2024年工程備用金使用制度樣本（四篇）

第4頁共4頁2024年工程備用金使用制度樣本一、零星現(xiàn)金儲備為獨立的財務(wù)安排。二、備用金分為兩種形式：定額備用金和臨時備用金(借款)。三、定額備用金是為頻繁支出而設(shè)立的現(xiàn)金儲備，具有使用時間長、額度相對固定的特點。四、臨時備用金則是為應(yīng)對臨時性需求而進(jìn)行的現(xiàn)金借款，其特點是臨時性、使用時間較短。第四章定額備用金與借款管理規(guī)定第一條備用金借款申請與報銷流程一、員工需臨時借用備用金時，應(yīng)先向財務(wù)部申請“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需求發(fā)放“借款單”，一式兩聯(lián)。員工需按規(guī)定的格式填寫并完成簽字流程。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”，確認(rèn)無誤后辦理付款。二、借款人在完成業(yè)務(wù)后，須在三日內(nèi)向財務(wù)部申請“報銷單”，填寫完整并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將“報銷單”返回財務(wù)部。財務(wù)人員對“報銷單”進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后辦理報銷手續(xù)。三、報銷時，財務(wù)人員需查閱“備用金”記錄，核銷原借款金額。對于超支部分，應(yīng)及時退還給個人；對于低于備用金金額的，需退回余額以結(jié)清原借款。四、長期借用備用金的員工，財務(wù)部將根據(jù)實際情況核定固定額度，并規(guī)定使用范圍。使用部門應(yīng)指定專人管理定額備用金，管理人員需妥善保存相關(guān)收據(jù)和報銷憑證，并設(shè)立備用金登記簿，詳細(xì)記錄各項支出。管理人員需按月向財務(wù)部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，未清前賬不得繼續(xù)借款。特殊情況不能按時結(jié)算的，需提前向財務(wù)負(fù)責(zé)人說明原因，經(jīng)同意后可延期。五、財務(wù)部經(jīng)理對借款合理性進(jìn)行復(fù)審，全面監(jiān)督借款情況，并根據(jù)前期現(xiàn)金使用情況做出判斷，確保符合現(xiàn)金管理制度。第二條備用金與借款額度一、零星采購借款，單次不得超過特定金額，超過特定金額的材料采購需由供應(yīng)商提供合法憑證，經(jīng)審批后在財務(wù)部辦理。單筆超過特定金額的采購，需按工程部制度，通過合同審批程序進(jìn)行。二、員工因公出差借款，額度根據(jù)預(yù)計的差旅費用核定。三、各工程項目備用金，根據(jù)項目具體情況，設(shè)定每周特定范圍內(nèi)的額度。特殊情況需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理申請審批。四、其他借款，金額根據(jù)實際需求確定。第三條備用金借款支付方式包括現(xiàn)金、支票和其他銀行結(jié)算方式。管理原則以工作需要和管理需要為依據(jù)，備用金額度根據(jù)支出業(yè)務(wù)變化，對使用對象和用途進(jìn)行審定。一、實行專人負(fù)責(zé)制，不得轉(zhuǎn)借或以臨時備用金形式借予他人。二、以支票和銀行結(jié)算方式借款的，需在相關(guān)票據(jù)上簽收，并在付款憑單上注明票據(jù)號碼。三、理賠、押金等性質(zhì)的借款，需在取得正式收據(jù)后辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。四、具體借款人對借款負(fù)責(zé)，未經(jīng)財務(wù)手續(xù)轉(zhuǎn)借的，財務(wù)部不予認(rèn)可。五、部門主管需監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理報銷歸還手續(xù)，為第一責(zé)任人。六、以現(xiàn)金方式借款的，通常由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或通過個人費用報銷抵消。七、因個人困難等借款的，按原定歸還時間催收。未按時歸還的，財務(wù)部將從其工資中扣除，并通知人事部。八、定額備用金每年清理一次，最長借用時間不超過一年，每年清理時間為特定日期。如需繼續(xù)借用，需重新辦理申請審批手續(xù)。