2024年度會議組織與服務協(xié)議樣本版

2024年度會議組織與服務協(xié)議樣本版A版本合同目錄一覽1.會議基本信息1.1會議名稱1.2會議日期與時間1.3會議地點1.4參會人員2.會議組織2.1甲方責任2.1.1甲方提供的資料與信息2.1.2甲方負責人員與參會人員的確認2.1.3甲方對會議內(nèi)容的審核與監(jiān)督2.2乙方責任2.2.1乙方提供的資料與信息2.2.2乙方負責會議的組織與實施2.2.3乙方對會議設施與服務的提供3.會議服務3.1會議場地與設施3.1.1場地布置與安排3.1.2設施提供與維護3.2會議餐飲3.2.1餐飲安排3.2.2餐飲質(zhì)量與服務3.3會議住宿3.3.1住宿安排3.3.2住宿質(zhì)量與服務3.4會議交通3.4.1交通安排3.4.2交通服務與保障4.費用與支付4.1會議費用4.1.1費用的計算與明細4.1.2費用的支付時間與方式4.2額外費用4.2.1額外費用的計算與明細4.2.2額外費用的支付時間與方式5.違約責任5.1甲方違約5.1.1甲方違約行為的界定5.1.2甲方違約責任的具體承擔5.2乙方違約5.2.1乙方違約行為的界定5.2.2乙方違約責任的具體承擔6.爭議解決6.1爭議的解決方式6.2爭議解決的時效7.合同的生效、變更與終止7.1合同的生效條件7.2合同的變更7.3合同的終止8.其他約定8.1保密條款8.2知識產(chǎn)權保護8.3法律法規(guī)遵循9.甲方與乙方聲明與承諾9.1甲方聲明與承諾9.2乙方聲明與承諾10.合同的附件10.1附件一：會議日程安排10.2附件二：會議費用明細表10.3附件三：會議餐飲安排表10.4附件四：會議住宿安排表10.5附件五：會議交通安排表11.簽字蓋章頁11.1甲方簽字蓋章11.2乙方簽字蓋章12.合同的有效期12.1合同的有效期限12.2合同的續(xù)約條款13.自然人和法人身份證明文件13.1甲方身份證明文件13.2乙方身份證明文件14.合同的修訂歷史記錄第一部分：合同如下：第一條會議基本信息1.1會議名稱：2024年度行業(yè)研討會1.2會議日期與時間：2024年5月15日至17日1.3會議地點：北京市某五星級酒店1.4參會人員：甲方指定的人員以及乙方邀請的嘉賓和專家第二條會議組織2.1甲方責任2.1.1甲方提供的資料與信息：甲方應于會議前一個月內(nèi)向乙方提供參會人員名單、發(fā)言稿、會議議程等資料2.1.2甲方負責人員與參會人員的確認：甲方應確保參會人員按時出席并參與會議各項活動2.1.3甲方對會議內(nèi)容的審核與監(jiān)督：甲方有權對會議的演講內(nèi)容、互動環(huán)節(jié)等進行審核和監(jiān)督，確保會議的順利進行2.2乙方責任2.2.1乙方提供的資料與信息：乙方應于會議前一個月內(nèi)向甲方提供會議日程安排、會議資料、嘉賓和專家介紹等2.2.2乙方負責會議的組織與實施：乙方應負責會議的整體組織、實施和協(xié)調(diào)工作，確保會議的順利進行2.2.3乙方對會議設施與服務的提供：乙方應提供符合甲方要求的會議場地、設施、餐飲、住宿和交通等服務第三條會議服務3.1會議場地與設施3.1.1場地布置與安排：乙方根據(jù)甲方的要求進行會議場地的布置和安排，確保會議環(huán)境的舒適和便捷3.1.2設施提供與維護：乙方負責提供會議所需的音響、燈光、投影等設施，并確保設施的正常運行和維護3.2會議餐飲3.2.1餐飲安排：乙方負責安排會議期間的餐飲服務，包括早餐、午餐和晚餐，并確保餐飲的質(zhì)量和口感3.2.2餐飲質(zhì)量與服務：乙方應確保餐飲服務符合甲方的要求，并提供熱情、周到的餐飲服務3.3會議住宿3.3.1住宿安排：乙方負責為參會人員安排住宿，并確保住宿的舒適和安全3.3.2住宿質(zhì)量與服務：乙方應確保住宿服務符合甲方的要求，并提供熱情、周到的住宿服務3.4會議交通3.4.1交通安排：乙方負責會議期間的交通保障工作，包括接送機、大巴車接送等3.4.2交通服務與保障：乙方應確保交通服務的安全、準時和便捷，并提供必要的交通保障工作第四條費用與支付4.1會議費用4.1.1費用的計算與明細：會議費用包括但不限于場地租賃費、設施使用費、餐飲費、住宿費、交通費等，具體費用明細詳見附件二4.1.2費用的支付時間與方式：甲方應于會議前一個月內(nèi)向乙方支付會議費用，支付方式為銀行轉(zhuǎn)賬4.2額外費用4.2.1額外費用的計算與明細：如因甲方原因?qū)е聲h費用增加，包括但不限于場地布置變更費、設施使用增費等，具體費用明細詳見附件二4.2.2額外費用的支付時間與方式：甲方應于收到乙方提供的額外費用明細后五個工作日內(nèi)支付，支付方式為銀行轉(zhuǎn)賬第五條違約責任5.1甲方違約5.1.1甲方違約行為的界定：甲方未按照約定時間提供資料、未按時支付費用、未按時參會等行為視為違約5.1.2甲方違約責任的具體承擔：甲方應向乙方支付違約金，違約金金額為會議費用的10%，且甲方應承擔因此給乙方造成的其他損失5.2乙方違約5.2.1乙方違約行為的界定：乙方未按照約定提供服務、未按時提供資料、未按時安排會議等行為視為違約5.2.2乙方違約責任的具體承擔：乙方