際工作中，為了優(yōu)化應付賬款賬務(wù)處理，采購人員把發(fā)生的憑證傳到采購部門，然后采購部門把收到的單據(jù)發(fā)票原始憑證及時送到財務(wù)部門，財務(wù)部門依據(jù)相關(guān)的原始憑證及時進行賬務(wù)處理，在每個月末財務(wù)部門需要再審核一下憑證是否全部都已處理完成。對于已經(jīng)由倉庫部門驗收的物資，但是采購發(fā)票還遲遲未收到的情況，根據(jù)公司部門的相關(guān)規(guī)定把采購部門提供的單據(jù)先暫且入賬，待采購發(fā)票收到后再由會計人員進行沖銷賬務(wù)處理。同時，還需要把公司相關(guān)部門的原始憑證送到財務(wù)部，財務(wù)部門應認真檢查是否有遺漏的原始憑證沒有進行相應的應付賬款賬務(wù)處理，若此類情況存在應及時進行賬務(wù)處理。詳圖如圖6所示。圖6湖南忘不了服裝有限公司應付賬款賬務(wù)處理流程圖規(guī)范應付賬款單據(jù)審核流程應付賬款會計人員根據(jù)供應商提供的單據(jù)進行單據(jù)審核流程，待審核通過后，會計人員及時將應付賬款申請單填寫完整交給會計負責人核對審批，會計負責人將應付賬款申請單認真審核無誤并且審批后，再轉(zhuǎn)交給財務(wù)經(jīng)理審批，最后再將申請單交給財務(wù)總監(jiān)批準。待全部工作審核無誤后，出納會計將會收到財務(wù)部傳來的付款審批的付款申請單，若采用現(xiàn)金支付賬款，出納會計審核無誤后進行付款并加蓋本單位現(xiàn)金已付章，同時讓領(lǐng)款人親自在付款申請單上簽字。若是采用銀行支付賬款，出納會計仔細核對付款金額及對方單位賬號無誤后付款并且及時去銀行打印付款回執(zhí)單。會計人員依據(jù)供應商單據(jù)支付款項的原始憑證編制付款記賬憑證，及時更新檢查實際支付金額與單據(jù)金額是否相一致，并且每月應編制應付賬款賬齡分析表以及各種財務(wù)報表等，再由公司管理人員分析各種報表作出最優(yōu)的決策方案。單據(jù)流程圖如圖7所示。圖7湖南忘不了服裝有限公司應付賬款單據(jù)審核流程圖對于服裝公司在付款方面存在不及時支付款項的情況，公司應設(shè)立應付賬款的信用管理體系，使會計工作人員及時對供應商進行付款，并及時處理相應的應付賬款賬單，提升公司信譽，如圖8所示。首先，在公司建立一個應付賬款信用部門，然后根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定制定各種信用準則的規(guī)章制度。然后再選拔適合相關(guān)崗位工作的人員，應優(yōu)先考慮業(yè)務(wù)能力較強，對工作充滿了熱情，并且責任心強的會計人員來負責管理日常的應付賬款工作，工作人員要具備夯實的專業(yè)知識和多年的工作經(jīng)驗，并且熟練的掌握財務(wù)軟件的人員。公司還要安排相關(guān)的培訓人員的工作，只有把培訓工作做好，才能發(fā)現(xiàn)工作人員自身所適合的工作崗位，相關(guān)人員才能及時適應工作，才能更好的發(fā)揮工作人員的潛能及特長。除外，還應建立對工作人員的獎懲制度，對于較完美的完成工作和誠信最好的工作人員進行嘉獎。對于經(jīng)常違反公司規(guī)定制度的人進行懲戒。信譽是公司的一種無形資產(chǎn)，信譽好的公司將會有更多的供應商與之合作，從而使公司正常生產(chǎn)產(chǎn)品，還有可能供應商在公司面臨危難之時幫助公司渡過難。因此公司應注重營造良好的文化氛圍，切實維護公司信譽。 圖8湖南忘不了服裝有限公司信用體系圖優(yōu)化付款決策流程服裝公司采購人員應根據(jù)公司的產(chǎn)品銷售情況來制定生產(chǎn)單位的生產(chǎn)計劃，并且編制當期采購計劃，貨物到庫后及時進行檢驗，負責人將材料入庫單、采購發(fā)票送到采購部門，財務(wù)部門審核無誤后會按照采購部門簽訂的合同以及公司的流動資金情況來進行付款。同時，供應商愿意給公司提供優(yōu)惠政策，公司會優(yōu)先考慮對供應商進行付款，這樣供應商就會出于對服裝公司的信任，愿意賒銷貨款或者貨物給公司，甚至會在未來的業(yè)務(wù)中可以提供更多的優(yōu)惠政策，這樣一來可以與供應商建立長期的良好合作關(guān)系，從而提升服裝公司的競爭力。因此，公司結(jié)合自身實際情況進行物資采購，并制定符合公司付款決策流程。圖9湖南忘不了服裝有限公司付款決策流程圖根據(jù)圖9，服裝公司在實際的付款決策流程中從公司的現(xiàn)狀、應付賬款特點、供應商特點進行綜合的考慮，并且全面地分析出應付賬款決策的影響因素。同時，可對每個不同的特點給予特定的分值，在每一筆應付賬款進行付款時公司負責人員進行打分評價，對供應商評分最高的進行優(yōu)先付款。結(jié)語通過對湖南忘不了服裝有限公司應付賬款管理的優(yōu)化設(shè)計，公司完善了應付賬款內(nèi)部控制和應付賬款核對制度，也優(yōu)化了付款決策流程等方法提升了公司內(nèi)部管理水平，實現(xiàn)合理分配采購資金、降低采購成本、降低公司的管理成本，有利于公司的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。同時，在應付賬款管理過程中，公司人員分工制度使工作人員更加負責，各部門也得到了有效的制約和監(jiān)督，促進了各部門與人