《秘書實(shí)務(wù)》高職全套教學(xué)課件

秘書實(shí)務(wù)項(xiàng)目一

文書寫作

項(xiàng)目1文書寫作項(xiàng)目2信息工作項(xiàng)目3會議工作項(xiàng)目4接待工作項(xiàng)目5秘書禮儀項(xiàng)目6日常工作全套可編輯PPT課件目錄01.文書寫作02.文書處理03.印章和介紹信管理04.檔案管理主要內(nèi)容一覽01文書寫作學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.熟悉應(yīng)用文書寫作的基本理論2.掌握常見的公務(wù)文書寫作3.掌握常見的事務(wù)文書寫作4.掌握常見的商務(wù)文書寫作知識目標(biāo)能夠掌握常見的公文結(jié)構(gòu)和寫法素質(zhì)目標(biāo)通過專業(yè)知識的學(xué)習(xí)來提升學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)任務(wù)引入繼南京此前一則文件誤將“湖南省張家界市”寫成“湖北省張家界市”后,類似錯誤又發(fā)生在了吉林省長白山保護(hù)開發(fā)區(qū)的政務(wù)微信公眾號上。2021年7月30日,“長白山發(fā)布”微信公眾號發(fā)布的一條管控公告,包括標(biāo)題在內(nèi),共出現(xiàn)7“四川省重慶市江津區(qū)”的錯誤表述。事發(fā)后,長白山保護(hù)開發(fā)區(qū)管理委員會發(fā)布致歉信,并將錯誤公文撤回。著名景區(qū)張家界位于湖南省,這本是中國地理的基本常識,而文件中卻把“張家界”寫到“湖北省”內(nèi);設(shè)立重慶直轄市迄今已有20余年,然而長白山保護(hù)開發(fā)區(qū)的公告卻錯將重慶市重新“劃歸”四川省。接連出現(xiàn)明顯差錯的公文,引發(fā)網(wǎng)友不滿。文書,也被稱為應(yīng)用文書,是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個人在日常工作、生活中,為辦理各種公私事務(wù)而形成并使用的、具有實(shí)用價值和一定慣用文章體式的文字信息載體。應(yīng)用文書寫作的基本理論——文書的含義和種類·

根據(jù)文書形成與作用領(lǐng)域的不同分為：通用文書和專用文書。根據(jù)文書來源的不同分為：對外文書（發(fā)文）、收來文書(收文)和內(nèi)部文書?！?/p>

根據(jù)文書行文方向的不同分為：上行文、下行文、平行文和泛行文。根據(jù)文書涉密程度的不同分為密件和普通件等。0102文書的含義文書的種類應(yīng)用文書寫作的基本理論——文書的格式公務(wù)文書的格式公務(wù)文書公務(wù)文書是指法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動中形成和使用的書面材料,程式化是公務(wù)文書的顯著特征。公務(wù)文書——版頭·

份號

格式：6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行?！?/p>

秘密等級

等級劃分：絕密、機(jī)密、秘密。

格式：凡有密級和保密期限的公文,應(yīng)用3號黑體字,頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。·

緊急程度

等級劃分：特急、加急。

格式：①

緊急公文根據(jù)實(shí)際情況分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。②

緊急程度一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角。③

如需同時標(biāo)識份號、密級和保密期限、緊急程度,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。公務(wù)文書——版頭·

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。

格式：

1.居中排布,上邊緣至版心上邊緣35mm,使用小標(biāo)宋體字,顏色為紅色

。

2.如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前;如有“文件”二字,應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè),以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn),上下居中排布。·

發(fā)文字號

組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號組成。

格式：1.位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下方空兩行處,居中排布。2.以2~4字為宜;年份要用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全稱,并加六角括號“〔〕”,年份不能簡化。公務(wù)文書——版頭·

簽發(fā)人

組成：由“簽發(fā)人”三字加冒號和簽發(fā)人姓名組成。格式：1.居右空一個字符,編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行的位置。2.“簽發(fā)人”用3號仿宋體字,簽發(fā)人姓名用3號楷體字。3.多個簽發(fā)人簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排,一般每行排兩個姓名,回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊?！?/p>

版頭分割線

指發(fā)文字號之下4mm處居中印的一條與版心等寬的紅色分隔線。公務(wù)文書——主體部分主體：主要包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等?！?/p>

公文標(biāo)題

組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由(或主題)、公文文種三個部分組成。

格式：2號小標(biāo)宋體字,編排于紅色分隔線下空兩行的位置,分一行或多行居中排布；排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形?！?/p>

主送機(jī)關(guān)

規(guī)范：使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。

格式：

1.編排于公文標(biāo)題下空一行的位置,居左頂格,回行時仍頂格,最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號注。2.上行文的主送機(jī)關(guān)只能有一個，下行文的主送機(jī)關(guān)可以有若干個；行文方向不定的公文,則不寫主送機(jī)關(guān)。公務(wù)文書——主體部分·

公文首頁

格式：

1.3號仿宋體字,編排于紅色分隔線下空兩行的位置,每個自然段左空兩個字符,回行頂格。2.正文內(nèi)容一般要求“一文一事“。3.正文結(jié)構(gòu)層次較多時,可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標(biāo)注，第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注?！?/p>

附件

格式：

1.在正文下空一行、左空兩個字符編排“附件”二字,后標(biāo)全角冒號和附件名稱。2.多個附件,使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。公務(wù)文書——主體部分·

加蓋印章的公文·

不加蓋印章的公文發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章。在正文(或附件說明)下空一行、右空兩個字符編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名,在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期。居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名,印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期,使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。公務(wù)文書——主體部分·

加蓋簽發(fā)人簽名章的公文·

成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全,年份應(yīng)標(biāo)全稱,月、日不編虛位(1不編為01)。發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章。1.單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時,在正文(或附件說明)下空兩行、右空四個字符加蓋簽發(fā)人簽名章,簽名章左空兩個字符標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù),以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行、右空四個字符編排成文日期。

2.聯(lián)合行文時,先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章,其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排,與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊;每行只編排一個機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章;簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。公務(wù)文書——主體部分·

附注

格式：

居左空兩個字符加圓括號編排在成文日期下一行?！?/p>

附件

格式：

1.另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂。2.“附件”二字及附件順序號用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第一行。3.附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。4.附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。公務(wù)文書——版記部分版記：指公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分,包括版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期?！?/p>

分隔線格式：1.與版心等寬。2.首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0.35mm)。3.中間的分隔線用細(xì)線(推薦高度為0.25mm)。4.首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。·

抄送機(jī)關(guān)

格式：1.一般用4號仿宋體字,在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一個字符編排。2.“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱公務(wù)文書——版記部分·

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

格式：

1.4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上,印發(fā)機(jī)關(guān)左空一個字符,印發(fā)日期右空一個字符,用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全,年份應(yīng)標(biāo)全稱,月、日不編虛位(1不編為01),后加“印發(fā)”二字。2.版記中如有其他要素,應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。公務(wù)文書——頁碼

格式：1.4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下,數(shù)字左右各放一條一字線。2.一字線上距版心下邊緣7mm。3.單頁碼居右空一個字符,雙頁碼居左空一個字符。4.公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。5.公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。公務(wù)文書——公文的其他規(guī)定01

公文用紙一般使用紙張定量為60~80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。

紙張白度為

80%~90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值為7.5~9.5。02

公文用紙采用《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》中規(guī)定的A4型紙,其成品幅面尺寸為

210mm×297mm。03

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。04

如無特殊說明,公文格式各要素一般用

3號黑色仿宋體字。一般每面排22行,每行排28個字,并撐滿版心。在特定情況下可以適當(dāng)調(diào)整。05

版面應(yīng)干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標(biāo)準(zhǔn),版心不斜,誤差不超過1mm。06

公文應(yīng)雙面印刷;頁碼應(yīng)套正,兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%,紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨應(yīng)實(shí)且均勻,字面不花、不白、無斷畫。07

公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂,不掉頁,兩頁頁碼之間的誤差不超過4mm,裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm,四角呈90°,無毛茬或缺損。包本裝訂公文的封皮(封面、書脊、封底)與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。應(yīng)用文書寫作的基本理論——文書的格式事務(wù)文書與商務(wù)文書的格式事務(wù)文書與商務(wù)文書二者與公務(wù)文書的格式明顯不同,其寫法相對來說更為靈活。應(yīng)用文書寫作的基本理論——行文制度（公務(wù)文書）

行文制度是指應(yīng)用文書在運(yùn)行傳遞過程中應(yīng)該遵循的有關(guān)制度和原則。行文制度內(nèi)容

包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則。應(yīng)用文書寫作的基本理論——行文制度（公務(wù)文書）

