化工企業(yè)文件和檔案管理制度

化工企業(yè)文件和檔案管理制度1目的根據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)和集團(tuán)公司要求，規(guī)范公司安全生產(chǎn)管理工作，保證安全生產(chǎn)相關(guān)文件檔案，管理過程相關(guān)記錄的完整性和合規(guī)性，使其在安全管理工作中發(fā)揮作用，增強(qiáng)事故預(yù)見性、減少和防止安全生產(chǎn)事故發(fā)生，不斷提升公司的安全生產(chǎn)管理水平。2.適用范圍適用于公司范圍內(nèi)，在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中，直接形成的對(duì)公司安全生產(chǎn)工作具有規(guī)范作用和保存、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（以下均稱安全檔案）3職責(zé)3.1安全環(huán)保部職責(zé)安全環(huán)保部負(fù)責(zé)公司安全檔案的收集、整理工作。對(duì)部門、生產(chǎn)車間安全臺(tái)帳的建立落實(shí)情況監(jiān)督和指導(dǎo)，并定期進(jìn)行檢查，檢查時(shí)間每季度一次。3.2行政部職責(zé)行政部負(fù)責(zé)保存、管理公司安全檔案工作。3.3各部門、生產(chǎn)車間職責(zé)負(fù)責(zé)本部門安全檔案的收集、整理、保存、管理等工作。4．安全文件的制作與識(shí)別4.1公司在制定安全生產(chǎn)文件時(shí)，必須按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范格式及文件程序制定和下發(fā)各種文件。4.2對(duì)外來文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化符合性識(shí)別，確保轉(zhuǎn)發(fā)文件符合標(biāo)準(zhǔn)化要求。4.3各種資料的收集、整理要按要求，以標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行分類、保存、管理。對(duì)資料進(jìn)行識(shí)別分析，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)化要求的資料要進(jìn)行規(guī)范修改。5．安全管理臺(tái)賬檔案的建立5.1臺(tái)帳建立至少包括以下部分：5.1.1安全生產(chǎn)責(zé)任制臺(tái)賬。單位主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、部門（車間）負(fù)責(zé)人及操作層員工安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制；安全管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件，本單位安全組織網(wǎng)絡(luò)圖，單位主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、安全監(jiān)督部門人員、專職安全員、兼職安全員等人員的基本信息；上下級(jí)簽訂的安全責(zé)任書、員工安全責(zé)任書、特種作業(yè)人員及駕駛員安全責(zé)任書（安全承諾書）。5.1.2安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程臺(tái)賬。對(duì)已建立的各項(xiàng)安全管理制度、操作規(guī)程及時(shí)進(jìn)行修訂，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。5.1.3安全生產(chǎn)會(huì)議臺(tái)帳。包括分析安全生產(chǎn)形勢(shì)，通報(bào)安全生產(chǎn)情況，研究確定事故防范措施，部署安全生產(chǎn)工作，傳達(dá)、學(xué)習(xí)和貫徹安全生產(chǎn)相關(guān)文件的情況等。具體記載會(huì)議名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主持人、會(huì)議具體事項(xiàng)及處理結(jié)果等。5.1.4通知、通報(bào)臺(tái)帳：上級(jí)部門及國(guó)家有關(guān)部門制訂和下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的各類文件、通知、通報(bào)等。