《Wor 2021基礎與應用》 課件 項目七 大綱、目錄和索引

07大綱、目錄和索引529任務1使用大綱視圖與主控文檔任務2創(chuàng)建目錄任務3創(chuàng)建圖表目錄任務4交叉引用任務5創(chuàng)建索引530使用大綱視圖與主控文檔任務1531學習目標1.能使用大綱視圖。2.能描述主控文檔和子文檔的含義與功能。3.能創(chuàng)建主控文檔。4.能將普通文檔轉換為主控文檔。532任務描述大綱視圖是一種以縮進文檔標題的形式來代表標題在文檔結構中級別的頁面瀏覽方式。在大綱視圖中，Word2021簡化了文本格式的設置，以方便用戶組織文檔結構，從而更好地編輯長文檔。在Word2021中，大綱就是文檔中標題的分層結構。大綱在書籍中特別是電子書籍中經(jīng)常出現(xiàn)，在網(wǎng)絡論壇的頁面上更是經(jīng)常用到。用戶可以通過文檔大綱方便、快捷地瀏覽整個文檔框架，快速找到自己感興趣的內(nèi)容。533實踐操作Word2021中提供了“大綱視圖”，用戶可以方便地在“大綱視圖”下瀏覽文檔的大綱。單擊“視圖”選項卡下“視圖”組中的“大綱”按鈕可以進入大綱視圖，也可以按Ctrl+Alt+O組合快捷鍵進入大綱視圖。在大綱視圖下，用戶可以編輯、查看、修改文檔的大綱，從大綱中找出自己感興趣的部分，以便仔細閱讀，在“視圖”選項卡下“顯示”組中選中“導航窗格”復選框，之后將根據(jù)文檔的標題在文檔的左側生成文檔結構圖，如圖所示，通過文檔結構圖，可以直觀顯示文檔的大綱。用戶可以單擊大綱中自己感興趣的標題，瀏覽該標題下的內(nèi)容。534535文檔導航窗格實踐操作1.創(chuàng)建主控文檔格具體操作步驟如下：（1）創(chuàng)建一篇新的Word文檔，單擊“視圖”選項卡下“視圖”組中的“大綱”按鈕，將文檔以大綱視圖顯示，如圖所示。536大綱視圖（2）在文檔的第一行輸入標題文字“教師績效考核管理辦法”，并在“大綱工具”組中單擊按鈕“

”打開下拉列表，在其中選擇“1級”，將標題文字設置為1級標題，如圖所示。537將標題文字設置為1級標題（3）在第二行、第三行、第四行分別輸入相應的內(nèi)容，并將其設置為2級標題。（4）在子文檔中輸入相應的內(nèi)容，用相同的方法設置其他2級標題并創(chuàng)建子文檔，創(chuàng)建完畢文檔就成為主控文檔，單擊“保存”按鈕即可保存主控文檔，如圖所示。538主控文檔2.將文檔轉換為主控文檔具體操作步驟如下：（1）將素材“大綱視圖”以大綱視圖的方式打開，并將第一行“1.1.1創(chuàng)建具有專業(yè)水準的文檔”設置為1級標題，如圖所示。（2）選擇要作為子文檔的內(nèi)容，比如選擇第四行，設置文本“1.減少格式設置的時間，把更多精力花在撰寫上”為2級標題，單擊“主控文檔”組中的“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建子文檔。539設置1級標題創(chuàng)建目錄任務2540學習目標1.能創(chuàng)建并修改目錄。2.能設置目錄自動更新。541任務描述目錄是長文檔不可缺少的部分，一般在長文檔的開始部分都要列出文檔的目錄。有了目錄，讀者就能很容易了解文檔的結構，并快速定位需要查詢的內(nèi)容。Word2021可以搜索與所選樣式匹配的標題，根據(jù)標題樣式設置目錄項文本的格式和縮進，然后將目錄插入文檔中。542本任務以創(chuàng)建如圖所示的目錄為例，講解目錄的創(chuàng)建方法。543目錄相關知識使用“引用”選項卡下的“目錄”組可以創(chuàng)建新的目錄。Word2021提供了一個樣式庫，其中有多種目錄樣式可供選擇。目錄中包含標題和頁碼，在創(chuàng)建目錄之前，首先要標記目錄項，然后從樣式庫中選擇所需的目錄樣式，Word2021再自動根據(jù)標記的標題創(chuàng)建目錄。創(chuàng)建目錄最簡單的方法是使用內(nèi)置的標題樣式，也可以創(chuàng)建基于已應用的自定義樣式的目錄，或將目錄級別指定給各個文本項。