行文關(guān)系

指發(fā)文機(jī)關(guān)和受文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，它是根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的。隸屬關(guān)系業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系平行關(guān)系應(yīng)用文書寫作的基本理論——行文制度（公務(wù)文書）

·上行文

行文方向

行文方向是指以發(fā)文機(jī)關(guān)為立足點(diǎn),公文向不同機(jī)關(guān)的去向或走向。主要四種。下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)發(fā)送，自下而上

·下行文上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)發(fā)送，自上而下

·平行文同級機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來，走向平行

·泛行文向不特定級別的機(jī)關(guān)運(yùn)行，走向不定應(yīng)用文書寫作的基本理論——行文制度（公務(wù)文書）

行文方式

指根據(jù)工作需要,按照一定的行文關(guān)系、行文方向所采用的行文方法。

分

類

按發(fā)文機(jī)關(guān)的個數(shù)單獨(dú)行文和聯(lián)合行文按行文對象的主次主送行文和抄送行文按受文機(jī)關(guān)的范圍逐級行文、多級行文和直達(dá)行文逐級行文機(jī)關(guān)向直接的上級機(jī)關(guān)或所屬的下級機(jī)關(guān)行文教育的根本法機(jī)關(guān)向兩個及兩個以上的機(jī)關(guān)行文教育的普通法上級機(jī)關(guān)向所屬范圍內(nèi)的所有下級機(jī)關(guān)的一次性行文應(yīng)用文書寫作的基本理論——行文制度（公務(wù)文書）

行文規(guī)則

行文應(yīng)當(dāng)確有必要、講求實(shí)效、注重針對性和可操作性。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)則向下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)則同級黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。應(yīng)用文書寫作的基本理論——行文制度（公務(wù)文書）向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)則·原則上主送一個上級機(jī)關(guān),根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān),不抄送下級機(jī)關(guān)?！h委、政府的部門向上級主管部門請示、報(bào)告重大事項(xiàng)時,應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán);屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級主管部門。·下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng),如需以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示,應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào),不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級機(jī)關(guān)?！ふ埵緫?yīng)當(dāng)“一文一事”。不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)?！こ霞墮C(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外,不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文,不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文?！な茈p重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個上級機(jī)關(guān)行文,必要時抄送另一個上級機(jī)關(guān)。應(yīng)用文書寫作的基本理論——行文制度（公務(wù)文書）向下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)則·主送受文機(jī)關(guān),根據(jù)需要抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)?！h委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權(quán),可以向下級黨委、政府行文,其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng),經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文,文中須注明已經(jīng)政府同意?！h委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文?！ど婕岸鄠€部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),部門之間未協(xié)商一致的,不得向下級行文;擅自行文的,上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷?！ど霞墮C(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個上級機(jī)關(guān)。常見的公務(wù)文書寫作命令(令)決定公告通告通知通報(bào)報(bào)告請示批復(fù)函意見會議紀(jì)要議案常見的公務(wù)文書寫作——命令(令)

·命令(令)的概念及適用范圍

·命令(令)的主要類型1.概念：命令(令)是指國家行政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人對下級機(jī)關(guān)發(fā)布并使用的具有強(qiáng)制性、指揮性的下行文。

2.適用范圍：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。發(fā)布令用于公布重要的行政法規(guī)和規(guī)章任免令用于任免國家行政機(jī)關(guān)的首長行政令用于公布重大的強(qiáng)制性行政措施嘉獎令用于嘉獎有關(guān)單位和人員常見的公務(wù)文書寫作——命令(令)命令(令)的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

·發(fā)文機(jī)關(guān)(或機(jī)關(guān)首長)+文種

·按照某發(fā)文機(jī)關(guān)或某發(fā)令人在該任期內(nèi)所發(fā)的命令(令)流水編號,直至換屆再重新編號。·按照通常方法列發(fā)文字號,即發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號。

發(fā)文字號

正文

·行政令正文需要寫清楚命令緣由、命令內(nèi)容和執(zhí)行的具體要求。

·嘉獎令需要寫清楚嘉獎對象的主要事跡和簡要評價、命令事項(xiàng),并提出希望和號召。

·簽署和日期有簽署領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名稱的,也有簽署領(lǐng)導(dǎo)人姓名的，必須標(biāo)明該領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)的全稱。

簽署和日期常見的公務(wù)文書寫作——命令(令)命令(令)實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——決定

·決定的適用范圍

·決定的主要類型1.適用范圍：①

對重要事項(xiàng)做出決策和部署②

獎懲有關(guān)單位及人員③

變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)2.適用人群：①

黨政軍機(jī)關(guān)②

社會團(tuán)③

企事業(yè)單位指揮性決定用于對重大事項(xiàng)或行動做出部署、安排,并要求下級機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行任免令用于把宣布某一重大問題的決定事項(xiàng)傳達(dá)給有關(guān)單位和人員法規(guī)性決定為了規(guī)范人們的某種社會行為或國家某一方面的管理工作而要求制定的類似法規(guī)的重要決定獎懲性決定對人或事進(jìn)行表彰或處理的決定變更性決定對下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)或有關(guān)事項(xiàng)做變更或撤銷處理的決定常見的公務(wù)文書寫作——決定決定的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三個部分組成。

·標(biāo)題過長時,可省略發(fā)文機(jī)關(guān),但不可以省略事由部分。

·開頭：決定的根據(jù)、目的等,可以是情況的概述,也可以是原因的闡發(fā)。

一般用“特決定”“為此決定”等習(xí)慣用語來承上啟下。·主體部分：決定的具體內(nèi)容。·結(jié)束部分：主體部分后還寫有結(jié)語,提出希望和號召,也可以將決定的具體內(nèi)容寫完后就結(jié)束。

正文

落款

·組成：發(fā)文機(jī)關(guān)、印章和發(fā)文時間。

·由會議通過的決定則把通過時間寫在標(biāo)題和正文之間,落款處不標(biāo)時間。

常見的公務(wù)文書寫作——決定決定的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——公告

·公告的適用范圍

·公告的主要類型1.適用范圍：向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。2.發(fā)布途徑：電視、報(bào)刊、廣播、互聯(lián)網(wǎng)等。3.發(fā)布機(jī)關(guān)：較高級別的國家行政機(jī)關(guān)或權(quán)力機(jī)關(guān)。重要事項(xiàng)公告適用范圍：用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。主要內(nèi)容：必須是國內(nèi)外關(guān)注的大事。法定事項(xiàng)公告適用范圍：用于向國內(nèi)外宣布法定事項(xiàng),主要內(nèi)容：國家機(jī)關(guān),尤其是立法機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)等向國內(nèi)外宣布有關(guān)事件的處理結(jié)果。常見的公務(wù)文書寫作——公告公告的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·標(biāo)題可以只寫“公告”二字。

·三要素齊全式。

·省略事由或發(fā)文機(jī)關(guān)。

·有時只需寫出公告事項(xiàng)和結(jié)語

。·有的公告正文需要寫出公告的緣由、具體事項(xiàng)和結(jié)語三個部分。

正文

落款

·組成：發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期。

·若標(biāo)題中已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,則落款處可省略不寫。

·發(fā)文日期后寫地名,還可以示莊重。

常見的公務(wù)文書寫作——公告公告的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——通告

·通告的適用范圍

·通告的主要類型1.適用范圍：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。2.發(fā)布途徑：張貼,或報(bào)刊、電視、廣播、互聯(lián)網(wǎng)等。3.特點(diǎn)：內(nèi)容比較具體,業(yè)務(wù)性強(qiáng)。周知性通告公布需要在一定范圍內(nèi)周知的事項(xiàng)。法定事項(xiàng)公告在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守事項(xiàng)的通告具有一定約束力常見的公務(wù)文書寫作——通告通告的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

·發(fā)文機(jī)關(guān)+文種

·事由+文種·只標(biāo)明文種,落款寫發(fā)文機(jī)關(guān)全稱,加蓋公章。

·開頭：說明發(fā)布通告的原因和目的?！ぶ虚g部分：通告的具體事項(xiàng)，若通告事項(xiàng)涉及的要求、措施較多,則應(yīng)分項(xiàng)予以說明。·結(jié)尾：執(zhí)行的具體要求(包括時間、程度、范圍等),可以“特此通告”結(jié)束,也可省略。

正文

署名和日期

·標(biāo)題已有發(fā)文機(jī)關(guān)且在標(biāo)題下署有日期的,可不用落款。

·標(biāo)題沒有發(fā)文機(jī)關(guān)或日期,則應(yīng)在落款處署名。通告與公告的區(qū)別

·發(fā)布內(nèi)容不同

·行文范圍不同

·使用權(quán)限不同常見的公務(wù)文書寫作——通告通告的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——通知