5.1.5花名冊(cè)臺(tái)帳：全員花名冊(cè)、安全管理人員花名冊(cè)、特種作業(yè)人員花名冊(cè)及相關(guān)身份證明、安全資格證書復(fù)印件。5.1.6安全生產(chǎn)宣傳教育和培訓(xùn)臺(tái)帳。包括安全生產(chǎn)教育記錄、安全生產(chǎn)宣傳記錄、安全生產(chǎn)培訓(xùn)記錄。具體記錄單位負(fù)責(zé)人、安全管理人員、特種作業(yè)人員、特種設(shè)備作業(yè)人員、安全生產(chǎn)全員培訓(xùn)、新進(jìn)單位員工、調(diào)整工作崗位人員安全教育及培訓(xùn)考核情況（安全教育培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)單位、培訓(xùn)人、被培訓(xùn)人、教育培訓(xùn)內(nèi)容、考核單位、考試時(shí)間、考試成績(jī)、證書編號(hào)等，單位組織的考核試卷要存檔。經(jīng)過安全教育的人員要有本人簽名）。安全培訓(xùn)教育檔案應(yīng)記錄保存每個(gè)員工參加安全培訓(xùn)教育的時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績(jī)等情況。5.1.7安全生產(chǎn)“三同時(shí)”臺(tái)賬。記錄新、改、擴(kuò)建生產(chǎn)性工程項(xiàng)目安全設(shè)施與生產(chǎn)設(shè)施同時(shí)設(shè)計(jì)、同時(shí)施工、同時(shí)驗(yàn)收投入使用的相關(guān)情況，保存內(nèi)部動(dòng)態(tài)安全評(píng)價(jià)和安全性評(píng)價(jià)外部審核文件資料。5.1.8特種設(shè)備安全技術(shù)臺(tái)賬。記錄特種設(shè)備使用登記證辦理，設(shè)計(jì)文件，制造技術(shù)文件，安全性能監(jiān)督檢驗(yàn)證書，安裝技術(shù)文件和資料，定期檢驗(yàn)、安裝監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告，修理改造方案、實(shí)際修理情況及有關(guān)技術(shù)文件資料，安全附件校驗(yàn)、檢定證書，使用維護(hù)說明，日常運(yùn)行情況，有關(guān)事故及處理報(bào)告，設(shè)備停運(yùn)、報(bào)廢的相關(guān)申報(bào)批準(zhǔn)文件等。5.1.9廠內(nèi)車輛安全管理臺(tái)賬。記錄車輛名稱、牌號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)、行駛證、保險(xiǎn)、年檢記錄等基本信息，駕駛員姓名、駕駛證及其有效期等基本信息及違章信息，車輛安全行駛、定期安全技術(shù)檢測(cè)等情況。5.1.10安全生產(chǎn)檢查臺(tái)帳。包括日常安全生產(chǎn)檢查記錄和專項(xiàng)安全檢查記錄。具體記錄單位（包括上級(jí)來單位）安全生產(chǎn)檢查情況（檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容、檢查人、檢查出的問題、整改措施、完成時(shí)間等）。5.1.11安全生產(chǎn)隱患排查治理臺(tái)帳。包括安全生產(chǎn)隱患排查記錄及整改情況記錄。5.1.12安全投入臺(tái)賬。記錄安全生產(chǎn)費(fèi)用的依法提取和按規(guī)定使用情況，安全生產(chǎn)費(fèi)用使用計(jì)劃、安全生產(chǎn)投入統(tǒng)計(jì)表、安全生產(chǎn)費(fèi)用臺(tái)帳。5.1.13安全事件管理臺(tái)帳。包括各類安全事件資料情況。具體記錄所發(fā)生的各類安全事件，包括火災(zāi)、爆炸、設(shè)備、生產(chǎn)、交通、人身和其他安全事件；按照“四不放過”原則，進(jìn)行事故原因及責(zé)任分析，及吸取的教訓(xùn)、采取的防范措施和處理意見等。5.1.14安全生產(chǎn)工作考核與獎(jiǎng)懲臺(tái)帳。包括安全工作考核情況和獎(jiǎng)懲情況。具體記錄各部門、各崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制的考核情況，各級(jí)安全工作和安全生產(chǎn)考核細(xì)則，對(duì)安全事件發(fā)生單位、個(gè)人及“三違”人員進(jìn)行處罰的情況，對(duì)防止和避免安全事故發(fā)生的人員和部門的獎(jiǎng)勵(lì)情況，對(duì)在安全管理中做出貢獻(xiàn)的單位、個(gè)人表彰和獎(jiǎng)勵(lì)情況。5.1.15消防安全管理臺(tái)帳。