工學院各類歸檔文件材料載體使用要求及書寫規(guī)范

第第頁工學院各類歸檔文件料子載體使用要求及書寫規(guī)范原中工學院各類歸檔文件料子載體使用要求及書寫規(guī)范為加強我校檔案工作的管理，最大限度地延長檔案的使用壽命，確保檔案的安全，有效地為國家和學校積累檔案史料，更好地為學校各項工作服務，依據(jù)20**豫政[72]號《河南省國家行政機關公文處理實施方法》的規(guī)定，現(xiàn)將學校各類歸檔文件料子載體使用及書寫要求規(guī)范如下：一、文件料子載體使用要求1.各類歸檔文件料子載體應符合國家規(guī)范要求，歸檔的紙質(zhì)料子的質(zhì)量應實現(xiàn)色澤潔白，質(zhì)地緊密，紙面平滑，柔韌性強、書寫流暢的標準。2.公文用紙幅面規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范，行政、黨務機關的公文和底稿用紙一般采用國際標準A4型（210mm*297mm），人事檔案料子用紙一般采用國際標準B5型（257mm*182mm），有特殊要求的除外。3.教學類、科研類（包含學籍表、成績單、研究生教育使用的各類表格、科研成績、計劃等）及其它類歸檔的文件料子，使用的紙質(zhì)料子參照行政機關公文用紙的規(guī)格（入人事檔案的料子除外）。4.基建檔案類圖紙部分的紙質(zhì)料子，按行業(yè)規(guī)范執(zhí)行。5.聲像類歸檔的載體料子較為多而雜，錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等歸檔時，應圖像清楚、音質(zhì)優(yōu)良、無失真、無粘連、無磁化現(xiàn)象，并配有與聲像料子相對應的文字說明料子；照片歸檔時，底片、文字說明必需隨之一同歸檔。6.學生成績大表上必需粘貼照片。二、書寫及字跡料子的要求1.各類歸檔文件料子字跡要工整、清楚、不要書寫錯字、別字及不規(guī)范的簡化字。2.學校各級領導、各部門無論是草擬、打印公文，或是在填寫報表、核稿、審批文件等一系列文書處理過程中，必需使用墨汁、碳素墨水、藍黑墨水、黑色抄錄油墨、“DA”圓珠筆，即檔案專用圓珠筆。禁止使用鉛筆、普通圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等。3.凡需歸檔的傳真電報和其它傳真件，收到后應立刻復印,并將傳真件同復印件一起歸檔。4.凡歸檔的文件料子，在起草、修改、簽批時，留足左側裝訂位置（應在2.5cm以上）。三、工作中嚴格要求，嚴格管理學校各單位辦公室應加強對文件料子的擬寫、打印、簽批及立卷歸檔工作的監(jiān)督檢查，凡不符合上述要求的文件料子應退回改正后再歸檔。四、本規(guī)范由學院辦公室負責解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行，其它與本規(guī)范沖突的規(guī)定自行廢止。篇2:工學院人事檔案判別歸檔制度原中工學院人事檔案判別歸檔制度1.判定料子是否屬于所管干部的料子及應歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復多余的料子，應清理出來。對其中有保管價值的文件資料，可交文書檔案或轉交組織部、人事處。無保管價值的，應登記報主管領導批準銷毀。2.審查料子是否齊全、完整。注意人事檔案的成套性，對頭尾不清、來源和時間不明的料子，要請組織、人事部門查清注明后再歸檔。3.審查料子是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章，應有本人的簽署看法或由組織注明經(jīng)過本人見面。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案料子，須請有關職能部門補辦完手續(xù)后再歸檔。4.判別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它緊要問題，需要查清的料子及未辦理完畢的料子，不能歸入人事檔案，應交有關組織處理。5.判別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關料子，要及時進行登記并報請組織部、人事處收集增補。篇3:工學院送交人事檔案料子歸檔工作制度原中工學院送交人事檔案料子歸檔工作制度1.全院建立自動送交干部檔案料子歸檔的工作制度，形成檔案料子的部門，確定專人負責，及時地將形成的干部檔案料子送交檔案室歸檔。2.送交的檔案料子必需符合檔案收集范圍且為辦理完畢的正式料子。3.歸檔料子先交組織部、人事處判別，屬于干部檔案的內(nèi)容，料子必需完整齊全、真實、文字清楚、對象明確，并寫明承辦單位及時間。4.歸檔手續(xù)必需完備。歸檔的料子，凡規(guī)定有組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的料子，（如審查結論、復查結論、處分決議或看法、組織鑒定等）一般應有本人簽字（特殊情況下，本人未見面簽字的由組織注明）。5.送交的料子如不符合歸檔要求時，檔案室要及時通知組織部、人事處，補送料子或補辦手續(xù)，形成料子的部門要按規(guī)定辦理。6.送交的干部檔案料子若有涂改、偽造的要堅決予以清除，并報請主管領導追究有關人員的責任。7.送交的干部檔案料子的載體應使用規(guī)定的辦公用