·通知的適用范圍

·通知的主要類型1.適用范圍發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.特點(diǎn)①具有明顯的時效性

②既可用于向下級機(jī)關(guān)發(fā)文,也可用于向同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)文。會議通知批轉(zhuǎn)性通知發(fā)布性通知轉(zhuǎn)發(fā)性通知指示性通知任免通知常見的公務(wù)文書寫作——通知通知的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·完全式要求發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三要素俱全。

·省略式

只有發(fā)文事由和文種兩要素。

正文會議通知的寫法批轉(zhuǎn)性通知的寫法發(fā)布性通知的寫法轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法指示性通知的寫法任免通知的寫法常見的公務(wù)文書寫作——通知通知的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——通報(bào)

·通報(bào)的適用范圍

·通報(bào)的主要類型1.適用范圍：表彰先進(jìn)、批評錯誤和告知重要情況。2.目的：交流信息、溝通情況。3.特點(diǎn)：具有較強(qiáng)教育作用和指導(dǎo)作用。類型適用范圍目的表彰通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)表揚(yáng)先進(jìn)人物和事跡樹立典型,號召大家向先進(jìn)人物或事跡學(xué)習(xí)批評通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)批評錯誤教育和引導(dǎo)人們吸取教訓(xùn)情況通報(bào)用于向有關(guān)方面知照當(dāng)前某一重要情況溝通信息,供工作參考常見的公務(wù)文書寫作——通報(bào)通告的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

·事由+文種

·個別不是特別嚴(yán)肅的情況下,也可以用“通報(bào)”二字作為標(biāo)題

·表彰通報(bào)：介紹先進(jìn)事跡、宣布表彰決定、發(fā)出號召、提出希望和要求等。·批評通報(bào)：敘述錯誤事實(shí)、指明危害、分析錯誤性質(zhì)、申明通報(bào)決定、提出引以為戒的要求和切實(shí)可行的防范措施等。·情況通報(bào)：①

先寫發(fā)布通報(bào)的緣由,然后寫明通報(bào)事項(xiàng),最后提出希望和要求；②將內(nèi)容按問題進(jìn)行分類,分成若干部分來寫。

正文通報(bào)與通知的區(qū)別

·目的不同

·內(nèi)容不同

·時機(jī)不同常見的公務(wù)文書寫作——通報(bào)通報(bào)的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——報(bào)告

·報(bào)告的適用范圍

·報(bào)告的主要類型1.適用范圍：向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況,回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。2.注意事項(xiàng)：①報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)；②一般情況下不得越級報(bào)告。3.特點(diǎn)：匯報(bào)性。工作報(bào)告向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)本機(jī)關(guān)一段時期內(nèi)的工作情況情況報(bào)告向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)本機(jī)關(guān)工作中的重大情況、特殊情況等答復(fù)報(bào)告答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問報(bào)送報(bào)告向上級機(jī)關(guān)報(bào)送物件或有關(guān)材料常見的公務(wù)文書寫作——報(bào)告報(bào)告的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·可省略發(fā)文機(jī)關(guān),但不能省略事由和文種

。

·組成：報(bào)告導(dǎo)語+報(bào)告內(nèi)容+結(jié)束語·要求：簡明寫出報(bào)告的目的、起因、依據(jù)等?！?nèi)容：報(bào)告事項(xiàng)的基本情況、取得的成績和經(jīng)驗(yàn)等。·結(jié)尾：常用“現(xiàn)將情況報(bào)告如下”等進(jìn)行過渡?！そY(jié)束語：一般用簡潔的文字概括全文或者只寫“特此報(bào)告”。

正文常見的公務(wù)文書寫作——報(bào)告報(bào)告的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——請示

·請示的適用范圍

·請示的主要類型1.適用范圍：向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)2.注意事項(xiàng)：①一般不得越級請示；②一般只寫一個主送機(jī)關(guān)；③“一文一事”；④不得同時抄送下級機(jī)關(guān)；⑤應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)時間的超前性和要求的可行性。請求指示多涉及政策上、認(rèn)識上的問題請求批準(zhǔn)多涉及人事、財(cái)物、機(jī)構(gòu)等方面的具體問題常見的公務(wù)文書寫作——請示請示的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

·事由+文種

·標(biāo)題中不能出現(xiàn)“申請”“請求”“要求”之類的詞語。

·組成：緣由+請示事項(xiàng)+請示要求·內(nèi)容：①提出有關(guān)問題,要求上級指示或批準(zhǔn)。②提出解決問題的建議和意見,供上級機(jī)關(guān)參考。③請示要符合有關(guān)方針、政策,做到切實(shí)可行。④請示要求應(yīng)明確提出要求解決問題的方法或途徑?！そY(jié)語：常用“是否妥當(dāng),請批示”“妥否,請批示”等作為結(jié)語。

正文請示與報(bào)告的區(qū)別

·行文目的和要求不同

·主送機(jī)關(guān)數(shù)量不同

·行文時限不同

·寫作側(cè)重點(diǎn)不同常見的公務(wù)文書寫作——請示請示的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——批復(fù)

·批復(fù)的適用范圍

·批復(fù)的主要類型1.適用范圍：答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)2.注意事項(xiàng)：必須依賴于請示而存在,先有請示后有批復(fù),其內(nèi)容也由請示的內(nèi)容來決定?？隙ㄐ耘鷱?fù)同意下級機(jī)關(guān)就某項(xiàng)工作提出的請求,認(rèn)可下級機(jī)關(guān)的某種設(shè)想或想法。否定性批復(fù)不同意下級機(jī)關(guān)的請求,給予否定答復(fù)。常見的公務(wù)文書寫作——批復(fù)批復(fù)的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·組成：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

·組成：引敘來文(批復(fù)引語)+批復(fù)內(nèi)容+結(jié)束語·引敘來文：針對性批復(fù)請示，要求嚴(yán)謹(jǐn)、明確?！づ鷱?fù)內(nèi)容：簡單明了，“同意”或“不同意”（要提出有根據(jù)的、有針對性的緣由）。·結(jié)語：結(jié)束語可以寫“此復(fù)”“特此批復(fù)”“專此批復(fù)”等,也可不寫。

正文常見的公務(wù)文書寫作——批復(fù)批復(fù)的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——函

·函的適用范圍

·函的主要類型1.適用范圍：不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。2.特點(diǎn)：范圍廣泛,應(yīng)用靈活。類型適用范圍商洽函同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜詢問函、答復(fù)函不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互詢問、答復(fù)和處理有關(guān)問題請批函、批準(zhǔn)函有關(guān)機(jī)關(guān)向不相隸屬機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)；業(yè)務(wù)主管部門向不相隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)常見的公務(wù)文書寫作——函函的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·組成：①發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種；②事由+文種

·組成：①緣由+事項(xiàng)+結(jié)束語；②緣由+事項(xiàng)+結(jié)束語+結(jié)尾·緣由：寫明發(fā)函的原因、依據(jù)?！な马?xiàng)：寫明商洽、請批、答復(fù)的具體內(nèi)容?！そY(jié)尾：①寫完即止,無特殊的結(jié)尾標(biāo)志。②結(jié)尾處寫上“特此函告”或“盼復(fù)”“請函復(fù)”;若是復(fù)函,則寫上“特此函復(fù)”。

正文常見的公務(wù)文書寫作——函函的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——意見

·意見的適用范圍

·意見的主要類型1.適用范圍：對重要問題提出見解和處理辦法。2.特點(diǎn)：使用范圍較為廣泛。類型適用范圍指導(dǎo)性意見黨政機(jī)關(guān)用于布置工作的下行文實(shí)施性意見對某一時期某方面的工作規(guī)定目標(biāo)和任務(wù),提出措施、方法和步驟的下行文建議性意見向上級機(jī)關(guān)提出工作建議、設(shè)想的上行文評估性意見業(yè)務(wù)職能部門或?qū)I(yè)人員就某項(xiàng)專門工作、業(yè)務(wù)工作,經(jīng)過調(diào)查研究后,送交有關(guān)方面的鑒定、評估結(jié)果常見的公務(wù)文書寫作——意見意見的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·組成：①發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種；②事由+文種；

·不能以“意見”二字作為標(biāo)題。

·組成：開頭+主體+結(jié)尾·開頭：制定意見的緣由、目的或依據(jù)?！な马?xiàng)：解決“如何認(rèn)識”和“如何解決”兩個問題。·結(jié)尾：可提出請求批轉(zhuǎn)的要求?！そY(jié)構(gòu)安排：先寫原則性指導(dǎo)意見,后寫具體的指導(dǎo)意見;先寫理論性認(rèn)識,后寫解決辦法。

