公司檔案室管理制度

公司檔案室管理制度公司檔案室管理制度（通用8篇）在現實社會中，我們都跟制度有著直接或間接的聯系，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編收集整理的公司檔案室管理制度（通用8篇），供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。公司檔案室管理制度1一、目的：為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規(guī)則。二、內容：1、歸檔制度（1）對資料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求。（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。（3）將資料放入檔案，并輸入資料庫。2、核查制度檢查核對一般定期進行。但突發(fā)事件之后或對有些檔案發(fā)生疑問之后也要進行檢查核對3、保衛(wèi)制度（1）指定專人負責檔案保管。（2）備齊必要的存檔設備。（3）檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。（4）不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。4、統(tǒng)計制度（1）人事檔案的數量。（2）人事檔案材料收集補充情況。（3）檔案整理和保管情況。（4）檔案及設備利用情況。5、轉遞制度檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，（1）取出應轉走的檔案；（2）填寫人事檔案轉遞記錄；（3）按發(fā)文要求包裝、密封6、借檔制度（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章。（2）其次，人事檔案部門按照有關規(guī)定，結合利用者的要求，提供證明材料；（3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。公司檔案室管理制度2一、目的為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。二、范圍本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。三、職責3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統(tǒng)計等工作。3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執(zhí)行工作。3.4集團公司企業(yè)委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。四、人事檔案管理的內容4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續(xù)《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。4.3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。4.5統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。4.5.2人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。五、員工人事檔案管理，應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定。查閱員工人事檔案應經人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。六、相關支持文件及記錄員工應聘申請表轉遞人事檔案通知單員工離職通知單員工人事檔案統(tǒng)計表公司員工人事檔案管理制度第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：1、招聘登記表2、聘用通知書3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。4、身份證復印件5、照片6、員工轉正申請表7、聘用合同8、獎懲材料9、任免、升降、調薪等材料10、其它材料第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。第七條、要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案?？偨浝碛袡嗖殚喨我粏T工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。第十三條、離職人員檔案保存期為一年。公司檔案室管理制度3一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、檔案管理內容1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）員工培訓統(tǒng)計表。3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。三、檔案相關規(guī)定1、基礎管理1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。2、檔案的查、借閱2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。3、查、借閱檔案注意事項3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。4、檔案的銷毀4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。公司檔案室管理制度4第一條人事檔案的內容。員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進程的履歷，自傳材料；2、員工以往工作或學習單位對員工本人優(yōu)缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業(yè)務及有關能力的評定和考核材料；3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料；4、記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。第二條人事檔案保密規(guī)定。公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。第三條員工個人情況變更規(guī)定。1、員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。2、項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。第四條員工人事檔案的使用。員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析，了解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的`規(guī)范化管理奠定扎實的基礎。公司檔案室管理制度5一、干部人事檔案查（借）閱制度1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。2、干部人事檔案管理部門，應根據規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。6、未經檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得復制，限期歸還。（最多不超過15天）二、干部人事檔案計算機管理制度1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規(guī)范操作。2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數據庫，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關資料的立卷工作。5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內容。6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。7、未經批準不得提供、復制干部信息，無關人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。三、干部人事檔案材料收集補充制度1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內容。2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業(yè)干部，都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度1、對收集的干部檔案材料必須根據中組部的有關規(guī)定進行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過復制方可歸檔。5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。五、干部人事檔案轉遞制度1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。2、縣及相當于縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續(xù)。6、接受單位收到檔案后，應認真核對，并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封，并加蓋機密章。六、干部人事檔案檢查核對制度1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現問題，及時解決。2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現差錯，及時糾正。4、轉出和接受干部人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。5、凡收集的干部人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。七、干部人事檔案保管保密制度1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。2、干部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案柜，妥善保管干部人事檔案。3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續(xù)。5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。八、送交干部人事檔案材料制度1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。2、干部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。4、干部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯系制度，保持收集材料的渠道暢通。5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯系。6、發(fā)現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續(xù)。九、干部人事檔案管理人員職責1、按照干部管理權限，保管應管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；4、登記干部職務、工資的變動情況；5、為有關部門提供干部的情況；6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作；7、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和宏觀業(yè)務指導；8、推廣、應用干部人事檔案現代化管理技術；9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；10、辦理其他有關事項。公司檔案室管理制度6為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。一、保密制度1.認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規(guī)定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。2.加強組織紀律，堅守工作崗位。3.人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室)，配備鐵質檔案柜，妥善保管人事檔案。4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發(fā)現問題，立即報告，及時采取措施。5.人事檔案庫房(室)和檔案柜，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續(xù)。