創(chuàng)建目錄的方法主要有以下兩種：544●選擇要插入目錄的位置，打開“引用”選項卡，在“目錄”組中單擊“目錄”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇所需的目錄樣式即可?！襁x擇要插入目錄的位置，在“引用”選項卡下“目錄”組中單擊“目錄”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“自定義目錄”選項，在打開的“目錄”對話框的“目錄”選項卡中單擊“選項”按鈕，在彈出的對話框中選中“樣式”復選框，查找應用于文檔中的標題的樣式，在“目錄級別”欄中輸入1～9中的一個數(shù)字，指定標題樣式代表的級別，完成后單擊“確定”按鈕，如圖所示。545546創(chuàng)建目錄實踐操作1.使用標題樣式創(chuàng)建目錄標題樣式就是應用于標題的格式。創(chuàng)建目錄最簡單的方法是使用內(nèi)置的標題樣式。用戶還可以創(chuàng)建基于已應用的自定義樣式的目錄。具體操作步驟如下：（1）打開項目七素材中的“樣章（項目七任務2～5）”文檔，選擇要應用標題樣式的標題。在“開始”選項卡下“樣式”組中單擊所需的樣式。547（2）如果希望目錄包括沒有被設置為標題格式的文本，可以使用以下步驟標記各個文本項。1）選擇要在目錄中包括的文本。2）在“引用”選項卡下“目錄”組中單擊“添加文字”按鈕。3）單擊要標記的級別。4）重復步驟1）～步驟3），直到希望顯示的所有文本都出現(xiàn)在目錄中。（3）所有的標題級別設置完成后，將光標定位到要插入目錄的位置，通常是在文檔的開始處。548（4）單擊“引用”選項卡下“目錄”組中的“目錄”按鈕，選擇所需要的目錄樣式，如圖所示。549選擇目錄樣式（5）如果在下拉菜單中沒有所需的目錄樣式，單擊下拉菜單中的“自定義目錄”選項，并在彈出的“目錄”對話框中顯示“目錄”選項卡，如圖所示。550“目錄”選項卡（6）在“格式”下拉列表中選擇目錄的風格，選擇的結果可以通過“打印預覽”選項組查看，左側窗口展示了目錄在打印文檔中的外觀，右側窗口展示了目錄在Web文檔中的外觀。如果在“格式”下拉列表中選擇“來自模板”選項，則表示使用內(nèi)置的目錄樣式來格式化目錄。如果要改變目錄的樣式，可以單擊“修改”按鈕，按照更改樣式的方法修改相應的目錄樣式。（7）返回“目錄”對話框，如果在“打印預覽”選項組選中“顯示頁碼”復選框，將在標題后顯示頁碼；如果選中“頁碼右對齊”復選框，頁碼將靠右排列，而不是緊跟在標題項的后面。5512.更新目錄Word2021創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù)的，如果文檔中的內(nèi)容發(fā)生了變化，如頁碼或標題發(fā)生了變化，就需要更新目錄，使目錄與文檔的內(nèi)容保持一致。不要直接修改目錄，因為這樣容易引起目錄與文檔內(nèi)容的不一致。具體操作方法如下：（1）在目錄上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“更新域”選項，如圖所示。552553更新域（2）按下F9鍵，可以迅速更新目錄最近的修改，此時彈出“更新目錄”對話框，如圖所示。554“更新目錄”對話框創(chuàng)建圖表目錄任務3555學習目標1.能創(chuàng)建圖表目錄。2.能根據(jù)圖表目錄查找每個圖表。556任務描述圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現(xiàn)的頁碼。在建立圖表目錄時，用戶可以根據(jù)圖表的題注標簽或自定義樣式的圖表標簽，并參考頁碼，按照排序級別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。如圖所示為一個圖表目錄。557558圖表目錄相關知識圖表目錄是針對文檔中出現(xiàn)的圖形、表格等對象列出的目錄，在Word2021中，可以利用題注、樣式、目錄域等來編制圖表目錄，需要將文檔中的所有圖表應用樣式，或將文檔中的所有圖表位置標記目錄域，就可以創(chuàng)建圖表目錄了。