湖南省益陽金太陽超市簽訂采購合同流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1單位簡介 湖南省益陽金太陽超市簽訂采購合同流程設(shè)計1單位簡介湖南省益陽金太陽超市地處益陽市桃花侖西路,是益陽市目前商品品種較為齊全的購物超市。湖南省益陽金太陽超市主要出售煙酒、電器、食品、材料、水果、雜貨等差不多萬種貨品,給逐漸踏入小康的中國大大小小家庭誠摯地提供了"新鮮、便利、時尚、超值"的高品質(zhì)商品和優(yōu)質(zhì)服務(wù),我們勵志于成為廣大市場顧客所青睞的大商場，并且將接收到的好評進(jìn)行整理，為此目標(biāo)而不斷奮斗。近年來,此超市依據(jù)市場的供應(yīng)需求投入了大量的資金支持,進(jìn)行裝修和整頓。超市的形象更加乾凈、更加簇新、更加雅觀、更加的安閑,這為全市的人民，構(gòu)建和打造了一個非常好的購物環(huán)境。超市一直秉承"顧客便是我們的上帝、善待廠商就是善待我們自己、員工就是家人而不能虧待"和"不停地改變到完美"的經(jīng)營理念,積極改革,創(chuàng)新不止,吸收借鑒國內(nèi)外的,結(jié)合零售行業(yè)的市場狀況以及大眾的消費特點,不斷地完善和提煉升華,創(chuàng)始了融合式經(jīng)營發(fā)展的新模式,確定了獨特的品牌優(yōu)勢。長久以來,超市將最優(yōu)質(zhì)的商品以最低的價格,最好的服務(wù)提供給廣大顧客,傾心培育,合力打造新鮮、便利、時尚和超值的企業(yè)形象。超市從開業(yè)揭牌到如今,以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、良好的信譽、完善的售后服務(wù)贏得了群眾的關(guān)注和厚愛。在日常經(jīng)營中,以人為本,關(guān)愛員工,注重安全生產(chǎn)和勞動保護(hù)?？偨?jīng)理總經(jīng)理 店長防損部人事行政部采購部財務(wù)部長店長防損部人事行政部采購部財務(wù)部采購部經(jīng)理財務(wù)部經(jīng)理采購部經(jīng)理財務(wù)部經(jīng)理圖SEQ圖\*ARABIC\s11湖南省益陽金太陽超市部門結(jié)構(gòu)圖2湖南省益陽金太陽超市簽訂采購合同流程設(shè)計門店店長盤點庫存結(jié)合實際需求，填寫采購清單門店店長盤點庫存結(jié)合實際需求，填寫采購清單采購員根據(jù)采購清單制定采購計劃采購員根據(jù)采購清單制定采購計劃采購部經(jīng)理審核采購計劃采購部經(jīng)理審核采購計劃不同意 同意 采購部人員擬定采購合同采購部人員擬定采購合同總經(jīng)理審核采購合同總經(jīng)理審核采購合同 不同意同意采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同 財務(wù)部經(jīng)理在合同上蓋章并留存歸檔備案財務(wù)部經(jīng)理在合同上蓋章并留存歸檔備案 圖2湖南省益陽金太陽超市簽訂采購合同流程設(shè)計圖門店店長盤點庫存結(jié)合實際需求，填寫采購清單2.1門店店長盤點庫存結(jié)合實際需求，填寫采購清單門店店長盤點庫存結(jié)合實際需求，填寫采購清單采購員根據(jù)清單制定采購計劃采購員根據(jù)清單制定采購計劃與市場需求湖南省益陽金太陽超市店長應(yīng)該在盤點日的前兩天填寫采購清單，硬性標(biāo)準(zhǔn)指定店面既不收貨，也不退貨，以此來保證盤點數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。盤點工作應(yīng)當(dāng)在盤點日的白天完成，避免出現(xiàn)不必要的疏漏和失誤。盤點結(jié)束之后，也要做好相關(guān)的工作，比如在盤點地點應(yīng)及時地貼上提醒條例，不再推翻上貨。清點開始后并不是對部分商品進(jìn)行分類，要對所有商品要進(jìn)行集中和分類處理，同一單品陳列在不同的位置要集中在一個排面羅列，對于類似商品的同大類商品編碼不合理的要盡量剔開，陳列在不易混淆的地方，倉庫、暫存區(qū)在平時到貨時就應(yīng)按大類推放排列，盤點時，需要再次整理以及歸類，并進(jìn)行一次性盤點。