6.無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，通過機要傳遞或專人送達，盡量避免本人自帶。10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。11.人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過五天。12.屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。14.發(fā)現泄密事件，認真處理。二、歸檔制度1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經常通過有關部門收集工作調配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。3.每年引進畢業(yè)生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現其他相關待遇。4.收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸檔。5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經人事處負責人批準，由專人負責監(jiān)銷。6.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。7.每年引進人員要填寫干部履歷表或補充表，充實干部人事內容。8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。三、鑒別制度1.收集的材料必須經過鑒別，未經鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。3.鑒別要以有關文件規(guī)定為依據，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續(xù)完備;對不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。5.人事檔案材料應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。四、整理制度1.整理人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進行補充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和設備。2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，掌握整理人事檔案的有關規(guī)定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。4.必須認真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關法規(guī)，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細則》規(guī)范地整理，零材料及時裝訂入卷。6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷毀的材料，經主管領導批準按規(guī)定銷毀。7.整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸煙，嚴防丟失和匯漏檔案內容。五、借閱制度1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。3.復印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見并加蓋“河南城建學院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領導同意后，方可查(借)閱。4.查(借)閱檔案，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批準后才能復制(拍攝)。6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉借他人。六、轉遞制度1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。2.人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。3.遞檔案時，必在轉出手續(xù)完備的前提下，須經人事處有關負責人同意簽署意見并由主管人事工作校領導同意后方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信或電話催回，以防丟失。4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，干部職務變動而及時調整，人事處及組織部應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續(xù)完備的情況下，方可轉出。6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時，按照學校有關文件規(guī)定收取管理費用和其他費用。8.是轉出的干部人事檔案或材料要嚴密包封，并加蓋機密章，有關人員認真填寫《干部人事檔案轉出登記表》。七、核查制度1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現問題，及時解決。2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現錯誤，及時糾正。4.出和接收人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。5.收集的人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。公司檔案室管理制度7第一章總則第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。第二條員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉遞，建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。第三條貫徹執(zhí)行國家關于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負責組織、監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況。第四條嚴格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴格執(zhí)行保密制度，同時確保檔案的安全。第二章人事檔案歸檔范圍和要求第五條歸檔范圍(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質的材料。(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關材料;民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。(三)審計工作中涉及個人的有關處分材料。(四)成人教育(大中專)、黨校、學生(學員)登記表、考生登記表、學習成績表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。(五)評聘專業(yè)技術職稱工作中形成的有關材料：專業(yè)技術職稱任職資格申報表、聘任專業(yè)技術職務審批表及考核材料等。(六)政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批復，本人對結論的意見，檢查交代或情況說明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的主要依據材料。(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料;個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批復等材料。(八)黨、團組織建設工作中形成的有關材料：1、中國共產黨入黨志愿書(已批準轉正的)、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見，退黨材料。2、中國共產主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料。3、加入民主黨派的有關材料。(九)表彰獎勵活動中形成的有關材料：勞動模范、先進工作者、優(yōu)秀黨務工作者、優(yōu)秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。(十)紀律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料;處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實(調查)報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關材料;法院判決書;復查甄別報告，決定(結論)、上級批復等。(十一)任免、調動、軍隊干部轉業(yè)安置工作中形成的有關材料：任免審批表;考察材料;軍隊轉業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業(yè)鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。(十二)考試錄用形成的有關材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表，批復材料等。(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關材料：因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。(十五)參加區(qū)縣級以上(包括區(qū)縣級)黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用人員體檢表等。(十七)其它起重要依據作用的材料。第六條收集方法(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實檔案的內容。(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。(三)有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補充進員工檔案。(四)人力資源部要嚴格執(zhí)行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規(guī)定，主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。公司檔案室管理制度8(一)干部人事檔案材料收集制度1.嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集范圍，認真做好干部人事檔案材料的收集與補充工作;2.檔案工作人員要積極主動地與干部人事檔案材料形成部門取得聯系，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動地索要應歸檔的人事檔案材料;3.干部人事檔案材料的形成部門，應在形成正式材料后的一個月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;4.檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料，要認真進行核對，對缺少的材料要逐一進行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理;5.對不屬于歸檔的材料要及時退回材料形成部門。(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度1.嚴格把好干部人事檔案材料“入口關”，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核;2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;3.歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，有承辦單位的簽章或個人署名，有形成材料的日期;需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;5.干部人事檔案材料應統(tǒng)一使用16開紙(19×26.5厘米)，材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫，不得用計算機打印簽名;6.凡屬于應歸入干部檔案的材料，應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。(三)干部人事檔案查(借)閱制度1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫《查閱干部檔案審