正文常見的公務(wù)文書寫作——意見意見的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——會議紀(jì)要

·會議紀(jì)要的適用范圍

·會議紀(jì)要的主要類型1.適用范圍：于記載會議的主要情況和議定事項(xiàng)。2.特點(diǎn)：一經(jīng)下發(fā),即要求有關(guān)機(jī)關(guān)和人員遵守、執(zhí)行。辦公會議紀(jì)要向下級機(jī)關(guān)傳達(dá)會議精神并要求下級機(jī)關(guān)遵照執(zhí)行。專題會議紀(jì)要是圍繞某個專門事項(xiàng)召開的專題會議，把會議情況通報(bào)給未參加會議的有關(guān)人員,常見的公務(wù)文書寫作——會議紀(jì)要會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·形式：①會議名稱+文種；②會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里顯示出來；

·一般不使用“關(guān)于”介詞結(jié)構(gòu)。

·導(dǎo)言部分：會議召開的形勢和背景,會議的指導(dǎo)思想、目的和要求,會議的名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、主持人,會議的主要議題或要解決什么問題,對會議的評價等?！ぶ黧w部分：對會議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則、基本結(jié)論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述?！そY(jié)尾部分：對與會人員的希望和要求,也可省略這部分內(nèi)容。

正文常見的公務(wù)文書寫作——會議紀(jì)要會議紀(jì)要的實(shí)例常見的公務(wù)文書寫作——議案

·議案的適用范圍

·議案的主要類型1.適用范圍：各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。2.特點(diǎn)：只能由各級人民政府行文。類型適用范圍立法議案提請審議法律和法規(guī)的議案政治議案提請審議辦理重大政治事項(xiàng)和重大問題的方案或意見的議案任免議案提請審議決定政府和國家機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人、國家駐外機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人任免的議案常見的公務(wù)文書寫作——議案議案的結(jié)構(gòu)和寫法

標(biāo)題

·形式：①發(fā)文機(jī)關(guān)+事由(提請審議事項(xiàng))+文種

·組成：提請審議內(nèi)容+說明(緣由、目的、意義、形成過程等)+要求·形式：①

以提出審議事項(xiàng)為開頭,然后加以說明；②

先在開頭說明議案的緣由、目的和意義、形成過程等,再提出審議事項(xiàng),最后結(jié)尾。

正文常見的公務(wù)文書寫作——議案議案的實(shí)例常見的事務(wù)文書寫作傳真?zhèn)渫浾埣硌埿刨R信感謝信啟事簡報(bào)會議記錄計(jì)劃總結(jié)述職報(bào)告常見的事務(wù)文書寫作標(biāo)題：一般用文種詞。正文：簡明、確切,把要交代的事項(xiàng)說明清楚,不需要簽名或表示敬意的結(jié)束語。

備忘錄的結(jié)構(gòu)和寫法組成：標(biāo)題、收件人姓名、收件人單位、抄送人姓名、傳真號、發(fā)件人姓名、發(fā)件日期、總頁數(shù)、傳真號、電話號碼、主題及回復(fù)要求選項(xiàng)、傳真內(nèi)容等要素。傳真的結(jié)構(gòu)和寫法常見的事務(wù)文書寫作①

單面標(biāo)題+稱謂+正文+敬語+落款②

雙面（折疊式）封面：寫“請柬”二字。封里：寫稱謂、正文、敬語、落款等。請柬的結(jié)構(gòu)和寫法標(biāo)題：①文種；②會議名稱+文種；③事由+文種。正文：說明邀請的原因、活動的內(nèi)容、活動安排等并提出邀請。邀請信的結(jié)構(gòu)和寫法常見的事務(wù)文書寫作標(biāo)題：以“賀信”為標(biāo)題;可以寫是誰發(fā)出的賀信或是給誰的賀信;也可以寫清楚是誰給誰的賀信。稱謂：稱謂頂格寫接受賀信的單位或個人,后面加冒號。正文：

寫明對方取得的成績和重大意義,并表示真誠的祝賀等。結(jié)尾：以祝愿詞結(jié)尾。感謝信的結(jié)構(gòu)和寫法標(biāo)題：“感謝信”或可加上感謝對象。稱謂：感謝對象的單位名稱或個人姓名。正文：①感謝對方的理由，②直接表達(dá)感謝之意。結(jié)語：用“此致敬禮”或“再次表示誠摯的感謝”等落款：落款寫明感謝者的單位名稱或個人姓名及寫信的時間。賀信的結(jié)構(gòu)和寫法常見的事務(wù)文書寫作標(biāo)題：①文種;②啟事單位+文種;③事由+文種;④啟事單位+事由+文種。正文：具體說明啟事的內(nèi)容,且必須將有關(guān)事項(xiàng)全部交代清楚。落款：落款為啟事的單位名稱或個人姓名及發(fā)布啟事的日期。啟事的結(jié)構(gòu)和寫法報(bào)頭部分：標(biāo)題+期數(shù)+編發(fā)單位+印發(fā)日期+密級+份號報(bào)核部分：按語+標(biāo)題+正文+作者報(bào)尾部分：在簡報(bào)最后一頁的末尾,用橫線將報(bào)尾隔開,寫上發(fā)送單位名稱和印制份數(shù)。簡報(bào)的結(jié)構(gòu)和寫法常見的事務(wù)文書寫作組織情況寫明會議名稱、會議日期、會議地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人、主持人、記錄人等。內(nèi)容著重記錄會議中心議題及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動,會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解等。會議記錄的結(jié)構(gòu)和寫法標(biāo)題①單位名稱+時限+內(nèi)容+文種②單位名稱+內(nèi)容+文種正文前言：對計(jì)劃所依據(jù)的政策、方針和當(dāng)前基本情況的分析等。具體事項(xiàng)：目標(biāo)、措施、要求。計(jì)劃的結(jié)構(gòu)和寫法常見的事務(wù)文書寫作標(biāo)題

①單位名稱+時限+文種;②文章式標(biāo)題;③雙標(biāo)題.正文前言：概述基本情況,對一定時限內(nèi)的工作進(jìn)行匯總。主體：一定時限內(nèi)工作中所取得的成績和經(jīng)驗(yàn)。結(jié)尾：今后的目標(biāo)、計(jì)劃。落款落款署名和日期,寫在正文右下方,署名在前,日期在后?？偨Y(jié)的結(jié)構(gòu)和寫法標(biāo)題

①文種;②述職人+時限+內(nèi)容+文種;③述職人+文種;④復(fù)式標(biāo)題。正文引言：交代述職人的任職時間、任職崗位、工作目標(biāo)與履行職責(zé)的總體情況。主體：具體交代述職人的主要成績,履行職責(zé)期間的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和原因。結(jié)語：述職人的單位名稱、姓名和述職時間。述職報(bào)告的結(jié)構(gòu)和寫法常見的商務(wù)文書寫作意向書合同訂貨單商品說明書投標(biāo)書可行性研究報(bào)告市場調(diào)查報(bào)告招標(biāo)書常見的事務(wù)文書寫作標(biāo)題：①文種;②項(xiàng)目名稱(事由)+文種;③合作雙方或多方名稱+項(xiàng)目名稱+文種。導(dǎo)語：包括簽訂意向書的單位名稱、指導(dǎo)原則和依據(jù)、意向書需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)等。正文：

①以分項(xiàng)排列條款的形式,將合作雙方或多方的具體要求及各方的權(quán)利、義務(wù)等交代清楚。②以“未盡事宜,在正式簽訂合同或協(xié)議書時予以補(bǔ)充”作為結(jié)語,以便留有余地。尾部：簽訂意向書的雙方或多方代表簽字、簽字時間和執(zhí)存份數(shù)、電話號碼等。意向書的結(jié)構(gòu)和寫法首部：標(biāo)題+合同當(dāng)事人姓名+導(dǎo)言主部：采用條款的形式,按照與當(dāng)事人的約定將主要約定事項(xiàng)寫清楚。尾部：寫明合同生效和終止的時間,注明合同文本的保管方式;落款處要寫上當(dāng)事人的姓名、簽章、地址、電話號碼等合同的結(jié)構(gòu)和寫法常見的事務(wù)文書寫作標(biāo)題：①文種;②單位名稱+文種;③貨物名稱+文種正文：包含買賣雙方信息、訂貨信息、配送方式及配送地點(diǎn)信息、支付方式及銀行賬戶、買方的意見和要求。尾部：尾部包括經(jīng)辦人的簽字或加蓋公章及成文日期。訂貨單的結(jié)構(gòu)和寫法封面：“說明書”字樣,有的還印有商標(biāo)、規(guī)格型號、商品標(biāo)準(zhǔn)名稱等。前言：包括書信式、概述式。正文：對商品的性能、規(guī)格、使用方法和注意事項(xiàng)進(jìn)行具體的說明。封底：注明廠址,包含國家地區(qū)代號和電話號碼、電子郵箱等。商品說明書常見的事務(wù)文書寫作標(biāo)題