盤點結(jié)束后店長也要根據(jù)銷售的實際情況以及供應(yīng)需求才能填寫洽購清單。準(zhǔn)備季節(jié)性的商品各品類是必要的。例如水果采購，應(yīng)注意什么季節(jié)應(yīng)該采購什么水果，要有選擇的進(jìn)貨，反季商品也要留一點，因為很多人會有這方面的需求。還要根據(jù)消費人群的實際需求以及消費能力來填寫采購清單。例如周邊年輕較多的話，就應(yīng)該多采購年輕人喜歡的商品，飲料，水果之類的商品，反之老年人較多的情況下，就應(yīng)該多采購老年人喜歡的商品，新鮮蔬菜，奶粉麥片，蛋糕果凍之類的商品。采購申請單申請部門：年月日名稱規(guī)格單位庫存數(shù)量申請數(shù)量準(zhǔn)購數(shù)量備注采購說明預(yù)支金額審批意見表SEQ表\*ARABIC1采購申請單采購部經(jīng)理審核采購計劃2.2

采購員根據(jù)清單制定采購計劃采購部經(jīng)理審核采購計劃采購員根據(jù)清單制定采購計劃門店店長盤點庫存結(jié)合實際需求，填寫采購清單采購員根據(jù)清單制定采購計劃門店店長盤點庫存結(jié)合實際需求，填寫采購清單湖南省益陽金太陽超市建成以來一直奉行客戶是上帝，服務(wù)工作必須到位的運營宗旨，保質(zhì)保量的理念經(jīng)營，并且還擁有得天獨厚的地理位置條件，干凈安閑的購物環(huán)境，熱情誠摯的服務(wù)。所以會員人數(shù)和購物人數(shù)一直遙遙領(lǐng)先。所以每天的貨品的銷售量也是很高。因此采購員需要每天對超市現(xiàn)有的庫存做好記錄，能實時掌控超市庫存的數(shù)據(jù)，若發(fā)現(xiàn)商品的安全存量不足時應(yīng)及時列出清單提前交給采購員。此時采購就要根據(jù)銷售數(shù)據(jù)和消費者的目前需求采購商品。做到需要的時候采購所需要的商品，在品種配置上保證品種的有限性。比如說在酷夏季節(jié)的西瓜等，在適當(dāng)?shù)募竞蛱峁┻m當(dāng)?shù)乃贩N；在數(shù)量配置上，既要保證客戶的需求，又要摒絕過剩浪費，從而降低成本，避免庫存過大而造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失；在時間配置上，要保證西瓜生長所需要的時間，摒絕無法按時的供應(yīng)，造成浪費和損失；在質(zhì)量的配置上，保證西瓜的質(zhì)量，拒絕接受爛果跟催熟的西瓜。而且西瓜的種類繁多，有早春紅玉瓜，黃金瓜，麒麟西瓜，沙漠西瓜，無籽西瓜，紅小玉西瓜等，采購員要根據(jù)客戶的喜好自行判斷那個西瓜的采購量，客戶喜歡麒麟瓜就多采購一些，反之不喜歡沙漠西瓜就應(yīng)保證基本需求的前提下適量減少采購量。這樣就能既保證消費者的購物需求，提升消費者對該超市的滿意度，又能讓超市避免沒有意思的浪費造成的經(jīng)濟(jì)損失。這都一個采購員做出的采購計劃中應(yīng)該考慮到的。2.3采購部經(jīng)理審核采購計劃，同意采購計劃并擬定采購合同采購員根據(jù)清單制定采購計劃采購部經(jīng)理審核采購計劃采購部人員擬定采購合同采購員根據(jù)清單制定采購計劃采購部經(jīng)理審核采購計劃采購部人員擬定采購合同 同意湖南省益陽金太陽超市采購負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)就是對采購員的日常工作安排以及采購計劃的審核。采購員將起草好的采購計劃交給采購負(fù)責(zé)人后，采購負(fù)責(zé)人應(yīng)該秉承嚴(yán)格，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ骼砟顚彶椴少徲媱?，對采購計劃進(jìn)行初審。根據(jù)超市的近期的銷售商品的數(shù)據(jù)以及庫存量來確定采購計劃的合理性。也應(yīng)根據(jù)采購合同上的數(shù)量，質(zhì)量，規(guī)格以及商品的價格來判斷采購員有沒有收供應(yīng)商的禮品以及禮金。