檔案管理工作細則

PAGE\*Arabic\*MERGEFORMAT7/7檔案管理實施細則目的為加強公司的檔案管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、借閱等工作，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，制定本細則。適用范圍本細則適用于股份公司和各分子公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、榮譽實物、證件等形式的歷史記錄。職責(zé)與權(quán)限公司按照“統(tǒng)一管理、分級保管、分級查閱”的原則，財務(wù)部是檔案管理的歸口部門，確保檔案的完整、準確、安全、系統(tǒng)和有效利用。內(nèi)容檔案的分類按內(nèi)容分:文書檔案、圖書檔案、人事檔案、銷售檔案、會計檔案、審計檔案、工程檔案、設(shè)備儀器檔案、合同檔案等。按載體形式分:聲像檔案、實物檔案、盤片檔案等。歸檔管理要求歸檔的文件材料必須完整，內(nèi)容真實，準確系統(tǒng)地反映各項活動的歷史過程；歸檔的文件材料必須是原件，文字圖表必須清晰，不得用鉛筆或圓珠筆書寫，文件資料上不得亂涂亂畫。產(chǎn)品試制、設(shè)備、土建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成或告一段落后，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責(zé)人審定后向財務(wù)部歸檔；各項管理工作中形成的文件材料，在下年度5月前，將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由職能部門負責(zé)人審定后，向財務(wù)部歸檔；凡本公司在管理生產(chǎn)各項活動中形成的照片、錄音等，須三天內(nèi)向財務(wù)部歸檔；在歸檔移交資料時，須履行移交手續(xù)并有移交目錄單；人事檔案按國家有關(guān)部門《關(guān)于人事檔案的立卷規(guī)定》，隨時歸檔。財務(wù)部的會計檔案，設(shè)專（兼）職人員負責(zé)資料檔案的管理工作。設(shè)備到貨時，所在部門要指派專業(yè)人員參與開箱驗收，1個工作日內(nèi)隨機文件資料向財務(wù)部歸檔。工程建設(shè)項目，在項目竣工驗收后，結(jié)算工程費用之前，由相關(guān)部門將應(yīng)歸檔的文件材料及技術(shù)資料整理立卷,移交財務(wù)部存檔。財務(wù)部應(yīng)做好日常文件的預(yù)立卷工作，并在工作完成后或在第二年5月底前將上年度需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊，移交檔案室，任何人不得據(jù)為己有。檔案材料的歸檔應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，立卷根據(jù)其特征，相互聯(lián)系和保存價值分類整理，保證齊全完整，正確反映部門主要工作情況，建立“文件登記薄”或“立卷類目”，便于保管、查找、利用。立卷整理規(guī)定立卷應(yīng)遵循文件材料的形式規(guī)律和特點，可按同一時間、同一發(fā)文單位、同一文件類型等特征組卷。保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。檔案立卷的整理應(yīng)以檔案分類為主，立小卷，一事一卷。。文書檔案于當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷；工程檔案立當(dāng)年竣工工程卷，并將未竣工工程資料整理成冊。文件一般按年度分開立卷。報告、規(guī)定等按簽發(fā)年；年度計劃、總結(jié)、預(yù)算、決算按針對年；長遠規(guī)劃按開始年；多年總結(jié)按最后年；批轉(zhuǎn)、批復(fù)按批轉(zhuǎn)、請示、批復(fù)時間進行組卷卷內(nèi)文件同一作者、同一問題、同一文種文件，按時間順序排列；同一問題的文件，須區(qū)別不同情況依序排列，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后，非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)材料在后。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，應(yīng)放在批復(fù)年內(nèi)立卷，未批復(fù)的放在請示年內(nèi)立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷，跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷，跨年度總結(jié)放在最后一年立卷，案件文件放在結(jié)案年立卷；卷內(nèi)文件材料應(yīng)按時間順序排列，收文歸檔應(yīng)公文處理單在前，收文在后；公司內(nèi)部發(fā)文，發(fā)文正稿在前，公文處理單附后，最后是發(fā)文底稿；案卷裝訂的尺寸采用國內(nèi)標準A4型，裝訂時應(yīng)拆掉文件上的金屬物。