檔案管理規(guī)章制度15篇

檔案管理規(guī)章制度精華15篇

檔案管理規(guī)章制度1

為加強公司檔案業(yè)務管理，進一步提高檔案管理水平，保證

檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達

到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合

實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

一、檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動

中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全

管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)

營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)

品銷售、財務管理、生產(chǎn)調度、設備工裝（模具）管理、能源管理

等方面有保存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門

公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案

的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根

據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收

集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔

時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要

繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。

接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安

全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

三、檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實際情況，

將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

5、技術質量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。

財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等

相關資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證

書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要

根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文

件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，

并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完

整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內文

件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷

內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫）,

字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區(qū)分不同情

況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在

前，計劃、總結在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在

后；案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按

文件的.重要程度或形成時間先后排列。

6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件

歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

7、歸檔時間：部門或責任人應于用關工作結束后立即（最遲

一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移

交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內

容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及

時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必

須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意

見后方可復制。

3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必

須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時

應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做

到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案

柜翻閱查找。

（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按

時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他

人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、

涂寫。

(5)借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和

借閱者當面核對清楚。

(6)檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

(7)調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可

辦理調離手續(xù)。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，

接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五

防”工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及

時向領導報告，并采取補救措施。

4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已

破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作,

所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長

期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門

除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

八、檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒

定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷

毀。

檔案管理規(guī)章制度2

為了加強會計檔案的管理，提高科學管理水平，更好地為社

會主義經(jīng)濟建設服務，根據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》和《中

華人民共和國會計法》的法律、法規(guī)，制定本制度。

一、會計檔案指會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算

材料。它是記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務活動的原始記錄，具有重

要的憑證、參考作用和史料價值。

二、財務會計部門形成的會計檔案，從會計年度（公歷1月

1日起至12月31日止）終了之日起，保管一年期滿后，由財務

會計部門編制移交清冊移交綜合檔案室保管。

三、檔案室接收的會計檔案，必須符合下列要求：

1、會計核算材料必須齊全、完整；

2、會計材料必須分類整理、立卷、裝訂成冊；

3、案卷必須有統(tǒng)一制作的封面，并將封面和卷脊上的項目填

寫清楚;

