廣州市石基彤麗化妝品廠管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1廣州市石基彤麗化妝品廠簡(jiǎn)介 廣州市石基彤麗化妝品廠管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)1廣州市石基彤麗化妝品廠簡(jiǎn)介廣州市石基彤麗化妝品廠是一家個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶，注冊(cè)資金1498萬(wàn)，在2013年01月09日正式成立。目前公司的員工人數(shù)為303人，其中53人擁有大學(xué)學(xué)歷。營(yíng)業(yè)范圍：化妝品制造，主要為中小企業(yè)和個(gè)人提供化妝品制造，經(jīng)過(guò)多年的專業(yè)水平和成熟的技術(shù)積累，年銷售額達(dá)到8165萬(wàn)。公司內(nèi)部設(shè)有五個(gè)部門，分別為銷售部、設(shè)計(jì)部、生產(chǎn)部、行政部和財(cái)務(wù)部。公司的結(jié)構(gòu)具體如圖1-1所示：圖1-1廣州市石基彤麗化妝品廠組織結(jié)構(gòu)圖2廣州市石基彤麗化妝品廠現(xiàn)有管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程2.1日常管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程在廣州市石基彤麗化妝品廠里面，日常管理費(fèi)用的報(bào)銷主要包括水電費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)等。隨著近年來(lái)企業(yè)規(guī)模的不斷加大，日常費(fèi)用報(bào)銷越來(lái)越多，流程較為復(fù)雜，因此企業(yè)經(jīng)營(yíng)者希望在日常費(fèi)用報(bào)銷流程上更加的規(guī)范化。公司目前日常費(fèi)用報(bào)銷流程如下圖2-1所示：圖2-1日常費(fèi)用審批流程由于廣州市石基彤麗化妝品廠是一家家族型的工廠，從夫妻二人創(chuàng)業(yè)逐漸發(fā)展而來(lái)。所以，在報(bào)銷流程上，大大小小的支出都要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理審批，才可以通過(guò)。具體的流程是，申請(qǐng)人提交日常費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表和相關(guān)的原始憑證，由部門主管審查和批準(zhǔn)提交給部門經(jīng)理，經(jīng)部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理審核簽字通過(guò)，報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行簽字審批，最后由出納進(jìn)行付款。2.2專項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷審批流程2.2.1維修費(fèi)報(bào)銷審批流程圖2-2維修費(fèi)用的審批流程由于廣州市石基彤麗化妝品廠屬于生產(chǎn)型企業(yè)，機(jī)器設(shè)備較多，機(jī)器故障的情況時(shí)有發(fā)生，而在維修費(fèi)用的審批方面，沒(méi)有制定相對(duì)規(guī)范的審批流程，所以審批流程也比較簡(jiǎn)單。當(dāng)出現(xiàn)了機(jī)器故障或者定期檢修時(shí)，通常先由維修商進(jìn)行報(bào)價(jià)，負(fù)責(zé)人填寫維修單，部門主管確定批準(zhǔn)，之后由財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行審核，總經(jīng)理審批簽字，出納便可以完成付款。由于流程簡(jiǎn)單，而財(cái)務(wù)經(jīng)理與總經(jīng)理在很多機(jī)器設(shè)備的零件與維修細(xì)節(jié)上都是不清楚的，所以基本上就是維修商與部門主管兩人進(jìn)行溝通確定，可能出現(xiàn)舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。2.2.2工資審批流程每個(gè)月5號(hào)前，廣州市石基彤麗化妝品廠的人事部都會(huì)將考勤情況工作做好，并發(fā)給各個(gè)部門的主管確認(rèn)，各部門的主管對(duì)員工的績(jī)效情況進(jìn)行實(shí)際考核，再將考勤與績(jī)效一起交給部門經(jīng)理，由部門經(jīng)理考評(píng)、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，總經(jīng)理以及董事長(zhǎng)審批簽字，最后由出納付款。流程看上去沒(méi)有太大的問(wèn)題，但是在實(shí)際操作中卻常常出現(xiàn)工資不能按時(shí)發(fā)放的情況。讓員工信心不足，對(duì)工廠也是抱怨不停。圖2-3員工工資的審批流程3廣州市石基彤麗化妝品廠管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程存在的問(wèn)題3.1日常費(fèi)用報(bào)銷審批時(shí)間長(zhǎng)廣州市石基彤麗化妝品廠的日常費(fèi)用是根據(jù)分級(jí)審批模式來(lái)進(jìn)行的。但是，分級(jí)審批模式本身需要一級(jí)級(jí)進(jìn)行，而公司沒(méi)有對(duì)審批權(quán)利做出明確的規(guī)范。