帶有“調(diào)查”二字；準(zhǔn)確揭示調(diào)查報(bào)告的主題思想。正文導(dǎo)言：說明市場調(diào)查的目的、對象、范圍、方法和時間、地點(diǎn)等。主體：現(xiàn)狀+分析+建議結(jié)尾：形成市場調(diào)查的基本結(jié)論市場調(diào)查報(bào)告的結(jié)構(gòu)和寫法標(biāo)題：①

招標(biāo)單位名稱+招標(biāo)項(xiàng)目名稱+文種；②招標(biāo)單位名稱+文種；③文種。正文：條文式或表格式。概括寫出招標(biāo)項(xiàng)目的依據(jù)和原則,招標(biāo)單位的基本情況和招標(biāo)的目的、項(xiàng)目名稱,招標(biāo)條件、經(jīng)費(fèi)要求等。結(jié)尾：招標(biāo)單位的名稱、地址、聯(lián)系人、電話號碼。招標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法常見的事務(wù)文書寫作標(biāo)題

①標(biāo)題一般寫上文種“投標(biāo)書”三字即可；②投標(biāo)內(nèi)容+文種。正文：采用條文式寫明項(xiàng)目名稱、數(shù)量、技術(shù)要求、商品價格和規(guī)格、完成日期等。署名：包括投標(biāo)單位的單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法可行性研究報(bào)告的主要內(nèi)容投資必要性財(cái)務(wù)可行性技術(shù)可行性組織可行性經(jīng)濟(jì)可行性社會可行性針對風(fēng)險(xiǎn)因素的對策02文書處理學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.熟悉文書處理的總流程和特點(diǎn)。2.了解發(fā)文處理的基本概念。3.了解收文處理的基本概念。4.熟悉文書整理與歸檔的基本概念。知識目標(biāo)1.能夠掌握發(fā)文處理的主要程序。2.能夠掌握收文處理的主要程序。3.能夠掌握文書立卷整理的主要程序。素質(zhì)目標(biāo)培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)和愛崗敬業(yè)的精神。任務(wù)引入某公司負(fù)責(zé)文書收發(fā)的張秘書一貫嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)。一天，他簽收了一批外來公文。經(jīng)過清點(diǎn)、查看封口、啟封、登記等環(huán)節(jié)，他發(fā)現(xiàn)有一份某單位的機(jī)密文件混裝在普通文件中，這是他工作中第一次遇到這種情況。張秘書沒有隨便把此文件退回去，而是將此事報(bào)告給了辦公室主任，通過正常文書處理程序?qū)⑽募私o了發(fā)文單位。文書處理的總流程和特點(diǎn)

·文書處理的總流程

·文書處理的特點(diǎn)方向性階段性規(guī)范性穩(wěn)定性發(fā)文處理01草擬交擬起草交擬重點(diǎn)是將行文目的、行文對象、行文的指導(dǎo)思想及行文的意圖、依據(jù)和要求等向擬稿人交代清楚。起草重點(diǎn)1.符合黨的路線、方針、政策和國家法律法規(guī),完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.從實(shí)際出發(fā),實(shí)事求是,切實(shí)可行。3.內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精練。4.文種正確、格式規(guī)范。5.深入調(diào)查研究,充分進(jìn)行論證,廣泛聽取意見。6.公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門的意見,力求達(dá)成一致。7.相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文的起草工作。發(fā)文處理02審核03簽發(fā)1.文書應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。2.黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文,由受權(quán)單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。3.簽發(fā)人簽發(fā)公文,應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的,視為同意。4.聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署單位的負(fù)責(zé)人會簽。發(fā)文處理04復(fù)核06繕?？樣?.必須以簽發(fā)的定稿為依據(jù),不得隨意改動。2.嚴(yán)格按照文書格式制版。3.繕印機(jī)密文件時,應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)。4.嚴(yán)格按照確定的份數(shù)印制,不得擅自多印。重點(diǎn)：審批、簽發(fā)的手續(xù)是否完備;附件材料是否齊全;格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。05編號具體方法：①

按任職屆別編號

②按單位連續(xù)編號

③按年份編號校對常用方法:看校、對校、

讀校、折校。發(fā)文處理07用印或簽署06登記發(fā)文登記簿包括序號、發(fā)文日期、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、附件、密級、份數(shù)、發(fā)往單位、歸檔日期、歸檔號、備注。用印在印好的文件正本的落款處,正確加蓋單位公章。簽署在領(lǐng)導(dǎo)人簽署姓名之前,應(yīng)該事先印好領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)和簽署日期。簽署僅限單位的正職領(lǐng)導(dǎo)人,副職領(lǐng)導(dǎo)人不能簽署06登記裝封：信封上收文單位的名稱要寫清楚,地址、郵政編碼要保證準(zhǔn)確無誤;密件和急件要在信封上標(biāo)明密級和緊急程度,親啟件要標(biāo)明“親啟”字樣;封口要牢固。發(fā)送：直接郵寄,重要的文件可以通過機(jī)要交通或機(jī)要通信傳遞。收文處理01簽收02拆封必須由指定的秘書負(fù)責(zé)進(jìn)行，若標(biāo)明由具體人員親簽、親拆的文書應(yīng)交由本人。簽收的方式1.當(dāng)面交接時,在對方提供的登記簿上簽字。2.在文件投遞單上簽字。3.在信封內(nèi)加寄的發(fā)文通知單回執(zhí)上簽字。4.以傳真或電子郵件的形式回復(fù)加以確認(rèn)03登記裝封：信封上收文單位的名稱要寫清楚,地址、郵政編碼要保證準(zhǔn)確無誤;密件和急件要在信封上標(biāo)明密級和緊急程度,親啟件要標(biāo)明“親啟”字樣;封口要牢固。發(fā)送：直接郵寄,重要的文件可以通過機(jī)要交通或機(jī)要通信傳遞。簽收的步驟清點(diǎn)核查簽字收文處理04登記05審核審核重點(diǎn)：1.是否應(yīng)由本單位辦理。2.是否符合行文規(guī)則;文種使用、公文格式是否規(guī)范。3.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。4.涉及其他地區(qū)或部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會簽,是否符合公文起草的其他要求。5.經(jīng)審核不符合規(guī)定的公文,應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。登記的范圍（除以下外均需登記）(1)公開的和內(nèi)部不保密的出版物。(2)一般性的簡報(bào)。(3)已被綜合性文件詳細(xì)包括的文件。(4)事務(wù)性的通知、便函等。(5)領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件。收文處理06擬辦擬辦的范圍(1)上級單位送給本單位需要貫徹落實(shí)的文件。(2)下級單位的請示及重要的報(bào)告。(3)平級單位和不相隸屬單位送給本單位的商洽性文件及涉及共同研究寫作等問題的文件。(4)幾個業(yè)務(wù)部門聯(lián)合辦理的文件。(5)重要的群眾來信。(6)其他需要貫徹和承辦的文件。收文處理07批辦09催辦一般采用電話催辦、信函催辦、上門催辦、會議催辦、簡報(bào)催辦等形式批辦性文書應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的,應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。08承辦承辦部門對交辦的文書應(yīng)當(dāng)及時辦理,有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。10注辦1.一般的傳閱文件,相關(guān)人員傳閱完畢后,文書工作人員應(yīng)該注明閱畢的日期。2.需要辦理復(fù)文的文件在辦理完畢后要注明“已復(fù)文”,并附上復(fù)文文號和日期。3.用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點(diǎn)、接話人等。4.不需要復(fù)文的文件要注明“已辦”“已閱”等字樣。文書的整理與歸檔

·文書整理與歸檔文書整理與歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料,按照它們在形成過程中的聯(lián)系,以件為單位進(jìn)行裝訂、分類整理,并進(jìn)行裝盒、歸檔,使之有序化的過程。平時歸卷調(diào)整與檢查卷內(nèi)文件材料

·文書立卷的程序卷內(nèi)文件整理案卷封面的填寫和案卷裝訂文書的整理與歸檔

·紙質(zhì)歸檔文件的整理文書整理與歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料,按照它們在形成過程中的聯(lián)系,以件為單位進(jìn)行裝訂、分類整理,并進(jìn)行裝盒、歸檔,使之有序化的過程。修整裝訂

·文書立卷的程序編頁裝盒排架文書的整理與歸檔

·歸檔電子文件的整理要求·

歸檔電子文件的組件(件的組織)、分類、排列、編號、編目,應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》中的規(guī)定?！?/p>

歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、源數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求,參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行?！?/p>

歸檔電子文件的整理應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。03印章和介紹信管理學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.了解印章的含義、分類和制發(fā)。2.掌握印章的保管和使用程序。3.了解印章的啟用和停用。4.了解介紹信的含義和作用。5.熟悉介紹信的類型6.掌握介紹信的保管和使用程序。知識目標(biāo)1.能夠掌握印章的保管和使用程序。2.能夠掌握介紹信的保管和使用程序。素質(zhì)目標(biāo)培養(yǎng)學(xué)生遵紀(jì)守法、忠于職守的敬業(yè)精神。任務(wù)引入案例一某廳辦公室印章管理員,一天中午快要下班時,遇到下屬公司一位常來辦事的黨支部書記兼經(jīng)理,拿著他女兒參加成人高考的登記表,要求其簽署主管部門意見,并加蓋廳的公章。開始,印章管理員要他找廳人事主管處蓋章,但這位經(jīng)理借口“已經(jīng)下班,沒時間了”,并說“單位已同意蓋章了”。這位管理員礙于“熟人面子”,未堅(jiān)持原則,在登記表上簽署了“同意”的意見,加蓋了該廳的公章。一年后,群眾來信揭發(fā)該經(jīng)理弄虛作假,以權(quán)謀私,占用單位指標(biāo),騙取單位和主管廳的印章,將不符合條件的子女送入高校讀書。經(jīng)有關(guān)部門查實(shí),除對當(dāng)事人紀(jì)律處分外,對不堅(jiān)持原則,越權(quán)、違紀(jì),隨意使用印章的某廳辦公室印章管理員也給予黨紀(jì)處分,并責(zé)令其寫書面檢討。任務(wù)引入案例二A公司的員工張某找到B公司的經(jīng)理助理王某,告知王某,他有一筆好買賣,但是個人身份不如公司簽合同方便,想借用B公司的名義,讓王某給他出具一份B公司的業(yè)務(wù)介紹信,等合同簽完后就還給B公司,并給王某一萬元報(bào)酬。王某應(yīng)允后,張某利用從B公司借用的業(yè)務(wù)介紹信,以B公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身份和B公司的名義與C公司簽訂了一份鋼材購銷合同,騙取了C公司價值一百萬元的鋼材。張某將鋼材賣掉后,攜款潛逃。這一事件給B公司造成了信譽(yù)和財(cái)產(chǎn)上的損失。印章

印章種類

單位印章(含鋼印)單位領(lǐng)導(dǎo)公用的私章秘書部門的公章是單位對外行使權(quán)力的標(biāo)志印章

印章的制發(fā)（要求）

·印章的刻制必須嚴(yán)格按照國家規(guī)定辦理,無論刻制哪一級單位的印章,都要有上級單位批準(zhǔn)的正式公文?！と魏螁挝晃唇?jīng)批準(zhǔn)不能自行或任意到非指定刻制單位刻制印章,不得私自刻制印章。·業(yè)務(wù)印章的刻制必須持有本單位的正式公函,刻制單位才能予以辦理?！た讨茊挝缓涂讨迫艘宦刹粶?zhǔn)留樣和仿制。·印章在正式頒發(fā)啟用前,應(yīng)備文通知有關(guān)單位。為了防止偽造,要做印記;印模除留底外,同時上報(bào)國家主管部門備案。如果機(jī)構(gòu)變動、撤銷或更改名稱,則應(yīng)立即停止使用印章,封好后交原頒發(fā)單位予以注銷。印章

印章的保管和使用程序

印章的保管·印章要專人負(fù)責(zé),未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自委托他人代管?！ご娣乓踩煽俊！し乐褂≌挛蹞p。核查審批正確用印用印登記印章的使用程序印章

印章的啟用和停用

印章的啟用1.啟用印章的有關(guān)材料和印模應(yīng)立卷歸檔,永久保存。2.新印章要到啟用通知規(guī)定的生效之日起才能正式使用,否則就不具有實(shí)際效力。印章的停用印章的停用是指在機(jī)構(gòu)變動、名稱改變、印章式樣改變時,原印章停止使用。介紹信

介紹信

介紹信是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位聯(lián)系工作和業(yè)務(wù)的一種專用書信,具有介紹和證明的作用,是一種簡化了的公文。功能：幫助聯(lián)系工作、洽談業(yè)務(wù)。普通介紹信存根介紹信專用介紹信

介紹信的類型

介紹信

介紹信的保管

·專人保管

·安全存放

介紹信的使用程序

經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)認(rèn)真填寫,加蓋印章用印登記存根介紹信的存根要妥善保管并加以存檔04檔案管理學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.了解檔案的定義和檔案保管機(jī)構(gòu)。2.掌握檔案收集、檔案鑒定、檔案整理和檔案保管工作。3.熟悉檔案統(tǒng)計(jì)工作,熟悉檔案檢索工具。4.熟悉檔案利用工作;掌握電子文件的處理工作。知識目標(biāo)能夠掌握檔案的整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等工作。素質(zhì)目標(biāo)培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)道德修養(yǎng)和規(guī)范操作的意識。任務(wù)引入某機(jī)關(guān)秘書王某,在臨時負(fù)責(zé)該機(jī)關(guān)辦公室工作期間,為了給新購進(jìn)的復(fù)印紙騰出存放位置,在既未請求領(lǐng)導(dǎo),又未親自查看的情況下,擅自批準(zhǔn)工作人員將1957年至1969年期間的檔案從柜中搬出,裝入麻袋堆放在機(jī)要室,后因辦公室調(diào)整又轉(zhuǎn)放到油印室。此后,在長達(dá)半年多的時間里,王某既沒有安排檔案管理人員去整理、保管這部分檔案,又沒有過問這部分檔案的下落,使這部分檔案最終被人誤認(rèn)為是油印室無用的廢紙予以銷毀。事發(fā)后,王某做出了深刻檢討,并被給予行政警告處分。檔案的整理和保管工作

檔案的定義

檔案是社會組織或個人在社會活動中形成的、保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。檔案的本質(zhì)屬性是其歷史記錄性。

檔案保管機(jī)構(gòu)

01檔案室職責(zé)①指導(dǎo)、監(jiān)督本單位文件材料的歸檔工作,保證應(yīng)歸檔的文件材料完整、系統(tǒng),并按時向檔案室移交。②負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案。③把具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案移交給檔案館。④有些中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)、大型企事業(yè)單位的檔案室,除管理本單位檔案外,還對本系統(tǒng)所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。02檔案館職責(zé)①接收和征集本級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案及有關(guān)資料,并進(jìn)行科學(xué)的管理。②通過多種方式,積極開展檔案資料的利用工作。③編輯出版檔案史料。④參與編修史、志工作。檔案的整理和保管工作

檔案收集工作

接收與征集分散在各單位或個人手中的具有保存價值的檔案。①

對本單位需要?dú)w檔的檔案的接收。②對所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷單位的具有長期和永久保存價值的檔案的接收。③對歷史檔案的接收和征集。包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔的質(zhì)量要求。

·檔案收集的內(nèi)容

·歸檔制度

·檔案館對檔案的收集工作包括檔案館接收檔案的范圍、保管期限、檔案征集的途徑。檔案的整理和保管工作

檔案鑒定工作

檔案鑒定是指按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法對檔案價值的評價和預(yù)測。

·檔案鑒定工作的內(nèi)容1.制定鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn),包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等。2.具體判定檔案的價值,確定其保管期限。3.取出無保存價值和保管期限已滿的檔案并予以銷毀。檔案的整理和保管工作

·檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)來源標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)形式特征標(biāo)準(zhǔn)相對價值標(biāo)準(zhǔn)

·檔案的銷毀單位銷毀失去保存價值的檔案,須由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)單位分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,并且在銷毀清冊上簽字。若情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定,則按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案的整理和保管工作

檔案整理工作

01檔案整理工作的原則：①

充分利用原有基礎(chǔ)；②

保持文件之間的歷史聯(lián)系。02全宗：指一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案的有機(jī)整體。03檔案的整理

