會議事項督辦管理制度

會議事項督辦管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強會議事項的管理，提高會議效率，確保會議決策的有效實施，依據(jù)公司相關管理規(guī)定，特制定本會議事項督辦管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部所有層級會議的管理，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會等。

第三條會議定義

會議系指公司為了討論、決策、協(xié)調(diào)、溝通等目的，召集兩人或以上參與的正式集會。

第四條會議分類

會議分為例行會議和臨時會議：

-例行會議指按照預定周期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

-臨時會議指根據(jù)工作需要，不定時召開的會議。

第五條會議原則

會議應遵循以下原則：

1.準時開始，高效進行，控制時長。

2.會前充分準備，明確議題，確保會議內(nèi)容實質(zhì)性。

3.會后及時整理會議紀要，明確責任，跟蹤落實。

第六條責任分配

1.會議召集人負責會議的組織、安排及主持。

2.參會人員負責按時參加，積極參與討論，并提出建設性意見。

3.會議記錄人負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要，并負責跟進事項的落實。

第七條制度修改

本制度的修改和補充由公司管理層決策，并根據(jù)公司發(fā)展需要進行適時調(diào)整。

第二章會議流程

第一條會議籌備

-會議召集人應根據(jù)會議目的和內(nèi)容，提前確定會議主題、議題、時間、地點、參會人員及會議議程。

-會議召集人需在會議前至少兩個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議目的、議題、時間、地點等關鍵信息，并附上會議議程及相關資料。

第二條會議召開

-會議應在預定時間準時開始，由會議召集人主持，宣布會議議程和紀律。

-參會人員需按時參加，不得無故缺席、遲到或早退。

-會議召集人應確保會議有序進行，控制會議節(jié)奏，避免偏離主題。

第三條會議議程執(zhí)行

-會議按照議程逐項進行，每個議題的討論時間應嚴格控制，以確保會議高效。

-討論過程中，各參會人員應充分發(fā)表意見，會議召集人應確保所有意見得到尊重和考慮。

-對于重大決策或爭議性議題，會議召集人可決定采取投票或表決方式作出決定。

第四條會議記錄

-會議記錄人應詳細記錄會議討論內(nèi)容、決策結果及參會人員的意見和建議。

-會議記錄應真實、準確、完整，并于會議結束后24小時內(nèi)整理完成會議紀要。

第五條會議總結

-會議召集人應在會議結束前對本次會議進行簡要總結，強調(diào)關鍵決策和行動要點。

-會議召集人應指定專人負責會后跟進事項，確保會議決策的落實。

第六條會議資料的歸檔與分發(fā)

-會議紀要經(jīng)會議召集人審核后，應及時分發(fā)給所有參會人員，并歸檔保存。

-會議資料包括但不限于會議通知、會議議程、會議紀要、相關決策文件等，應分類整理，便于查閱。

第七條會議反饋

-參會人員對會議流程、會議紀要內(nèi)容有異議時，應在會議紀要發(fā)出后的兩個工作日內(nèi)向會議召集人提出。

-會議召集人應根據(jù)反饋情況，及時調(diào)整會議流程或會議紀要，確保信息準確無誤。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與審批

-會議紀要應由指定的會議記錄人根據(jù)會議內(nèi)容及時編制，確保記錄的準確性、完整性和可執(zhí)行性。

-會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要決策、責任分配及后續(xù)行動計劃。

-會議紀要完成后，應由會議召集人進行審核，確認無誤后發(fā)布。

第二條會議決策的分解與責任落實

-會議紀要中明確的決策和行動計劃應分解為具體的任務，并明確每項任務的責任人。

-責任人應根據(jù)會議紀要中的要求，制定詳細的執(zhí)行計劃和時間表，并確保按期完成。

第三條會議紀要的跟進機制

-建立會議紀要跟蹤表，記錄每項決策的執(zhí)行狀態(tài)、進度和遇到的問題。

-定期召開跟進會議，由會議召集人主持，檢查決策執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

第四條執(zhí)行情況的反饋與評估

-責任人應定期向會議召集人報告任務執(zhí)行情況，包括完成情況、未完成的原因及需要的支持。

-會議召集人應對執(zhí)行情況進行評估，對未按期完成的任務進行原因分析，并制定相應的改進措施。

第五條會議紀要的公開與透明

-會議紀要及其執(zhí)行情況應向所有參會人員公開，確保信息的透明度，促進團隊協(xié)作。

-對于涉及公司機密的會議紀要，應按照公司保密規(guī)定進行適當?shù)墓芾砗头窒怼?/p>

第六條持續(xù)改進

-通過會議紀要的跟蹤落實，總結經(jīng)驗教訓，不斷優(yōu)化會議管理流程，提高會議效率和決策執(zhí)行力。

-對會議紀要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時修訂相關流程和管理制度，確保持續(xù)改進。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

-會議室使用需提前預訂，預訂者需向行政部門或指定管理人員提交申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

-預訂者應合理規(guī)劃會議時間，避免會議室資源的浪費。

第二條會議室配置

-會議室應根據(jù)會議類型和規(guī)模進行合理配置，包括但不限于會議桌椅、投影儀、白板、音響設備等。

-行政部門應定期檢查會議室設施，確保設備齊全、功能正常，滿足會議需求。

第三條會議室使用規(guī)范

-會議室內(nèi)應保持安靜、整潔，參會人員應遵守會議紀律，不得吸煙、進食或亂丟垃圾。

-使用會議室時，應愛護公物，不得隨意移動或損壞設備，如有損壞，需照價賠償。

第四條會議室安全與保密

-會議室使用期間，應確保門窗關閉，重要會議需指定專人負責安全保衛(wèi)工作。

-會議涉及敏感信息時，參會人員應遵守公司保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

第五條會議室清潔與維護

-會議結束后，預訂者或參會人員應負責清理會議室，確保場地恢復原狀。

-行政部門負責定期對會議室進行深度清潔和維護，保障會議室環(huán)境的整潔與舒適。

第六條會議室資源調(diào)度

-行政部門應建立會議室使用臺賬，合理調(diào)度會議室資源，優(yōu)先保障重要和緊急會議的需求。

-在會議室資源緊張時，應公平、公正地協(xié)調(diào)解決會議室使用沖突，提高使用效率。

第五章附則

第一條制度生效與解釋

-本制度自發(fā)布之日起生效，由公司管理層負責解釋。

-公司原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二條特殊情況的處理

-對于本制度未涉及的特殊情況，可根據(jù)