九、財務(wù)部有權(quán)隨時抽查各部門備用金使用情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用、挪用或占用的，有權(quán)收回借用的備用金。十、對于使用頻率不高的備用金，財務(wù)部將重新核定金額并收回差額部分。十一、如業(yè)務(wù)需要增加備用金額度，使用部門需按初次申請流程辦理。跨年度使用備用金的，年底需重新辦理借款手續(xù)。十二、因人員調(diào)動或離職導(dǎo)致定額備用金責(zé)任人變更的，需辦理變更手續(xù)，原責(zé)任人還款，新責(zé)任人借款。十三、財務(wù)部需在每年年末對“其他應(yīng)收款-備用金”科目進(jìn)行對賬，由借款人簽字確認(rèn)。十四、所有涉及備用金的變動，均需遵守財務(wù)部的審批流程和規(guī)定。2024年工程備用金使用制度樣本（二）備用金管理制度第一章總則一、為確保日常小額支付需求，特設(shè)立專用備用金儲備。二、備用金分為定額備用金與臨時備用金（借款）兩類，以滿足不同情境下的資金需求。第二章備用金分類三、定額備用金系指因頻繁支出而需持續(xù)周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，其特點在于使用時間長且相對固定。四、臨時備用金則針對臨時性需求而借支，具有一次性、使用時間較短的特點。第三章定額備用金與借款管理規(guī)定第一條備用金借款申請與報銷手續(xù)一、員工需臨時借用備用金時，應(yīng)首先向財務(wù)部申領(lǐng)“借款單”。財務(wù)人員依據(jù)實際需求發(fā)放一式兩聯(lián)的“借款單”，借款人需按規(guī)定格式填寫并辦理簽字手續(xù)。財務(wù)人員審核無誤后，方可辦理付款。二、業(yè)務(wù)完成后，借款人須在三日內(nèi)向財務(wù)部提交“報銷單”，填寫完整并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，返回財務(wù)部。財務(wù)人員依據(jù)財務(wù)制度審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。三、報銷時，財務(wù)人員需查閱“備用金”臺賬，對超支部分及時退還，不足部分則要求借款人退回余額以結(jié)清原借款。四、長期借用備用金的人員，由財務(wù)部根據(jù)實際情況核定固定數(shù)額并明確使用范圍。使用部門應(yīng)設(shè)專人管理，妥善保存相關(guān)票據(jù)，并設(shè)立登記簿記錄支出情況。經(jīng)管人員需按月向財務(wù)部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，前賬未清不得續(xù)借。特殊情況下需延期結(jié)算的，需提前向財務(wù)負(fù)責(zé)人說明并獲批準(zhǔn)。五、財務(wù)部經(jīng)理對借款合理性進(jìn)行復(fù)審，并依據(jù)現(xiàn)金管理制度進(jìn)行總體監(jiān)督與分析。第二條備用金與借款額度一、采購員零星采購用款單次限額為____元，超出此限額的材料采購應(yīng)由供貨方持合法憑證，經(jīng)審核批準(zhǔn)后辦理支付手續(xù)。單筆超過____元的采購需遵循工程部合同審批程序。二、員工因公出差借款額度根據(jù)預(yù)計天數(shù)、費用等核定。三、各工程項目備用金額度根據(jù)項目情況暫定為每周____萬至____萬，特殊情況需由項目經(jīng)理向總經(jīng)理申請審批。四、其他借款額度根據(jù)實際情況核定。第三條備用金借款支付方式備用金與借款支付方式包括現(xiàn)金、支票及其他銀行結(jié)算方式，具體依據(jù)工作與管理需求辦理。備用金額度隨支出業(yè)務(wù)變化而調(diào)整，并對使用對象和用途進(jìn)行嚴(yán)格審定。第四條備用金管理細(xì)則一、實行專人借支、專人負(fù)責(zé)制，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借或以臨時備用金性質(zhì)借支他人。二、以支票及銀行結(jié)算方式借款的，需在票據(jù)上簽收并注明票據(jù)號碼。三、理賠、押金等性質(zhì)借支在取得正式收據(jù)后，可及時辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。未經(jīng)財務(wù)手續(xù)轉(zhuǎn)借的，財務(wù)不予承認(rèn)。四、部門審核主管為臨時性備用金歸還的第一責(zé)任人，需監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理報銷歸還手續(xù)。