應向甲方支付違約金，違約金金額為會議費用的10%，且乙方應承擔因此給甲方造成的其他損失第六條爭議解決6.1爭議的解決方式：如雙方在合同執(zhí)行過程中發(fā)生爭議，應通過友好協(xié)商解決；如協(xié)商不成，任何一方均有權將爭議提交至有管轄權的人民法院解決6.2爭議解決的時效：雙方應自爭議發(fā)生之日起三十日內(nèi)解決，否則視為雙方均同意將爭議提交至有管轄權的人民法院解決第八條合同的生效、變更與終止8.1合同的生效條件：本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，有效期至2024年12月31日8.2合同的變更：如雙方同意變更合同內(nèi)容，應簽訂書面變更協(xié)議，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效8.3合同的終止：本合同期滿后自行終止，如雙方同意提前終止，應簽訂書面終止協(xié)議，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效第九條其他約定9.1保密條款：雙方應對在合同執(zhí)行過程中獲取的對方商業(yè)秘密和機密信息予以保密，未經(jīng)對方同意不得向第三方披露9.2知識產(chǎn)權保護：雙方應尊重并保護對方的知識產(chǎn)權，不得侵犯對方的商標、專利、著作權等權利9.3法律法規(guī)遵循：雙方應遵守中華人民共和國相關法律法規(guī)，嚴格按照法律規(guī)定履行合同義務第十條甲方與乙方聲明與承諾10.1甲方聲明與承諾：甲方保證提供的資料真實、合法，有權參加本次研討會，并履行合同約定的義務10.2乙方聲明與承諾：乙方保證提供的服務符合約定質(zhì)量標準，有權組織并實施本次研討會，并履行合同約定的義務第十一條合同的附件11.1附件一：會議日程安排11.2附件二：會議費用明細表11.3附件三：會議餐飲安排表11.4附件四：會議住宿安排表11.5附件五：會議交通安排表第十二條簽字蓋章頁12.1甲方簽字蓋章12.2乙方簽字蓋章第十三條合同的有效期13.1合同的有效期限：本合同自簽字蓋章之日起至2024年12月31日止13.2合同的續(xù)約條款：如雙方同意續(xù)約，應簽訂書面續(xù)約協(xié)議，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效第十四條自然人和法人身份證明文件14.1甲方身份證明文件：甲方提供的營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證復印件等14.2乙方身份證明文件：乙方提供的營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證復印件等第二部分：其他補充性說明和解釋說明一：附件列表：附件一：會議日程安排詳細要求：會議日程安排應包括會議的主題、各環(huán)節(jié)的時間安排、演講嘉賓和主題演講的內(nèi)容簡介等。附件的說明：該附件用于明確會議的具體日程安排，以便參會人員提前做好準備。附件二：會議費用明細表詳細要求：費用明細表應包括會議費用的構(gòu)成項目、費用金額、收費標準等。附件的說明：該附件用于詳細列出會議費用的各項構(gòu)成，便于甲方了解并支付相應的費用。附件三：會議餐飲安排表詳細要求：餐飲安排表應包括餐飲的時間、地點、菜品名稱和口味等。附件的說明：該附件用于告知參會人員會議期間的餐飲安排，以確保餐飲服務的質(zhì)量和口味滿足參會人員的需求。附件四：會議住宿安排表詳細要求：住宿安排表應包括住宿的時間、地點、房間類型和住宿人數(shù)等。附件的說明：該附件用于明確會議期間的住宿安排，以便參會人員提前預訂并安排住宿。附件五：會議交通安排表詳細要求：交通安排表應包括接送機時間、地點、大巴車接送的時間和地點等。附件的說明：該附件用于告知參會人員會議期間的交通安排，以確保參會人員的安全和便捷。說明二：違約行為及責任認定：1.甲方違約行為及責任認定違約行為：甲方未按照約定時間提供資料、未按時支付費用、未按時參會等行為。責任認定：甲方應向乙方支付違約金，違約金金額為會議費用的10%，且甲方應承擔因此給乙方造成的其他損失。示例說明：如果甲方未能在約定時間內(nèi)提供參會人員名單，導致乙方無法按時安排會議場地和餐飲服務等，甲方應承擔由此產(chǎn)生的額外費用。2.乙方違約行為及責任認定違約行為：乙方未按照約定提供服務、未按時提供資料、未按時安排會議等行為。責任認定：乙方應向甲方支付違約金，違約金金額為會議費用的10%，且乙方應承擔因此給甲方造成的其他損失。示例說明：如果乙方未能在約定時間內(nèi)提供會議場地，導致會議無法按時開始，乙方應承擔由此產(chǎn)生的損失，包括但不限于甲方參會人員的差旅費用等。說明三：法律名詞及解釋：1.合同：本合同是指甲方與乙方之間就會議組織與服務事宜達成的明確雙方權利義務的書面協(xié)議。2.甲方：指合同中承擔甲方義務的自然人或法人。3.乙方：指合同中承擔乙方義務的自然人或法人。4.會議費用：指為舉辦會議而產(chǎn)生的各項費用，包括場地租