卷內(nèi)文件標注頁碼，每卷不超過200頁，超過200頁的另組一卷；案卷封面應(yīng)填寫立卷單位、案卷類、案卷標題、卷內(nèi)件數(shù)、頁數(shù)、起止時間、保管期限、案卷編號；卷內(nèi)目錄應(yīng)按文件排列順序填寫序號、責(zé)任者（發(fā)文單位）、文號、文件標題、發(fā)文時間、頁號等。使用棉紗線裝訂，力求裝訂整齊美觀；檔案保管員應(yīng)按規(guī)定的格式，用電腦輸入卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)放在卷首，沒有文件題名的，要根據(jù)其內(nèi)容，擬寫標題，會議紀錄應(yīng)填寫主要內(nèi)容；卷；檔案保管部門應(yīng)逐項填寫《案卷備考表》，寫明立卷人、檢查人、時間，案卷封面要逐項填寫，字跡工整、清晰，題名要簡明，準確反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容。歸檔資料的范圍：（公司需保存歸檔的所有資料）以公司文下發(fā)的各種正式文件。如決定、年度工作計劃、工作總結(jié)、生產(chǎn)經(jīng)營等業(yè)務(wù)性文件，行政工作文件，干部任免、獎懲、崗位職責(zé)、規(guī)章制度、組織機構(gòu)、通報、通知，以及經(jīng)濟責(zé)任制考核等文件材料；國家頒發(fā)的法律、法規(guī)，以及上級機關(guān)發(fā)布的各種規(guī)定、標準；企業(yè)召開的重要會議材料（如董事會等）和各類專題會議紀要（如總經(jīng)理辦公會議、生產(chǎn)例會、生產(chǎn)經(jīng)營總結(jié)會、生產(chǎn)質(zhì)量分析會、設(shè)備檢查總結(jié)及設(shè)備管理會、經(jīng)濟責(zé)任制考核會等）；各種信息資料、學(xué)習(xí)材料、企業(yè)內(nèi)部報刊、學(xué)習(xí)資料等；各部門有關(guān)年度工作計劃、總結(jié)及公司規(guī)劃；公司印模啟用文件；上級機關(guān)召開的重要會議文件材料及上級領(lǐng)導(dǎo)在本公司視察、檢查工作時形成的題詞、講話等重要文件材料；公司各項管理獲獎材料（獎狀、證書、錦旗、獎杯、獎品、照片）以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中工商、稅務(wù)、礦產(chǎn)、土地等各類證冊。反映本公司發(fā)展情況及重大活動的影片、錄音帶、照片、底片、文字材料；上報的各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)存根；經(jīng)濟史、組織沿革、經(jīng)濟年鑒、廠史、大事記、匯編等；生產(chǎn)、經(jīng)營中產(chǎn)生的經(jīng)營合同、協(xié)議，以及重要的記錄和報告；職工體檢材料（只包括入職前的體檢），反映后勤管理、生活福利方面的重要文件材料企業(yè)技改項目可行性研究、環(huán)境評價等工作中形成的全部文件材料公司機構(gòu)設(shè)置、名稱更改、人員編制、有關(guān)文件材料員工花名冊、工程技術(shù)人員、管理干部名冊、黨員、團員、工會會員名冊等職工錄用、辭退、職務(wù)聘任、死亡、勞動保險等工作中形成的文件材料干部、專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)（職稱）評聘的文件材料職工教育工作中形成的文件材料工藝圖紙和資料，顧客提供的圖樣喂料等生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)統(tǒng)計工作中形成的文件材料項目開發(fā)工作中形成的文件材料司產(chǎn)品制程有關(guān)的技術(shù)資料、圖紙、檢驗標準、檢驗規(guī)范、試驗程序、操作規(guī)程、材料技術(shù)標準、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡、CAD資料、情報資料20) 