《Wor 2021基礎與應用》 課件 項目六 文檔的排版、保護、轉(zhuǎn)換與打印

06文檔的排版、保護、轉(zhuǎn)換與打印441任務1設置頁眉、頁腳和頁碼任務2設置邊框和底紋任務3設置分節(jié)和分欄任務4設置文檔背景和水印任務5加密文檔任務6轉(zhuǎn)換文檔格式任務7打印文檔442設置頁眉、頁腳和頁碼任務1443學習目標1.能設置頁眉和頁腳。2.能設置頁碼。3.能刪除頁眉、頁腳和頁碼。444任務描述頁眉和頁腳通常用于顯示文檔的附加信息，如頁碼、日期、作者名稱、單位名稱、徽標或章節(jié)名稱等文字或圖形。本任務將學習給文檔添加頁眉、頁腳和頁碼。如圖所示為加上頁眉、頁腳和頁碼的文檔。445加上了頁眉、頁腳和頁碼的文檔相關知識頁眉位于頁面的頂部，頁腳位于頁面的底部。Word2021可以給文檔的每一頁建立相同的頁眉和頁腳，也可以在文檔的不同部分使用不同的頁眉和頁腳。例如，可以交替更換頁眉和頁腳，即在奇數(shù)頁和偶數(shù)頁上設置不同的頁眉和頁腳。頁碼就是給文檔每頁編的號碼，以便于讀者閱讀和查找。頁碼一般放在頁眉或頁腳中，也可以放到文檔的其他位置。446實踐操作1.添加頁眉和頁腳添加頁眉和頁腳的操作步驟如下：（1）單擊“插入”選項卡下“頁眉和頁腳”組中的“頁眉”按鈕，在彈出的下拉菜單中列舉了Word2021內(nèi)置的頁眉樣式，用戶可以根據(jù)自己的需要去選擇，如圖所示。447“頁眉”下拉菜單（2）“頁眉”下拉菜單中的第一個選項“空白”頁眉是最簡單的頁眉，選擇該選項后，文檔中出現(xiàn)頁眉編輯區(qū)，并提示用戶輸入文字的位置，如圖所示。448輸入頁眉內(nèi)容（3）與此同時，功能區(qū)中出現(xiàn)“頁眉和頁腳”選項卡，使用這個選項卡，用戶可以方便地編輯頁眉和頁腳。可以在頁眉和頁腳中插入日期和時間、文檔信息、文檔部件。（4）使用同樣的方法，也可以插入圖片。（5）在編輯頁眉的時候，可以看到“頁眉和頁腳”選項卡下“導航”組中有一個“轉(zhuǎn)至頁腳”按鈕，單擊這個按鈕可以直接轉(zhuǎn)到頁腳的編輯。頁腳的編輯與頁眉的編輯類似。（6）單擊“上一條”按鈕“

”或“下一條”按鈕“

”，將顯示當前節(jié)的上一節(jié)或下一節(jié)的頁眉或頁腳。4492.設置首頁不同與奇偶頁不同使用以上方法只能創(chuàng)建同一種類型的頁眉或頁腳，即全書每一頁的頁眉或頁腳都完全相同。而在書籍等出版物中，通常需要在偶數(shù)頁頁眉和奇數(shù)頁頁眉上設置不同的文字，并在每章的首頁設置不同的頁眉。此時，雙擊頁眉或頁腳的位置，再選中“頁眉和頁腳”選項卡下“選項”組中的“首頁不同”復選框，就可以在文檔的第一頁建立與其他頁不相同的頁眉和頁腳，如圖所示。450451創(chuàng)建首頁頁眉3.編輯頁眉和頁腳除了對頁眉和頁腳內(nèi)容的修改外，對頁眉和頁腳的修改還包括對頁眉和頁腳水平位置與垂直位置的修改，以及修改文本和頁眉或頁腳之間的距離。調(diào)整頁眉或頁腳水平位置的操作方法如下：（1）雙擊頁眉區(qū)域，切換到頁眉、頁腳編輯模式。（2）將光標移動到需要調(diào)整的頁眉或頁腳上，使用“開始”選項卡下“字體”“段落”“樣式”組中的按鈕來進行文字樣式的設置。4524.刪除頁眉和頁腳刪除頁眉和頁腳的方法很簡單，具體操作步驟如下：（1）單擊“插入”選項卡下“頁眉和頁腳”組中的“頁眉”或“頁腳”按鈕，打開下拉菜單。（2）在下拉菜單中選擇“刪除頁眉”或“刪除頁腳”選項即可。4535.設置頁碼（1）單擊“插入”選項卡下“頁眉和頁腳”組中的“頁碼”按鈕，彈出如圖所示的下拉菜單。