湖南省宏威鞋業(yè)公司簽訂采購(gòu)合同流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u207591公司簡(jiǎn)介 湖南省宏威鞋業(yè)公司簽訂采購(gòu)合同流程設(shè)計(jì)1公司簡(jiǎn)介總經(jīng)理人事部總經(jīng)理人事部廠部財(cái)務(wù)部采購(gòu)部原料部后勤部圖1湖南省宏威鞋業(yè)公司部門結(jié)構(gòu)圖2湖南省宏威鞋業(yè)公司簽訂采購(gòu)合同流程設(shè)計(jì)原料部提出采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)喜刻岢霾少?gòu)申請(qǐng)采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃廠部對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核采購(gòu)部擬定合同財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批廠部簽訂采購(gòu)合同財(cái)務(wù)部人員將合同歸檔不通過(guò)圖2湖南省宏威鞋業(yè)公司簽訂采購(gòu)合同流程設(shè)計(jì)圖不通過(guò)通過(guò)通過(guò)2.1原料部提出采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃原料部提出采購(gòu)申請(qǐng)湖南省宏威鞋業(yè)公司經(jīng)營(yíng)多年，原料部在原材料供應(yīng)環(huán)節(jié)一直保持穩(wěn)定趨勢(shì)。管理員每天都會(huì)盤點(diǎn)原材料庫(kù)存，對(duì)品種及數(shù)量做好統(tǒng)計(jì)，及時(shí)的與生產(chǎn)及后勤部門做好溝通，在各個(gè)部門出現(xiàn)原材料缺失前會(huì)進(jìn)行原材料采購(gòu)。采購(gòu)原料時(shí)，先由原料部向廠部提出采購(gòu)申請(qǐng)，由原料部填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。在填寫采購(gòu)申請(qǐng)單時(shí)要注意內(nèi)容一定要填寫完整，數(shù)量一定要準(zhǔn)確，在確定好需要采購(gòu)的材料之后再填寫這份單據(jù)。在采購(gòu)申請(qǐng)單上要標(biāo)明時(shí)間日期以及需要的時(shí)間是否緊急。開料，面料及底料是湖南宏威鞋業(yè)有限公司的三中主要原材料，每種原材料都有專門的采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)申請(qǐng)單在填好之后立馬交由采購(gòu)部。湖南省宏威鞋業(yè)公司采購(gòu)申請(qǐng)單年月日申請(qǐng)部門：原料部申請(qǐng)人：采購(gòu)人：品名規(guī)格用途數(shù)量時(shí)間要求備注預(yù)估所需金額合計(jì)大寫：備注：經(jīng)理簽字蓋章：圖3湖南省宏威鞋業(yè)有限公司采購(gòu)申請(qǐng)單2.2采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃不通過(guò)不通過(guò)廠部對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃原料部提出采購(gòu)申請(qǐng)湖南宏威鞋業(yè)公司采購(gòu)部在收到原材料部的采購(gòu)申請(qǐng)表后，制定相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)時(shí)，制作出周密的采購(gòu)管理計(jì)劃，并且進(jìn)行嚴(yán)格的執(zhí)行，可以通過(guò)有效的監(jiān)控，防止企業(yè)采購(gòu)的隨意性和盲目性，這樣我們就可以避免生活富裕和不足兩方面解決問(wèn)題。選擇供應(yīng)商是制定采購(gòu)計(jì)劃的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。原材料供應(yīng)商的選擇主要是原材料的來(lái)源和材料的質(zhì)量，其次是供應(yīng)商的價(jià)格和交貨的準(zhǔn)點(diǎn)率。供應(yīng)商在采購(gòu)管理合同中擔(dān)負(fù)重要社會(huì)角色,生產(chǎn)鞋類原材料的供應(yīng)商有很多,但是對(duì)于企業(yè)要選擇一些適合學(xué)生自己的。例如，選擇供應(yīng)商要因地制宜，對(duì)企業(yè)所處的內(nèi)外環(huán)境進(jìn)行認(rèn)真分析，在這方面，湖南省宏威鞋業(yè)公司的主要需求是橡膠鞋底、鞋底、鞋膠等。所以供應(yīng)商的選擇要從橡膠廠和面料廠兩個(gè)方面來(lái)確定。而且我們要能盡量可以選擇離企業(yè)較近的供應(yīng)商,這樣也能在進(jìn)行一定影響程度上節(jié)約運(yùn)費(fèi)。但是根據(jù)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展要求，企業(yè)必須選擇能夠長(zhǎng)期合作下去的伴侶。