公司檔案管理制度范例（2篇）

公司檔案管理制度范例一、引言本企業(yè)為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和強(qiáng)化，提升檔案管理效率與安全性，特此制訂本檔案管理制度。二、目標(biāo)與適用范圍1.目標(biāo)：本制度旨在確保公司檔案的規(guī)范管理、有效利用和安全保存，保證檔案的準(zhǔn)確、完整和真實(shí)。2.適用范圍：本制度適用于公司內(nèi)部所有檔案管理活動(dòng)。三、基本原則1.法規(guī)遵循原則：遵守國(guó)家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，確保管理活動(dòng)的合法性與規(guī)范性。2.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作。3.標(biāo)準(zhǔn)化操作原則：依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)操作流程，進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔和檢索。4.安全保密原則：確保檔案的安全、完整和保密，防止檔案丟失、損毀或信息泄露。四、檔案管理機(jī)構(gòu)1.公司設(shè)立檔案管理部門，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.檔案管理部門由專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、檢索及安全工作。五、檔案管理流程1.檔案收集：各部門每月按時(shí)將生成的各類檔案提交檔案管理部門。2.檔案整理：對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理分類，編制檔案目錄和清單。3.檔案歸檔：整理后的檔案按照目錄和清單歸檔，每份檔案標(biāo)注檔案編號(hào)和保存期限。4.檔案借閱：?jiǎn)T工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后方可借閱檔案。5.檔案歸還：借閱期滿或不再需要借閱時(shí)，需及時(shí)歸還，由檔案管理部門核查檔案完整性。6.檔案銷毀：達(dá)到保存期限或無(wú)需保存的檔案，按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀，并保留銷毀記錄以備查證。六、檔案管理要求1.檔案編號(hào)：每份檔案需分配唯一編號(hào)，以便標(biāo)識(shí)和檢索。2.保存期限：根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定檔案保存期限，到期檔案進(jìn)行銷毀處理。3.檔案存儲(chǔ)：檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止潮濕和火災(zāi)，采取必要防護(hù)措施。4.檔案檢索：建立完善的檢索系統(tǒng)，便于員工查詢和借閱檔案。5.檔案保密：對(duì)涉及公司機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，所有人員均有保密責(zé)任，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。6.檔案?jìng)浞荩憾ㄆ趯?duì)重要電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份，確保檔案安全。七、檔案管理考核與獎(jiǎng)懲1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行考核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)建議。2.對(duì)于管理得當(dāng)?shù)牟块T和個(gè)人，予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問(wèn)題、不合規(guī)的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并視情況給予紀(jì)律處分。八、其他條款1.本制度的解釋權(quán)歸公司所有，如有修改或補(bǔ)充，需經(jīng)上級(jí)部門批準(zhǔn)。2.本制度自發(fā)布之日起生效，原有檔案管理制度同時(shí)廢止。公司檔案管理制度范例（二）第一章總則第一條為規(guī)范公司檔案管理，確保檔案的安全與有效利用，提升工作效率和服務(wù)品質(zhì)，特制定本規(guī)定。第二條檔案管理涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、保存、使用及銷毀等流程。第三條公司檔案以紙質(zhì)和電子兩種形式保存，其中紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔。第二章檔案管理責(zé)任與權(quán)限第四條公司檔案管理部門全面負(fù)責(zé)檔案管理工作，其主要職責(zé)包括：（一）組織、協(xié)調(diào)及督導(dǎo)全公司的檔案管理工作；（二）制定和修訂檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)；（三）保管檔案，確保其安全與完整；（四）提供檔案查詢、復(fù)制及服務(wù)；（五）執(zhí)行檔案的整理、歸檔和分類工作；（六）指導(dǎo)各部門、分支的檔案管理工作；（七）建立和執(zhí)行電子檔案管理系統(tǒng)。第五條各部門、分支應(yīng)遵循檔案管理部門的規(guī)定，負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)的檔案管理，并指定專人負(fù)責(zé)檔案的管理與保存。第三章檔案分類與歸檔第六條檔案分類基于文件內(nèi)容、形式和功能，歸檔規(guī)范相應(yīng)制定。第七條在歸檔前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行整理和編目，以保證其準(zhǔn)確性和完整性。第八條歸檔檔案應(yīng)按指定位置存放，禁止擅自改動(dòng)或移動(dòng)。第九條歸檔檔案需配備詳細(xì)目錄和編號(hào)，便于檢索和使用。第四章檔案保管與利用第十條檔案應(yīng)按規(guī)定的保存期限保管，并采取適當(dāng)措施防止丟失、損壞或泄密。第十一條保管人員應(yīng)定期檢查和整理檔案，確保檔案的安全與完整。第十二條檔案的使用應(yīng)遵循既定程序，不得擅自取用或外借。第十三條檔案復(fù)制及服務(wù)應(yīng)按規(guī)程進(jìn)行，以維護(hù)檔案的安全和機(jī)密性。第五章檔案的銷毀與移交第十四條檔案銷毀需經(jīng)過(guò)相關(guān)程序?qū)徟?，由相關(guān)部門確認(rèn)。第十五條檔案移交需經(jīng)過(guò)確認(rèn)，雙方應(yīng)簽署移交協(xié)議，并存檔備查。第六章附則第十六條公司檔案管理部門有權(quán)對(duì)