檔案保管工作

檔案保管工作的要求

·以防為主,防治結(jié)合

·加強(qiáng)重點(diǎn),照顧一般

·自力更生,勤儉節(jié)約

·立足長遠(yuǎn),保證當(dāng)前檔案的其他工作

檔案統(tǒng)計(jì)工作

檔案統(tǒng)計(jì)是以表冊、數(shù)字的形式,揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。我國檔案統(tǒng)計(jì)工作體系：:全國檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)、專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)、地方檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案館和檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。檔案數(shù)量和狀況登記：①案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄;②檔案收進(jìn)登記簿;③全宗名冊;④全宗單;⑤全宗卡片;⑥檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表;⑦案卷目錄登記簿;⑧總登記簿。檔案工作狀況登記：①工作日志;②人員進(jìn)出庫房登記;③檔案出入庫登記;④檔案清點(diǎn)、檢查登記;⑤檔案利用登記簿;⑥利用者登記卡;⑦檔案借出登記簿;⑧檔案復(fù)制、摘抄登記;⑨利用效果登記。

·檔案登記工作檔案的其他工作

檔案檢索工具

案卷目錄全引目錄全宗目錄分類目錄主題目錄專題目錄文號索引人名索引地名索引檔案館指南全宗指南專題指南

檔案利用工作

檔案利用工作的途徑：①提供檔案原件;②提供復(fù)制品;③提供檔案信息加工品。檔案利用工作的方法:①檔案閱覽服務(wù);②外借服務(wù);③制發(fā)復(fù)本;④展覽與陳列服務(wù);⑤制發(fā)檔案證明服務(wù);⑥檔案目錄信息服務(wù);⑦檔案咨詢。檔案編研工作：①編寫檔案參考資料；②匯編檔案文集和編撰檔案史料；③編史修志和撰寫論著。電子文件處理

電子文件及其信息類型

·

電子文件

·

歸檔電子文件

·電子文件的種類文本文件(T)數(shù)據(jù)文件(D)圖形文件(G)圖像文件(I)影像文件(V)聲音文件(A)程序文件(P)超鏈接文件(O)電子文件處理

電子文件管理要求（基本原則）

統(tǒng)一管理全程管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

電子文件的整理與歸檔

電子文件的收集電子文件的鑒定歸檔電子文件的保管便于利用安全保密感謝聆聽！

秘書實(shí)務(wù)項(xiàng)目二

信息工作

目錄01.信息獲取02.信息處理與傳遞03.信息存儲04.保密工作05.溝通與協(xié)調(diào)主要內(nèi)容一覽01信息獲取學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握信息的概念、特征及分類2.了解信息對秘書工作的作用3.掌握秘書獲取信息的范圍知識目標(biāo)能夠掌握信息獲取的方法素質(zhì)目標(biāo)提高學(xué)生的職業(yè)道德修養(yǎng)任務(wù)引入A公司的成總經(jīng)理出國考察了一次,與法國B公司簽訂了出口某化工產(chǎn)品的意向書,此產(chǎn)品科技含量很高,外方總經(jīng)理要來考察其生產(chǎn)流程,并簽訂合同。但A公司得知這一消息時,距外方總經(jīng)理來考察只剩三天。成總經(jīng)理立即喚來袁秘書和李秘書,要他們在兩天內(nèi)寫出兩份內(nèi)容扎實(shí)的材料:一份是介紹本公司建廠幾十年的發(fā)展情況;另一份是詳細(xì)說明本公司在改革開放后積極創(chuàng)新,改善管理,樹立質(zhì)量意識、品牌意識,在市場營銷等方面所做出的努力。兩份材料均要用準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)來加以說明。成總經(jīng)理強(qiáng)調(diào),要把材料組織好,盡快完成任務(wù),并問道:“你們要不要找人幫忙收集數(shù)據(jù)?”袁秘書表示不需要,而李秘書回答:“最好找個人幫忙?！比蝿?wù)引入由于袁秘書擔(dān)任公司秘書已近五年,一直留心收集公司的各種資料,有關(guān)公司化工行業(yè)的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)均已細(xì)心收集保存,并分門別類,裝訂成冊,平時經(jīng)常翻閱,早已爛熟于心。因此袁秘書在接到任務(wù)后,找出所需資料,一個晚上就草擬好了材料。第二天一早,袁秘書就把材料交給了成總經(jīng)理審閱?？傻搅讼挛缛c(diǎn),還不見李秘書來交材料。成總經(jīng)理派人去催問,回答是有些數(shù)據(jù)還沒有找到,有些數(shù)據(jù)還需要核實(shí)。成總經(jīng)理只好找來袁秘書,請他再辛苦一下,把李秘書的那份材料趕出來。信息的概念、特征及分類廣義：指對物質(zhì)世界中的各種事物特征、形態(tài)和運(yùn)動變化的客觀描述。狹義：指信息接受主體所感受到并能理解的東西。信息的概念信息的特征普遍存在性可傳播性可存儲性可再生性可共享性價值時效性數(shù)據(jù)聲音文本圖像信息的四種形態(tài)信息的概念、特征及分類信息的分類自然信息社會信息按信息源的性質(zhì)長時信息短時信息按信息的作用時間直接信息間接信息按人對信息的感知方式縱向信息橫向信息按信息來源的方向劃分動態(tài)信息靜態(tài)信息按信息的運(yùn)動狀態(tài)數(shù)字信息圖像信息按信息的反映形式語言信息文字信息聲音信息瞬時信息外部信息內(nèi)部信息信息對秘書工作的作用

作用

信息是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)信息是認(rèn)識事物的媒介、溝通各方面的紐帶信息是秘書做好日常服務(wù)工作的基礎(chǔ)秘書對信息的獲取經(jīng)常與臨時及時與有效準(zhǔn)確與適用全面與超前

秘書處理信息工作的原則

秘書獲取信息的范圍

·

基本指導(dǎo)性方針政策、決策指示等資料·

相關(guān)的國內(nèi)外信息·

關(guān)于組織情況的動態(tài)性資料·

組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要的經(jīng)驗(yàn)性信息和特殊資料·

秘書本人起草的各類文稿資料·

與工作業(yè)務(wù)相關(guān)的通信資料·

綜合性和專業(yè)性工具書類資料信息對秘書工作的作用

秘書獲取信息的途徑

各種信息網(wǎng)絡(luò)上下級之間及與不相隸屬機(jī)構(gòu)或平行部門之間往來的公務(wù)文書各種會議社會專業(yè)性信息機(jī)構(gòu)大眾傳播媒介公共服務(wù)行業(yè)和部門各種科研機(jī)構(gòu)、專利機(jī)構(gòu)和學(xué)會、協(xié)會、研究會等非官方機(jī)構(gòu)政府有關(guān)主管部門本單位的分支機(jī)構(gòu)各種生活娛樂場所信息對秘書工作的作用

秘書收集信息的方法

問卷法詢訪法觀察法閱聽法網(wǎng)絡(luò)法交流法交換法量表法索取法檢索法02信息處理與傳遞學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握信息處理的流程2.掌握信息傳遞的方式和要求知識目標(biāo)能夠掌握信息處理與傳遞的方法素質(zhì)目標(biāo)提高學(xué)生的責(zé)任感與參與意識任務(wù)引入與季市長接觸過的中外朋友,沒有一個不敬佩他學(xué)識淵博的。和他見面后,文學(xué)藝術(shù)家會把他看作知己;工程技術(shù)專家會把他看成同行;井下工人會說他是貼心人;種地的老農(nóng)會樂意與他扳著手指談收成;就連那些在自己研究領(lǐng)域里入癡入迷的“怪人”,也會與季市長有共同語言。不少人稱季市長是全才、天才。只有他的妻子知道,老季不過是個比別人勤奮些的普通人。這位出了名的、勤奮的普通人背后,還有一個不出名的、更勤奮的人——市長的秘書老許。季市長上任伊始,就發(fā)現(xiàn)辦公廳秘書處老許學(xué)識淵博、功底深厚。俄羅斯曾派出一個宇航科技代表團(tuán)來市里訪問。季市長要出面接待,許秘書為此準(zhǔn)備好了談話提綱。在會談中,季市長不僅對世界宇航領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行了透徹的分析,而且展望了未來的發(fā)展,對人類共同開發(fā)宇宙資源提出了一些很有見解的看法。那些宇航專家一個個豎著大拇指贊不絕口,說季市長的見解精辟,有獨(dú)到之處。后來,季市長又接待了一個考古代表團(tuán)。季市長從許秘書準(zhǔn)備的材料中不僅掌握了本省、本市的古文化遺產(chǎn),而且對我國最新考古成果也了解得比較全面,特別是對該考古代表團(tuán)成員的成果都知曉得十分具體。有位專家曾私下問旁人季市長是不是考古學(xué)者出身,當(dāng)他得知季市長原是建筑方面的專業(yè)人員時,他目瞪口呆。任務(wù)引入一天,某日本建筑代表團(tuán)要來市訪問。季市長認(rèn)為自己是建筑出身的,又當(dāng)了城建系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)多年,對建筑行業(yè)的情況還是比較了解的。因?yàn)楣ぷ髅?就沒有去看許秘書為他準(zhǔn)備的資料。結(jié)果,在會談中客人問起中國園林建筑各流派的藝術(shù)風(fēng)格時,季節(jié)長一時難以說清楚。好在許秘書在場,禮貌而自然地接過話題,既回答了客人提出的問題,也顧及了領(lǐng)導(dǎo)的威信。從那以后,季市長每天下班前總要看看辦公桌上有沒有許秘書留下的資料。如果有,那么他一定要帶在身邊。哪怕工作到深夜,他也會把許秘書留下的資料讀完、記住。信息處理信息處理是整個信息工作的核心,是保證信息全面、真實(shí)、有效的決定性環(huán)節(jié)之一?！?/p>