設(shè)備、基建圖紙和資料生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)統(tǒng)計工作中形成的文件材料上級對本公司能源、環(huán)保、安全消防工作的指示要求和有關(guān)文件材料公司編制的能源、安全、環(huán)保、消防規(guī)劃、年度工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、管理制度、規(guī)定、重要會議記錄及文件材料上級及公司有關(guān)勞保的規(guī)定、決定，勞保登記表及本公司有關(guān)勞保方面的文件材料安全檢查、整改措施執(zhí)行情況，開展安全生產(chǎn)競賽活動、材料、安全教育方面的材料及安全生產(chǎn)工作經(jīng)驗材料重大傷亡事故的請示、報告、調(diào)查報告、現(xiàn)場照片、管理處理意見和批復(fù)消防工作中形成的有保存價值的文件材料公司編制的設(shè)備規(guī)劃、年度訂貨計劃、測量設(shè)備周檢計劃表、總結(jié)設(shè)備管理制度、規(guī)定、重要會議記錄及有關(guān)材料設(shè)備訂購合同，評標記錄、招標記錄反映公司設(shè)備擁有量、完好率、固定資產(chǎn)管理材料設(shè)備開箱記錄、隨機材料，設(shè)備圖紙設(shè)備調(diào)試驗收記錄及設(shè)備維修計劃、記錄設(shè)備技術(shù)操作規(guī)程及改進、改裝總結(jié)設(shè)備報廢、申請、報告、鑒定、證書、批復(fù)工程項目的申請報告、批復(fù)土地征用批復(fù)、國有土地使用權(quán)證、紅線圖、灰線圖、建設(shè)用地規(guī)劃許可證建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建筑施工許可證、施工設(shè)計委托書項目可行性論證材料、工程定位測量記錄、施工圖紙會審記錄工程項目招、投標的有關(guān)文件材料、工程施工合同、協(xié)議裝飾工程許可證及消防合同，建筑工程質(zhì)量監(jiān)督委托書工程預(yù)算表開工申請、竣工報告施工組織設(shè)計或施工方案結(jié)構(gòu)工程中間驗收記錄，技術(shù)復(fù)核記錄，技術(shù)、質(zhì)量、安全交底記錄，隱蔽工程驗收記錄工程質(zhì)量事故處理記錄材料構(gòu)件合格證，部分工程技術(shù)資料、質(zhì)量評定、單位工程質(zhì)量評定材料混凝土施工日記、工程變更設(shè)計聯(lián)系單、技術(shù)聯(lián)系核定單停工、復(fù)工報告；竣工報告竣工驗收會議紀要或文件、質(zhì)量等級證書。工程決算表全套竣工圖紙倉庫管理統(tǒng)計報表；經(jīng)濟合同顧客資料倉儲物資管理的措施、制度規(guī)定清倉核庫、物資節(jié)約方面的文件材料檔案保管條件存放檔案須有專用柜架，設(shè)置專門的庫房、閱覽室和辦公室，便于保管和閱覽；須定期進行庫存檔案的清理核對，做到賬物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復(fù)制。檔案室管理檔案室應(yīng)做好檔案的防火、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防盜、防光、防污染工作；檔案室柜架排列整齊、保持清潔，檔案裝具要放置有序；檔案室為機要重地，無關(guān)人員不得擅自進入，管理人員不準私自帶人入室；檔案室內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品及其他雜物，嚴禁吸煙。檔案資料查閱查閱檔案要按規(guī)定辦理審批手續(xù)，并填寫借閱登記，如因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，用畢即歸還。借閱前不準翻閱或摘抄與查檔無關(guān)的檔案內(nèi)容，不得對檔案勾畫、拆散，查閱檔案時要注意保守公司秘密。借閱審批流程：借閱人填寫《檔案借閱審批單》→部門經(jīng)理→檔案管理員。檔案備份：公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等電子文檔必須備份，備份盤與原盤應(yīng)分開存放。檔案管理員工作發(fā)生崗位調(diào)整時，要做專項審計，并做好移交和監(jiān)交工作。檔案的銷毀沒有存檔價值的和到了保存期限的文件和資料，以及廢止文件，經(jīng)有關(guān)部門鑒定，報公司負責(zé)人批準，由財務(wù)部參與，兩人以上在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀秘密公文由專人監(jiān)督。銷毀工作原則上一年一次。報告和記錄：《檔案借閱(復(fù)制)登記薄》、《文件銷毀清單》、《檔案移交(接收)登記簿》等記錄，由行政人資部收集、整理、保存，保存期為長期。檔案銷毀流程：檔案管理員→財務(wù)部經(jīng)理→總經(jīng)理?？己藲w檔的文件材料不完整，則扣罰責(zé)任人100元/次。