報(bào)銷人在取得相應(yīng)的合法票據(jù)之后，將報(bào)銷申請(qǐng)表交給部門經(jīng)理，由于部門經(jīng)理沒(méi)有審批權(quán)力，所以收到報(bào)銷申請(qǐng)表后會(huì)統(tǒng)一交給總經(jīng)理審批。但日常費(fèi)用是發(fā)生比較頻繁的常規(guī)費(fèi)用，一百塊，幾十塊的小額日常費(fèi)用也要拿到總經(jīng)理處進(jìn)行審批，而總經(jīng)理事務(wù)繁忙，經(jīng)常不在工廠，就會(huì)導(dǎo)致日常費(fèi)用報(bào)銷需要很長(zhǎng)的時(shí)間。3.2專項(xiàng)費(fèi)報(bào)銷審批存在的問(wèn)題3.2.1維修費(fèi)用報(bào)銷審批缺乏監(jiān)督在維修費(fèi)用審批流程中只有供應(yīng)商與部門主管兩人進(jìn)行工作對(duì)接，這就使得權(quán)利集中在部門主管的身上，優(yōu)點(diǎn)是可以讓部門主管更快地根據(jù)實(shí)際情況做出反應(yīng)，與供應(yīng)商維持良好的合作關(guān)系。但是在維修審批過(guò)程中未制定規(guī)范的維修審批流程，實(shí)際操作過(guò)程只有維修商與部門主管兩人進(jìn)行工作對(duì)接，缺乏監(jiān)督，若部門主管存在歪念，則很容易出現(xiàn)串通的情況。3.2.2工資審批時(shí)間長(zhǎng)廣州市石基彤麗化妝品廠常常出現(xiàn)工資遲發(fā)的現(xiàn)象。這種問(wèn)題產(chǎn)生的原因一是因?yàn)閷徟鷷r(shí)間長(zhǎng)，董事長(zhǎng)常常不在本地，而工資支出又必須要董事長(zhǎng)進(jìn)行審批才能發(fā)放，二是工資審批流程生硬，沒(méi)有區(qū)分基本工資與績(jī)效工資進(jìn)行計(jì)算，工廠的銷售部以及生產(chǎn)部都會(huì)涉及到績(jī)效的問(wèn)題，這些績(jī)效工資支出占比比基本工資支出更多，所以績(jī)效工資計(jì)算所需要的時(shí)間也長(zhǎng)。目前工資的情況是人事部5日前將考勤發(fā)給各個(gè)部門，各個(gè)部門在15日前完成計(jì)算工作，工廠在每月的20日發(fā)放工資。但是，董事長(zhǎng)又常常不在公司，導(dǎo)致工資常常遲發(fā)，要等到月末才可以發(fā)放到手。4廣州市石基彤麗化妝品廠管理費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1日常管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)日常費(fèi)用審批的最大問(wèn)題是沒(méi)有明確授權(quán)審批權(quán)限，每一筆日常費(fèi)用報(bào)銷都必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)的層層審核，延長(zhǎng)了日常費(fèi)用審批的時(shí)間。公司應(yīng)該給予部門主管、經(jīng)理一定的日常費(fèi)用的審批權(quán)。具體如REF_Ref68289344\h表4-1所示。表4-SEQ表格\*ARABIC\s11費(fèi)用報(bào)銷審批權(quán)限明細(xì)表項(xiàng)目審批權(quán)限審批人備注部門主管部門經(jīng)理財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理董事長(zhǎng)借款5000元以下5000元以上日常費(fèi)用2000元以下2000-1000010000元以上按照公司流程，因公務(wù)需要借款的公司員工必須得到相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并且應(yīng)該在每年12月底之前核銷清理完畢。總經(jīng)理報(bào)銷費(fèi)用時(shí)必須得到財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和董事長(zhǎng)批準(zhǔn)才能予以報(bào)銷。董事長(zhǎng)本人應(yīng)由總經(jīng)理和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字報(bào)銷費(fèi)用。4.2專項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)4.2.1維修費(fèi)審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)（1）建立維修計(jì)劃審批流程廣州市石基彤麗化妝品廠要先將公司現(xiàn)有的機(jī)器設(shè)備使用情況摸排清楚，記錄在冊(cè)。在機(jī)器設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)該在第一時(shí)間將情況匯報(bào)給部門主管，同時(shí)對(duì)故障維修費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算，提交維修費(fèi)用計(jì)劃申請(qǐng)表，寫明設(shè)備名稱和設(shè)備故障情況，再由部門主管對(duì)計(jì)劃申請(qǐng)表進(jìn)行確認(rèn)，部門經(jīng)理對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審查，總經(jīng)理審批簽字，審批通過(guò)后通知申請(qǐng)人第一時(shí)間施工完成維修。