供應(yīng)商的業(yè)務(wù)能力對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)利潤(rùn)有著非常重要的影響。原材料企業(yè)數(shù)量供應(yīng)的是否可以穩(wěn)定,才能得到保證工廠的生產(chǎn)過(guò)程中不會(huì)因供料不足而停工。只有保證供應(yīng)商提供的原材料的質(zhì)量，才能保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。綜上所述，所以企業(yè)選擇的供應(yīng)商主要是貼近的，質(zhì)量好，材料生產(chǎn)速度能跟上公司的生產(chǎn)速度。采購(gòu)管理預(yù)算工作也是很重要的環(huán)節(jié)，一般以銷售部的銷售量來(lái)決定，也可以通過(guò)根據(jù)“銷售企業(yè)成本進(jìn)行預(yù)算+期末庫(kù)存計(jì)劃額-期初庫(kù)存額=采購(gòu)部門預(yù)算”這個(gè)計(jì)算公式來(lái)得出。如果采購(gòu)員發(fā)現(xiàn)采購(gòu)要求上的數(shù)量超出預(yù)算，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。2.3廠部對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核通過(guò)通過(guò)采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃不通過(guò)采購(gòu)部擬定合同廠部對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核湖南省宏威鞋業(yè)公司廠部是負(fù)責(zé)管理原料部，采購(gòu)部和后勤部的管理部門，生產(chǎn)及采購(gòu)方面都由廠部負(fù)責(zé)，為其他部門分擔(dān)壓力。在此之前。采購(gòu)計(jì)劃是缺少什么就進(jìn)什么商品，沒(méi)有系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)的商品數(shù)量，無(wú)法保證商品保質(zhì)期的新鮮。與銷售部門聯(lián)系不緊密，無(wú)法預(yù)計(jì)商品的銷售量與庫(kù)存量的平衡，一旦出現(xiàn)緊急情況，沒(méi)法迅速的反映問(wèn)題，沒(méi)有固定的供貨商，無(wú)法及時(shí)的解決問(wèn)題。因此，在采購(gòu)計(jì)劃這一項(xiàng)添加審核。審核采購(gòu)計(jì)劃是廠部極其重要的一個(gè)環(huán)節(jié)·。廠部相關(guān)負(fù)責(zé)人會(huì)結(jié)合廠部，原料部?jī)蓚€(gè)部門進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃出現(xiàn)不合理的情況時(shí)應(yīng)對(duì)該計(jì)劃做出否決，并交由采購(gòu)部進(jìn)行修改，直到采購(gòu)計(jì)劃達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)之后才能通過(guò)審核。通過(guò)審核之后，由廠部負(fù)責(zé)人在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字并蓋章。2.4采購(gòu)部擬定合同不通過(guò)不通過(guò)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批采購(gòu)部擬定合同廠部對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核湖南省宏威鞋業(yè)公司制定好采購(gòu)計(jì)劃之后,采購(gòu)部便聯(lián)系供應(yīng)商對(duì)合同問(wèn)題進(jìn)行協(xié)商，在確定好材料數(shù)量，商議好價(jià)格之后開始擬定采購(gòu)合同。在這一方面，人事部有專業(yè)人員，負(fù)責(zé)合同的合法性。在起草合同時(shí),公司人員要主動(dòng)爭(zhēng)取起草權(quán),不能因費(fèi)事,就接受對(duì)方的文本,這樣容易失去主動(dòng)權(quán)。在文本方面,盡量不要照搬網(wǎng)上的合同模板,這樣容易用錯(cuò)文本。要做出符合湖南省宏威鞋業(yè)有限公司采購(gòu)原材料的合同。合同首部,名稱方面要簡(jiǎn)潔明了,易于甄別;合同的主體是合同起草的重要內(nèi)容,一是要明確雙方的身份。要檢查供應(yīng)商的資質(zhì),確保合同有效性。二是在發(fā)生糾紛時(shí)如果要用法律的方式解決問(wèn)題,要能夠及時(shí)向法院方等機(jī)構(gòu)提供對(duì)方的主體信息。然后便是前置條款以及合同用語(yǔ)解釋,這些都是合同首部必要的內(nèi)容。合同的正文要含有雙方進(jìn)行交易的全部權(quán)利和義務(wù),這樣才能對(duì)明確雙方的職責(zé)所在。正文還由質(zhì)量條目、交易模式條目、發(fā)票條目、保密條目、收付款條目、送達(dá)條目、合同生效條款等多種類型的條目組成。