454插入頁碼（2）用戶根據(jù)需要，選擇頁碼在文檔中的顯示位置，如頁面頂端、頁面底端、頁邊距或當前位置。每一個位置都有多項預置效果可供選擇，單擊相應的選項即可。（3）單擊“關閉頁眉和頁腳”按鈕，就自動生成了頁碼，隨著文檔頁數(shù)的增加，頁碼也會自動增加，如圖所示。455456頁碼自動增加與編輯頁眉和頁腳一樣，雙擊頁碼部分可以修改頁碼的格式。具體操作方法如下：（1）雙擊頁眉或頁腳，切換到頁眉、頁腳編輯模式，此時在功能區(qū)出現(xiàn)相應的“頁眉和頁腳”選項卡。（2）單擊“頁眉和頁腳”選項卡下“頁眉和頁腳”組中的“頁碼”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“設置頁碼格式”選項，彈出“頁碼格式”對話框，如圖所示。457“頁碼格式”對話框（3）在“頁碼格式”對話框中的“編號格式”下拉列表中選擇所需要的頁碼格式選項，在“頁碼編號”選項組中選擇頁碼的編排方式。（4）如果需要重新對頁碼進行編號，可以選擇“起始頁碼”選項，輸入第一個頁碼。如果文檔中有封面，而且希望文檔正文的第一頁從“1”開始，可以在“起始頁碼”框中輸入“0”。458設置邊框和底紋任務2459學習目標1.能為文字、表格和圖形添加邊框。2.能為頁面添加邊框。3.能添加底紋。460任務描述邊框和底紋用于美化文檔，同時也可以起到突出重要內(nèi)容的作用，以此引起讀者的關注，激發(fā)讀者的興趣。本任務以文檔《故都的秋》為例，學習為選定的一段文字添加邊框和底紋。461相關知識用戶可以為頁面、文本、表格及圖形、圖片等對象設置邊框和底紋?！耥撁孢吙蛴脩艨梢詾槲臋n中每頁的任意一邊或所有邊添加邊框，也可以只為某節(jié)中的頁面、首頁或除首頁以外的所有頁面添加邊框。在Word2021中有多種線條樣式和顏色及各種圖形的頁面邊框。462●文字邊框和底紋用戶可以通過添加邊框?qū)⒉糠治谋荆ɑ蚨温洌┡c文檔中的其他部分區(qū)分開來，也可以通過應用底紋來突出顯示文本?！癖砀襁吙蚝偷准y用戶可以為表格或表格中的某個單元格添加邊框，或用底紋來填充表格的背景。也可以使用“表設計”選項卡中的“表格樣式”組來設置多種邊框、字體和底紋，以使表格具有精美的外觀。463實踐操作1.設置文字邊框具體操作步驟如下：（1）選中需要添加邊框的文字。（2）單擊“設計”選項卡下“頁面背景”組中的“頁面邊框”按鈕，打開“邊框和底紋”對話框，選中“邊框”選項卡，如圖所示。464為文字添加邊框（3）從“設置”選項組的“無”“方框”“陰影”“三維”和“自定義”五種類型中選擇所需要的邊框類型。（4）從“樣式”列表中選擇邊框框線的樣式。（5）從“顏色”下拉列表中選擇邊框框線的顏色。（6）從“寬度”下拉列表中選擇邊框框線的線寬。（7）在“預覽”顯示區(qū)設置要添加邊框的位置。自定義邊框可以由1～4條邊線組成。（8）在“預覽”顯示區(qū)的“應用于”下拉列表中選擇邊框格式應用的范圍，有“文字”和“段落”兩個選項可供選擇。（9）單擊“確定”按鈕完成設置。4652.設置表格邊框（1）選中需要添加邊框的表格。（2）單擊“設計”選項卡下“頁面背景”組中的“頁面邊框”按鈕，打開“邊框和底紋”對話框，選中“邊框”選項卡，如圖所示。466為表格添加邊框（3）從“設置”選項組的“無”“方框”“全部”“虛框”和“自定義”五種類型中選擇所需要的邊框類型。（4）從“樣式”列表中選擇邊框框線的樣式。（5）從“顏色”下拉列表中選擇邊框框線的顏色（這種顏色可以打印出來）。（6）從“寬度”下拉列表中選擇邊框框線的線寬。（7）在“預覽”顯示區(qū)設置要添加邊框的位置，邊框由6根邊線組成，自定義邊框可以由1～6條邊線組成。