包括消防安全組織網(wǎng)絡(luò)、消防演練情況、消防設(shè)施臺(tái)帳、消防工作會(huì)議、消防安全檢查等情況。5.1.16危險(xiǎn)化學(xué)品管理臺(tái)帳。記錄危險(xiǎn)化學(xué)品使用、銷毀等情況。5.1.17勞動(dòng)防護(hù)用品臺(tái)帳。記錄勞動(dòng)防護(hù)用品采購、發(fā)放、領(lǐng)用，合格勞動(dòng)防護(hù)用品的相關(guān)證明材料，日常防護(hù)用品使用檢查等情況。5.1.18應(yīng)急管理臺(tái)帳。記錄安全生產(chǎn)事故應(yīng)急預(yù)案的編制、評(píng)審、發(fā)布、備案，應(yīng)急培訓(xùn)，應(yīng)急預(yù)案演練、修訂情況等。5.1.19關(guān)鍵裝置重點(diǎn)部位臺(tái)帳。記錄關(guān)鍵裝置重點(diǎn)部位（重大危險(xiǎn)源）責(zé)任人員情況，巡檢情況，危險(xiǎn)點(diǎn)分布平面圖等。5.1.20安全設(shè)備安裝技術(shù)裝備臺(tái)帳。包括安全設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檢測(cè)記錄，建立安全閥、安全監(jiān)控裝置等臺(tái)帳。5.1.21外協(xié)項(xiàng)目臺(tái)賬。與外協(xié)項(xiàng)目承包商簽訂的安全協(xié)議；安全技術(shù)交底記錄。承包商及相關(guān)人員資格資質(zhì)證明文件。5.1.22危險(xiǎn)作業(yè)臺(tái)賬。記錄危險(xiǎn)作業(yè)審批及安全技術(shù)措施編制及落實(shí)情況。5.1.23安全交接班臺(tái)賬（各相關(guān)部門）。記錄交接班時(shí)間、工藝及設(shè)備運(yùn)行情況、現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生情況、安全注意事項(xiàng)等情況；記錄領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)帶班及交接班情況。5.1.24其他安全管理臺(tái)賬。5.2各臺(tái)賬，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況設(shè)計(jì)涵蓋相關(guān)內(nèi)容的制式表格，附加規(guī)范的文字材料、相關(guān)圖表等，專人負(fù)責(zé)，規(guī)范管理。5.3安全臺(tái)帳分門別類，按時(shí)間順序（以年度為界）編寫相應(yīng)的目錄。6．安全活動(dòng)記錄安全活動(dòng)記錄要內(nèi)容齊全，填寫參加人數(shù)、參加領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)內(nèi)容、發(fā)言情況、領(lǐng)導(dǎo)簽字等。安全活動(dòng)內(nèi)容包括學(xué)習(xí)安全文件、通報(bào)、安全規(guī)章制度；學(xué)習(xí)安全技術(shù)知識(shí)、勞動(dòng)衛(wèi)生知識(shí)；結(jié)合事故案例，討論分析典型事故，總結(jié)吸取事故教訓(xùn)；開展事故預(yù)防和崗位練兵，組織各種安全技術(shù)表演；檢查安全規(guī)章制度執(zhí)行情況和消除事故隱患等。各層級(jí)的安全活動(dòng)記錄應(yīng)能相互對(duì)應(yīng)。7．安全檔案管理7.1行政部對(duì)安全生產(chǎn)文件和檔案具有依法管理、保護(hù)、使用的義務(wù)和權(quán)利。任何個(gè)人不得將安全生產(chǎn)文件檔案據(jù)為已有或拒絕歸檔。7.2凡是公司在生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。7.3安全生產(chǎn)文件檔案必須專人負(fù)責(zé)管理和保存。借閱、查詢各種資料、文件時(shí)，要建立借閱、查詢登記表。文件、資料要整理規(guī)范，保存有序，管理到位，查找便捷。7.4要妥善保護(hù)文件檔案資料，不得隨意外借；查詢文件時(shí)不得在文件上做任何標(biāo)記，不得損壞。7.5要做好防火、防潮、防盜工作，制定相應(yīng)的安全措施，保證文件、資料的安全。7.6安全文件和檔案保存期一般為三年。到期的安全檔案，按有關(guān)文件執(zhí)行。8.安全管理制度文件的制定、頒發(fā)、培訓(xùn)、執(zhí)行、考核、評(píng)審與修訂。