各項目責(zé)任人在任務(wù)完成后，未及時后向財務(wù)部歸檔，造成資料遺失的，則扣罰責(zé)任人500元/次。資料歸檔移交時，檔案管理員不履行移交手續(xù)，無移交目錄單，則扣罰50元/次。設(shè)備到貨時，相關(guān)技術(shù)人員未參與開箱驗收的，扣罰200元/次，相關(guān)技術(shù)人中在1個工作日內(nèi)未將隨機文件資料向行政人資部歸檔的，則扣罰200元/次，造成資料遺失的則扣罰1000元/次。財務(wù)部在每年5月底未整理上年度需歸檔的資料，財務(wù)部該項的績效考核得0分。相關(guān)文件《保密管理制度》記錄:《卷內(nèi)目錄》《卷內(nèi)備考表》《檔案借閱審批單》《銷毀審批單》《檔案借閱(復(fù)制)登記薄》《文件銷毀清單》《檔案移交(接收)登記簿》

檔案分類編號規(guī)則一級類目名稱及標識二級類目名稱及標識符號基本范圍(或三級類目)1行政管理(01)黨群工作類黨務(wù)工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作(02)行政事務(wù)公司文件、企業(yè)綜合性行政事務(wù)工作、會議記錄、廠部辦會會議、通知、方針、政策、總結(jié)、企業(yè)大事記、行政合同(03)人事教育管理在職職工檔案、離職人員檔案、專業(yè)技術(shù)教育、上崗教育、崗位培訓(xùn)，高等、中專和職業(yè)教育等(04)保衛(wèi)消防工作社會治安、保衛(wèi)、民兵工作、消防、刑事案件、人防工作等，法律事務(wù)、政紀監(jiān)察、違紀案件審理等。(05)醫(yī)療衛(wèi)生后勤福利衛(wèi)生監(jiān)督與管理，職工防病治病、體檢，計劃生育，職工生活福利、食堂、職工住房，企業(yè)第三產(chǎn)業(yè)等。2經(jīng)營管理(01)企業(yè)管理計劃管理工作、經(jīng)濟責(zé)任制管理、合理化建議、企業(yè)榮譽升級(02)財務(wù)統(tǒng)計管理資金管理、價格管理、會計管理、企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析、資金流通、財務(wù)審計等(03)物資管理物資供應(yīng)、倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等(04)產(chǎn)品銷售市場分析、用戶調(diào)查、產(chǎn)品銷售、廣告宣傳、市場預(yù)測、產(chǎn)品經(jīng)銷中各種合同、協(xié)議、來往電函、售后服務(wù)工作等3生產(chǎn)技術(shù)管理(01)生產(chǎn)管理生產(chǎn)組織、調(diào)試指揮工作、會議紀要、技術(shù)改造等(02)質(zhì)量管理質(zhì)量體系文件資料（含質(zhì)量、工藝、生產(chǎn)、設(shè)備、機構(gòu)設(shè)置與規(guī)章制度及外來文件、法律法規(guī)等）、產(chǎn)品質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等(03)能源管理能源消耗管理、節(jié)能降耗工作等(04)安全管理安全生產(chǎn)、工傷事故處理、職工安全教育、勞動保護等（05）環(huán)境保護環(huán)境保護檢測與控制、污染治理等（06）計量工作各種計量檢測工作、計量體系管理等4設(shè)備儀器設(shè)備管理設(shè)備購置合同、安裝、調(diào)試、運行、維修等記錄和圖紙說明書、安裝說明書等、技術(shù)革新、成果報獎5基本建設(shè)工程建筑(按工程項目或建筑項目設(shè)置)廠總平面圖、土地征用資料、土建及工藝設(shè)計圖、水電竣工驗收資料，基礎(chǔ)性文件、項目建議書、環(huán)評報告、初步設(shè)計方案、總體規(guī)劃、綠化、辦公、生產(chǎn)生活設(shè)施等同一項目內(nèi)，包含工程勘探測繪、設(shè)計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。土建合同。6會計檔案01憑證各種會計憑證02帳簿各種財務(wù)帳簿03報表各種財務(wù)報表04其它7聲像檔案（01）錄像帶按內(nèi)容分（02）錄音帶按內(nèi)容分（03）照片001領(lǐng)導(dǎo)視察、002土建類、003設(shè)備安裝、004技改、005生產(chǎn)技術(shù)、006產(chǎn)品類、007考察8榮譽實物檔案（01）黨工團工作黨支部、紀檢、工會、共青團、宣傳文件、內(nèi)刊資料（02）協(xié)會工作協(xié)會、黨派（03）企業(yè)管理企管、綜合、商標、升級（04）行政管理各類榮譽證書卷內(nèi)目錄編卷年號：年序號文件字號責(zé)任者文件材料題名日期頁次備注12345678910卷內(nèi)備考表編卷年號：年本卷情況說明：立卷人______