（8）單擊“確定”按鈕完成設置。4673.設置頁面邊框Word2021不僅可以為文字或段落添加邊框，還可以為頁面添加邊框。為頁面添加邊框的具體操作步驟如下：（1）使用上述方法，打開“邊框和底紋”對話框，選擇“頁面邊框”選項卡。（2）單擊“選項”按鈕，打開“邊框和底紋選項”對話框，如圖所示。468“邊框和底紋選項”對話框4.添加底紋若想給文字或表格打印背景色，可以添加底紋。為文字或表格添加底紋的具體操作步驟如下：（1）選擇需要添加底紋的文字或表格。（2）單擊“設計”選項卡下“頁面背景”組中的“頁面邊框”按鈕，在打開的“邊框和底紋”對話框中選擇“底紋”選項卡，如圖所示。469“底紋”選項卡470（3）在“填充”下拉列表中可以為底紋選擇填充色。（4）在“預覽”顯示區(qū)的“應用于”下拉列表中可以選擇底紋格式應用的范圍，有“文字”和“段落”兩個選項可供選擇。（5）在“圖案”選項組中可以選擇底紋的樣式和顏色。（6）設置完畢單擊“確定”按鈕，返回文檔中，新設置的邊框和底紋將應用于所選擇的項目。設置分節(jié)和分欄任務3471學習目標1.能設置文檔分節(jié)。2.能創(chuàng)建版面分欄。472任務描述編輯一篇文檔時，Word2021將整篇文檔作為一節(jié)對待。有時用戶需要將一篇較長的文檔分割成多節(jié)，以便單獨設置每節(jié)的格式和版式。本任務將學習設置分節(jié)與分欄。如圖所示為將版面分為三欄的效果。473將版面分為三欄的效果相關知識在日常處理文檔時，常常需要使用分節(jié)與分欄，翻開各種報紙、雜志，分欄版面隨處可見，在Word2021中可以很容易地設置分欄，還可以在不同節(jié)中設置不同的欄數(shù)和格式。474實踐操作1.設置文檔分節(jié)在Word2021中可以使用分節(jié)符來分節(jié)，分節(jié)符是在節(jié)的結尾插入的標記。插入分節(jié)符的操作步驟如下：（1）將光標移動到需要插入分節(jié)符的位置。（2）單擊“布局”選項卡下“頁面設置”組中的“分隔符”按鈕“

”，打開如圖所示的下拉菜單。475476“分隔符”下拉菜單477（3）在“分節(jié)符”中有以下四種類型的分節(jié)符?！裣乱豁摚涸诋斍安迦朦c處插入一個分節(jié)符，強制分頁，新節(jié)從下一頁開始?！襁B續(xù)：在當前插入點處插入一個分節(jié)符，不強制分頁，新節(jié)從本頁下一行開始。●偶數(shù)頁：在當前插入點處插入一個分節(jié)符，強制分頁，新節(jié)從下一個偶數(shù)頁開始?！衿鏀?shù)頁：在當前插入點處插入一個分節(jié)符，強制分頁，新節(jié)從下一個奇數(shù)頁開始。2.創(chuàng)建版面的分欄創(chuàng)建版面分欄的具體操作步驟如下：（1）單擊“布局”選項卡下“頁面設置”組中的“欄”按鈕，彈出“欄”下拉菜單，如圖所示。478“欄”下拉菜單（2）在下拉菜單中可以選擇“一欄”“兩欄”“三欄”“偏左”和“偏右”等分欄格式。（3）如果對預置的分欄格式不滿意，可以選擇下拉菜單中的“更多欄”選項，在彈出的“欄”對話框中設置需要分隔的欄數(shù)，欄數(shù)一般為1～11。479設置文檔背景和水印任務4480學習目標1.能設置和刪除文檔背景。2.能設置和刪除文檔水印。481任務描述為文檔添加豐富多彩的背景，可以使文檔更加生動和美觀。Word2021提供了強大的背景功能，本任務將學習為文檔設置背景和水印的方法。如圖所示為文檔設置水印后的效果。