五、現(xiàn)金借款原則上由借款人以現(xiàn)金方式歸還或以費用報銷抵沖。六、因生活困難等原因的借款按核定歸還時間催收。七、出納需每月清理臨時性個人備用金借款，逾期未還者將從工資中扣除。八、定額備用金借款期限最長不超過一年，每年清理一次。需續(xù)借者需重新辦理審批手續(xù)，清理時間為每年____月____日。九、財務(wù)部有權(quán)隨時抽查備用金使用情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用將收回備用金。十、對使用率不高的備用金應(yīng)及時收回并重新核定金額。十一、確需增加備用金額度的，按初次申請流程辦理；跨年度使用備用金的需在年底重新辦理借款手續(xù)。十二、因人員變動導(dǎo)致的定額備用金責(zé)任人變更需辦理變更手續(xù)，即原責(zé)任人還款、新責(zé)任人借款。十三、財務(wù)部每年末需對其他應(yīng)收款-備用金科目進(jìn)行對賬，并請借款人簽字確認(rèn)。2024年工程備用金使用制度樣本（三）備用金管理制度第一章總則第一條為確保日常運營中零星支付的順利進(jìn)行，特設(shè)立專用備用金儲備。第二條備用金分為定額備用金與臨時備用金（借款）兩種類型。第二章備用金分類第三條定額備用金：指因支出頻繁等原因需長期周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時間跨度長、數(shù)額相對固定的特點。第四條臨時備用金：指因臨時性需求而借支的現(xiàn)金，具有一次性使用、時間周期較短的特征。第三章定額備用金與借款管理規(guī)定第一條備用金借款申請與報銷流程一、工作人員需臨時借用備用金時，應(yīng)首先向財務(wù)部申領(lǐng)“借款單”。財務(wù)人員依據(jù)實際需求向借款人發(fā)放一式兩聯(lián)的“借款單”。借款人需按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫借款單，并按既定流程完成簽字手續(xù)。財務(wù)人員需審核簽字后的“借款單”內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，確認(rèn)無誤后方可辦理付款。二、借款人員完成業(yè)務(wù)后，應(yīng)在三日內(nèi)向財務(wù)部提交“報銷單”，并詳細(xì)填寫各項規(guī)定內(nèi)容。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將“報銷單”返回財務(wù)部。財務(wù)人員依據(jù)財務(wù)制度嚴(yán)格審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。三、在辦理報銷手續(xù)時，財務(wù)人員需查閱“備用金”臺賬，核對報銷人員的原借款金額。對于報銷后產(chǎn)生的超支部分，應(yīng)及時以現(xiàn)金形式退還本人；若報銷后金額低于原備用金，則應(yīng)要求報銷人退回差額部分以結(jié)清借款。四、對于因業(yè)務(wù)需要長期借用備用金的人員，財務(wù)部可根據(jù)實際情況核定固定金額，并明確使用范圍。使用部門需設(shè)立專人負(fù)責(zé)定額備用金的管理，該人員需妥善保管支付憑證、發(fā)票及報銷單據(jù)，并設(shè)立備用金登記簿，詳細(xì)記錄各項零星支出。經(jīng)管人員需按月向財務(wù)部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，前賬未清者不得繼續(xù)借款。如遇特殊情況無法按時結(jié)算，需提前向財務(wù)負(fù)責(zé)人說明原因，經(jīng)同意后方可延期。五、財務(wù)部經(jīng)理需對借款的合理性進(jìn)行復(fù)審，并對借款總額進(jìn)行總體監(jiān)督。同時，根據(jù)前期現(xiàn)金使用情況進(jìn)行分析，依據(jù)現(xiàn)金管理制度做出判斷。第二條備用金與借款額度管理一、采購員借用的零星采購款項，單次不得超過____元。對于超過____元的材料采購，應(yīng)由供貨方提供合法、真實、完整的原始資料，并按規(guī)定程序經(jīng)審核批準(zhǔn)后，到公司財務(wù)部或項目部財務(wù)人員處辦理貨款支付及結(jié)算手續(xù)。單筆超過____元的采購，必須遵循工程部制度規(guī)定，通過合同審批程序進(jìn)行采購。二、員工因公出差借款，需根據(jù)預(yù)計的出差天數(shù)、往返路費、住宿費等費用核定借款額度。三、各工程項目的備用金額度，根據(jù)各項目具體情況暫定為每周____萬至____萬。