合同中交易的數(shù)量、金額要清楚,比如"30000雙鞋底"。交易模式也要進(jìn)行清晰的描述。在合同尾部要包括合同落款和合同附件。2.5財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批通過(guò)通過(guò)采購(gòu)部擬定合同不通過(guò)廠部簽訂采購(gòu)合同財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批湖南省宏威鞋業(yè)公司在采購(gòu)部起草完合同之后要進(jìn)行審核。修改后的采購(gòu)合同首先交給法律專人進(jìn)行檢查,主要檢查合同具體條款是否符合法律性要求。接著合同再交給財(cái)務(wù)主管進(jìn)行復(fù)審,這里要核查合同條款的完整性。最后交由總經(jīng)理進(jìn)行審批,檢查合同簽訂的手續(xù)和步驟是否完整。若審未通過(guò),則需批打回至采購(gòu)部重新擬定。若審核通過(guò)，首先要將財(cái)務(wù)主管和總經(jīng)理雙方的意見(jiàn)反饋給供應(yīng)商,再將供應(yīng)商的意見(jiàn)回給審核方,最后雙方達(dá)成一致后,由財(cái)務(wù)主管,總經(jīng)理在起草合同上簽字并蓋章,通過(guò)審批。之后便由采購(gòu)部的工作人員要匯總審查人員和供應(yīng)商的意見(jiàn)和建議,對(duì)合同中存在的問(wèn)題和不足進(jìn)行修改,然后采購(gòu)部人員再按采購(gòu)合同的法律規(guī)定的格式制作用于正式簽訂的采購(gòu)合同交由廠部,并通知供應(yīng)商,找一個(gè)確定的時(shí)間準(zhǔn)備好與供應(yīng)商簽訂合同。2.6廠部簽訂采購(gòu)合同財(cái)務(wù)部將合同歸檔廠部簽訂采購(gòu)合同財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部將合同歸檔廠部簽訂采購(gòu)合同財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批2.7財(cái)務(wù)部人員將合同歸檔財(cái)務(wù)部人員將合同歸檔財(cái)務(wù)部人員將合同歸檔廠部簽訂采購(gòu)合同湖南省宏威鞋業(yè)公司與供應(yīng)商代表中國(guó)簽訂完合同簽訂之后,為了提高企業(yè)能維護(hù)自己合法的權(quán)益，防止合同的損壞,以及相關(guān)合同保密性。加強(qiáng)合同管理，避免失誤，提高我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。為此，湖南宏偉鞋業(yè)有限公司財(cái)務(wù)部人員也將進(jìn)行采購(gòu)合同的最終流程——合同歸檔。將采購(gòu)合同和采購(gòu)合同相關(guān)材料保存在電腦中，并將主要文件放入檔案袋并存檔。完成企業(yè)合同歸檔。搞好合同歸檔管理，對(duì)于一個(gè)公司發(fā)展經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)的開展和經(jīng)濟(jì)國(guó)家利益的取得，都有積極地意義。至此，湖南省宏威鞋業(yè)公司簽訂的采購(gòu)合同流程將全部結(jié)束。3總結(jié)湖南省宏威鞋業(yè)公司對(duì)于材料采購(gòu)方便比較簡(jiǎn)單，原材料比較單一。但是訂單大，數(shù)量多，所以重點(diǎn)是在合同簽訂方面。對(duì)于合同簽訂，公司主要看重的是分工明確:各個(gè)步驟有專門的人來(lái)負(fù)責(zé)，這樣能使簽訂合同的整個(gè)步驟明確，各個(gè)部門不會(huì)因?yàn)橐庖?jiàn)不同而產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)，同時(shí)也降低出現(xiàn)錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。其次便是環(huán)環(huán)相扣:公司各個(gè)部門的任務(wù)都緊密相關(guān)，產(chǎn)生一種相互監(jiān)督的作用，表面上審核是那幾個(gè)主要的部門，實(shí)際上簽訂合同整個(gè)流程各個(gè)步驟之間都能相互審核，發(fā)現(xiàn)異常都能及時(shí)提醒前面進(jìn)行修改。最后便是的嚴(yán)謹(jǐn)性，供應(yīng)商的選擇，簽訂合同的談判，都是嚴(yán)格的以公司的利益為主的，同時(shí)也是完整的按照法律程序走的，在合同上不會(huì)導(dǎo)致后期因?yàn)橘|(zhì)量等問(wèn)題出現(xiàn)糾紛?？傮w來(lái)說(shuō)，簽訂合同是公司最基本的一個(gè)過(guò)程，但是其中的細(xì)節(jié)不能忽略，因此在某種程度上來(lái)說(shuō)也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。湖南省宏威鞋業(yè)公司簽訂采購(gòu)合同時(shí)流程上雖然過(guò)于繁瑣、環(huán)節(jié)過(guò)多，但能規(guī)范采購(gòu)的行為。