湖南開口爽食品有限公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1 湖南開口爽食品有限公司簡介 湖南開口爽食品有限公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計湖南開口爽食品有限公司簡介湖南開口爽食品有限公司是一家集蔬菜、培植、收購、腌制、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于一體的健康蔬菜食品公司，是岳陽市農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化的龍頭企業(yè)。公司成立于2003年原名為華容縣升華醬品廠，2009年變更為岳陽開口爽菜業(yè)有限公司，2015年變更為湖南開口爽食品有限公司，注冊資金1188萬元，現(xiàn)有員工人數(shù)300余人，年生產(chǎn)、加工、銷售蔬菜及其制品5萬余噸。公司依托獨有的華容芥菜與蔬菜資源以及多年發(fā)展累積的蔬菜加工經(jīng)驗，利用傳統(tǒng)的厭氧發(fā)酵技術與現(xiàn)代乳酸發(fā)酵技術開發(fā)出了健康蔬菜零食系列產(chǎn)品。湖南開口爽食品有限公司依托科學的管理體系、精準的市場定位使營銷網(wǎng)絡覆蓋全國。湖南開口爽食品有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、存在問題及產(chǎn)生原因分析2.1管理現(xiàn)狀湖南開口爽食品有限公司辦公室有34人，財務部工作人員有4人（財務經(jīng)理、會計、成本會計、出納）、銷售部有15人、生產(chǎn)部門有5人、管理部門有5人、采購部門有5人?，F(xiàn)公司急需采購一批辦公用品，由于該公司辦公室經(jīng)理離職，并且公司未安排新的辦公室經(jīng)理就職，現(xiàn)由工作任務最少的出納代為購買。該公司未制定辦公用品采購制度。為了保證公司日常工作開展，撥付2000元備用金作為日常零星開支。具體采購項目如下表1所示。表1辦公用品采購項目明細表規(guī)格品名單位單價數(shù)量文件夾個2.00100訂書機個10.0010訂書針盒5.0010計算器個10.005口罩個1.001000記賬憑證本5.0020A4紙盒15.0010出庫單本5.0010黑色簽字筆支2.0050打印一體機臺10001衛(wèi)生紙?zhí)?010消毒液瓶105湖南開口爽食品有限公司出納用2000元備用金采購辦公用品。沒有相關采購人員的陪同。除了口罩，其余的用品都在同一家店完成采購，口罩未開具發(fā)票。采購辦公用品共花費3050元。出納根據(jù)入庫單和發(fā)票到財務處報銷?？谡治撮_具發(fā)票不予報銷，需補辦發(fā)票，才予以報銷?？谡钟缮碳以?天內(nèi)送達，其余辦公用品商家承諾在14天內(nèi)送達。2.2存在問題分析2.2.1采購成本控制有缺陷第一，出納沒有通過貨比三家的原則完成購買，大部分產(chǎn)品在同一家商店完成的采購。文件夾、訂書機等明顯高于市場價格，導致采購費用超出標準。第二，口罩未開具發(fā)票，財務部不予報銷。第三，湖南開口爽食品有限公司采購制度不合理，財務部經(jīng)理沒有對該項工作做出相關的建議和工作要求。由采購人員隨意購買，采購的種類和數(shù)量也是任意購買，沒有進行財務預算。從而導致采購成本過高。2.2.2采購人員安排不合理該公司是一家生產(chǎn)企業(yè)，采購部有5名工作人員。采購人員對辦公用品的市場價較為了解。但是本次采購由出納獨自完成，出納缺乏采購經(jīng)驗，并且容易出現(xiàn)內(nèi)部腐敗問題。應該由一名采購人員陪同。2.2.3采購用品管理不善采購用品不僅需要數(shù)量，更加需要質(zhì)量的保證。