4、會計檔案按分類體系排列上架，存放有序，便于查找和利

用。

四、會計檔案原則上保持原卷冊的封裝。個別卷冊確需拆封

重新整理的.，應當會同原財務會計部門和經(jīng)辦人共同進行，以分

清責任。

五、檔案室應編制必要的會計檔案檢索工具，積極提供會計

檔案，為經(jīng)濟活動服務。

六、檔案室必須妥善、安全地保管會計檔案，防止會計檔案

的破損或褪變。

檔案管理規(guī)章制度3

第一條為了加強城市地下管線工程檔案的管理，保障地下管

線安全，充分發(fā)揮地下管線檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作

用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理

條例》等有關法律、法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法。

第二條本辦法適用于本市城市規(guī)劃區(qū)內地下管線工程檔案的

管理。

本辦法所稱城市地下管線工程檔案，是指本市城市規(guī)劃區(qū)內

新建、改建、擴建的包括城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電

信、廣播電視、工業(yè)等在內的各類地下管線及相關的人防、地鐵

等工程檔案。

第三條市建設行政主管部門負責本市城市地下管線工程檔案

管理工作。

市城建檔案管理機構負責城市地下管線工程檔案管理的具體

工作，業(yè)務上受市檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導。

第四條建設單位在編制建設項目修建性詳細規(guī)劃前，應當?shù)?/p>

市城建檔案管理機構查詢施工地段的地下管線工程檔案，取得該

施工地段地下管線現(xiàn)狀資料。并在申請領取建設工程規(guī)劃許可證

時，報送規(guī)劃行政主管部門C

第五條建設單位辦理地下管線工程施工許可手續(xù)時，應當與

市城建檔案管理機構簽訂《移交檔案責任書》。

第六條施工單位在地下管線工程施工前應當取得施工地段地

下管線現(xiàn)狀資料；施工中發(fā)現(xiàn)未建檔的管線，應當及時通過建設

單位向建設行政主管部門報告。

建設行政主管部門接到報告后，應當組織相關單位查明地下

管線的性質、權屬，責令地下管線產(chǎn)權單位測定其坐標、標高及

走向。地下管線產(chǎn)權單位應當及時將測量的資料報送市城建檔案

管理機構。

第七條地下管線工程覆土前，建設單位應當委托具有相應資

質的'工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術規(guī)程》采用gps

定位技術進行竣工測量，形成準確的竣工測量數(shù)據(jù)文件和管線工

程測量圖，并經(jīng)地下管線產(chǎn)權單位進行確認。

實施監(jiān)理的地下管線工程，監(jiān)理單位應當對地下管線工程檔

案資料進行審查確認。

對重要的地下管線工程施工中檔案資料的形成，市城建檔案

管理機構可進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查，有關部門、單位應當給予配合。

第八條地下管線工程竣工驗收前，建設單位應當提請市城建

檔案管理機構對地下管線工程檔案進行專項預驗收，合格后方可

進行地下管線工程竣工驗收C

市重點項目的地下管線工程，建設單位應當通知市檔案行政

管理部門派員參加預驗收并參加竣工檔案的驗收。

第九條工程測量單位應當及時向市城建檔案管理機構移交有

關地下管線工程的1：500城市地形圖和控制成果。

對于工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，市城建檔

案管理機構不得出售、轉讓。

第十條建設單位在地下管線工程竣工驗收備案前，應當向市

城建檔案管理機構移交下列檔案資料：

（一）地下管線工程項目準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、

竣工驗收文件和竣工圖；

（二）地下管線竣工測量成果；

（三）其他應當歸檔的電子文件、工程照片、錄像等資料。

城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信等地下管線專業(yè)管

理單位（以下簡稱地下管線專業(yè)管理單位）應當及時向市城建檔案

管理機構移交地下管線專業(yè)圖。

第十一條地下管線專業(yè)管理單位應當將更改、報廢、漏測部

分的地下管線工程檔案，及時修改補充到本單位的地下管線專業(yè)