因維修費(fèi)用時(shí)有發(fā)生，數(shù)量有大有小，每一次支出都要由總經(jīng)理進(jìn)行審批，對(duì)于一些小的支出來(lái)說(shuō)，效率往往不高。所以，必須要給予各層的管理者一定的放權(quán)，提高效率。如維修費(fèi)用預(yù)算發(fā)生在1000元以下，則只需要部門經(jīng)理簽字即可。如維修費(fèi)用預(yù)算發(fā)生在1000元以上，則需要部門經(jīng)理審核通過(guò)后，給總經(jīng)理審批簽字。圖4-1維修計(jì)劃審批流程（2）事后加強(qiáng)維修費(fèi)用報(bào)銷的審批由于原來(lái)的審批流程在基層里只有維修公司報(bào)價(jià)以及主管確定，便可以直接申請(qǐng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批簽字。缺乏費(fèi)用的監(jiān)督者，容易出現(xiàn)費(fèi)用漏洞，所以需要修補(bǔ)漏洞。增加維修費(fèi)用監(jiān)督職位，第一個(gè)可以增加監(jiān)督部門主管與維修商之間的合作與合同事項(xiàng)的“故障管理崗位”。第二個(gè)監(jiān)督崗位可以由行政部門參與，進(jìn)行維修費(fèi)用的監(jiān)督與管理，目的是使維修費(fèi)用的審批流程更加規(guī)范。維修費(fèi)用發(fā)生后，維修負(fù)責(zé)人填寫維修報(bào)銷單，同時(shí)，還應(yīng)該附上維修費(fèi)用發(fā)票、維修清單以及維修申請(qǐng)單，并說(shuō)明情況簽字，由部門主管確認(rèn)后交給部門經(jīng)理審核，再交由行政部門進(jìn)行實(shí)地驗(yàn)核，核查清楚情況后，將維修報(bào)銷單以及所附資料交給財(cái)務(wù)部門審核，總經(jīng)理審批簽字，出納進(jìn)行最后的付款。具體優(yōu)化流程如下圖4-2所示。圖4-2維修費(fèi)用報(bào)銷審批流程4.2.2工資審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)目前，公司工資審批的最大問(wèn)題在于績(jī)效工資計(jì)算時(shí)間比較長(zhǎng)。為了更好地解決這個(gè)問(wèn)題，本人認(rèn)為可以對(duì)流程做出如下的優(yōu)化：基本工資與績(jī)效工資分開發(fā)放。這樣既可以保障基本工資可以更快地發(fā)到員工的手上，而績(jī)效工資又可以適當(dāng)?shù)匮舆t，進(jìn)而讓員工不會(huì)因?yàn)楣べY遲發(fā)而抱怨不斷。其基本流程有兩個(gè)部分。（1）基本工資由于基本工資是公司給予員工的底薪，與績(jī)效工資無(wú)關(guān)，所以只需要各部門經(jīng)理根據(jù)人事部提供的考勤情況進(jìn)行確認(rèn)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)人事部門提供的考勤進(jìn)行審核，核算完成后便可以進(jìn)行發(fā)放。另外，由于基本工資相對(duì)固定，所以在權(quán)限上可以放權(quán)給總經(jīng)理。只需要總經(jīng)理審批便可以發(fā)放。只要經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單核算，基本工資便可以實(shí)現(xiàn)在每月10日前發(fā)放到員工手里，便于員工安排其正常的支出。具體的優(yōu)化流程如下圖4-3所示。圖4-3基本工資審批流程（2）績(jī)效工資根據(jù)業(yè)績(jī)考核綜合提出考評(píng)意見，由各個(gè)績(jī)效部門將績(jī)效計(jì)算結(jié)果發(fā)送給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)員對(duì)績(jī)效工資進(jìn)行驗(yàn)核后，完成應(yīng)做的賬務(wù)處理，即可由財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行審核，總經(jīng)理與董事長(zhǎng)進(jìn)行審批簽字，再由出納進(jìn)行績(jī)效工資發(fā)放。具體的優(yōu)化流程如下圖4-4所示。圖4-4績(jī)效獎(jiǎng)金審批流程5設(shè)計(jì)方案實(shí)施效果廣州市石基彤麗化妝品廠為化妝品制造企業(yè)，在管理費(fèi)用報(bào)銷中存在以下三個(gè)問(wèn)題：公司日常管理費(fèi)用審批時(shí)間長(zhǎng)，維修費(fèi)審批缺乏有效監(jiān)督，工資審批時(shí)間長(zhǎng)。針對(duì)以上問(wèn)題，我的建議是：日常費(fèi)用采用分級(jí)審批，給予一定的放權(quán)；加強(qiáng)維修費(fèi)用報(bào)銷的審核和監(jiān)督；在工資審批問(wèn)題上，采取分次發(fā)放工資的方法，既提高員工對(duì)公司的信心，也提高員工工作的效率。優(yōu)化后的管理費(fèi)用審批流程將提高公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程的效率，縮短費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)間，為公司業(yè)務(wù)的發(fā)展保駕護(hù)航，助力公司可持續(xù)發(fā)展。

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