如遇特殊情況，需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說明情況并獲得審批。四、其他借款根據(jù)實際情況核定金額。第三條備用金借款支付方式備用金與借款的支付方式包括現(xiàn)金、支票及其他銀行結(jié)算方式。具體支付方式應(yīng)根據(jù)工作需要和管理需求確定。備用金額度根據(jù)支出業(yè)務(wù)的變化進(jìn)行調(diào)整，并對使用對象和用途范圍進(jìn)行嚴(yán)格審定。第四條備用金管理細(xì)則一、實行專人借支、專人負(fù)責(zé)制度，嚴(yán)禁將備用金全部或部分轉(zhuǎn)借他人或以臨時備用金名義借支。二、以支票及銀行結(jié)算方式借款的，必須在銀行結(jié)算票據(jù)上簽收，并在《付款憑單》上注明票據(jù)號碼。三、對于理賠、押金等性質(zhì)的借支，在取得對方單位正式收據(jù)后，應(yīng)及時辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。四、具體借支人為借支款項的責(zé)任人。若發(fā)生轉(zhuǎn)借或其他情況而未辦理相關(guān)財務(wù)手續(xù)的，財務(wù)部不予承認(rèn)。五、部門審核主管為各種臨時性備用金歸還的第一責(zé)任人，需監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理報賬歸還手續(xù)。六、以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還或以本人發(fā)生的費用報銷抵沖。七、因生活困難等原因借支的，按原核定的歸還時間進(jìn)行催收。八、出納需于每月____號前清理臨時性個人備用金借款。對于不按時歸還的，財務(wù)部將向人事部提供相關(guān)信息及欠款金額，并從其工資中扣除。九、定額備用金的借款時間最長不得超過一年，每年需清理一次。如需繼續(xù)借用，需重新辦理申請審批手續(xù)。每年清理時間為____月____日。十、財務(wù)部有權(quán)對各部門備用金的使用情況進(jìn)行抽查。一旦發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定使用、挪用或占用備用金的情況，財務(wù)部有權(quán)收回借用的備用金。十一、對于使用率不高的備用金，財務(wù)部應(yīng)及時收回并重新核定備用金金額，同時收回差額部分。十二、若2024年工程備用金使用制度樣本（四）尊敬的各部門：為提升異地分公司的日常運營效率，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，我們特此制訂本規(guī)定。此規(guī)定將適用于所有異地分公司。以下是具體的管理細(xì)則：1、備用金持有權(quán)限：每個異地分公司僅允許一名負(fù)責(zé)人或行政人員持有備用金，且一人一責(zé)。2、備用金使用規(guī)定：2.1需設(shè)立《備用金使用記錄表》（附件一），詳實記錄備用金使用情況。2.2對于小額采購，若采購總額不超過____元，可由分公司負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，使用備用金進(jìn)行。2.3對于緊急采購任務(wù)，采購金額超過____元，需提交由分公司負(fù)責(zé)人及VP簽字的申請單至營銷管理部，注明“申請使用備用金”。經(jīng)營銷管理部審核確認(rèn)采購必要性并簽字同意后，分公司方可使用備用金。2.4每月最后一個星期需對本月備用金使用情況進(jìn)行報銷。2.5備用金報銷沖抵完成后，方可申請下一次備用金。2.6每月最后一個工作日，需將本月《備用金使用記錄表》轉(zhuǎn)交營銷管理部存檔。3、備用金借款額度與周期：3.1備用金借款額度上限為____元。3.2原則上，借款周期不得低于____個月，且需在上次備用金借款報銷沖抵完成后，方可申請新的備用金。4、備用金借款流程：4.1由分公司負(fù)責(zé)人或行政人員通過財務(wù)系統(tǒng)提交“借款申請”，收款賬戶應(yīng)為公司專用的備用金銀行卡。4.2經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管高管及財務(wù)負(fù)責(zé)人在財務(wù)系統(tǒng)上審批，財務(wù)負(fù)責(zé)人需重點核查上次備用金借款是否已沖抵完成。4.3申請人將審批通過的借款申請電子版發(fā)送至營銷管理部。4.4營銷管理部將單據(jù)內(nèi)容備案，經(jīng)分管高管簽字確認(rèn)后提交財務(wù)。4.5財務(wù)部門