圖上，并在一個月內將修改補充的地下管線專業(yè)圖（含電子和紙質

圖）及有關資料向市城建檔案管理機構移交。

第十二條建設單位向市城建檔案管理機構移交的檔案資料應

當符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》和《遼寧省建設工程文件

歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定及其他有關要求。

第十三條地下管線工程竣工檔案必須完整、準確、真實，不

得涂改和偽造，并需編制單位負責人簽字蓋章。

第十四條市建設行政主管部門應當會同專業(yè)地下管線工程管

理部門不定期組織地下管線普查，并對地下管線信息數(shù)據(jù)庫進行

修正。

本辦法實施前地下管線工程已投入使用的，由市建設行政主

管部門組織普查，各專業(yè)地下管線工程管理部門予以配合。普查

成果經(jīng)各專業(yè)地下管線工程管理部

門確認后，由市城建檔案管理機構統(tǒng)一接收和管理。

各專業(yè)地下管線工程管理部門可從市城建檔案管理機構免費

查詢本部門管理單位的專業(yè)地下管線工程檔案資料。

第十五條市城建檔案管理機構應當繪制地下管線綜合圖，建

立地下管線信息系統(tǒng)，并及時接收普查和補測、補繪所形成的地

下管線成果。

市城建檔案管理機構應當依據(jù)地下管線專業(yè)圖等有關地下管

線工程檔案資料和工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，

及時修改城市地下管線綜合圖，并輸入城市地下管線信息系統(tǒng)。

第十六條市城建檔案管理機構應當建立、健全科學的管理制

度，配備專業(yè)人員，做好地下管線工程檔案的接收、整理、鑒定、

統(tǒng)計、保管、利用和保密工作。

第十七條市城建檔案管理機構應當建立地下管線工程檔案資

料的利用制度，積極開發(fā)地下管線工程檔案資源，為城市規(guī)劃、

建設和管理提供服務。

第十八條違反本辦法規(guī)定，建設些位未報送地下管線工程檔

案的，由建設行政主管部門責令改正，并處1萬元以上10萬元以

下罰款；對單位直接負責的主管人員和其他直接責任人員，處單

位罰款數(shù)額5%以上10%以下罰款；因建設單位未報送地下管線

工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，建設單位依

法承擔相應的責任。

第十九條違反本辦法規(guī)定，建設單位不按期報送地下管線工

程檔案資料或者報送的地下管線工程檔案資料不符合規(guī)定要求的,

由市城建檔案管理機構責令其限期報送；逾期不報送的，市城建

檔案管理機構可以委托具備相應資質的單位進行測繪，測繪費用

由建設單位承擔。

第二十條違反本辦法規(guī)定，地下管線專業(yè)管理單位未移交地

下管線工程檔案的，由建設行政主管部門責令改正，并處1萬元

以下罰款；因地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案，

造成施工單位在施工中損壞地下管線的，地下管線專業(yè)管理單位

依法承擔相應的責任。

第二十一條違反本辦法規(guī)定，建設單位和施工單位未按照規(guī)

定查詢和取得施工地段的地下管線資料而組織施工，損壞地下管

線給他人造成損失的，依法承擔賠償責任。

第二十二條違反本辦法規(guī)定，工程測量單位未按照規(guī)定提供

準確的地下管線測量成果，致使施工時損壞地下管線給他人造成

損失的，依法承擔賠償責任。

第二十三條建設行政主管部門實施行政處罰后須報市檔案行

政管理部門備案。

第二十四條市城建檔案管理機構因保管不善，致使檔案丟失，

或者違反保密制度提供地下管線工程檔案資料的，或者因匯總管

線信息資料錯誤致使在施工中造成損矢的，應當依法承擔賠償責

任；相關責任人員，由有關部門依法給予行政處分。

第二十五條規(guī)劃區(qū)以外的地下管線工程檔案管理參照本辦法

執(zhí)行。

第二十六條本辦法自10月1日起施行。

檔案管理規(guī)章制度4

第一章總則

第一條為了進一步加強流動人員人事檔案的管理，維護人事

檔案的真實性、嚴肅性，完善人才流動社會化服務體系，促進人才

合理流動，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》

及有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指：

1、辭職或被辭職的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員

和管理人員的人事檔案；

2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管

理人員的人事檔案；

3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；

4、自費出國留學人員的人事檔案；

5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私

營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;

6、外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案；7、其它流動

人員人事檔案。

第三條流動人員人事檔案管理遵循：“集中統(tǒng)一，歸口管理”