在購買打印一體機時，未與商家協(xié)商保質(zhì)期和售后服務。在后續(xù)使用中，如出現(xiàn)故障問題，不僅影響公司的工作效率，公司還將需要花費一筆維修費用，影響公司的利潤。黑色簽字筆、A4紙、衛(wèi)生紙耗用快，并且存在公物私用的情況。這些物品隨意堆放在雜物間，容易出現(xiàn)潮濕、毀壞的情況。這都是因為沒有專人管理造成的。2.2.4采購用品的時效性問題現(xiàn)在是疫情期間，口罩是剛需用品，但是在緊急采購中口罩7天內(nèi)才能送達，這違背了政府的防疫要求，公司可能不能及時營業(yè)。其余的辦公用品送達時間需要兩周，這更加違背了公司的緊急采購初衷。這會影響公司的后續(xù)工作安排，若造成合同簽訂失敗，會給公司帶來經(jīng)濟利益損失。2.3問題產(chǎn)生原因分析2.3.1沒有專業(yè)的采購人員辦公室經(jīng)理離職后，出納臨時去采購。出納對辦公用品的市場價格了解的不夠充分，線下也沒有做出財務預算，購買的數(shù)量也是隨意預估的，不能很好的節(jié)約采購成本。2.3.2辦公用品采購方式單一出納在采購時大部分的物品集中在同一家商店購買，沒有擇優(yōu)選取?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展給了我們一個良好的消費環(huán)境，線上線下通過對比單價，送貨速度等方面來選擇更好的消費方式，并且售后服務也有保障，還可以通過查看評價來決定購買的商品。線下單一的購買方式使得此次的采購效率不高。2.3.3辦公用品管理制度的缺乏辦公用品的隨意耗用，耗費速度快這些會導致公司的費用增加。在購買辦公用品時沒有任何價格上和數(shù)量上的限制。采購人員自由發(fā)揮空間過大，采購效率低，沒有做到合理的安排，不利于公司的發(fā)展。湖南開口爽食品有限公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計3.1問題解決方案3.1.1完善采購管理制度（1）采購事前制度：各部門應該派一名工作人員統(tǒng)計該部門需要購買的商品及所需數(shù)量。統(tǒng)計好后統(tǒng)一交給采購人員，采購人員做好成本預算，并將成本預算交給財務經(jīng)理審核。在財務部經(jīng)理批準后進行購買。（2）采購事中制度:出納與公司的一名采購人員一同購買，在購買過程中進行貨比三家，擇優(yōu)選取。根據(jù)辦公用品的輕重緩急來決定線上線下的購買方式。采購人員在采購過程中與商家協(xié)商好貴重辦公用品的售后服務，并且保存好單據(jù)。采購的商品都應該及時開具發(fā)票。（3）采購事后制度：采購的辦公用品根據(jù)入庫單來辦理驗收入庫。若出現(xiàn)質(zhì)量問題，應該立刻聯(lián)系商家進行退換貨。公司根據(jù)發(fā)票來記賬并且進行報銷。辦公用品統(tǒng)一由出納和一名固定的采購部門的采購人員進行購買。3.1.2采購流程的規(guī)范化每個部門在公司準備采購時，給予配合并且完成自己部門所需物品的統(tǒng)計。在提交采購申請單后，財務部進行統(tǒng)一匯總。整個購買過程需要兩人參與。在完成購買后，驗收入庫，財務經(jīng)理進行單據(jù)的審核，會計進行憑證的登記，并且完成報銷工作。在驗收入庫后，各部門將所需物品進行自我保管。其余物品由會計進行保管。出納保管物品的售后服務單據(jù)。