采購控制程序(程序文件版)

受控狀態(tài).

鄂爾多斯市乾坤華潤煤礦裝備有限責(zé)任公司

采購控制程序

A版

文件編號：TDHR-ZLTX-CX-

分發(fā)號：

編制：梁衛(wèi)民

審核：

批準(zhǔn)：

2022年1月5日發(fā)布2022年1月15日實(shí)施

采購控制程序

版本：A第0次修改

采購控制程序

1.目的

對采購過程進(jìn)行有效控制，確保所采購的物資符合規(guī)定要求。

2.合用范圍

合用于對煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資采購全過程的

控制。

3.職責(zé)

3.1營銷副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)本程序的編制、修訂并監(jiān)

督實(shí)施。

3.2物資供應(yīng)部對供方進(jìn)行評價(jià)和選擇，填寫、保存調(diào)查及評價(jià)

記錄并編制采購計(jì)劃、負(fù)責(zé)煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資的采

購。

3.3技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)提供煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資采

購方面的技術(shù)文件，并對負(fù)責(zé)采購的物資進(jìn)行驗(yàn)證。

3.4生產(chǎn)部提出采購申請，相關(guān)部門參預(yù)對供方的評價(jià)和選擇。

4.工作程序

4.1煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資分類

考慮采購物資對煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)質(zhì)量影響的重要程

度、技術(shù)含量等因素，將煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資分為A、

B、C三類。具體分類詳見《煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修物資分類清單》。

4.2對供方的評價(jià)

4.2.1由物資供應(yīng)部對現(xiàn)有的供應(yīng)商名單進(jìn)行整理。對A類產(chǎn)品

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列出《預(yù)選供應(yīng)商名冊》，制定選擇、評價(jià)和重新評價(jià)供方的準(zhǔn)則.

并對名單中的供方逐一調(diào)查，從中對每一種煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修

服務(wù)用物資選出2-3家合格供方并列出合格供方名單。對B、C類煤

礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資可以直接選擇供應(yīng)商。

4.2.2由物資供應(yīng)部采集供方的有關(guān)資料包括但不僅限于：

a）對A類物資向供應(yīng)商采集經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品技

術(shù)說明、產(chǎn)品檢驗(yàn)測試報(bào)告、質(zhì)量體系認(rèn)證證書復(fù)印件及上述其他合

法證件復(fù)印件。

b）對B類應(yīng)向供方索要其產(chǎn)品合格證和生產(chǎn)經(jīng)銷單位合法資質(zhì)

復(fù)印件文件進(jìn)行查驗(yàn)。

c）對C類應(yīng)向供應(yīng)商索要其產(chǎn)品合格證進(jìn)行查驗(yàn)。如無法提供

合格證明文件，經(jīng)采購員進(jìn)行外觀驗(yàn)證合格即可。

4.2.3選擇評價(jià)合格供方的準(zhǔn)則：

a）如果供應(yīng)商能提供第三方質(zhì)量認(rèn)證證書，可直接納入合格供

方名單。

b）對于長期為本公司供貨，質(zhì)量穩(wěn)定可靠且在本年度內(nèi)各種供

貨合格率在90%以上，且提供的不合格品未對公司的生產(chǎn)產(chǎn)生不良影

響的，將其評為合格供方。

c）對于其他供方則應(yīng)根據(jù)采集到的各種資料進(jìn)行選擇評價(jià)，其

準(zhǔn)則是各項(xiàng)合法資料齊全、企業(yè)技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及質(zhì)量檢測能力

能達(dá)到本公司要求、以往產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、價(jià)格合理、供貨及時(shí)且能滿

足本公司需要的可評為合格供方。

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版本：A第0次修改

d）對于具有惟一供方性質(zhì)的物資，由采購員采集供方一切合法

資質(zhì)證明材料，報(bào)營銷副總經(jīng)理審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后，供方可直接列

入合格供方名單。

4.2.4采集供方資料的方式

a）可以到供方現(xiàn)場調(diào)查索取。

b）證件調(diào)查，郵寄資料。

c）索取的資料可以是加蓋單位公章的復(fù)印件。

4.2.5對供方評價(jià)的方式

4.2.5.1物資供應(yīng)部組織市場營銷部、技術(shù)質(zhì)量部、生產(chǎn)部等有

關(guān)部門對預(yù)選供方進(jìn)行評價(jià)，依據(jù)調(diào)查結(jié)果和供方按本公司要求提供

產(chǎn)品的能力及選擇和評價(jià)供方的準(zhǔn)則，選出合格的供方，列入《合格

供方名單》。物資供應(yīng)部人員填寫《供方評價(jià)記錄》。

42.5.2營銷副總經(jīng)理負(fù)責(zé)在《合格供方名單》上審核簽字并報(bào)

公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后確立我公司的合格供方。

4.3對合格供方的控制

4.3.1物資供應(yīng)部需了解合格供方向我公司各次供貨的質(zhì)量情

況，填寫《供方供貨質(zhì)量記錄》，對供方進(jìn)行必要的控制。

4.3.2技術(shù)質(zhì)量部質(zhì)檢員對供方提供產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證并將