的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。

第二章流動人員人事檔案管理機構

第四條流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織

部門和政府人事行政部門素數(shù)的人才流動服務就（以下簡稱人才

流動服務機構），其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；

嚴禁個人保管他人人事檔案。

第五條跨地區(qū)流動的人員人事檔案，可由其戶籍所在地的人

才流動服務機構管理，也可由其現(xiàn)在工作單位所在地的人才流動

服務機構管理。

第六條尚未建立人才流動服務機構的地區(qū)，流動人員人事檔

案仍由原人事檔案管理單位管理。

第七條人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收

集、管理、保管、利用、轉遞等管理工作，人證做好與流動人員身

份認定、檔案工資記載、出國（出境）政審工作，經(jīng)授權做好相關的

職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。

第三章流動人員人事檔案的轉遞

第八條人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流

動的有效文書，向流動人員原單位開具調檔函，原單位接到調檔函

十五天內，將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動

服務機構，轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料

或分批轉出。人才流動服務機構經(jīng)審核無誤后，及時將檔案轉遞通

知單回執(zhí)退回原單位。人才流動服務機構發(fā)現(xiàn)轉來的檔案材料不

齊全或不清楚，應要求原單位補齊或查清楚。

第九條流動人員人事檔案轉遞，應通過機要交通或派專人送

取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事

檔案，.人才流動服務機構不得接受C

第十條人才流動服務機構接管人員人事檔案，須由流動人員

或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務機構應與流動

人員或其現(xiàn)所在單位簽定檔案管理合司書，合同書須明確雙方的

權利、義務等內容。

第十一條人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù)，與機關、國有企

事業(yè)單位開具的轉檔手續(xù)具有相同的效力。機關、國有企事業(yè)單

位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù)，方可接收流動人員

人事檔案。

第四章流動人員人事檔案的收集、整理與利用

第十二條人才流動服務機構應加強與流動人員及其現(xiàn)在工作

單位的聯(lián)系做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人

員認識檔案的內容。收集的材料必須經(jīng)過認真的鑒別。需經(jīng)單位

蓋章或本人簽字的，簽字蓋章后方能歸入檔案。

第十三條人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關

規(guī)定，認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,

要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容，不得擅自涂改、抽取、

銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。

第十四條人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中

的有關規(guī)定，建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注

意事項C

（一）查閱流動人員檔案應辦理審批手續(xù)。查閱單位應申名查

閱理由，管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。

（二）查閱單位應派中共黨員到人才流動服務機構查閱流動人

員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的，人才流動服務機構可根據(jù)實際

情況向查閱單位介紹被查閱人的.有關情況。

（三）人才流動服務機構對高級專業(yè)技術人員和涉及國家秘密

的流動人員人事檔案要嚴格保管，嚴格查閱手續(xù)。

（四）任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

（五）查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、

圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案

內容。

第五章流動人員人事檔案的保管

第十五條人才流動服務機構應具備流動人員人事檔案的物質

條件，建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配備鐵制的檔案柜;

經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和

安全措施；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不

斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的

現(xiàn)代化。

第十六條建立健全流動人員人事檔案的內部規(guī)章制度，加強

流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究，實行目標管理，不

斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。

第十七條流動人員人事檔案管理應由專人負責。檔案管理人

員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)

知識的共產(chǎn)黨員。

第六章監(jiān)督與處罰

第十八條對違反本規(guī)定有下列情形的，由黨委組織部門和政

府人事行政部門會同有關部門進行處理：

1、擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人；

2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的；

3、擅自向外公布、泄露檔案材料的；

4、在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等

管理工作中，出現(xiàn)違反本規(guī)定行為，造成嚴重后果的。

檔案管理規(guī)章制度5

一、檔案資料

招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔

案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔

案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統(tǒng)一

歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其

余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未

中標投標文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。

各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公

司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。

二、歸檔及備案時間

總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公

司項目在簽發(fā)中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案

資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。

有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，

分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統(tǒng)一管理的檔

案包括電子資料及時交回總公司。

監(jiān)管機構資料備案時間：

1、電子資料

電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-

11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招

標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限于公告、資格預

審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候

選人公示、中標通知書、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在

資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案

歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。

中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質

管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續(xù)。

2、除未中標人投標文件外的,所有檔案資料，資料整理時應

注意按過程順序整理，特別是招標過程比較復雜的項目。

檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專

用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。

湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂,

單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼（用號碼機編

碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：

盒內目錄

備案資料

招標文件

投標文件正本

中標通知書

資料移交登記表

客戶反饋意見表

其它資料

成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶

反饋意見表不裝訂）。

公開招標采購歸檔盒內目錄：

邀請招標采購歸檔盒內目錄：

檔案管理規(guī)章制度6

一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有

關業(yè)務科集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自存放。

二、檔案的收集、整理、移出、銷毀必須按《檔案法》和上級

檔案管理部門有關規(guī)定辦理，嚴禁擅自銷毀或出售檔案。

三、凡是調閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審

核后，方可提供查閱。

四、檔案必須在檔案所在科室內查閱，不得出借，如有特殊

情況需出借、復印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意后方可進行。

五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、復印、涂改、拆開、撕毀檔

案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時進行必要的檢查，確

保檔案完好無損。

六、本局全體工作人員必須嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)

制度，杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的.發(fā)生，確保

檔案安全。

七、檔案存放處要保持清潔衛(wèi)生，存放檔案要井然有序，排

列有系統(tǒng)化，以便調閱。

八、檔案管理人員因工作調動，須按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

檔案管理規(guī)章制度7

第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管,

并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理°檔案管理人員應嚴

格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案

的完整性和安全性。

第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合

理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，

自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和

專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有

害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業(yè)移交的

檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務能順利

開展。

第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作,

并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時

要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。

對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及

抨管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請

單》

三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，

經(jīng)過相關審批流程后方可借閱。

四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借

（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全

性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期

由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領導批準。

六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人

使用，未經(jīng)許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件

上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦

公室進行處置。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、

勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)

議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發(fā)文與有

關單位來往的文書°

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的.剪

報、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保

密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復

制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內

部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污

損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主

管領導。

第六條檔案的銷毀:

1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密

級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦

公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀

清單，由專人監(jiān)督銷毀。

一、設備檔案的歸檔范圍

（一）設備儀器依據(jù)性文件材料0

（二）設備儀器隨機文件室材料。

（三）設備儀器運行、維護文件材料。

二、設備檔案的立卷歸檔要求

凡重要設備須歸檔的文件材料，在設備進單位時，應嚴格遵

守設備開箱驗收制度，驗收時，須由檔案室人員、設備使用部門

雙方到場驗收并填寫設備開箱驗收記錄，以保證設備檔案的完整、

齊全。驗收完畢交檔案室保管。

三、設備檔案的歸檔時間

設備檔案的歸檔時間是隨時歸檔。

四、設備檔案的立卷要求

1、設備檔案文件材料要收集齊全，系統(tǒng)整理，書寫材料優(yōu)良，

字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長遠保存。

2、案卷裝訂應在組卷、卷內文件排列和編目的基礎上進行。

3、案卷內不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般

以A4圖幅為標準。

4、長遠保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。

5、案卷不裝訂時，其科技文件材料要按照卷內目錄的編排次

序排列有序。

6、案卷要整齊美觀。

五、設備檔案的借閱和保管

1、設備檔案應及時歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時,

可按規(guī)定向檔案室借閱，若要復印或常借等，必須經(jīng)分管領導同

意，方可實施，任何科室和個人不得將其原始材料占為已有。

2、安監(jiān)局檔案室負責設備檔案的監(jiān)督、指導和檢查。

檔案管理規(guī)章制度8

為促進教育科研檔案工作規(guī)范化、科學化、制度化，不斷提

高學校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務，為提高教

育質量服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔

案工作實際，特制訂本制度。

一、立卷歸檔

學校、區(qū)、市、省、全國級教育科研立項課題均要立卷歸檔。

各級的立項課題結題二個月后由學校教科室負責人將所有材料

（立項文件、課題申報表、實施方案、實驗報告或結題論文，以

及調查材料等）立為一卷。

二、裝訂成冊

檔案按文件內容進行分類并裝訂成冊，標題簡明確切，書寫

整齊，編好明碼。

三、分類存放

按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防

潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設施。

四、保管期限

省、國家級立項課題保管期限為永久，區(qū)、市級立項課題保

管期限為長期，學校立項課題保管期限為短期。

五、借閱利用

因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱登記手續(xù)，用后

及時歸還。查閱時不得污損、卷折，不得在卷內劃線、打圈、批注

和涂改。若需要復印，請示有關領導批準后方可復印。

檔案管理規(guī)章制度9

1、物業(yè)檔案建立的內容

業(yè)主入伙資料

業(yè)戶家庭資料

業(yè)戶聯(lián)系電話

包括：正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話，如家

庭電話、單位電話、手機、呼機、E-mail地址等。

業(yè)戶室內裝修管理資料

包括：裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。

業(yè)戶日常維修資料

包括：維修、維修回訪等記錄情況。

業(yè)戶反饋資料

包括：服務質量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征

詢、統(tǒng)計記錄等。

2、物業(yè)檔案管理的具體措施

業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的，其內容包

括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情

況、室內裝修管理：：資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

業(yè)戶檔案的收集

_物業(yè)設立檔案室，建立相應規(guī)章制度，對業(yè)戶檔案進行嚴格

管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),

擴大資料來源，從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔，實行業(yè)

戶一戶一檔。

業(yè)戶權籍資料管理

從業(yè)戶入伙開始，應著手權籍資料的收集工作，權籍資料的收

集、整理、歸檔，應做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和

使用好權籍資料，動態(tài)反映業(yè)戶權籍狀況，為業(yè)戶需求提供服務。

業(yè)戶檔案的整理

各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料，統(tǒng)一交檔案員集中整理，

整理的重點根據(jù)資料內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查

閱。

3、業(yè)戶檔案的歸檔—廣場一號樓項目（一-）管理處的業(yè)務接

待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。—物業(yè)檔案中

心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系，將資料分類有序地保

存，并輸入計算機存檔，運用計算機的先進手段進行檔案資料的管

理。

4、檔案的.利用

為業(yè)戶服務工作及時提供檔案資料，直接或間接地為業(yè)戶管

理服務，從而有效地提高服務質量和服務水平。

5、業(yè)戶檔案的管理

業(yè)戶檔案的使用應有嚴格的規(guī)定，借閱必須由具備規(guī)定條件：:

的人員經(jīng)登記后方可借出，歸還時須由專人進行檢查，如有破損，

立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業(yè)戶檔案存放時要做好防

火、防潮、防蛀工作，計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

檔案管理規(guī)章制度10

一、凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有

查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移

交，集中管理，任何單位和個人不得將檔案據(jù)為已有。

二、各基層單位、部門領導應重視各自單位文件資料的管理

和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監(jiān)

督和指導。

四、歸檔內容

1、凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值

的原始文件材料（文字、圖表、聲像筆）均屬歸檔范圍。

2、各基層單位、部門應歸檔的文件材料。

3、黨和國家領導人及上級單位有關領導視察、檢查本單位

工作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、

錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

4、股東會、董事會、年度工作會議、總裁辦公會、項目論證

會、業(yè)務專題會議等重要會議的會議紀要、記錄的成套文件材料

以及會議形成的聲像材料等。

5、頒發(fā)的'各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改

稿。

6、請示與批復文件。

7、年度工作計劃、總結、參考價值的考察報告，重要工作

匯報材料等。

8、領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外

單位的與公司有關的文件材料。

9、員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動

合同（協(xié)議）、薪酬制度，以及職務任免、職級評定、績效考核、

培訓等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封

存°

10、財務預決算、財務憑證、財務賬簿、相關財務往來協(xié)議、

合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。

11、組織機構、人員編制，各基層單位、部門批準執(zhí)行的規(guī)

章制度。

12、企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡介、大事記、反映企業(yè)重要

活動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物

宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

13、月度（或季度）的工作綜述、項目動態(tài)等文件材料的定

稿，編印的企業(yè)要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物（企

業(yè)報、企業(yè)雜志等）的定稿、樣本。

14、解決法律糾紛問題形成的文件材料。

15、企業(yè)所有對外簽訂的各種合同、協(xié)議書。

16、固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。

17、在購置大型辦公設備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、

使用說明書等設備資料。

18、審計、考核及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文

件。

19、外單位與本企業(yè)的工作來往文件等。

五、歸檔要求

1、公司各基層單位、部門應在每年三月底以前將上年度已

辦理完畢、

需歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門

移交。

2、公司各基層單位、部門必須嚴格遵守歸檔制度，在接收

相關文件后的'3個工作日內做好文件資料原件的歸檔工作，不得

無故延期或不移交應歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法

原件存檔的，要做出相應說明。如因工作需要還需使用相關文件，

應按先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

六、檔案的鑒定與銷毀

1、行政管理部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期

限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經(jīng)企業(yè)有關領導批準后，按

規(guī)定進行銷毀。

2、任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

若按規(guī)定需要銷毀時，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，檔

案管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，經(jīng)報總裁批準后方可銷

毀。

七、檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，員二借閱本部門的業(yè)務檔案需

到行政管理部填寫檔案借閱單，經(jīng)直接上級批準后方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門

主管同意或公司領導批準。

3、機密檔案的借閱需經(jīng)總裁（或分管副總裁）批準。

4、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，檔案管理人員要及時

對歸還的檔案進行檢查和清點，并在登記薄上注銷借用記錄。

5、借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉借復印和攜帶檔

案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)相關領

導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超

過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，式得遺失，如有遺失，將由

行政管理部視情況給予經(jīng)濟處罰。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要,

應報相關領導批準，且按公司有關保密規(guī)定辦理。

9、公司人員崗位調動時，必須將借閱的檔案及時歸還。否

則，人事專員有權拒絕辦理調崗手續(xù)。

檔案管理規(guī)章制度11

為了加強和規(guī)范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、

歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、

有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據(jù)《會計法》和

《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結合本單位工作實際情況，特制

定本制度。

第一條會計檔案的歸檔范圍。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數(shù)

據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資

料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會計憑五類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其