信息處理的程序信息篩選信息校核信息加工信息編制信息處理

·信息篩選1.信息篩選的目的：選擇出對工作有實(shí)際指導(dǎo)意義且與業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)的信息。2.信息篩選的要求：準(zhǔn)確、完整和新穎。3.信息篩選的方法：看資料的標(biāo)題看來源看正文妥善保存具有參考價值的資料篩選經(jīng)過篩選的信息,秘書有時要重新整理成文摘、文稿等形式,信息文稿的寫作要求是立意新、標(biāo)題新、篇幅短、語言凝練。信息處理

·信息校核1.鑒別該信息所反映的問題是否發(fā)生,該事物是否存在,有無虛假成分。2.鑒別信息所反映的情況有無偏頗。3.信息篩選的方法：信息校核的范圍溯源法比較法核對法邏輯法調(diào)查法數(shù)理統(tǒng)計(jì)法信息處理

·信息加工方法提煉充實(shí)綜合分析提出意見修飾潤色信息處理

·信息編制信息編制的要求·

直接性

·

真實(shí)性

·

準(zhǔn)確性·

伸縮性

·

樸實(shí)性

·

新穎性概念：信息編制是指對篩選、校核、加工后的信息進(jìn)行編寫,將其制作成信息文書或信息刊物的工作。信息處理

·信息編制的步驟確定主題分析材料重組材料

·信息編制的形式編擬目錄編制索引制作剪報(bào)編寫文摘編寫簡訊編印信息資料冊撰寫調(diào)研報(bào)告信息處理剪報(bào)制作步驟確定專題確定報(bào)紙、雜志等準(zhǔn)備必需的工具信息編制編寫文摘步驟1.瀏覽信息,初步確定適合編寫哪種文摘。2.分析信息內(nèi)容,將有用信息分解為要素,厘清主次。3.選擇與確定內(nèi)容。4.綜合概念并書寫成文。5.內(nèi)容的準(zhǔn)確性檢查與文字的推敲潤色。信息傳遞信息傳遞的基本要素信息傳遞的方式信源信道信宿信息傳遞信息傳遞的基本要素信息傳遞的方式信源信道信宿信息處理

·信息傳遞的基本要求編擬目錄速度要快質(zhì)量要高費(fèi)用要低保密性要強(qiáng)信息傳遞的方式03信息存儲學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握信息分類的知識和技巧2.掌握著錄的方法3.掌握信息檢索系統(tǒng)的建立4.掌握信息保管中的問題和方式知識目標(biāo)能夠掌握信息分類的方法素質(zhì)目標(biāo)培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)任務(wù)引入20××年6月,某市遭受特大洪澇災(zāi)害。市政府成立救災(zāi)辦,負(fù)責(zé)救災(zāi)工作的指揮和協(xié)調(diào)。時值市委辦公室綜合科為市委書記起草一個向省委領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的材料,材料寫到抗洪救災(zāi)的情況。救災(zāi)辦負(fù)責(zé)收集數(shù)據(jù)的工作人員剛好是綜合科抽調(diào)去的。該工作人員在接受任務(wù)后及時向有關(guān)部門和單位催要數(shù)據(jù)。因?yàn)橐恍﹩挝粊聿患敖y(tǒng)計(jì),報(bào)的是估計(jì)數(shù),統(tǒng)計(jì)數(shù)直接填在材料上,但未留底。第二天,市委書記向省委領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。省委領(lǐng)導(dǎo)提出想聽抗洪救災(zāi)的專題情況匯報(bào)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)及時組織綜合科馬上趕寫材料。材料中自然少不了捐款、捐物等數(shù)據(jù),且必須與向省委領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)稿吻合。任務(wù)引入找原統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的工作人員時,發(fā)現(xiàn)該工作人員到醫(yī)院看病去了。好不容易找到他,他卻記不起數(shù)據(jù)是多少了。找救災(zāi)辦的工作人員也沒用,因?yàn)樽蛉諗?shù)字是估計(jì)數(shù),別人并不清楚。想找原材料,但又在省委領(lǐng)導(dǎo)手中。綜合科全體動員為此事奔忙,還是沒有結(jié)果。匯報(bào)材料催得很急,只能向省委領(lǐng)導(dǎo)秘書說明情況,并希望秘書想辦法抄下數(shù)據(jù)。出人意料的是,秘書早在他的筆記本中留下了這些數(shù)據(jù),問題迎刃而解。信息存儲信息存儲信息存儲，即將加工后的信息以文字、圖像等形式,借助計(jì)算機(jī)等媒介記錄、保管起來,以供查考、利用,服務(wù)于秘書自身和領(lǐng)導(dǎo)的工作需要。信息資料的分類信息的著錄著錄是對具體的信息資料進(jìn)行如實(shí)的記載。一般按照一定的格式制成分類卡片,用簡明扼要的語言填寫。信息的著錄的概念著錄的主要內(nèi)容名稱項(xiàng)著者項(xiàng)出版項(xiàng)稽核項(xiàng)附注項(xiàng)提要項(xiàng)業(yè)務(wù)注記建立信息檢索系統(tǒng)廣義：包括信息的描述、加工和有序化,又包括從信息庫中查詢所需信息。狹義：指從信息庫中查詢所需信息。信息檢索的概念信息檢索系統(tǒng)的類型手工檢索系統(tǒng)穿孔卡片式檢索系統(tǒng)縮微品檢索系統(tǒng)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)建立信息檢索系統(tǒng)形式：書本式、期刊式、卡片式等常用檢索工具分類：目錄、文摘、索引、信息資料指南。檢索工具

·目錄分類①

以整體資料、整卷檔案為編目單元。②以單篇資料為編目單元。根據(jù)信息資料的具體情況,可以編制分類目錄、專題目錄、行業(yè)目錄、地區(qū)目錄等。

·文摘分類①

指示性文摘（簡介）②

報(bào)道性文摘

·索引分類①

篇目索引②

內(nèi)容索引信息傳遞信息的保管

·概念信息的保管是指信息資料入庫的存放和維護(hù)。

·存儲方法

·要求書面存儲、聲像存儲、計(jì)算機(jī)存儲等。1.有條理性、排放有序、目錄清楚、方便使用。2.保管時應(yīng)防止信息資料的污損和丟失。04保密工作學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握對秘書的保密要求。2.掌握文件保密工作的內(nèi)容。3.掌握通信保密、會議保密、宣傳報(bào)道保密、計(jì)算機(jī)保密、商務(wù)保密的要求。知識目標(biāo)能夠掌握工作中可能遇到的保密要求。素質(zhì)目標(biāo)培養(yǎng)學(xué)生的愛國情懷和愛崗敬業(yè)的精神,提高學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)。任務(wù)引入2018年5月,某事業(yè)單位新入職員工賀某被安排到秘書部門工作。由于賀某初入職,對工作情況和相關(guān)法律法規(guī)還不了解,未履行涉密文件銷毀管理規(guī)定,將3本秘密級匯編書籍交給保潔人員處理,保潔人員將書籍當(dāng)作廢品賣到了流動廢品收購站,被保密行政管理部門的工作人員及時發(fā)現(xiàn),進(jìn)行了收繳處理。事后,有關(guān)部門給予賀某記大過處分。據(jù)了解,由于該單位任務(wù)較重,所以迫切需要新入職員工能夠及時開展工作。雖然秘書部門的崗位均為涉密崗位,但是該單位想當(dāng)然地認(rèn)為賀某初入職,沒有太多機(jī)會接觸國家秘密文件,所以既未進(jìn)行涉密人員審查登記,也未開展保密教育,導(dǎo)致賀某對接觸的文件性質(zhì)與工作內(nèi)容不了解,完全沒有意識到經(jīng)手的書籍屬于涉密文件,也不清楚涉密文件的銷毀程序,直接導(dǎo)致泄密事件的發(fā)生。保密工作的內(nèi)容及要求微觀角度：根據(jù)秘書的實(shí)際工作需要,其內(nèi)容主要有文件保密、通信保密、會議保密、宣