3.2業(yè)財融合流程設計3.2.1流程表設計表2辦公用品采購業(yè)務融合流程設計表序號工作流程辦公人員工作內(nèi)容1各部門填寫采購申請單各部門管理人員清點部門所缺物品2財務部統(tǒng)一匯總出納匯總所需物品3出納做出預算出納做出辦公用品預算4審批采購清單財務經(jīng)理審核5填寫兩聯(lián)式借款審批單出納填寫借款審批單6審核借款審批單財務經(jīng)理審核借款審批單的合理性7填寫庫存現(xiàn)金日記賬出納如實登賬8購買辦公用品出納和采購人員購買所需辦公用品9驗收入庫各部門管理人員各部門領用所需物品10保管單據(jù)出納出納保管服務單據(jù)11編制會計憑證會計根據(jù)發(fā)票編制憑證12審核記賬憑證財務經(jīng)理審核記賬憑證準確性13登記科目明細賬會計登記管理費用和其他應收款科目明細賬出納3.2.2流程圖設計出納各部門管理人員財務部匯總出納做出預算各部門填寫采購申請單各部門管理人員財務部匯總出納做出預算各部門填寫采購申請單財務部經(jīng)理財務部經(jīng)理出納會計各部門編制憑證審批采購清單填寫借款審批單財務部經(jīng)理審核借款審批單保管單據(jù)出納驗收入庫購買辦公用品出納

圖1出納會計各部門編制憑證審批采購清單填寫借款審批單財務部經(jīng)理審核借款審批單保管單據(jù)出納驗收入庫購買辦公用品出納3.3業(yè)財融合流程設計運行說明3.3.1采購成本控制方面（1）通過優(yōu)化辦公用品采購業(yè)務流程、結合采購業(yè)務流程的規(guī)劃。從每個部門填寫采購申請單開始、審核借款審批單、到最后的記賬工作。這整個工作由財務經(jīng)理進行監(jiān)督。這樣會讓采購人員領取款項的過程更加合理，在采購時，出納與采購部門的另一名采購人員一同購買辦公用品，這樣可以有效的進行監(jiān)督，防止出納坐支現(xiàn)金。在采購辦公用品時，出納進行財務預算，財務經(jīng)理進行審批。這樣可以有效的控制成本。（2）采用線上線下的購買方式，使得選擇性更多，可以更好的購買物美價廉的商品。當財務部匯總好采購清單時，可以將非急需的物品在線上購買。在線上購買時，采購人員依然要以擇優(yōu)選取的態(tài)度購買辦公用品，選擇信譽良好的商家，并且在下單時索要紙質(zhì)發(fā)票，協(xié)商好商品退換貨的問題。到貨后憑發(fā)票到財務處報銷，如遇到商品的質(zhì)量問題，應該及時進行退換貨。（3）公司嚴格執(zhí)行采購管理條例，明確每一條規(guī)定。公司的內(nèi)部人員互相監(jiān)督、加強每一項費用的精細化管理。使每一分錢都用到需要用的地方。不斷減少成本。3.3.2辦公用品管理方面公司在購買辦公用品后，每個部門將所需的辦公用品領用后，每個部門應該派專人保管，不能隨意處置辦公用品，對于像A4紙、黑色簽字筆這種易丟的辦公用品更加應該保管好。雖然這些屬于低值易耗品，但是這些會極大的降低工作效率。公司也應該號召大家節(jié)約使用這些辦公用品，非必要時A4紙可選擇雙面打印、黑色簽字筆用完后，可以多使用替換筆芯。在使用大型貴重物品時，應該謹慎小心使用。該類物品在購買時應該選擇口碑較好的商品，并且售后服務較好。如若毀壞應該由員工和公司共同承擔責任。公司的辦公用品嚴禁公物私用，在領用時應該進行登記，如果領用的次數(shù)過于頻繁，公司應該給予一些懲罰，從而約束員工不愛惜公共財產(chǎn)的行為。3.3.3采購安排時效性方面公司的管理條例應該要讓員工更好工作，有一個良好的工作環(huán)境，在緊急采購時，采購人員應該要按質(zhì)按量的完成任務，采購過程應該要透明化，根據(jù)流程表，每一步的完成采購計劃。為了有效的防止內(nèi)部腐敗問題，每個部門都應該相互協(xié)作，互幫互助地完成采購任務，提高采購效率。4結束語本畢業(yè)設計通過對湖南開口爽食品有限公司辦公用品采購流程的分析，對以下問題進行了優(yōu)化：制定辦公室用品的管理制度、采購流程的規(guī)范化、制定采購流程表和流程圖。通過這些辦法來加強采購人員與財務人員的聯(lián)系，并且每個部門都能參與采購，使采購真正的體現(xiàn)價值，幫助每個部門提高工作效率。內(nèi)部的互相監(jiān)督也能讓采購過程更加透明化，讓每一筆費用都有來源。使采購過程更加具有科學性。通過優(yōu)化措施來不斷提高采購過程