他會計憑證。

（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)明

細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

（三）財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報

告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。

（四）其他類。包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計

檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在

會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存

價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。

各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個

類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目

錄，每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢

固、美觀。

（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年

度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年

使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填

寫“結轉下年”樣，不填其它內容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對

各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬

殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活

頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

a、會計賬簿裝訂封面；

b、賬簿啟用表；

c、賬戶目錄；

d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；

e、會計賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)

象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬

簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日

記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

（三）會計報表

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成

冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務人員

保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。

（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、

保管、調閱、銷毀等一系列工作。

（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，

由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接

管人員逐一接收。

（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將

當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案

室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關應

用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件；操作人的'密碼、操作日志等其

他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計

軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介

質保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復制，且

應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。

會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保

存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為

3年、5年、—年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閱。

（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

（二）凡需借會計檔案的人員，須經(jīng)領導批準后，方可辦理

調閱手續(xù)。

（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原

卷冊，更不得抽換。

（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊

情況，須經(jīng)局領導批準，需要復制會計檔案的，須經(jīng)局領導批準

后方可復制。

第六條會計檔案的銷毀。

保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照

以下程序銷毀：

（一）會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提

出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、

卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷

毀時間等內容。

（二）局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、

（三）銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審

計部門派人員監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清

冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計

檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。

第七條保管期滿但未結清的債權債務。

原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當

單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會

計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案，俁管期限已滿也不得銷毀。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計

檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移

交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應保管

期限，已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列

內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

第九條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。

檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防

蟲、防鼠，磁性介質資料要做到防磁、防雷。重（?。┮Y料實行

雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質資料應定期

復制。經(jīng)過系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗

號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環(huán)境保持通

風透光。

第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制

度。

檔案管理規(guī)章制度12

一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴

防失密、泄密事故發(fā)生。

二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳

真提供密秘級以上檔案C

三、凡借閱秘密級以上檔案，須經(jīng)主管領導及檔案館長批準，

未經(jīng)批準不得借出、復制或摘抄。

四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、

丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。

五、密級檔案要經(jīng)常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，

并對責任者進行追究處量。

六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。

八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級

檔案時，不少于兩名工作人員。

九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉出，或由檔案

人員二人以上專呈遞送。

檔案管理規(guī)章制度13

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少

的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作

職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘

檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室

的業(yè)務領導和工作實務指導。

2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣

也應執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理

部的領導下，其管理的主要職責為：

2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的

指導監(jiān)督。

2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

2.3.4總結經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，

使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務產(chǎn)生收益。

3,歸檔資料的范圍、內容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計

劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標

準等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調度記錄

等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行

的規(guī)定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及

其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結性文件

包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位

的工作總結及單項性的各種總結報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑

證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄，以及材

料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7匯報性材料

包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報

表等；公司領導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資衿等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培

訓考核、工資核定記錄等相關資料。

3.9調研性資料

包括市場調研、開發(fā)調研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經(jīng)

銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經(jīng)濟論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時

或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用

的各種資料。

3.H證件性文書資料

包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許

可證、出口許可證、產(chǎn)品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)

資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、

書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的‘立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統(tǒng)一

管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會

計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據(jù)由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、

銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立

卷留存。

4.L3業(yè)務要貨計劃、往來函等業(yè)務傳真、資料由業(yè)務部立卷

留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負責立卷留存；內

部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總

到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種

會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應

在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務單位

的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延

長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內，把整理審定

完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽

字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、

印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期

等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表

達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或

鉛筆，字跡應清楚、準確。

4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特

點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷

能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把

有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按

保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原

則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列,

系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、

饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要

人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完

整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，

外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領導批準，可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務工作范圍得

文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須

經(jīng)公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自

影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標

語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采

取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與

原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制

件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好

后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材

料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案

管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短

期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。

如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要

及時催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值

和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，

加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、

機密、秘密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔

案復制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領導批準。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室

主任或副總以上級領導批準。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任

鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需

材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據(jù)情節(jié)

輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整

理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，

才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交

接之后，方能調離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公

室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)

定銷毀。

7.2經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價

值時，再行銷毀，以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將

銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在

銷毀注冊上簽字。

檔案管理規(guī)章制度14

第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有

效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種

技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀

要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表

等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單

位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的

來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防

盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當?shù)耐L。具體要求參照

公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的.同時向生產(chǎn)運

行相關部門及時

第七條舊管

第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸

檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔

案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>

第