認(rèn)真審核之后發(fā)現(xiàn)計劃的合理性以及真實性沒有問題，這個時候采購負(fù)責(zé)人就可以將計劃交給總經(jīng)理手中進(jìn)行復(fù)審；如審核中未發(fā)現(xiàn)采購計劃中的真實性以及合理性存在問題之后采購部人員便可初步擬定采購合同了。采購合同的內(nèi)容除了包含雙方單位的全稱、以及法人等一切與公司相關(guān)的信息寫入合同內(nèi)還應(yīng)該包括如下幾點。1）要確定采購物品的種類，物品數(shù)量，物品價格，物品規(guī)格，要具體到某一類物品。2）要注明合同上物品的價格，如果是長期合同還應(yīng)注明價格是否隨市場價格的浮動。3）注明物品的交付方式；交付時間；驗收方式，以及相關(guān)的質(zhì)保內(nèi)容。4）注明合同的違約條款及違約后果。5）合同中還必須注明雙方的地址、聯(lián)系方式以及物品送達(dá)方式。2.4采購部經(jīng)理審核采購計劃，不同意采購計劃采購員根據(jù)清單制定采購計劃采購部經(jīng)理審核采購計劃門店店長盤點庫存結(jié)合實際需求，填寫采購清單采購員根據(jù)清單制定采購計劃采購部經(jīng)理審核采購計劃門店店長盤點庫存結(jié)合實際需求，填寫采購清單湖南省益陽金太陽超市的采購員將采購計劃書交給采購負(fù)責(zé)人后，采購負(fù)責(zé)人必須根據(jù)超市的銷售數(shù)量、庫存數(shù)量、市場需求、商品價格等條件進(jìn)行嚴(yán)密的審查。當(dāng)采購負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)采購計劃書中存在一定問題的時候，就應(yīng)該立即與制定采購計劃書的采購員進(jìn)行及時的對接與溝通，指出采購計劃書中存在的問題與不足。不完善的采購計劃書不僅會導(dǎo)致超市產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)損失，甚至?xí)Τ械男蜗螽a(chǎn)生不利的影響。所以采購負(fù)責(zé)人就應(yīng)將采購計劃書打回采購員手中從新制作采購計劃。采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同總經(jīng)理審核采購合同2.5總經(jīng)理審核采購合同 采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同總經(jīng)理審核采購合同采購部人員擬定采購合同采購部人員擬定采購合同湖南省益陽金太陽超市的總經(jīng)理在收到采購合同之后會最后對采購合同進(jìn)行審核，在合同會簽單上簽字，簽字后總經(jīng)理會再次將采購合同和合同會簽單傳遞給財務(wù)部經(jīng)理。當(dāng)水果部的采購人員將采購合同和合同會簽單提交給財務(wù)部經(jīng)理之后，直到合同審核通過蓋章，都是在總公司操作。除了總經(jīng)理審核簽字，需要總經(jīng)理將采購合同和合同會簽單傳遞給財務(wù)部經(jīng)理外，在整個過程中就沒有其他人參與。而減少人員的參與，就在一定程度縮小了合同出現(xiàn)問題的可能性，這樣也就減少了財務(wù)助理或者特殊情況下其他人的參與從而提高了辦事的效率。總經(jīng)理審核采購合同2.6采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同總經(jīng)理審核采購合同財務(wù)部經(jīng)理在合同上蓋章并留存歸檔備案采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同財務(wù)部經(jīng)理在合同上蓋章并留存歸檔備案采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同湖南省益陽金太陽超市的采購員制定了采購之后，應(yīng)該根據(jù)需要采購的物品來選擇合適的供應(yīng)商。超市企業(yè)想要銷售商品和獲得利潤，恰當(dāng)?shù)墓?yīng)商是第一步。