非營利組織檔案保管制度

非營利組織檔案保管制度第一章總則為保障非營利組織檔案的安全與有效利用，促進(jìn)組織內(nèi)部信息的流通與共享，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。檔案是記錄組織活動、決策過程及歷史沿革的重要文件，妥善的檔案管理對于組織的持續(xù)發(fā)展和透明度至關(guān)重要。第二章適用范圍本制度適用于本組織所有檔案的保管、管理和使用等相關(guān)工作，涵蓋紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他形式的檔案材料。所有部門、員工及相關(guān)利益相關(guān)方均應(yīng)遵循本制度的規(guī)定，以確保檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。第三章檔案管理責(zé)任檔案管理工作由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)。檔案管理部門需指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱及借用等工作。各部門應(yīng)配合檔案管理部門，及時提供所需的檔案材料，確保檔案的完整性與真實(shí)性。第四章檔案的分類與歸檔檔案應(yīng)根據(jù)內(nèi)容及用途進(jìn)行分類，主要包括：行政管理檔案、財務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、宣傳資料、會議記錄等。檔案材料的收集與歸檔應(yīng)遵循以下原則：1.檔案材料應(yīng)及時收集，確保信息的及時性。2.歸檔材料應(yīng)經(jīng)過審核，確保資料的真實(shí)性與完整性。3.檔案的整理應(yīng)符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于查找和使用。第五章檔案的保管檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，檔案室需具備防火、防潮、防盜等基本安全措施。紙質(zhì)檔案應(yīng)放置在防潮、防蟲的檔案柜中，電子檔案應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全與完整。1.檔案管理部門應(yīng)定期檢查檔案的存放情況，確保無損壞或丟失。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔，以防止灰塵和潮濕。3.重要檔案應(yīng)設(shè)定訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自接觸。第六章檔案的查閱與借用任何員工或外部人員如需查閱或借用檔案，須填寫申請表，并經(jīng)檔案管理部門審核。查閱檔案時須遵循以下規(guī)定：1.查閱人員應(yīng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，不得帶走檔案。2.查閱過程中不得涂改、損壞或私自復(fù)制檔案。3.借用檔案需進(jìn)行登記，借用期限不得超過規(guī)定時間，逾期未還需說明原因。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)，轉(zhuǎn)遞時需填寫轉(zhuǎn)遞單，確保檔案的安全性。檔案銷毀應(yīng)遵循以下流程：1.定期評估需銷毀的檔案，確定銷毀的合法性與必要性。2.銷毀檔案前需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并做好銷毀記錄。3.銷毀工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程中的安全和保密。第八章監(jiān)督與評估機(jī)制為確保檔案管理制度的有效執(zhí)行，需建立監(jiān)督與評估機(jī)制。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，并向組織領(lǐng)導(dǎo)匯報。監(jiān)督內(nèi)容包括：1.檔案的完整性與安全性。2.查閱與借用的合規(guī)性。3.檔案管理工作的改進(jìn)建議。組織可根據(jù)需要邀請外部專家進(jìn)行評估，提出改進(jìn)意見，以提升檔案管理水平。附則本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施。制度的修訂