482文檔設置水印后的效果相關知識Word2021可以使用一張圖片作為文件背景，也可以為文本加上織物狀底紋，背景的顏色可以任意調(diào)整，還可以制作出帶有水印的背景效果。但是在預設情況下打印文檔時，背景不會被打印出來。如果需要打印背景色和圖像，可單擊“文件”菜單中的“選項”，在彈出的“Word選項”對話框中選擇“顯示”選項卡，在“打印選項”組中勾選“打印背景色和圖像”復選框即可。483實踐操作1.設置或刪除文檔背景Word2021提供了50余種預置的顏色，用戶可以選擇這些顏色作為文檔背景，也可以選擇其他顏色作為文檔背景。為文檔設置背景顏色的操作步驟如下：（1）單擊“設計”選項卡下“頁面背景”組中的“頁面顏色”按鈕，打開如圖所示的調(diào)色板，當光標在各色塊上停留時，可以在文檔中預覽應用此顏色的效果。單擊要作為背景的色塊，Word2021將該顏色作為純色背景應用到文檔的所有頁面上。484485設置頁面顏色（2）如果現(xiàn)有顏色不能滿足用戶的需求，還可以單擊“其他顏色”選項，在打開的“顏色”對話框中選擇“標準”選項卡，在“顏色”區(qū)中單擊選中的顏色，即可將該顏色設置為背景色。如果需要刪除文檔的背景色，可單擊“頁面背景”組中的“頁面顏色”按鈕，在下拉菜單中選擇“無顏色”選項即可。4862.設置填充效果單擊“設計”選項卡下“頁面背景”組中的“頁面顏色”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“填充效果”選項，打開“填充效果”對話框，如圖所示。系統(tǒng)在默認狀態(tài)下打開的是“漸變”選項卡。487設置頁面顏色用戶可以選擇“單色”或“雙色”單選框來創(chuàng)建不同類型的漸變效果，然后在“底紋樣式”選項組中選擇漸變的樣式，如圖所示。488“漸變”選項卡“紋理”選項卡如圖所示，用戶可以在“紋理”選項組中選擇一種作為文檔頁面的背景紋理。489“紋理”選項卡3.設置水印（1）單擊“設計”選項卡下“頁面背景”組中的“水印”按鈕，打開下拉菜單，可以看到系統(tǒng)預置的一些水印，單擊需要的選項即可。（2）選中“文字水印”單選框，在“文字”下拉列表中選擇需要的水印方案，或直接輸入自己所需要的水印文字。（3）在“版式”選項組中選擇水印文字方向后，單擊“確定”按鈕，完成水印的設置。490加密文檔任務5491學習目標能為Word文檔加密。492任務描述在編輯一些非常重要的Word文檔特別是一些機密的文檔時，為Word文檔加密是一項非常有用的操作，也是一項安全保障。有時為了防止他人看見自己編寫的內(nèi)容，也可以為Word文檔加密。本任務將學習為文檔加密的方法。493相關知識Word2021自身就提供了簡單的加密功能，可以通過Word軟件提供的“用密碼進行加密”功能輕松實現(xiàn)文檔的加密。494實踐操作1.為Word文檔加密的方法一（1）打開要加密的Word文檔，單擊“文件”菜單進入“開始”界面，選擇“另存為”選項，如圖所示。495文檔另存（2）選擇好保存位置后彈出“另存為”對話框，在“另存為”對話框中單擊“工具”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“常規(guī)選項”選項，如圖所示。496常規(guī)選項（3）彈出“常規(guī)選項”對話框，在“打開文件時的密碼”文本框中輸入要設定的密碼，再單擊“確定”按鈕，如圖所示。497“常規(guī)選項”對話框（4）在彈出的“確認密碼”對話框中再次輸入打開文檔時的密碼，并單擊“確定”按鈕，如圖所示。498“確認密碼”對話框（5）檢查密碼設置是否成功。用鼠標雙擊文件，輸入打開文檔所需要的密碼，若文檔可以打開，說明密碼已設置成功，如圖所示。