為確保能夠完美實現(xiàn)這一個目的，超市的采購部門必須在供應(yīng)商的選擇上做好充足的準(zhǔn)備，除了對供應(yīng)商的信譽情況進(jìn)行了解后，還要對供應(yīng)商進(jìn)行實地的勘察。同時商品品質(zhì)良莠不齊，供應(yīng)商數(shù)量不對，商品的成本價格無法使大眾接受都會變成商品無法正常銷售出去的重要因素，甚至?xí)绊懻麄€超市在消費者中的形象，所以選擇供應(yīng)商時要除了要注意商品物品本身的品質(zhì)；還應(yīng)該注意供應(yīng)商的采購數(shù)量、價格優(yōu)勢、付款條件以及售后問題。最后擇優(yōu)選擇能建立長期合作的供應(yīng)商進(jìn)行價格的商討。簽訂合同應(yīng)注意以下幾點：1)合同上的商品名稱、規(guī)格、數(shù)目、單品價格、總價、交貨的時間以及地點，須與請購單及決策單所列一致；2)付款辦法依據(jù)買賣雙方合同條例上所標(biāo)注的要求付款，需要確定是一次性付款還是分期付款，如果是分期付款就要注明分期付款的期數(shù)、每期數(shù)額以及付款的條件期限；3)交貨期限延期罰款，交貨地點期限、送達(dá)交驗方式，約定日期交貨或付款的，每天應(yīng)賠償?shù)倪`約金標(biāo)準(zhǔn)，均應(yīng)在合同上明確約定。2.7財務(wù)部經(jīng)理在合同上蓋章并留存歸檔備案財務(wù)部經(jīng)理在合同上蓋章并留存歸檔備案采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同財務(wù)部經(jīng)理在合同上蓋章并留存歸檔備案采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同湖南省益陽金太陽超市采購部與供應(yīng)商簽訂合同后財務(wù)部經(jīng)理審核通過后，會對采購合同進(jìn)行第二階段的審核，調(diào)查該商品前幾個月的購買記錄，判斷物品數(shù)量和采購價格是否合理。確認(rèn)采購合同無誤后在會簽單上簽字并蓋章，再將采購合同和合同簽單提交給總經(jīng)理，之后我們食品部的采購人員就會按這個采購合同上的計劃進(jìn)行采購。采購人員將簽訂的好的采購合同交給財務(wù)部經(jīng)理，財務(wù)部經(jīng)理在進(jìn)行認(rèn)真的核查無誤后，便可在提交的采購合同上簽字并蓋財務(wù)章。然后對采購合同進(jìn)行復(fù)印以及分類，并對分類好的采購合同進(jìn)行留存?zhèn)浒敢约拔募臍w檔。3湖南省益陽金太陽超市簽訂采購合同流程設(shè)計總結(jié)湖南省益陽金太陽超市的采購合同整個流程設(shè)計相對集中，分工也較為明確，這樣有利于管理人員對各級部門的實時管控以及人員調(diào)度。既能保證下級員工應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，大大提高了下級員工的執(zhí)行力，避免員工在工作偷奸耍滑，偷懶不作為，避免了員工在日常工作的積極性不高而影響整個超市的運行效率。還能讓超市員工理解團(tuán)隊合作在工作中的重要性，大大的提高了員工的進(jìn)步，員工們積極緊密聯(lián)系，共同合作，有著極高的配合度以及默契，在平常的日常過程中遇到難題無法解決也會共同商討議論進(jìn)行決策，決策中不斷吸取別人的寶貴意見，容納意見，兼收并蓄，取其精華去其糟粕地將手頭工作與大家所給出的建議相結(jié)合，之后進(jìn)行分析和采納，一起改善與進(jìn)步。其次分各個層次，不同部門的審批以及申報，從而讓整個簽訂采購合同的過程變得十分嚴(yán)峻并且非常的公正；而分層次的審批與申報也大大的節(jié)約了雙方時間，避免長時間的與供應(yīng)商的接觸與溝通浪費雙方的寶貴時間。整個采購合同除了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤瑢徟膺€能大大的降低超市沒有必要的人力資源浪費，讓每個在金太陽超市工作的員做到人人有事做，并且是在其位行其職，讓金太陽超市提升在消費者心中的形象并且提升超市在本地