結(jié)果報(bào)與物資供應(yīng)部。采購員發(fā)現(xiàn)采購不合格時(shí)應(yīng)及時(shí)與供方取得聯(lián)

系處置。

4.3.3我公司在每年的12月31日前，由物資供應(yīng)部組織相關(guān)

人員對供方進(jìn)行復(fù)審。對于新的供方按本程序4.2中的規(guī)定進(jìn)行評

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版本：A第0次修改

價(jià)「對于本年度合格供方，由物資供應(yīng)部對其本年度的供貨質(zhì)量業(yè)績

進(jìn)行復(fù)審，所供物資合格率大于等于90%的可列入下一年度《合格供

方名單》，低于90%的應(yīng)取銷其合格供方的資格。

4.3.4物資供應(yīng)部完成供方調(diào)查、評價(jià)與復(fù)審后，將合格供方列

入《合格供方名單》，營銷副總經(jīng)理審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后正式生效。

4.3.5物資供應(yīng)部應(yīng)填寫并保存供方調(diào)查、評價(jià)、監(jiān)控與復(fù)審中

的各種記錄。

4.4采購信息

4.4.1生產(chǎn)部根據(jù)工作需求填寫《物資需用計(jì)劃》，應(yīng)清晰地寫

明采購物資名稱、型號、規(guī)格、性能、技術(shù)及質(zhì)量要求、需求日期，

必要時(shí)需提供采購物資的圖樣、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)主管技術(shù)員審核、生產(chǎn)

部副部長及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)物資供應(yīng)部。物資供應(yīng)部根據(jù)庫存情

況和《物資需用計(jì)劃》，編制《物資采購計(jì)劃》并進(jìn)行采購。

4.4.2必要時(shí)，采購物資應(yīng)包括對供方產(chǎn)品、程序、過程和設(shè)備

的要求、人員資格的要求、質(zhì)量管理體系的要求。

4.4.3在與供方溝通前，營銷副總經(jīng)理對采購文件和資料進(jìn)行認(rèn)

真研究，并審批簽字，以確保規(guī)定的采購要求是充分的。

4.4.4物資供應(yīng)部制定的《物資采購計(jì)劃》應(yīng)包括物資名稱、級

別、數(shù)量、質(zhì)量要求?！段镔Y采購計(jì)劃》在實(shí)施前，應(yīng)由營銷副總經(jīng)

理審批，確保采購要求的適宜性和充分性。

4.4.5物資供應(yīng)部在采購前，應(yīng)審閱《煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修

物資分類清單》、《合格供方名單》及所有相關(guān)采購文件和資料，然后

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按以下規(guī)定完成采購任務(wù)：

a）對于A類物資，物資供應(yīng)部應(yīng)在本年度的《合格供方名單》

中的供方比質(zhì)比價(jià)，選擇合適的供方進(jìn)行采購。對未列入《合格供方

名單》的供方不能直接進(jìn)行采購。

b）對B類物資，在采購時(shí)，應(yīng)索取其合格證明文件。

c）對一次性購買的小批量輔助性煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)

用物資，應(yīng)要求供方提供該物資的質(zhì)量證明文件，以證明其符合規(guī)定

的要求。

4.4.6我公司采購合同應(yīng)由執(zhí)有法人委托書的人員與供貨方簽

訂。

4.5采購物資的驗(yàn)證

我公司通過對采購物資的驗(yàn)證，進(jìn)一步加強(qiáng)對采購環(huán)節(jié)的有效控

制。

4.5.1技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證包括外觀檢

驗(yàn)，查驗(yàn)《產(chǎn)品合格證》，供方出具的質(zhì)量《檢驗(yàn)報(bào)告單》。對于A類

物資需進(jìn)行檢驗(yàn)或者試驗(yàn)的，由技術(shù)質(zhì)量部按本手冊《產(chǎn)品的監(jiān)視和

測量控制程序》及相關(guān)元煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資標(biāo)準(zhǔn)

和驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行。

4.5.2當(dāng)本公司或者本公司的顧客需要在供方的現(xiàn)場對采購物

資進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，應(yīng)由采購員在采購信息中對驗(yàn)證的安排及放行的方

法做出規(guī)定，得到對方認(rèn)可后，方可實(shí)施。

4.5.3采購物資到公司后，物資供應(yīng)部通知技術(shù)質(zhì)量部進(jìn)行檢

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驗(yàn)°對合格品進(jìn)行接收，由庫房管理員辦理入庫手續(xù)；對不合格物資，

按《不合格品控制程序》進(jìn)行評審和處置，對須退、換貨的，由采購

員與供方取得聯(lián)系，辦理退、換手續(xù)。

4.6物資供應(yīng)部采集并保存本程序相關(guān)記錄。

5.相關(guān)文件

5.1《煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修物資分類清單》

5.2《產(chǎn)品