8.1文件與檔案類型及其管理要求按文件與檔案的性質(zhì)和部門適用性劃分如下類型：8.1.1安全生產(chǎn)法律法規(guī)與其他要求的法律、行政法規(guī)、地方法規(guī)、部門規(guī)章、國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件及其他要求；8.1.2公司監(jiān)管政府部門和公司上級(jí)部門政令、通知、其他文件；8.1.3公司制定、頒發(fā)的文件；8.1.4公司制定的安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件；8.1.5安全生產(chǎn)技術(shù)資料、圖紙。不同類型的文件與資料分別由公司不同部門保存和管理。8.2文件與資料保存和管理8.2.1安全環(huán)保部負(fù)責(zé)正在使用的安全生產(chǎn)法律法規(guī)與其他要求，安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的保存和管理。8.2.2行政部負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)公司監(jiān)管政府部門和公司上級(jí)部門政令、通知、與其他文件的保存和管理。負(fù)責(zé)公司內(nèi)人事任免、獎(jiǎng)懲與相關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的文件保存和管理。負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)技術(shù)資料、圖紙的保存和管理。負(fù)責(zé)屬于永久保存的文件資料的保存和管理。8.3標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制要求為提高標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件效力與效率，在制定標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件時(shí)做到：8.3.1文件需求效應(yīng)及時(shí)；文件產(chǎn)生的流程暢通；文件層次結(jié)構(gòu)清晰、合理；文件內(nèi)容精練、正確；不同文件的規(guī)定協(xié)調(diào)一致、無沖突或矛盾；文件分發(fā)充分；文件培訓(xùn)充分。8.3.2為規(guī)范和提高標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)的效力，制定的標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件應(yīng)明確：主索引表；制定時(shí)間；版本；解釋權(quán)；批注；變化與廢止；儲(chǔ)存媒介；保存期限；外部文件；可獲取性。8.4安全管理制度文件的制定8.4.1文件格式與內(nèi)容：管理制度：一般包括標(biāo)題、目的、適用范圍、職責(zé)權(quán)限、工作內(nèi)容及程序、考核標(biāo)準(zhǔn)及辦法、引用文件、相關(guān)記錄等。8.4.2文件的書寫要求：管理制度編寫要符合標(biāo)準(zhǔn)化文件的格式；管理制度要融入并符合相關(guān)的法律法規(guī)與其他要求。8.5安全管理制度文件的頒發(fā)8.5.1文件和發(fā)放前的標(biāo)識(shí)屬于可利用網(wǎng)絡(luò)分發(fā)的文件資料應(yīng)對(duì)其使用權(quán)限和修改權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，并考慮公司文件的保密要求。8.6培訓(xùn)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件頒發(fā)之后，安全環(huán)保部及相關(guān)文件制定部門應(yīng)指定人員分層次對(duì)相關(guān)執(zhí)行人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其理解和熟悉本人職責(zé)，以便于正確執(zhí)行。8.7執(zhí)行文件頒發(fā)之后，必須嚴(yán)格遵守與執(zhí)行，并以文件要求規(guī)范自己的行為。安全環(huán)保部應(yīng)定期對(duì)各部門及相關(guān)人員執(zhí)行文件的情況進(jìn)行檢查與監(jiān)督。8.8評(píng)審與修訂安全環(huán)保部負(fù)責(zé)組織評(píng)審人員每二年至少進(jìn)行一次標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件