有時文檔中的標簽是用戶輸入的，并不是利用Word2021的題注標簽功能添加的，這時就需要使用自定義樣式創(chuàng)建圖表目錄。559實踐操作建立圖表目錄的具體操作步驟如下：（1）將光標定位到要插入圖表目錄的位置。（2）選中“樣式”復選框，并在右側的下拉列表中選擇圖表標簽將要使用的樣式名，選擇自定義的“圖表”樣式，單擊“確定”按鈕。（3）在“圖表目錄”對話框中單擊“確定”按鈕后返回文檔，可以看到如上圖所示的圖表目錄已經(jīng)建立好了。560交叉引用任務4561學習目標1.能建立交叉引用。2.能修改交叉引用。562任務描述交叉引用就是在文檔的一個位置引用文檔另一個位置的內(nèi)容，如果兩篇文檔都是同一篇主控文檔的子文檔，用戶也可以在一篇文檔中引用另一篇文檔的內(nèi)容。交叉引用常用于需要互相引用的地方，如“有關×××的使用方法，請參閱第×章第×節(jié)”。在處理長文檔時，如果用人工來處理交叉引用的內(nèi)容，既要花費大量時間，又容易出錯，使用Word2021的交叉引用功能將使查找更方便、快捷。Word2021會自動確定引用的頁碼、編號等內(nèi)容，如果以超鏈接形式插入交叉引用，則讀者在閱讀文檔時，可以通過單擊交叉引用直接查看所引用的項目。563相關知識交叉引用可以讓讀者盡快找到想找的內(nèi)容，也能使整篇文檔更加有條理。當文檔某處需要引用其他部分的內(nèi)容時，可以插入交叉引用，也可為標題、腳注、書簽、題注、編號、段落等創(chuàng)建交叉引用。單擊“引用”選項卡下“題注”組中的“交叉引用”按鈕，可以打開如圖所示的“交叉引用”對話框。564“交叉引用”對話框實踐操作要在文檔中引用其他信息，甚至包含該信息所在的頁碼等，可以利用創(chuàng)建交叉引用的辦法來實現(xiàn)，具體操作步驟如下：（1）將光標定位在文檔中需要插入交叉引用的位置，或輸入交叉引用開頭的文字，如“進入、退出系統(tǒng)的方法”。（2）在“引用類型”下拉列表中選擇需要的項目類型，如果文檔中存在該項目類型的項目，會出現(xiàn)在下面的列表中供用戶選擇。565（3）在“引用內(nèi)容”下拉列表中選擇要插入的信息，如“標題文字”“頁碼”“標題編號”等。（4）在“引用哪一個標題”框中單擊選擇引用的具體內(nèi)容，如選擇標題“1.4金蝶KIS的啟動和退出”。（5）要使讀者可以直接中轉到引用的項目，選中“插入為超鏈接”復選框；否則，將直接插入選中項目的內(nèi)容。（6）單擊“插入”按鈕，即可插入一個交叉引用。（7）如果“包括‘見上方’/‘見下方’”復選框可用，可選中此復選框來包含引用項目的相對位置信息。566創(chuàng)建索引任務5567學習目標1.能描述索引的定義。2.能創(chuàng)建索引。568任務描述索引是一種常見的文檔注釋，標記索引項本質(zhì)上是插入了一個隱藏的代碼，以便作者查詢。創(chuàng)建索引與創(chuàng)建目錄的方法基本相似，單擊“引用”選項卡下“索引”組中的“插入索引”按鈕，打開“索引”對話框，如圖所示，單擊“標記索引項”按鈕，在彈出的對話框中輸入主索引項，必要時也可以輸入次索引項，即可將索引項插入文檔中。569570“索引”對話框相關知識所謂索引，就是在文檔中出現(xiàn)的單詞和短語的列表。索引用于列出一篇文章中討論的術語和主題，以及它們出現(xiàn)的頁碼。建立索引是為了方便用戶對文檔中的某些信息進行查找。在Word2021中創(chuàng)建一個索引分為兩步。首先，在所選文檔中標記出用戶想要索引的所有條目，稱為“標記索引項”。標記索引項由文檔中的關鍵詞、短語或名字組成，可以通過提供文檔中主索引項的名稱和交叉引用來標記索引項。其次，根據(jù)文檔標記的條目來創(chuàng)建索引。標記索引項后，Word會在文檔中添加特殊的域，用戶可以為單個的詞、詞組或符號創(chuàng)建索引項，也可以為包含連續(xù)多頁的主題創(chuàng)建索引項，還可以引用另外的項。571實踐操作標記索引項的具體