499輸入密碼2.為Word文檔加密的方法二（1）打開Word文檔，編輯完成后，單擊“文件”菜單，進入“開始”界面，如圖所示。500“開始”界面（2）單擊“信息”選項，在右側的“信息”對話框中單擊“保護文檔”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“用密碼進行加密”選項，如圖所示。501用密碼進行加密（3）在“加密文檔”對話框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕，重復輸入密碼，并再次確認，如圖所示。（4）這樣就完成了為Word文檔加密的操作?？呻p擊該Word文檔，輸入打開文檔所需要的密碼，若成功打開文檔，說明密碼已設置成功，如圖所示。502“加密文檔”對話框輸入密碼轉(zhuǎn)換文檔格式任務6503學習目標1.能創(chuàng)建PDF/XPS文檔。2.能更改文檔文件類型。3.能更改其他文件類型。504任務描述有些用戶在平時的工作中經(jīng)常要轉(zhuǎn)換文檔性質(zhì)，將公文修改成演講稿，或?qū)⒄撐男薷某蓤蟾娴?，不同文檔的格式要求不一樣，修改起來很麻煩。本任務學習將Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式的方法。505相關知識Word2021提供了文檔轉(zhuǎn)換的功能，使用Word2021可以輕松地按照用戶的要求，把文檔轉(zhuǎn)換為PDF文檔、docx文檔、txt純文本等格式。506實踐操作1.創(chuàng)建PDF/XPS文檔（1）打開Word文檔，編輯完成后，單擊“文件”菜單，進入“開始”界面，如圖所示。507“開始”界面508（2）單擊“導出”選項，在右側的“導出”對話框中單擊“創(chuàng)建PDF/XPS文檔”選項，并單擊“創(chuàng)建PDF/XPS”按鈕，如圖所示。創(chuàng)建PDF/XPS文檔509（3）打開“發(fā)布為PDF或XPS”對話框，選擇文件保存的路徑，單擊“發(fā)布”按鈕，如圖所示?！鞍l(fā)布為PDF或XPS”對話框510（4）保存的PDF文檔如圖所示。保存的PDF文檔511（5）打開保存好的PDF文檔，如圖所示。打開保存好的PDF文檔2.更改文檔文件類型（1）打開Word文檔，編輯完成后，單擊“文件”菜單，進入“開始”界面，如圖所示。512“開始”界面513（2）單擊“導出”選項，在右側的“導出”對話框中單擊“更改文件類型”選項，并單擊“文檔文件類型”中的“文檔（*.docx）”，如圖所示。更改文件類型514（3）在上圖中單擊“另存為”按鈕，打開“另存為”對話框，選擇好文件保存的路徑后單擊“保存”按鈕，如圖所示。“另存為”對話框515（4）保存為docx文件，如圖所示。保存為docx文件3.更改其他文件類型（1）打開Word文檔，編輯完成后，單擊“文件”菜單，進入“開始”界面，如圖所示。516“開始”界面（2）單擊“導出”選項，在右側的“導出”對話框中選擇“更改文件類型”選項，并單擊“其他文件類型”中的“純文本（*.txt）”，如圖所示。517選擇導出為“其他文件類型”（3）在上圖中單擊“另存為”按鈕，打開“另存為”對話框，選擇文件保存的路徑，并單擊“保存”按鈕保存，如圖所示。518“另存為”對話框（4）打開“文件轉(zhuǎn)換”對話框，選中“文本編碼”選項組中的“Windows（默認）”單選框，并單擊“確定”按鈕，如圖所示。519“文件轉(zhuǎn)換”對話框（5）保存為txt文件，如圖所示。5